PROCEDIMIENTO GESTIÓN DERECHOS DE PETICION Y SOLICITUDES ANTE TERCEROS CÓDIGO: GJ-PR-002

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1 ANTE TERCEROS CÓDIGO: GJ-PR-002 HISTORIAL DE CAMBIOS REVISIÓN FECHA DESCRIPCIÓN 01 02/01/2015 Emisión del documento ELABORÓ REVISÓ APROBÓ Abogado Profesional Coordinador Jurídico Gerente Gestión Integral

2 Página: 2 de 6 1. OBJETIVO General: Determinar de forma sencilla, clara y ordenada los procesos y procedimientos correspondientes al área jurídica en cuanto a derechos de y solicitudes ante terceros logrando proveer un instrumento de apoyo en el funcionamiento de las actividades de la compañía, al integrar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones realizadas por el área. Específicos: 1. Sintetizar de forma secuencial y ordenada los procedimientos del área jurídica 2. Precisar los pasos que deben seguirse para la correcta ejecución de cada uno de los procedimientos 3. Crear instrumento de consulta para las áreas que integran la compañía en aras de garantizar la correcta y efectiva ejecución de las actividades a cargo del área jurídica 4. Contribuir en la etapa de inducción, adiestramiento y capacitación de quienes ingresen al área jurídica 5. Facilitar la coordinación y supervisión de las actividades por parte del Jefe directo, evitando la duplicidad de esfuerzos 6. Determinar los tramos de responsabilidad de cada uno de los procesos 7. Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procesos, procedimientos y métodos. 2. ALCANCE Se contemplan los procesos que son de conocimiento del área jurídica, y define procedimientos, requerimientos y exigencias a cumplir para su desarrollo efectivo; poniendo a disposición de cada una de las áreas que integran la compañía una guía actualizada que permita la coordinación de las actividades, conforme a las necesidades de la compañía y a los lineamientos y directrices impartidas por la Dirección General. Por ser un documento de consulta frecuente y sujeto a mejoras constantes, este deberá actualizarse cada vez que exista un cambio o modificación ya sea de índole administrativo o jurídico.

3 Página: 3 de 6 El presente documento debe ser utilizado, ejecutado y vigilado por el personal que integra el área jurídica, pero también debe ser consultado y aplicado por cada una de las áreas que integran la compañía en cuanto a las responsabilidades que les asisten según los procedimientos definidos. 3. DEFINICIONES Proceso: Mecanismo de comportamiento que se diseñan para mejorar la productividad de algo, para establecer un orden o eliminar algún tipo de problema. Procedimiento: Significa actuar de una forma determinada. El concepto, por otra parte, está vinculado a un método o una manera de ejecutar algo. Derecho de Petición: El derecho de es el que toda persona tiene para presentar solicitudes ante las autoridades o ante ciertos particulares y obtener de ellos una pronta resolución sobre lo solicitado. 4. Descripción / Desarrollo N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE DOCUMENTO/ REGISTRO 1 Registrar y enviar formato solicitud de elaboración derecho Petición Diligenciar solicitud de elaboración de derecho de Enviar solicitud para elaboración de derecho de al coordinador jurídico y abogado profesional Área solicitante Coordinador Jurídico solicitud Solicitud 2 Verificar la procedencia en términos legales del derecho de Estudiar y verificar de acuerdo a la normatividad aplicable y al caso concreto la procedencia del derecho de, en aras de salvaguardar los intereses de la compañía. Procede el derecho de? NO: Devuelve la solicitud al área que la solicitó indicando las razones de no procedencia del derecho de. SI: Sigue con la actividad 3. Jurídico Abogado Prof.

4 Página: 4 de 6 N ACTIVIDAD DETALLE RESPONSABLE Verificar documentación e información Elaborar Derecho de Aclaración de dudas y/o inquietudes Asignar radicación interna Entregar Derecho de Evidenciar que se cuente con la documentación e información necesaria para llevar a cabo la elaboración del derecho de Cuenta con la información necesaria y completa? SI: Procede a la elaboración del derecho de NO: Solicita la información y regresa a la actividad No 1 Se elabora el derecho de y/o requerimiento de acuerdo a la normatividad aplicable al caso concreto y vigilando el cumplimiento de los requisitos de legalidad y formalidad Existen dudas frente a aspectos relacionados con el derecho de? SI: se envía el derecho de al área que lo solicitó para que efectué las aclaraciones frente a las inquietudes o dudas que surjan en la elaboración del mismo y que sean de su competencia NO: Sigue con la actividad 6 Se solicita a recepción número de radicado interno para el derecho de Se hace entrega al área Solicitante del ejemplar original del derecho de Coordinador Coordinador DOCUMENTO/ REGISTRO 8 Gestionar firmas Solicitud de firma del Representante Legal o área responsable Usuario Solicitante Entrega del derecho para su envío y radicación Entrega derecho del de Seguimiento y custodia Entregar en recepción derecho de y sus anexos si es del caso, para su envío y radicación Una vez radicado el derecho de entregar la constancia de su entrega al área jurídica Una vez el documento se encuentre radicado archivar con sus anexos y verificar que se respuesta dentro del término de ley Usuario solicitante Usuario solicitante

5 Página: 5 de 6 5. Directrices Generales Para los derechos de tener en cuenta los términos de respuesta según el Código de Procedimiento Administrativo y de los Contencioso Administrativo Ley 1437 de El derecho de está consagrado en la Constitución Política de Colombia como fundamental, es decir, que hace parte de los derechos de la persona humana y que su protección judicial inmediata puede lograrse mediante el ejercicio de la acción de tutela. En Colombia tienen derecho a presentar peticiones todas las personas, sean nacionales o extranjeras, adultas o menores de edad, letradas o analfabetas. Sin embargo, a los militares y policías está constitucionalmente prohibido formular como tales, ante las autoridades de la fuerza pública, peticiones que no se relacionen con el servicio y la moralidad del cuerpo respectivo. Lo anterior no impide a militares y policías ejercer libremente el derecho de en otros ámbitos y materias, pues todos ellos son titulares de ese derecho fundamental. El derecho de se puede ejercer ante: Las autoridades. Los particulares que presten un servicio público o actúen o deban actuar en desarrollo de funciones públicas. El legislador podrá reglamentar el ejercicio del derecho de ante las organizaciones privadas para garantizar los derechos fundamentales. 6. Documentos de Referencia Teniendo en cuenta que los procedimientos definidos en el presente manual, implican el estudio concreto de casos frente a las prerrogativas legales existentes, la normatividad aplicable a los procedimientos descritos en el presente manual son: 1. Tratados internaciones 2. Constitución Política de Colombia 3. Leyes 4. Decretos 5. Ordenanzas 6. Acuerdos 7. Resoluciones 8. Directivas 9. Circulares 10. Oficios 11. Constitución Política de Colombia 12. Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo 7. Diagrama de flujo del proceso

6 Página: 6 de 6 INICIO Registrar y enviar formato solicitud de elaboración derecho Petición Verificar la procedencia en términos legales del derecho de Devuelve la solicitud al área que la solicitó NO Procede el derecho de? Verificar documentación e información SI Cuenta con la información necesaria y completa NO Solicitar la información Elaborar Derecho de Aclaración de dudas y/o inquietudes NO Existen dudas? SI Efectuar aclaraciones frente a las inquietudes o dudas que surjan y que sean de su competencia Asignar radicación interna Entregar Derecho de Gestionar firmas Entrega del derecho para su envío y radicación Entrega del derecho de Seguimiento y custodia FIN