Procedimiento para Compatibilizar el Resultado Operativo (RO) con el Detalle de Facturación y Gastos (DFG)

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1 Código: PG-COS-RDV Página: 1 de 11 Operativo (RO) con el Detalle de Facturación y (DFG) Revisión General CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Javier Rodríguez Jefe de Costos Miriam Machaca Ing. Costos Jorge Moran Jefe de Control de Proyectos Melquiades Damián Jara Gerente Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 Código: PG-COS-RDV Página: 2 de 11 I. Tabla de contenido. I. Tabla de contenido Propósito Alcance Documentos de Referencia Definiciones Desarrollo Contexto Preliminar Procedimiento General Cuentas relacionadas a la Venta Cuentas relacionadas al Costo Responsabilidades Anexos.... 9

3 Código: PG-COS-RDV Página: 3 de Propósito Determinar cada mes, las diferencias existentes entre el Resultado Operativo (RO) y el Detalle de Facturación y (DFG), explicando cada diferencia existente en la venta y el costo de obra por rubros: materiales, mano de obra, supervisión, equipos, vehículos, subcontratos y gastos generales. De esta manera cada mes se ajustará el RO según los montos reales obtenidos en la compatibilización 2. Alcance Este procedimiento rige para todas las obras de COSAPI S.A. ó en las que participe en asociación con otras empresas, siempre que el Comité Técnico Administrativo (CTA) de la asociación lo apruebe y se aplica en todo el territorio nacional. Para proyectos fuera del territorio nacional se deberá compatibilizar con el reporte contable equivalente al DFG. 3. Documentos de Referencia Detalle de facturación y (DFG). Resultado operativo general de obra (PCO I RO I 01). Planillas de venta (PCOI VTA I 01 al 06). Planillas de Costos (PCO I CTO I 01 al 07). Plan de cuentas vigentes (Aplicadas a proyectos de COSAPI SA) 4. Definiciones Detalle de facturación y gastos (DFG): Es el reporte emitido cada mes por la Gerencia de Administración y Finanzas, donde se detallan; los ingresos y gastos de la obra, detallados por cuentas contables. Resultado Operativo (RO): Programa de obra valorizado, tanto en lo referente a la venta, como en el costo. Debe entenderse la intima relación entre ambos conceptos, venta proyectada (programa valorizado de venta) y los recursos que disponemos para generarla. La proyección depende básicamente del planeamiento que debe cuantificar y valorar todas las obligaciones contractuales establecidas en el contrato.

4 Código: PG-COS-RDV Página: 4 de Desarrollo 5.1. Contexto Preliminar Antes de realizar la compatibilización del RO con el DFG; debemos entender los datos que reporta el detalle de facturación y gastos. UN: Representa el código de Unidad de Negocio a la que pertenece el proyecto. Dpto: No relevante Proy: Hace referencia al código de CR del proyecto. Cuenta: Hace referencia al número de cuenta según registro contable Descripción Cuenta: Detalla el nombre de la cuenta. Fecha: Fecha en que se registro contablemente. Id Asiento: Código de asiento contable. Lin: Número de documento. Tipo Doc: Tipo de documento en clasificación numérica. Descripción: Detalla el concepto de la transacción registrada. ACT: Indica la fase de la transacción registrada. Mon: Indica el tipo de moneda. Monto Mon Extranjera: Indica el monto de las transacciones registrada en dólares. Debe: - Para el caso de la Venta, son las anulaciones y/o correcciones de valorización y las notas de crédito. - Para el caso del Costo, son los gastos y provisiones correspondientes al proyecto Haber: - Para el caso de la Venta, son los ingresos por valorización de obra, adicionales, y venta de terceros. - Para el caso del Costo, son las anulaciones y/o correcciones al costo; así como también los abonos por servicios y/o recursos prestados o transferidos internamente Procedimiento General - El Responsable de Costos deberá solicitar el envío del DFG (Detalle de Facturación y ) de acuerdo a las fechas y formatos establecidos. - Una vez recepcionado el archivo se deberá verificar el archivo resumen de las cuentas para la verificación de la columna de Saldo Anterior del Mes en análisis, junto con la columna de Saldo Actual del Mes anterior.

5 Código: PG-COS-RDV Página: 5 de 11 - En caso se encontrara alguna diferencia se deberá solicitar un reporte a Contabilidad (GAF) de los ajustes realizados. Contabilidad debería informar a cada Obra de los ajustes realizados al DFG posterior al cierre de cada Mes. - Se deberá verificar que todos los ítems tengan y les corresponda una Fase de acuerdo al Plan Fase del Proyecto, en caso no lo tuvieran se tendrá que analizar e incluírsele a la fase q le corresponde. - También se deberá analizar el porqué no se encuentra faseado y hacer las correcciones en obra o si el caso proviene de Sede Central se deberá informar para que se corrija para los próximos reportes. - Se deberá hacer un primer resumen de costos por rubros (Materiales, Equipos, Vehículos, Mano de Obra, Supervisión, Subcontratos, Generales) para realizar la verificación de las mismas con el RO (acumulado). - En los rubros en donde se encuentren diferencias se deberá realizar un segundo resumen por Fases y hacer la comparación con las fases de las Planillas del RO (por cada rubro). - Las diferencias encontradas se deberán analizar para su debida explicación, los cuales podrían ser: Facturas no ingresadas a la contabilidad por la no presentación de las mismas. Valorizaciones de equipos pendientes de aprobación y facturación Reclasificaciones de personal de Mano de Obra y Supervisión no realizadas en el Mes Rendiciones no efectuadas en el Mes (Adelantos de Viaje, Caja Chica) Un costo mal faseado. Mal cargo a la obra por contabilidad - Analizadas e identificadas las diferencias se deberá guardar en la Base de Datos Maestra del DFG (la cual acumula todos los DFG s del Proyecto a la fecha emitidos, analizados y corregidos) de todo el Proyecto para la acumulación real de las ventas y los costos. - Las correcciones realizadas deberán ser informadas a Contabilidad para su reclasificación respectiva. En el caso de direccionar rubros de venta, mano de obra y supervisión enviar un correo al área de Contabilidad, con copia a los interesados. - Aquellos códigos de materiales que estén mal direccionados a las cuentas contables se deberá informar a Procura (con copia a Operaciones y Control de Proyectos) para su análisis y corrección en el Sistema Oracle Cuentas relacionadas a la Venta

6 Código: PG-COS-RDV Página: 6 de 11 Con los datos del RO y el último DFG, procedemos en un formato según Anexo B, a comparar y hallar la diferencia de las cantidades: El acumulado de la venta total del resultado operativo con el saldo actual de la cuenta del DFG (existen otras cuentas referentes a otro tipo de venta , , y Y por otro lado las cuentas y que se refieren a ajustes contables los cuales no se toman en cuenta Prestación de servicios - terceros Prestación servicios relacionadas Consorcios Prestación servicios pendientes Facturar Exceso / Defecto Facturación Alquileres Terceros Relacionadas 5.4. Cuentas relacionadas al Costo El acumulado del costo de materiales con el saldo actual de la cuenta: Mercaderías Otras mercaderías Materiales auxiliares, suministros y repuestos Materiales auxiliares Suministros Mercaderías Suministros Repuestos El acumulado del costo mano de obra con la suma de los saldos actuales de las cuentas: Salarios Vales de alimento obreros Gratificaciones ordinarias obreros Gratificaciones extraordinarias obreros Vacaciones obreros Otras remuneraciones obreros Essalud obreros ONP obreros SCTR obreros Seguro vida obreros

7 Código: PG-COS-RDV Página: 7 de CTS obreros AFP s obreros El acumulado del costo de subcontratos con la suma de los saldos actuales de las cuentas: Producción encargada a terceros Subcontratos de obra Otros tipos de subcontrato El acumulado del costo de equipos con la suma de los saldos actuales de las cuentas: Transportes de carga Reparación y mantenimiento de terceros Valorización Equipos - Cosapi Alquileres Alquiler maquinaria y equipos de explotación Alquiler equipos diversos Depreciación maquinaria y equipos de explotación Depreciación equipos diversos Depreciación herramientas y unidades de reemplazo El acumulado del costo de vehículos con la suma de los saldos actuales de las cuentas: Transporte Transporte de pasajeros Reparación y mantenimiento de terceros Alquiler equipos de transporte Depreciación equipos de transporte Otros servicios internos El acumulado del costo de supervisión con la suma de los saldos actuales de las cuentas: Sueldos Vales de alimento empleados Gratificaciones ordinarias empleados Gratificaciones extraordinarias empleados Vacaciones empleados Otras remuneraciones empleados Essalud empleados ONP empleados

8 Código: PG-COS-RDV Página: 8 de SCTR empleados Seguro de vida empleados CTS empleados AFP s empleados El acumulado del costo de gastos generales con la suma de los saldos actuales de las cuentas: Provisión de premios de obra Capacitación y entrenamiento Atención al personal Transporte, correo y gastos de viaje Movilidad Correos Alojamiento Alimentación Pasajes aéreos Pasajes terrestres Honorarios Reparación y mantenimiento inmueble y equipos de oficina Alquiler Edificaciones Energía Eléctrica Agua Teléfono Internet Radio Publicidad, publicaciones, RRPP Otros servicios prestados por terceros Bancarios e ITF Bancarios ITF Otros Servicios de Terceros Servicios de vigilancia, limpieza y jardinería Depreciación muebles y enseres Impuesto General a las ventas Tributo a gobiernos locales Sencico

9 Código: PG-COS-RDV Página: 9 de Otros tributos Seguros, regalías Seguros de obra Seguros generales Licencias y derechos de vigencia Útiles de oficina Software Hardware Otros gastos de gestión Donaciones de Representación 6. Responsabilidades Jefatura de Control de Proyectos: es la responsable de la revisión y actualización del presente procedimiento. El Jefe de Obra: es responsable de velar por el fiel cumplimiento de este procedimiento. Jefe de Control de Proyectos o responsable de costos: tiene la responsabilidad de cumplir a cabalidad el procedimiento. 7. Anexos. Anexo 1 Ejemplo Compatibilización RO vs DFG Anexo 2 Formato de Compatibilización RO vs DFG

10 Anexo 1: Ejemplo Compatibilización RO vs DFG GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES Código: PG-COS-RDV Página: 10 de 11

11 Anexo 2: Formato Compatibilización GERENCIA DE RO GESTIÓN vs DFG DE OPERACIONES Código: PG-COS-RDV Página: 11 de 11