Guía para la Liquidación de un Proyecto

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1 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 1 de 26 Guía para la Liquidación de un Proyecto CONTROL DE EMISION Y CAMBIOS Rev.Nº Fecha Descripción Elaborado por: Revisado por: Aprobado por: Melquiades Damián José Pinto Elmer Chávez Jara 0 11/01/12 Emisión Ing. de Oficina Jefe del Área de Gerente de Gestión de Técnica Oficina Técnica Operaciones Firmas de la revisión vigente

2 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 2 de 26 I. TABLA DE CONTENIDO. I. TABLA DE CONTENIDO Propósito Alcance Documento de Referencia Base Legal Definiciones Abreviaciones Desarrollo de la liquidación Obligaciones del Contratista Obligaciones de la Entidad Consentimiento de la Liquidación Observaciones a la Liquidación Conciliación y/o Arbitraje de la Liquidación Estructura de la Liquidación de Obras con el Estado Carátula Resumen Ejecutivo Índice Ficha Técnica Liquidación del Contrato de Obra Responsabilidades Anexos FORMATO 01: Liquidación Final de Obra FORMATO 02: Costo Final de Obra FORMATO 03: Pagos por Adelantos Otorgados FORMATO 04: Planilla De Metrados Valorizados (Contrato Principal / Adicional) FORMATO 05: Valorizaciones Calculadas a... de...(contrato Principal / Adicional) FORMATO 06: Calculo del Reajuste FORMATO 07: Resumen Deducción de Reajuste por Adelanto para Materiales FORMATO 08: Deducción del Reajuste por Adelanto para Materiales en el Contrato (Principal / Adicional) FORMATO 09: Retención del Reajuste por Retraso en la Obra FORMATO 10: Calculo De Los Coeficientes De Reajuste FORMATO 11: Resumen de Pagos, Amortizaciones, Deducciones y Retenciones Efectuadas al Contratista FORMATO 12: Resumen de Intereses por Atraso en el Pago de Valorizaciones de Obra FORMATO 13: Intereses por Atraso En El Pago De Valorizaciones FORMATO 14: Resumen de Las Valorizaciones de la Obra (Principal / Adicional) FORMATO 15: Liquidación de La Valorización Reajustada Nº FORMATO 16: Valorización de Obra (Principal / Adicional) Nº FORMATO 17: Calculo del Reajuste FORMATO 18: Adelanto En Efectivo Nº FORMATO 19: Cuadro Resumen De Amortizaciones y Deducciones De Materiales FORMATO 20: Adelanto Específico De Materiales Nº FORMATO 21: Deducción del Reajuste que no Corresponde por el Adelanto en Efectivo Nº FORMATO 22: Mayores Gastos Generales Nº FORMATO 23: Multa por Atraso en Entrega de Obra Propósito.

3 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 3 de 26 Establecer una guía básica para la elaboración de la liquidación del contrato de obra estableciendo una estructura para su elaboración. 2. Alcance. La presente guía es aplicable a proyectos cuyo Cliente es el Estado Peruano, para casos donde el Cliente sea una entidad Privada, se seguirá los lineamientos indicados en el contrato, y se podrá usar como referencia la presente guía. 3. Documento de Referencia. Código PG-CAL-02 PG-AIG-CDR IT-MET-GEN IT-VAL-GEN Documento Procedimiento para la Elaboración de Documentos del Sistema de Gestión de Calidad. Procedimiento para Codificación de Documentos y Registros. Instructivo para la elaboración de metrados. Instructivo para la elaboración de valorizaciones. 4. Base Legal. El Artículo 211 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, regula el procedimiento de liquidación de obra, estableciendo una serie de plazos para que el Contratista o la Entidad comuniquen o se pronuncien sobre la liquidación final o sus observaciones. 1 Para el caso de contratos celebrados con Clientes privados, se seguirá lo establecido en el paquete del contrato. 5. Definiciones. Bases: Es el documento que contiene el conjunto de reglas formuladas por la Entidad convocante, donde se especifica el objeto del proceso, las condiciones a seguir en la preparación y ejecución del contrato y los derechos y obligaciones de los participantes, postores y del futuro contratista, en el marco de la Ley y el presente Reglamento. 2 Bases integradas: Son las reglas definitivas del proceso de selección cuyo texto contempla todas las aclaraciones y/o precisiones producto de la absolución de consultas, así como todas las modificaciones y/o correcciones derivadas de la absolución de observaciones y/o del pronunciamiento del Titular de la Entidad o del OSCE; o, cuyo texto coincide con el de las bases originales en caso de no haberse presentado consultas y/u observaciones. 3 Cliente: Persona natural o jurídica, de naturaleza pública o privada que da origen al proyecto, sus necesidades dan inicio a la actividad económica. 4 Cuando el Cliente lo conforma una institución estatal se empleará el término Entidad. Contrato Original: Es el contrato suscrito como consecuencia del otorgamiento de la Buena Pro en las condiciones establecidas en las Bases y la oferta ganadora. 5 1 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p Ministerio de Vivienda, Construcción y Saneamiento, Reglamento Nacional de Edificaciones, Lima, Folio Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p.209

4 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 4 de 26 Cuaderno de Obra: El documento que, debidamente foliado, se abre al inicio de toda obra y en el que el inspector o supervisor y el residente anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y las respuestas a las consultas. 6 Expediente Técnico: Es el conjunto de documentos, que determinan en forma explícita las características, requisitos y especificaciones aplicables a la ejecución de un proyecto. Está constituido por: planos por especialidades, especificaciones técnicas, metrados, presupuestos, análisis de precios unitarios, cronograma de obra y memoria descriptiva y si fuese el caso, formulas de reajuste de precios, estudios técnicos específicos (de suelos, de impacto vial, de impacto ambiental, geológicos, etc.), y listado de ensayos y/o pruebas que se requieren 7 Factor de Relación: El cociente resultante de dividir el monto del contrato de la obra entre el monto del Valor Referencial. 8 Paquete del Contrato: Es el conjunto de documentos conformado por el Contrato Original, el Expediente Técnico, las Bases, las Bases Integradas, las Rondas de Consultas, las Excepciones, Estudios Técnicos, etc. 6. Abreviaciones. ACP: Administrador del Contrato Principal. AD: Administrador de documentos. EDP: Equipo de Dirección del Proyecto, integrado por los siguientes profesionales de un proyecto: Gerente del Proyecto, Ingeniero Residente (Jefe de Obra), Jefe de frente, Administrador de Contratos, Jefe de Oficina Técnica, Jefe de Control de Proyectos, Jefe de Calidad, Jefe de SSOMA, Administrador de Obra y Jefe de Equipos. EP: Equipo del Proyecto, integrado por cada uno de los integrantes que conforma el proyecto. GP: Gerente de Proyecto. IMV: Ingeniero de Metrados y Valorizaciones. JAOT: Jefe del Área de Oficina Técnica. JC: Jefe de Calidad. JCP: Jefe de Control de Proyectos. JF: Jefe de Frente. 6 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p.210

5 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 5 de 26 JO: Jefe de Obra (cuando el Cliente sea una Entidad, se considerará como Ingeniero Residente). JOT: Jefe de Oficina Técnica. 7. Desarrollo de la liquidación En obras del Estado se seguirá los lineamientos indicados en el Contrato original según el orden de prelación indicado en éste. En forma supletoria se seguirá lo indicado en el Reglamento la Ley de Contrataciones del Estado, artículo Obligaciones del Contratista. El Contratista presentará la liquidación debidamente sustentada con la documentación y cálculos detallados, dentro de un plazo de sesenta (60) días o el equivalente a un décimo (1/10) del plazo vigente de ejecución de la obra, el que resulte mayor, contado desde el día siguiente de la recepción de la obra Obligaciones de la Entidad. Dentro del plazo máximo de sesenta (60) días de recibida, la Entidad deberá pronunciarse, ya sea observando la liquidación presentada por el Contratista o, de considerarlo pertinente, elaborando otra, y notificará al Contratista para que éste se pronuncie dentro de los quince (15) días siguientes. Si el Contratista no presenta la liquidación en el plazo previsto, su elaboración será responsabilidad exclusiva de la Entidad en idéntico plazo, siendo los gastos de cargo del Contratista. La Entidad notificará la liquidación al contratista para que éste se pronuncie dentro de los quince (15) días siguientes Consentimiento de la Liquidación. La liquidación quedará consentida cuando, practicada por una de las partes, no sea observada por la otra dentro del plazo establecido. En el caso de obras contratadas bajo el sistema de precios unitarios, la liquidación final se practicará con los precios unitarios, gastos generales y utilidad ofertados; mientras que en las obras contratadas bajo el sistema a suma alzada la liquidación se practicará con los precios, gastos generales y utilidad del valor referencial, afectados por el factor de relación. No se procederá a la liquidación mientras existan controversias pendientes de resolver Observaciones a la Liquidación. Cuando una de las partes observe la liquidación presentada por la otra, ésta deberá pronunciarse dentro de los quince (15) días de haber recibido la observación; de no hacerlo, se tendrá por aprobada la liquidación con las observaciones formuladas Conciliación y/o Arbitraje de la Liquidación. En el caso de que una de las partes no acoja las observaciones formuladas por la otra, aquélla deberá manifestarlo por escrito dentro del plazo previsto en el párrafo anterior. En tal supuesto, dentro de los quince (15) días hábiles siguientes, cualquiera de las partes deberá solicitar el sometimiento de esta controversia a conciliación y/o arbitraje. 9 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p.170

6 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 6 de 26 Toda discrepancia respecto a la liquidación se resuelve según las disposiciones previstas para la solución de controversias establecidas en la Ley Estructura de la Liquidación de Obras con el Estado. A continuación se describe en forma referencial la estructura de una liquidación: 8.1. Carátula. Nombre de la Entidad. Nombre del Contratista. Nombre de la Obra, tal como aparece en el Contrato de Obra o Expediente Técnico. Indicar Región, Departamento, Provincia y Localidad en que se ubica la obra, fuente de financiamiento de la obra. En la parte central se debe rotular: Liquidación del Contrato de Obra. Nombre del Supervisor. Mes y Año de la ejecución de la Liquidación del Contrato de Obra. Lugar de sede de la Entidad Resumen Ejecutivo. El mismo que no debe superar las 2 páginas Índice Ficha Técnica. - Datos Generales Ubicación Geográfica Provincia (s) Localidad (es) Meta Ejecutada Monto de la Inversión - Nombre del proyecto. Resolución que aprueba el Expediente Técnico de Obra. Región m ó (kms.) - Contratista Indicar Proceso de Selección mediante el cual accedió a la ejecución de la obra - Supervisor Indicar Proceso de Selección mediante el cual accedió a la supervisión de la obra - Modalidad de ejecución. - Características de la obra. - Valor Referencial. - Presupuesto contratado. - Fuente de financiamiento para la ejecución de la obra. 10 Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado, Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, Lima, p.170

7 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 7 de 26 - Presupuestos Adicionales. Indicar fechas de aprobación y número(s) de Resolución (es). - Factor de Relación. - Número de Contrato de Obra. - Fecha de Contrato de Obra. - Plazo de ejecución contractual. - Ampliaciones de Plazo. Indicar aprobadas y número(s) de Resolución(es). - Fecha de entrega de terreno. - Fecha de entrega de adelanto en efectivo. - Fecha de inicio de obra. - Fecha de culminación contractual. - Fecha de culminación de obra de acuerdo a las ampliaciones de plazo aprobadas. - Fecha de culminación real de obra. - Procesos de Arbitraje Indicar los procesos de arbitraje producidos y consentidos. No se procederá a la Liquidación del Contrato de Obra mientras existan controversias pendientes de resolver. - Penalidades al Contratista. - Costo Total del Contrato de Obra. - Saldo de Liquidación (a favor o a cargo, según sea el caso) Liquidación del Contrato de Obra Antecedentes Del Contrato de Obra. Del inicio de los trabajos (Debe incluirse Acta de Entrega del Terreno y relacionarlo con la fecha del adelanto en efectivo) De la culminación de los trabajos Indicar el Informe Final del Supervisor dando la conformidad del término de obra y copia del asiento del cuaderno de obra escrito por el contratista solicitando la recepción de la Obra. De la Recepción de Obra

8 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 8 de 26 Indicando la Resolución que designa al Comité de Recepción y adjuntando copia del Acta de Recepción definitiva de la obra Análisis Conclusiones Del plazo de ejecución contratado y ampliaciones de plazo. De los adelantos otorgados (señalar si se cumplió con el Cronograma de Adelanto Específico y de Adquisición de Materiales). De la Liquidación del Contrato de Obra Metrados Ejecutados: consiste en elaborar un Cuadro Final de Obra a fin de determinar los metrados ejecutados y autorizados. Monto Final del Contrato de Obra Determinado por el recálculo de las: Valorizaciones Reajustes con sus respectivas fórmulas polinómicas. Adicionales y Deductivos de Obra. Mayores Gastos Generales Intereses Impuesto General a las Ventas (IGV) Penalidades Otros Pagos a Cuenta Análisis de los montos cancelados que se registran en el Estado Económico elaborado por la Entidad. En la Liquidación del Contrato de Obra, el Estado Económico y Financiero, preparado por el Area de Administración de la Entidad, deberá encontrarse actualizado con el último pago al Contratista. Señalar respecto al Estado Situacional de las Garantías (Cartas Fianzas, etc.) y su vigencia en cada caso. Saldo final del Contrato de Obra. Determinación del monto final del Contrato de Obra. Determinación del saldo final del Contrato de Obra. En caso de tener saldo negativo precisar si la (s) Garantía (s) de Fiel cumplimiento y de los Adelantos cubre el saldo final del Contrato de Obra. Indicar las penalidades.

9 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 9 de Cuadros y Documentos Sustentatorios de la Liquidación del Contrato de Obra* Planillas de metrados de Post-Construcción. Copias de los Índices Unificados por cada mes considerado. Copia de los Resúmenes de las Valorización, Adicionales y Deductivos, según corresponda. Comprobantes de pago, resoluciones de conciliaciones y/o arbitrajes, si las hubiera. Cronograma Valorizado final de Ejecución de Obra. Diagrama de Programación de Obra Actualizado. Barras de GANTT, PERT-CPM al concluir la Obra, en software apropiado, incluyendo los adicionales y deductivos aprobados. Copias de las Garantías, Pólizas de Seguros, presentadas por el Contratista, las que deberán contar con la conformidad del Área de Administración. Copia del Acta de Recepción de Obra. Constancias de No Tener Adeudos en Essalud, ONP, AFP y otros. Constancia de no tener reclamos de los trabajadores ante el Ministerio de Trabajo y Promoción Social. Copia del Contrato de Obra y adendas, según corresponda. Copia de las Resoluciones de aprobación de los Presupuestos Adicionales y Deductivos de Obra Copia de las Resoluciones de aprobación de las Ampliaciones de Plazo. Copia de cuadernos de obra. Álbum Fotográfico a colores. Con fotos que describan el antes, durante y la culminación de las obras Minuta de Declaratoria de Fábrica o la Memoria Descriptiva Valorizada, según sea el caso, de acuerdo al artículo 271º del Reglamento del Texto Único Ordenado de la Ley de Contrataciones y Adquisiciones del Estado, aprobado mediante Decreto Supremo Nº PCM y demás normas complementarias y modificatorias Planos de Post - construcción. (*) : Compatibilizar con los documentos del contrato para identificar que documentos son los que se presentarán.

10 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 10 de Responsabilidades Descripción de las responsabilidades generales del procedimiento. Úsese tabla de preferencia. Actividad Responsable 1.- Aplicar la presente Guía en su proyecto y asignar los recursos GP necesarios para cumplir con su propósito. 2.- Revisar y actualizar la presente Guía. JOT 3.- Convocar a reunión para revisar y designar los responsables de la JOT elaboración de la liquidación. 4.-Implementar la Guía para la Liquidación en el proyecto. JOT 5.- Actualizar la presente Guía y sus correspondientes formatos. JAOT 6.- Difundir, capacitar e implementar la presente Guía JAOT 10. Anexos FORMATO 01: Liquidación Final de Obra Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

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12 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 12 de FORMATO 02: Costo Final de Obra Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

13 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 13 de FORMATO 03: Pagos por Adelantos Otorgados Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

14 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 14 de FORMATO 04: Planilla De Metrados Valorizados (Contrato Principal / Adicional) FORMATO 05: Valorizaciones Calculadas a... de...(contrato Principal / Adicional) 14 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

15 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 15 de FORMATO 06: Calculo del Reajuste Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

16 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 16 de FORMATO 07: Resumen Deducción de Reajuste por Adelanto para Materiales FORMATO 08: Deducción del Reajuste por Adelanto para Materiales en el Contrato (Principal / Adicional) Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

17 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 17 de FORMATO 09: Retención del Reajuste por Retraso en la Obra FORMATO 10: Calculo De Los Coeficientes De Reajuste Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos 18 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos 19 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

18 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 18 de FORMATO 11: Resumen de Pagos, Amortizaciones, Deducciones y Retenciones Efectuadas al Contratista

19 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 19 de FORMATO 12: Resumen de Intereses por Atraso en el Pago de Valorizaciones de Obra Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

20 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 20 de FORMATO 13: Intereses por Atraso En El Pago De Valorizaciones FORMATO 14: Resumen de Las Valorizaciones de la Obra (Principal / Adicional) 21 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

21 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 21 de FORMATO 15: Liquidación de La Valorización Reajustada Nº Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

22 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 22 de FORMATO 16: Valorización de Obra (Principal / Adicional) Nº FORMATO 17: Calculo del Reajuste 23 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

23 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 23 de FORMATO 18: Adelanto En Efectivo Nº FORMATO 19: Cuadro Resumen De Amortizaciones y Deducciones De Materiales 24 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

24 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 24 de FORMATO 20: Adelanto Específico De Materiales Nº Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

25 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 25 de FORMATO 21: Deducción del Reajuste que no Corresponde por el Adelanto en Efectivo Nº FORMATO 22: Mayores Gastos Generales Nº 26 Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos

26 Guía para la Liquidación de un Proyecto PG-AIG-LIQ Página: 26 de FORMATO 23: Multa por Atraso en Entrega de Obra Ministerio de Transportes y Comunicaciones, Directiva N MTC/14, Lima, Anexos