GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES. Procedimiento para elaborar el. PG-OT-39 Rev.2 Página: 1 de 7. Transmittal (TRM). CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS

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1 Procedimientos para elaborar el PG-OT-39 Rev.2 Página: 1 de 7 CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: 0 30/04/10 Emisión Jack Beraún Ing. de Oficina Técnica Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica César Coloma Gerente de Gestión de Operaciones 1 01/06/14 Revisión y Emisión Carlos Díaz Administrador de Información Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones 2 01/06/15 Revisión general: retiro de logo, cambio de código al documento (antes: IT-AIG-TRM) y sus anexos Carlos Díaz Administrador de Información Elmer Chávez Jefe del Área de Oficina Técnica Carlos Alfaro Gerente de Gestión de Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 PG-OT-39 Rev.2 Página: 2 de 7 I. Tabla de contenido. I. Tabla de contenido Propósito Alcance Documentos de referencia Definiciones Desarrollo Validación del documento a emplearse por el proyecto: Procedimiento para generar el documento de gestión: Inicio: Transmisión de archivos: Envío del transmittal: Registro del transmittal: Modo de aceptación: Responsabilidades: Anexo PG-OT-39-A1: Diagrama de flujo del instructivo PG-OT-39-F1: Formato aplicable para contratista/ingeniería/gerencia de proyectos PG-OT-39-A1: Diagrama de flujo del instructivo Formato Formato aplicable para Contratista/Ingeniería/Gerencia de proyectos (PG-OT-39-F1).... 7

3 PG-OT-39 Rev.2 Página: 3 de 7 1. Propósito. Establecer la guía para la elaboración del Transmittal en un proyecto. 2. Alcance. Aplica para los proyectos de construcción que Cosapi ejecuta dentro y fuera del país. En el caso de consorcios, el presente procedimiento regirá cuando Cosapi sea responsable de los suministros o cuando así lo determine el Comité Técnico Administrativo. 3. Documentos de referencia. PG-CAL-02 Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad PG-GG0-07 Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros. 4. Definiciones. TRM, Transmittal: Es un documento, que permite enviar documentos de índole técnico inherentes al proyecto en ejecución. EDP: Equipo de Dirección del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un Proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente, Jefe de Obra, Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos. EP: Equipo del Proyecto, integrado por cada uno de los integrantes que conforma el Proyecto. GP: Gerente de Proyecto. AC: Administrador de Contratos. JOT: Jefe de Oficina Técnica. JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica. JC: Jefe de Calidad. AD: Administrador de documentación 5. Desarrollo. Para elaborar el documento de gestión se deberá considerar los siguientes ítems: 5.1 Validación del documento a emplearse por el proyecto: Para cumplir con el propósito de este procedimiento, el formato será personalizado a las condiciones del proyecto por el JOT con el asesoramiento del JC y AC, y será aprobado por el GP. La personalización será de acuerdo a los requerimientos de los documentos del contrato.

4 PG-OT-39 Rev.2 Página: 4 de 7 La revisión de los siguientes aspectos debe ser definidos entre Cosapi S.A. y el Cliente antes del inicio del proyecto: Revisión del escenario contractual e identificar el orden de prelación de los documentos contractuales. Compatibilizar y/o conciliar el escenario contractual, el marco legal ante la duplicidad y/o vacíos de información. En base a lo anterior, definir la aplicabilidad del documento TRM en el proyecto. 5.2 Procedimiento para generar el documento de gestión: Descripción Inicio: Los documentos que se enviarán mediante el transmittal cumplirán con los escenarios definidos en el ítem 5.1, el AC y/o JOT el según sea la temática de los documentos a enviar verificará la coherencia del adjunto del transmittal Transmisión de archivos: El JOT, AC y el AD del proyecto coordinarán la información a enviar según lo indicado en el ítem Los documentos considerados para el uso del transmittal son: Procedimientos constructivos o similares. Procedimientos de gestión. Expedientes técnicos o parte de su contenido. RFIs. Submittals. Avisos de Cambio al Contrato. Entre otros, que conforman el archivo técnico del proyecto Envío del transmittal: Los documentos seleccionados según ítem serán mencionados en el formato de transmittal de acuerdo al agrupo asignado por el AD Registro del transmittal: Los transmittals generados por la aplicación de este instructivo conformarán el log de transmittals el cual será administrado por el AD del proyecto. Responsable AC, JOT JOT, AD AD AD 6. Modo de aceptación: La ejecución de las actividades del presente instructivo deberá ajustarse a las necesidades del Proyecto. Se tomará el presente instructivo y sus correspondientes diagramas y formatos como documentos guía para el correcto desarrollo de los Proyectos.

5 PG-OT-39 Rev.2 Página: 5 de 7 7. Responsabilidades: Actividad 1.- Aplicar el presente procedimiento en su Proyecto y asignar los recursos necesarios para cumplir con su propósito. 2.- Gestionar los recursos humanos, equipos y materiales necesarios para una adecuada gestión del Transmittal. Responsable GP 3.- Actualizar el presente procedimiento y sus correspondientes formatos. JAOT 4.- Difundir y capacitar en la implementación del presente instructivo JAOT JOT 8. Anexo PG-OT-39-A1: Diagrama de flujo del instructivo PG-OT-39-F1: Formato aplicable para contratista/ingeniería/gerencia de proyectos

6 ETAPA DEL DOCUMENTO LEYENDA: CLIENTE GERENTE DEL PROYECTO OBRA DIAGRAMA DE FLUJO: TRANSMISIÓN DE INFORMACIÓN EN PROYECTOS (TRM) CLIENTE-CONTRATISTA ADMINISTRACIÓN DE CONTRATOS EQUIPO DE DIRECCION DEL PROYECTO OFICINA TECNICA CONTROL DE PROYECTOS CALIDAD SEGURIDAD ADMINISTRADOR DE OBRA MIEMBRO DEL EQUIPO DEL PROYECTO (GP) (JO) (ACP) (JOT) (JCP) (JC) (JS) (AO) (JE) CONTROL DOCUMENTARIO EQUIPOS PROCESO DE TRANSMISION DE INFORMACIÓN TRASNSMITTAL FIRMA LA RECEPCIÓN DEL DOCUMENTO EVALÚAR LA NECESIDAD DE TRANSMITIR INFORMACIÓN VERIFICAR EL LISTADO DE DOCUMENTOS ACTIVIDAD CONDICIONAL DOCUMENTO DE SALIDA (ENTREGABLE) DOCUMENTO DE ENTRADA Nota: Lo indicado en el flujograma es una guía, se actualizará de acuerdo a los requerimientos propios del proyecto. En ausencia del GP y JO, ellos designarán a la persona que los reemplazará, entre ella puede considerarse al JOT, JAC o JCP SUBCONTRATO INICIO ASIGNAR FORMATO Y Nº DE REGISTRO LISTAR LOS DOCUMENTOS EN EL TRANSMITTAL ENVIAR EL DOCUMENTO APROBADO ARCHIVAR TRANSMITTAL FIN IT-AIG-TRM-F1 GERENCIA DE GESTIÓN DE OPERACIONES PG-OT-39 Rev.2 Página: 6 de PG-OT-39-A1: Diagrama de flujo del instructivo.

7 PG-OT-39 Rev.2 Página: 7 de Formato Formato aplicable para Contratista/Ingeniería/Gerencia de proyectos (PG-OT-39- F1).