Procedimiento para la Elaboración de los Programas de Adquisiciones y Uso de Equipos

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1 Programas de Adquisiciones y Uso de Equipos Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 1 de 8 Programas de Adquisiciones y Uso de Equipos CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Emisión Actualización del logo Revisión general del documento Alejandro Aranzana Rodolfo Lagos Ing. de Planeamiento Olger Ugarte Jefe de Planeamiento Olger Ugarte Jefe de Planeamiento Jorge Morán Jefe de Control de Proyectos Jorge Morán Jefe de Control de Proyectos Jorge Morán Jefe de Control de Proyectos Melquíades Damián Gerente Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente Gestión de Operaciones Carlos Alfaro Gerente Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 2 de 8 Tabla de contenido Tabla de contenido Propósito Alcance Documentos de referencia Definiciones Cronograma Maestro del Proyecto Recursos Programa Orden de Compra Solicitudes Materiales Permanentes Materiales Consumibles Materiales Críticos Plazo de Compra Plazo de Despacho del Proveedor Plazo de Transporte a Obra Tiempo de Atención Tiempo de Anticipación Procedimiento Generalidades Programa de Adquisiciones Registro de materiales críticos Programa de Equipos de Protección Personal Programa de Uso de Equipos Actualización de los Programas de Adquisiciones y uso de Equipos Modo de Aceptación Responsabilidades Anexo.... 8

3 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 3 de 8 1. Propósito Elaborar los Programas de Adquisiciones y uso de Equipos del proyecto, necesarios para realizar el plan integral de compras de Procura y el plan de arranque del área de Equipos, respectivamente. Asimismo, mantener actualizados estos planes durante el ciclo de vida del proyecto. 2. Alcance Este procedimiento rige para todas las obras de Cosapi S.A., o en las que participe en asociación con otras empresas, siempre que el Comité Técnico Administrativo (CTA) de la asociación lo apruebe, y se aplica a nivel nacional e internacional. 3. Documentos de referencia IT-PLN-PEC Guía para la Elaboración del Plan de Ejecución de la Construcción PG-PLN-CRO Procedimiento para la Elaboración del Cronograma 4. Definiciones 4.1 Cronograma Maestro del Proyecto Es un documento que contiene hitos y actividades debidamente secuenciadas y agrupadas por entregables del WBS, que muestra la ruta crítica y plazo total del proyecto. Se elabora al inicio del proyecto y se actualiza durante su ejecución. Puede estar referido a un cronograma contractual o interno. 4.2 Recursos Son medios físicos y tangibles necesarios para cumplir con el objetivo de una actividad. Ejemplo: materiales, mano de obra, equipos y herramientas. 4.3 Programa Documento que contiene una lista de actividades ordenadas, con sus respectivas fechas de inicio y fin. 4.4 Orden de Compra Documento elaborado por el comprador en el que se incluye todos los términos, condiciones, especificaciones técnicas, planos, etc. que son aplicables al suministro de los bienes o servicios solicitados por el comprador y que constituye el único, total y exclusivo acuerdo entre las partes (Comprador Proveedor). La OC sustituye a todos los demás documentos cursados entre las partes y está expresamente condicionada a la aceptación por parte del Proveedor de todas sus condiciones. 4.5 Solicitudes Son los requerimientos de compra de Bienes y/o Servicios que son emitidos por el Usuario en el Oracle PS y que son aprobados por el responsable del área o proyecto. 4.6 Materiales Permanentes Son aquellos materiales (materia prima o producto manufacturado) que pasan por un proceso de transformación para formar parte del producto final del proyecto. Por ejemplo: Acero de refuerzo, embebidos, tuberías y accesorios, cemento, agregados, acabados en general,

4 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 4 de 8 estructuras metálicas, equipos de laboratorio, materiales para trabajos mecánicos, eléctricos, electrónicos, etc. 4.7 Materiales Consumibles Son aquellos materiales utilizados durante el proceso constructivo y que no forman parte del producto final. Por ejemplo: Clavos, esmeriles, brocas, discos de corte, listones de madera, puntales, pie derechos, barniz, laca, thinner, kerosene, alambre, ángulos, pernos, tarugos, sogas, etc. 4.8 Materiales Críticos Un material es considerado crítico cuando su ausencia puede representar un impacto importante durante el desarrollo del proyecto y/o el producto final. Los criterios que definen la criticidad según su necesidad son: - Importación - Disponibilidad en el mercado - Materiales y/o equipos especiales - Transporte 4.9 Plazo de Compra Es el tiempo necesario que el área de Procura destinará para sus actividades de gestión como: - Entrega de Bases - Absolución de Consultas - Recepción de Propuestas - Evaluación de Postores - Emisión de la Orden de Compra Este tiempo inicia con la aprobación de la Solicitud hasta la emisión de la Orden de Compra al proveedor Plazo de Despacho del Proveedor Es el tiempo que dispone el proveedor para la atención del requerimiento una vez recibida la Orden de Compra hasta la recepción por el área de la Unidad de Apoyo de Equipos y Transportes (UAET) Plazo de Transporte a Obra Es el tiempo transcurrido para la entrega del producto por la UAET al almacén de la obra Tiempo de Atención Es el tiempo estimado por el área de Procura para el abastecimiento de recursos. Este valor representa la suma de los Plazos de Compra; de Despacho del Proveedor; y el Transporte a la Obra Tiempo de Anticipación Es la diferencia de tiempo entre la fecha requerida en obra y la fecha de identificación de la restricción. Para que las actividades no se vean impactadas en el cronograma; este tiempo contemplado en la etapa de planificación siempre deberá ser mayor al tiempo de atención para asegurar el ingreso oportuno de la Solicitud en el Oracle PS. 5. Procedimiento

5 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 5 de Generalidades Los Programas de Adquisiciones y Uso de Equipos son elaborados a partir del cronograma maestro del proyecto por el ingeniero de planeamiento, en coordinación con las áreas de Producción y Oficina Técnica. Para su elaboración se tendrán en cuenta las siguientes listas: a) Materiales permanentes: críticos y los no críticos incidentes en costo; b) Materiales consumibles y herramientas; c) Equipos de Protección Personal (EPPs); d) Maquinaria y Equipo de Obra En este sentido se identifican las cantidades totales y fechas requeridas de las adquisiciones, de tal forma que pueda ser gestionada oportunamente por el área de Procura. Asimismo, para el programa de uso de equipos se identifican las cantidades de HM y se determina su permanencia en obra. Documentación requerida de la oferta: Listado de Cantidades Programa de adquisiciones y uso de equipos Plan de ejecución de la construcción. Procedimientos constructivos que apliquen según el plan de construcción. Cronograma maestro del proyecto. 5.2 Programa de Adquisiciones La entrega inicial del Programa de Adquisiciones lo realizará el líder de la propuesta al responsable de Procura en la reunión de transferencia para su consideración en el plan integral de compras de la empresa (ver figura 1) Después de la reunión de transferencia y en un plazo no mayor a un mes, el Proyecto actualizará el Programa de Adquisiciones y lo entregará al área de Procura para su revisión y retroalimentación; por lo cual, el área de Procura en un plazo no mayor a 15 días devolverá el Programa de Adquisiciones al Proyecto para su validación y actualización de ser necesario. Finalmente, el Proyecto en un plazo no mayor a 15 días devolverá al área de Procura el Programa de Adquisiciones para que sea actualizado en su plan integrado de adquisiciones (ver figura 1)

6 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 6 de 8 (*) Entrega realizada en la Reunión de Transferencia (**) Primera actualización del Proyecto Figura 1: Esquema de elaboración del Programa de Adquisiciones Registro de materiales críticos El registro de estos materiales será indicado en el PG-PLN-05-F1 Programa de Adquisiciones (según formato establecido) indicando el estado CRÍTICO en la columna Status al que corresponda (ver Figura 2). Figura 2 Listado y publicación de materiales permanentes en el formato del Programa de Adquisiciones.

7 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 7 de 8 La figura 3 muestra el cuadro de retroalimentación de Procura con información en columnas: (a) Plazo de Compra, (b) Plazo de Despacho del Proveedor y (c) Plazo de Transporte a Obra; esto con el fin de determinar el Tiempo de Atención por recurso. Figura 3 Cuadro de retroalimentación de Procura Para una buena gestión de las solicitudes, el Tiempo de Anticipación debe ser determinado durante la planificación a mediano plazo (Planificación por Fases y Lookahead) para calcular la fecha máxima en la que el proyecto debe realizar el ingreso de la solicitud a fin de asegurar la oportuna llegada del suministro. Finalmente, los materiales y sus cantidades deben ser validados por el Gerente de Proyecto, a fin de que pueda evaluar la necesidad de incorporar contingencias a las cantidades demandadas según su distribución en el tiempo. Asimismo, aprobará las fechas de requerimiento por material Programa de Equipos de Protección Personal Este programa debe ser elaborado por SSOMA en coordinación con el área de Producción a partir del histograma de personal directo (Manpower) y del histograma de personal indirecto (Staffing Plan) 5.3 Programa de Uso de Equipos Este programa es elaborado siguiendo la misma metodología que la del programa de materiales. Adicionalmente se deberá considerar los detalles para casos específicos. Por ejemplo, en proyectos viales, debe evaluarse en coordinación con el área de equipos de obra la necesidad de contar con equipo adicional en caso de tener frentes de trabajo muy distanciados que no permitan compartir recursos. Por otro lado, en proyectos de plantas industriales, surge la necesidad de optimizar la disponibilidad de grúas en las diferentes áreas del proyecto, así como asegurar su continuidad para evitar pérdidas por falta del uso eficiente del equipo. 5.4 Actualización de los Programas de Adquisiciones y uso de Equipos

8 Código: PG-PLN-05 Revisión: 02 Página: 8 de 8 Durante la etapa de ejecución, el Programa de Adquisiciones debe actualizarse trimensualmente después de la primera actualización o en su defecto cada vez que exista un cambio en el cronograma maestro como consecuencia de cambios importantes en el alcance del proyecto. Para mantener la confiabilidad de este programa, se debe revisar las restricciones de la planificación por fases e intermedia. 6. Modo de Aceptación El ingeniero de planeamiento someterá el programa de adquisición y uso de recursos a revisión por el Equipo de Dirección del Proyecto (EDP). Completadas las revisiones se entregará el programa al Gerente del Proyecto para su aprobación final. 7. Responsabilidades. El EDP es responsable por las estimaciones y las consideraciones establecidas para el planeamiento inicial de la obra. El área de Oficina Técnica debe liderar en conjunto con Producción, y Control de Proyectos la elaboración del listado de materiales permanentes. Asimismo, en la identificación de los materiales críticos se deberá contar con la participación del Gerente de Proyecto. El área de Producción es responsable de la elaboración del listado de materiales consumibles con sus respectivas cantidades, así como el listado de maquinaria y equipo de obra. El área de SSOMA es responsable de identificar la necesidad de uso y mantenimiento del EPP y coordinar con Control con el área de Producción la cantidad necesaria por especialidad. El Ingeniero de Planeamiento es el responsable de la elaboración y actualización de estos programas en la herramienta de programación adoptada por el proyecto (Oracle P6, MS Project, Tilos, etc.) a partir del listado de materiales permanentes y consumibles, así como el listado de maquinaria y equipo de obra. Las áreas de Procura y Equipos son responsables de proveer los recursos solicitados según las fechas de los programas emitidos, teniendo en cuenta la información completada por Procura (tiempo de atención y comentarios) 8. Anexo. 01. PG-PLN-05-F1 Formato estándar de los Programas de Adquisiciones y Uso de Equipos.