PROCEDIMIENTO APROBACION DE PRESUPUESTO ADICIONAL DE OBRA

Transcripción

1 1 de 9 1. OBJETIVO Asegurar que el trámite de la aprobación de adicionales de obras se desarrolle con observancia del plazo y los requisitos que dispone la Ley de Contrataciones del Estado y su Reglamento aprobado con D.S. N EF 2. ALCANCE Desde la anotación en el cuaderno de obra por el contratista o el supervisor hasta la notificación del pronunciamiento por parte de la Entidad. 3. DEFINICIONES 3.1 Addenda al Contrato Documento suscrito por ambas partes, por medio del cual se incorpora al contrato las modificaciones aprobadas. 3.2 Coordinador de obra Es un Ingeniero designado por el Jefe del Equipo a cargo de la obra, en las que por mandato de la Ley sea necesario contar con un Supervisor Externo, y es el responsable de cautelar el cumplimiento del contrato suscrito con el Supervisor Externo, así como de realizar el seguimiento y atención de los diversos expedientes presentados por el Contratista de la obra a través del Supervisor Externo, a fin que estos sean atendidos dentro del plazo fijado por la normatividad vigente; en tanto no se haya culminado el Proceso de Selección del Supervisor Externo, asumirá las funciones de Inspector de Obra. 3.3 Contratista Persona natural o jurídica que brinda los servicios necesarios (mano de obra, materiales, y equipos) para la ejecución de una obra, y que ha suscrito contrato con SEDAPAL de conformidad con las normas legales vigentes. En la modalidad de Concurso Oferta se incluye el Estudio Definitivo- Expediente Técnico. 3.4 Contrato de Obra Documento que suscriben el representante legal de SEDAPAL y el representante legal de la firma Contratista que debe ejecutar el objeto del contrato, que incluye las Bases integradas, y la propuesta técnica y económica del postor. 3.5 Cuaderno de Obra Documento que, debe estar foliado y firmado por el Inspector o Supervisor y el Residente, donde se anotan las ocurrencias, órdenes, consultas y respuestas a las consultas. 3.6 Expediente Técnico para Obras Es el conjunto de documentos que comprende Memoria Descriptiva, Especificaciones Técnicas, Planos de ejecución, Metrados, Presupuestos, Valor Referencial, Análisis de Costos, Fórmulas Polinómicas, Cronograma de Ejecución de obra, Cronograma de Desembolsos, Calendario de Adquisición de Materiales tanto importados como nacionales, Disposiciones Específicas, Estudio de Suelos, Estudios Geológicos, Estudio de Impacto Ambiental y otros documentos técnicos que la Normatividad Legal vigente exija, así como aquellos que por la naturaleza de la obra sean necesarios. 3.7 Expediente de Adicional Es el que contiene la documentación sustentatoria para la aprobación o denegación de un presupuesto adicional de obra, está conformado por documentación sustentatoria del contratista para solicitar el presupuesto adicional de obra (Anexo ), Informe Técnico emitido por el Equipo a cargo de la obra, Informe Legal emitido por el Equipo Asuntos Legales, el Resumen Ejecutivo para el Directorio o Resolución Aprobatoria o Denegatoria, cartas, memorandos, entre otros documentos.

2 2 de Gestor de Proyectos.- Profesional contratado para realizar la verificación y seguimiento del cumplimiento de las condiciones establecidas en los Contratos del Supervisor, así como las diversas gestiones que se realizan dentro de SEDAPAL para el cumplimiento de las obligaciones contractuales del Supervisor y Contratista 3.9 Inspector de obra Es un Ingeniero designado por el Jefe del Área a cargo de la obra, responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y del cumplimiento del contrato Supervisor Es un Ingeniero Colegiado externo o una Empresa Supervisora, responsable de velar directa y permanentemente por la correcta ejecución de la obra y del cumplimiento del contrato, contratado especialmente para supervisar una obra. 4. DOCUMENTOS A CONSULTAR 4.1 Contrato de Obra. 4.2 Cuaderno de Obra. 4.3 Ley de Contrataciones del Estado, su Reglamento y modificaciones. 4.4 Resolución de Contraloría Nº CG 4.5 Normatividad Legal vigente. 5. RESPONSABILIDADES 5.1 Los Jefes de los Equipos a cargo de la Obra y los Jefes de los Equipos involucrados son los responsables de hacer cumplir el presente procedimiento. 5.2 El contratista es responsable de su aplicación en las actividades que se le establece. 5.3 El Coordinador de Obra/Gestor de Proyectos y el Supervisor ó Inspector asignados a la obra son los responsables de su aplicación. 6. DESARROLLO 6.1 ACCIONES PRELIMINARES CONTRATISTA Y SUPERVIÓN/INSPECCION El Contratista por intermedio de su residente de obra, registra en el Cuaderno de Obra, las circunstancias y/o causales que a su criterio ameritan la petición del presupuesto adicional de obra, en concordancia con lo previsto por el Art. 207 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado El Supervisor/ Inspector deberá mantener permanente coordinación con el Contratista, para que el Expediente de Adicional contenga la información que se detalla en el Anexo. De haber faltantes, éstas deberán ser comunicadas al Contratista para su subsanación Dentro de los diez (10) días calendarios, computados a partir de la anotación del Cuaderno de Obras, el Contratista mediante carta presenta ante el Supervisor/ Inspector el presupuesto adicional, adjuntando el original y tres (3) copias del Expediente de Adicional, así mismo comunica la fecha y hora prevista para la exposición de las causales que generan el Presupuesto Adicional, evento que se realizará ante la Supervisión y SEDAPAL, en la sede de la entidad. La fecha de la exposición deberá realizarse dentro de los dos (2) primeros días siguientes de haberse presentado el expediente de Adicional al Supervisor/Inspector El mismo día de la recepción de la solicitud de presupuesto adicional, el Supervisor/Inspector de Obra remite al Equipo a cargo de la obra las tres (3) copias del Expediente de Adicional y comunica la fecha y hora de la exposición del Contratista, y la

3 3 de 9 fecha y hora de su exposición ante Sedapal, respecto a su opinión técnico-legal del presupuesto adicional requerido, evento que también se realizará en las instalaciones de SEDAPAL, dentro de los seis (6) primeros días siguientes de haberse recepcionado la solicitud del presupuesto adicional de obra El Coordinador de Obra /Gestor de Proyectos, el mismo día de la recepción del Expediente de Adicional, se queda con una (1) copia y entrega una (1) copia al Asesor técnico externo, y mediante memorando de su Jefatura, remite una (1) copia al Equipo de Asuntos Legales, solicitando se le comunique la designación del especialista legal que revisará el caso. Así mismo coordina la logística necesaria para las exposiciones y la convocatoria a las reuniones El Contratista, en la fecha programada y en las instalaciones de SEDAPAL, expone los alcances del adicional de Obra ante la Supervisión/Inspector de Obra, Coordinador de Obra/Gestor de Proyectos, Asesor técnico externo, y absuelve las inquietudes de los participantes El Supervisor/Inspector de Obra, en la fecha programada y en las instalaciones de SEDAPAL, expone su opinión tecnica- legal de la solicitud del adicional de obra, ante el Coordinador de Obra/ Gestor de Proyectos, el Asesor técnico externo, el especialista legal del Equipo de Asuntos Legales y absuelve las inquietudes de los participantes. (Ver Flujograma de Anexo 02 Acciones Preliminares del Contratista y Supervisión/Inspección) Dentro de los diez (10) días siguientes de recibida la solicitud del Contratista, el Supervisor/ Inspector de obra de conformidad con el Art. 207 del Reglamento de la Ley de Contrataciones del Estado, emite su Informe Técnico detallado, en el que precisará la fecha a partir de la cual se afecta la Ruta Critica del programa de ejecución de obra. La documentación emitida es adjunta al Expediente de Adicional y lo remite al Equipo a cargo de la obra en original y copia. 6.2 ACCIONES INTERNAS PARA LA APROBACION DEL PRESUPUESTO ADICIONAL DIA 0 SEDAPAL, dentro del plazo de diez (10) días calendario, deberá comunicar la aprobación o denegatoria del presupuesto adicional de obra, presentado por el contratista (Expediente de Adicional completo/incompleto) y lo señalado por el supervisor o inspector (Informe Técnico). Los plazos para las actividades descritas en los párrafos siguientes, están establecidos en el Anexo 03- Flujograma Acciones para la Aprobación del Presupuesto Adicional de Obra con carácter regular menores al 15% El Equipo a cargo de la obra, recibe el expediente entregado por el Supervisor, y remite el original al Asesor técnico externo, y la copia al Coordinador de Obra/ Gestor de Proyectos responsable. Así mismo con memorando comunica al Equipo Secretaria General que se ha dado inicio a la tramitación de la aprobación de un presupuesto adicional, en el que precisará la fecha a partir de la cual se afecta la Ruta Critica del programa de ejecución de obra. DIA 1 Hasta las 4.30 pm El Coordinador de Obra/ Gestor de Proyectos, con el Informe del Asesor técnico externo culmina su Informe Técnico, en el cual detalla a) Los antecedentes. b) La evaluación técnica de la solicitud del adicional c) Las conclusiones y

4 4 de 9 d) Las recomendaciones del caso. El Informe es adjunto al Expediente de Adicional, y mediante memorando de su jefatura, es elevado al Equipo Asuntos Legales para el Informe Legal correspondiente. DIA 2 Hasta las 4.00 pm El Equipo de Asuntos Legales evalúa el Expediente de Adicional, emite su Informe Legal, adjunta al Expediente de Adicional y devuelve al Equipo a cargo de la obra El Coordinador de Obra/Gestor de Proyectos/Inspector de Obra, revisa el Informe Legal, y de acuerdo al resultado del informe procede a a) Si el adicional de obra es favorable y el Presupuesto Adicional es mayor al Deductivo Vinculante, coordina con el especialista legal de su Equipo, la elaboración del proyecto de Resumen Ejecutivo para el Directorio (Según DA5 Modelo de Resumen Ejecutivo para Aprobación del Presupuesto Adicional de Obra), y pasa a las actividades del numeral 6.3 b) Si el adicional de obra es desfavorable o el Presupuesto Adicional es menor igual al deductivo vinculante, coordina con el especialista legal de su Equipo, la elaboración del proyecto de Resolución de Gerencia General (Según DA6 Modelo de Resolución Aprobatoria del Presupuesto Adicional de Obra o DA7 Modelo de Resolución Denegatoria de Adicional de Obra, según corresponda) y pasa a las actividades del numeral ACCIONES PARA TRAMITAR ADICIONALES CON ACUERDO DE DIRECTORIO DIA 2 Hasta las 4.30 pm El Equipo a cargo de la obra, mediante memorando solicita la disponibilidad presupuestal, adjuntando copia del Informe Técnico y copia del Informe Legal emitido por el Equipo de Asuntos Legales. DIA 3 Hasta las am El Equipo Presupuesto elabora y remite la Disponibilidad Presupuestal al Equipo a cargo de la obra. DIA 3 Hasta las pm El Equipo a cargo de la obra con la Disponibilidad Presupuestal, culmina con la elaboración del Resumen Ejecutivo para el Directorio, según modelo DA5, y remite al Equipo Secretaria General para su revisión correspondiente. DIA 3 Hasta las 4.30 pm El Equipo Secretaria General revisa el Resumen Ejecutivo para el Directorio, y devuelve con sumilla de resultado de revisión. DIA 4 Hasta las 9.00 am El Equipo a cargo de la obra, revisa sumilla de resultado de revisión, en caso se indique que el Resumen Ejecutivo para el Directorio presente observaciones, procede con la subsanación inmediata de las mismas, coordinando permanentemente con el Equipo Secretaria General.

5 5 de 9 Una vez superada las observaciones remite el Resumen Ejecutivo para el Directorio al Equipo Asuntos Legales para su suscripción. DIA 4 Hasta las pm El Equipo Asuntos Legales revisa el Resumen Ejecutivo, determinando Si esta conforme, suscribe el Resumen Ejecutivo para el Directorio y remite Expediente al Equipo a cargo de la obra, sigue numeral Si existen observaciones, coordina con el Equipo a cargo de la obra, para que proceda con la subsanación inmediata de las observaciones. Levantada las observaciones, prosigue con el numeral DIA 4 Hasta las 4.30 pm El Equipo a cargo de la obra, a través del Equipo Secretaria General, eleva a la Gerencia General el Resumen Ejecutivo para el Directorio acompañado del Expediente de Adicional, debidamente suscrito por el Equipo de Asuntos Legales y la Gerencia de Proyectos y Obras. DIA 5, 6 y El Directorio revisa el expediente y emite el Acuerdo. DIA 8 Hasta las pm El Equipo Secretaria General transcribe y remite el acuerdo del Directorio y el expediente al Equipo a cargo de la obra, con copia a la Gerencia de Proyectos y Obras. DIA 8 Hasta las 4.30 pm El Equipo a cargo de la obra deriva el Acuerdo de Directorio y el expediente al Coordinador de Obra/ Gestor de Proyectos/ Inspector de Obra. Asimismo remite al Equipo Licitaciones y Contratos copia del acuerdo para su inclusión en el expediente de archivo respectivo El Coordinador de obra/gestor de Proyectos/Inspector de Obra elabora la carta de respuesta del Adicional de Obra y coordina su notificación al contratista El coordinador de obra/gestor de Proyectos/Inspector de Obra, coordina la elaboración y suscripción de la cláusula adicional, y remite Expediente de Adicional al archivo. (Ver Flujograma de Anexo 03) 6.4 ACCIONES PARA TRAMITAR RESOLUCIÓN DE GERENCIA GENERAL DIA 3 Hasta las 4.30 pm El Equipo a cargo de la obra con el Informe Legal, culmina el proyecto de Resolución, y remite el Expediente al Equipo Asuntos Legales para su visación, según cada caso Si el adicional es menor igual al Deductivo Vinculante, se remite según el DA6 Modelo de Resolución Aprobatoria del Presupuesto Adicional de Obra Si el adicional es desfavorable, se remite según el DA7 Modelo de Resolución Denegatoria del Presupuesto Adicional de Obra

6 6 de 9 DIA 4 Hasta las 4.30 pm El Equipo Asuntos Legales revisa el proyecto de Resolución, determinando Si esta conforme, visa la Resolución y remite expediente al Equipo a cargo de la obra Si existen observaciones, coordina con el Equipo a cargo de la obra, para que proceda con la subsanación inmediata de las observaciones. Levantada las observaciones, prosigue con el numeral DIA 5 Hasta las 4.30 pm El Equipo a cargo de la obra, tramita ante la Gerencia de Proyectos y Obras la visación del proyecto de Resolución y eleva el Expediente al Equipo Secretaria General El Equipo Secretaria General revisa el proyecto de Resolución, y determina Si esta conforme, remite expediente a la Gerencia General para su suscripción Si existen observaciones, coordina con el Equipo a cargo de la obra, para que proceda con la subsanación inmediata de las observaciones. Levantada las observaciones, prosigue con el numeral DIA 6 Hasta las pm La Gerencia General suscribe la Resolución, la remite al Equipo a cargo de la obra, acompañado del Expediente de Adicional, y remite copia de la Resolución a la Gerencia de Proyectos y Obras. DIA 6 Hasta las 4.30 pm El Equipo a cargo de la obra deriva la Resolución y el Expediente de Adicional al Coordinador de Obra/ Gestor de Proyectos/ Inspector de Obra. Asimismo remite al Equipo Licitaciones y Contratos copia de la resolución, para su inclusión en el expediente de archivo respectivo El Coordinador de obra/gestor de Proyectos/Inspector de Obra elabora la carta de respuesta del Adicional de Obra y coordina su notificación al contratista El coordinador de obra/gestor de Proyectos/Inspector de Obra, en los casos que corresponda coordina la elaboración y suscripción de la Addenda al contrato, y remite Expediente de Adicional al archivo. (Ver Flujograma de Anexo 03) 7. REGISTROS 7.1 Cartas. 7.2 Informes. 7.3 Memoranda. 7.4 Resoluciones. 7.5 Acuerdos de Directorio 8. ANEXO Anexo Anexo 02 Anexo 03 Información Minima para solicitar la Aprobación de Presupuesto Adicional de Obra. Flujograma de Acciones Preliminares del Contratista y Supervisión/ Inspección Flujograma de Acciones para la Aprobación del Presupuesto Adicional de Obra con carácter regular menores al 15%

7 7 de 9 Anexo I.-INFORMACIÓN MINIMA PARA SOLICITAR LA APROBACIÓN DEL PRESUPUESTO (EXPEDIENTE DE EMITIDO POR EL CONTRATISTA). 1. Planos de ejecución de la obra contratada, en que se localizará las modificaciones introducidas, incluyendo croquis explicativos de los trabajos adicionales. 2. Cuadro comparativo que precise a. Las condiciones contractuales (Bases, consultas, observaciones a las Bases, especificaciones técnicas, términos de referencia, disposiciones específicas, otros) y b. Las situaciones presentadas realmente durante la ejecución de la obra, de tal manera que permita identificar el origen del presupuesto adicional. 3. Calificación de las causales que generan el presupuesto adicional (hecho imprevisible, omisión, error, deficiencia). 4. Presupuesto adicional de obra detallado, formulado siguiendo los lineamientos establecidos en el Art. 207 del Reglamento de Contrataciones del Estado. 5. Desagregado de los rubros que componen los gastos generales fijos y variables del presupuesto adicional de obra. 6. Acta de acuerdo de precios de las partidas nuevas, adjuntando análisis de precios unitarios con sus respectivas cotizaciones. 7. Copia de los folios del cuaderno de obra, desde el origen de la causal del presupuesto adicional hasta su termino. 8. Especificaciones técnicas de las partidas nuevas. 9. Sustento del cálculo de metrados y Planilla de metrados de los trabajos adicionales. 10. Programa de ejecución de las obras adicionales. 11. Fórmula de reajuste de precios del presupuesto adicional de obra en trámite. 12. Opinión del proyectista sobre el alcance de la modificación del proyecto, de ser el caso. (el Supervisor deberá prestar el apoyo para obtener dicho documento) 13. Copia del contrato de ejecución de obra, incluyendo anexos y addendas. 14. Presupuesto de obra contratado a. Suma Alzada Desagregado del Presupuesto Referencial y Presupuesto Ofertado b. Precios Unitarios Desagregado del Presupuesto Ofertado con los respectivos desagregados de Gastos Generales Fijos y variables. 15. Presupuesto deductivo vinculante con su respectiva planilla de metrados. 16. Cuadro integral mostrando los metrados y costos contratados, adicionales y deductivo vinculante. 17. El expediente del presupuesto adicional y deductivo vinculante, acta de pactacion de precios, deberán estar suscritos por el Representante Legal del Contratista y de la Supervisión.

8 ANEXO 02 ACCIONES PRELIMINARES DEL CONTRATISTA Y SUPERVIÓN/ INSPECCIÓN DIA CONTRATISTA SUPERVISOR SECRETARIA EGP ASESOR TECNICO INICIO COORDINADOR DE OBRA/ GESTOR DE PROYECTOS EAL DIA 0 CONTRATIST A Registra en el cuaderno de obras las causales que generan el Adicional de Obra PLAZO DEL CONTRATISTA Remite Expediente de Adicional de Obra, para su previa verificación conforme? Coordina con CONTRATISTA la subasanción de OBSERVACIONES DIA 0 SUPERVIÓN Solicita el Adicional de Obra, en original y tres (3) copias y confirma fecha de exposición Entrega las (3) copias de Expediente de Adicional de Obra y coordina Exposición del contratista y suya Distribuye las tres(3) copias de Expediente de Adicional de Obra DIA 1 Comunica fecha y hora de exposición del Contratista y Supervisión y separa sala Revisa Expediente de Adicional de Obra_Contratista Copia 1 Revisa Expediente de Adicional de Obra_Contratista Copia 2 Revisa Expediente de Adicional de Obra_Contratista Copia 3 DIA 2 Expone los alcances del adicional ante la Supervisión y Sedapal En reunión exponen Observaciones al Expediente de Adicional DIA 6 Expone su opinión técnica legal ante Sedapal En reunión expone Observaciones al Expediente de Adicional HASTA DIA 10 DEL PLAZO DE LA SUPERVIÓN Tomando en cuenta los aportes y observaciones, concluye y remite a Sedapal su Informe Final FIN

9 ANEXO 03 ACCIONES PARA APROBACION DEL PRESUPUESTO CON CARÁCTER REGULAR MERES AL 15% CONTRATISTA SUPERVISOR EQUIPO EJECUTOR DE LA OBRA EQUIPO ASUNTOS LEGALES (EAL) EQUIPO PRESUPUESTO (EP) GERENCIA DE PROYECTOS Y OBRAS () ESG GG DIRECTORIO INICIO Registra en el Cuaderno de Obra las causales que generan el Adicional de Obra Solicita Adicional de Obra, remite Expediente de Adicional de Obra (Exp.Adic) en original y tres(3) copias. Remite copias de Expediente de Adicional de Obra Evalúa Expediente de Adicional de Obra, remite copia de Expediente al EAL y solicita, se designe especialista Legal para el caso, remite copia a asesor tecnico externo El especialista legal evalua el Expediente de Adicional de Obra 10 DIAS Exposicion de alcances en SEDAPAL Coordina con el Supervisor las Observaciones Evalúa, elabora Informe, adjunta al Expediente de Adicional de Obra, y remite Expediente 10 DIAS Comunica a la GG que se está tramitando una aprobación de Adicional de Obra DIA 1 Elabora Informe Técnico, adjunta al Expediente de Adicional de Obra y remite con solicitud de Informe Legal. Elabora Informe Legal adjunta al Expediente de Adicional y remite Comunica al Directorio y coordina se programe sesión DIA 1 DIA 1 Hasta las 4.30 pm DIA 2 Hasta las 4.00 pm Favorable? Adicional > Deductivo vinculante? Solicita Informe de disponibilidad Presupuestal DIA 2 Hasta las 4.30 pm Elabora y remite Informe Disponibilidad Presupuestal DIA 3 Hasta las am Elabora Resumen Ejecutivo para el Directorio Remite Resumen Ejecutivo, adjunto al Expediente de Adicional de obra. DIA 3 Hasta las pm Revisa Resumen Ejecutivo, y devuelve con sumilla de resultado de revisión DIA 3 Hasta 4.30 pm Conforme? Corrige Resumen Ejecutivo y coordina con el ESG DIA 4 Hasta las 9.00 am Remite Resumen Ejecutivo con el expediente de Adicional de obra DIA 4 Hasta las 9.00 am Firma Resumen Ejecutivo para Directorio, y remite Exp. Adic DIA 4Hasta las pm Firma Resumen Ejecutivo para Directorio, y remite Exp.Adic DIA 4 Da conformidad a Resumen Ejecutivo y remite Exp.Adic DIA 4 Firma Resumen Ejecutivo para Directorio y remite Exp.Adic DIA 4 Revisa la documentación y emite Acuerdo DIA 5,6 y 7 Comunica al contratista el Acuerdo del Directorio Traslada Acuerdo de Directorio Transcribe y remite acuerdo de Directorio Recibe Acuerdo de Directorio de Adicional de Obra DIA 8 DIA 8 Elabora Proyecto de Resolución, adjunta al Expediente de Adicional y remite Expediente DIA 3 Hasta las 4.30 pm Conforme? Coordina corrección de Resolución/Addenda DIA 8 DIA 8 Hasta pm Recibe Resolucion de Adicional de Obra Corrige Resolución, coordina con el EAL y remite DIA 4 Hasta las 3 pm Comunica al contratista la Resolución DIA 4 Hasta 12 pm Visa proyecto de Resolución y remite Exp.Adic DIA 4 Hasta 4.30 pm Visa proyecto de Resolución y remite Exp.Adic DIA 5 Traslada Resolución Remite proyecto de Resolución/ y Exp. Adic. Firma y emite Resolución/Addenda DIA 5 DIA 6 DIA 6 DIA 6 DIA 6 FIN TA Se ha considerado un plazo máximo de 8 días hábiles para que Sedapal de tramite al Expediente de Adicional de Obra, considerando que la normatividad estable un plazo máximo de 10 días calendario, incluyendo los dias no laborables (sábado, domingo y feriados)