PROCEDIMIENTO: FINALIZACIÓN DE CONVENIOS PARA OBRAS VIALES O FLUVIALES TRAMITADOS ANTE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN MUNICIPAL

Transcripción

1 PROCEDIMIENTO: FINALIZACIÓN DE CONVENIOS PARA OBRAS VIALES O FLUVIALES TRAMITADOS ANTE LA DIRECCIÓN DE GESTIÓN MUNICIPAL RESPONSABLE ACTIVIDAD DIRECTOR REGIONAL O EJECUTOR: Una vez cumplidos sus compromisos o considerada terminada su participación, de acuerdo con lo estipulado en el Convenio, procede a comunicarlo, por medio de oficio, al coordinador o coordinadores de las contrapartes, con copia a la Dirección de Gestión Municipal del MOPT, para lo cual cuenta con un plazo, no mayor, de 3 días hábiles, contados a partir del momento en que finalizó la obra o terminó su participación. En el oficio de comunicación en original y copia se le solicita, además, al coordinador o coordinadores de las contrapartes que en un término, no mayor, de 10 días hábiles, proponga la fecha para llevar a cabo la verificación documental y la visita a la obra por parte de la Comisión de Finalización de Convenios que para tal fin conforma Gestión Municipal. Archiva copia. La Comisión estará conformada por: - El Director Regional o Ejecutor. - Un representante de la Dirección de Gestión Municipal. - Un representante de cada entidad que suscribe el Convenio. COORDINADOR O COORDINADORES DE LAS CONTRAPARTES: Recibe oficio de comunicado y si considera haber concluido su trabajo, informa por medio de oficio, que elabora en original y copia, al Director Regional o Ejecutor y propone las fechas para la verificación documental y la visita de la Comisión de Finalización de Convenios. 1

2 Archiva original del oficio de comunicado y copia del oficio de información al Director Regional o Ejecutor para lo que corresponda. DIRECTOR REGIONAL O EJECUTOR: Procede en un plazo máximo de diez días hábiles a convocar, por escrito, (anexo) a la Comisión para la Finalización del Convenio, con el fin de inspeccionar los trabajos. COMISIÓN PARA LA FINALIZACIÓN DE CONVENIOS: Reciben nota de convocatoria, analizan el Convenio y posteriormente, se trasladan al lugar donde se ubica la obra y, dirigidos por el Director Regional o Ejecutor, proceden a realizar la inspección en los trabajos ejecutados, tomando en consideración para la evaluación, el cumplimiento de lo estipulado en el Convenio y los demás documentos sometidos a su conocimiento. El representante de la Dirección de Gestión Municipal levanta el Acta correspondiente, la cual consigna todas las observaciones y circunstancias pertinentes en referencia al estado de los trabajos realizados o prestación de servicios. El Acta puede presentarse en las siguientes modalidades: a) Acta de Finalización Pura y Simple. (Anexo) b) Acta de Prevención de Subsanaciones. (Anexo) c) Acta de Cumplimiento de Subsanaciones. (Anexo) d) Acta de Finalización Bajo Protesta. (Anexo) Para todos los casos, el Acta debe adjuntar, al menos, los siguientes documentos adjuntos: - Balance final de Aportes: consiste en un cuadro avalado por el Director Técnico del Proyecto, en el que se indican las cantidades y costos previstos en el Convenio, comparados con las cantidades y costos finales. 2

3 - Informe de Modificaciones: Es un resumen de las variaciones en la obra o especificaciones estipuladas en el Convenio, debidamente, coordinadas y documentadas que no requieren addendum al Convenio y es elaborado por el Director Técnico del Proyecto. - Cuando se trate de modificaciones leves, solo se anotará en el Acta, en el apartado de observaciones. - Informe Técnico Final: Indica los alcances de la obra, los procedimientos y prácticas constructivas; así como, el control de calidad llevado en el proyecto y sus resultados, además de la indicación del cumplimiento de lo establecido en el Convenio; este informe es preparado por el Director Técnico del Proyecto. Cualquier otro documento que el Director Técnico considere necesario. Caso A) Acta de Finalización Pura y Simple. Este caso se da cuando la Comisión para la Finalización de Convenios se reúne en el lugar donde se llevaron a cabo los trabajos, inspeccionan el trabajo y consideran que los mismos se ajustan razonablemente a lo estipulado en el Convenio y reciben a conformidad. Para el caso B) Acta de Prevención de Subsanaciones: Esta Acta se levanta cuando la Comisión ha realizado la inspección del trabajo y considera que el trabajo realizado no se ajusta a lo estipulado en el Convenio y que se deben realizar algunos ajustes, modificaciones o labores en la obra. En esta Acta, la Comisión para la Finalización de Convenios, indica los ajustes que se deben realizar, el plazo para que se realicen y la fecha en que la Comisión visitará de nuevo el trabajo, para verificar si se realizaron los ajustes indicados. 3

4 Caso C) Acta de Cumplimiento de Subsanaciones: Esta Acta se levanta cuando la Comisión realiza la segunda visita de verificación de correcciones, existiendo un antecedente de Acta de Prevención de Subsanaciones y determina que se cumplió con lo prevenido. Caso D) Acta de Finalización Bajo Protesta: Este caso se da cuando, la mayoría de los integrantes de la Comisión presentes consideran que no se ha cumplido con lo estipulado en el Convenio. En estos casos el diferendo se resuelve en otras instancias conforme lo disponga el ordenamiento jurídico. DIRECCIÓN DE GESTIÓN MUNICIPAL: (Representante de la Comisión) Una vez que levanta el Acta que corresponda en original y las copias que se requieran según los integrantes de la Comisión para Finalización de Convenios, solicita, a los integrantes de la Comisión presentes, la firma; así como la incorporación de sus observaciones si las tuvieran. Posteriormente, hace entrega de una copia del Acta, a cada integrante de la Comisión que esté presente y remite una copia a los miembros ausentes, para lo que corresponda. Asimismo, elabora un oficio de remisión y adjunta el original del Acta y los documentos de respaldo que remite a las partes involucradas en el Convenio y a los órganos que tienen el depósito del Convenio, (Director de Gestión Municipal o Asesoría Jurídica), según corresponda. DIRECTOR DE GESTIÓN MUNICIPAL / ASESORÍA JURÍDICA: Recibe oficio y documentos, revisa y procede a incluirlos al expediente de Convenios respectivo debidamente foliado. 4

5 Comunica, mediante oficio, lo acontecido a las autoridades pertinentes a saber: Ministro, Director de la División de Obras Públicas y Auditoría General entre otros. Archiva copia del oficio en el expediente y folia. 5

6 COMUNICADO DE CONCLUSIÓN DE PARTICIPACIÓN Estimado señor: Coordinador de la Contraparte. De conformidad con lo indicado en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios para Obras Viales o Fluviales, le comunico que en relación con los compromisos adquiridos por el MOPT, correspondientes al Convenio (nombre), número, esta Dirección considera concluida su participación el de del. Con base en lo dispuesto en dicho procedimiento, le solicito proponer en un término no mayor a 10 días hábiles, los plazos y fechas para realizar: a) La verificación documental. b) La visita a la obra por parte de la Comisión para la Finalización de Convenios. Asimismo, le informo que de no recibir dicha comunicación en el plazo previsto, el suscrito convocará por escrito a la Comisión en un plazo no mayor a 10 días hábiles. Atentamente, Director regional o Ejecutor Cc: Director División de Obras Públicas. Dirección de Gestión Municipal del MOPT. Alcalde Municipal. Ingeniero de la Municipalidad. Representantes de otras entidades. Archivo. 6

7 CONVOCATORIA DE LA COMISIÓN VISITA A LA OBRA de del Señores Representantes de la Comisión de Finalización de Convenio. Estimados señores: De conformidad con lo indicado en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios para Obras Viales y Fluviales y en el oficio No. del de del, suscrito por el Coordinador de la contraparte del convenio (nombre), número, se les convoca a participar en la visita que se realizará a las obras ejecutadas a través de dicho Convenio. Para tal efecto se les convoca, el de del a las en. No omito indicarles que esta Comisión sesionará de conformidad con lo establecido para los órganos colegiados en la Ley General de la Administración Pública. Atentamente, Director Regional o Ejecutor Cc: Director de División de Obras Públicas. 7

8 ACTA DE FINALIZACIÓN DE CONVENIO PURA Y SIMPLE Convenio: Número: Lugar: Fecha: Hora: 1. Que de acuerdo con lo dispuesto en el procedimiento sobre Finalización de Convenios para Obras Viales y Fluviales, el Director Regional o Ejecutor convocó a la Comisión para la Finalización de Convenios a realizar la visita a la obra mediante oficio No. del día del del. 2. Que esta Comisión procedió a recorrer el Proyecto u Obra y, en forma visual, llegó a la conclusión de que las obras realizadas se ajustan, razonablemente, a lo pactado en el Convenio, las modificaciones aprobadas y las indicaciones del Director Técnico del Proyecto. Dado lo anterior y con base en el informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones, se procede a Realizar el Acta de Finalización de Convenio Pura y Simple. Esto significa que la mayoría de los miembros de la Comisión presentes consideran que los trabajos realizados se ajustan razonablemente a lo pactado en el Convenio, por lo que se da por concluido el Convenio. 3. Forman parte integral de esta Acta el Informe Técnico Final, El Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones. 4. Los miembros presentes de la Comisión de Finalización de Convenio firman el Acta, indicando su nombre y cargo y haciendo las observaciones que se consignan seguidamente: Firmamos en a las horas del día del mes del. NOMBRE FIRMA CARGO INSTITUCION 8

9 ACTA DE PREVENCIÓN DE SUBSANACIONES Convenio: Número: Lugar: Fecha: Hora: 1. De cuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento sobre Finalización Convenios para Obras Viales o Fluviales, el Director Regional o Ejecutor convocó a la Comisión para Finalización de Convenios a visitar la obra mediante oficio No. del día del del. 2. La Comisión procedió a recorrer las obras y en forma visual y con base en el Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones, la mayoría de los miembros de la comisión presentes han considerado que para finalizar el Convenio, deben realizarse previamente los trabajos o modificaciones que se mencionan en esta Acta de acuerdo con lo dispuesto en el Convenio. 3. Se levanta esta Acta de Prevención de Subsanaciones y se otorga un plazo máximo de días hábiles, contados a partir de esta fecha, para que realicen los trabajos pendientes, después de lo cual, se realizará una nueva visita a la obra que se considerará como definitiva. Los trabajos o modificaciones pendientes de realizar consisten en: 4. Forman parte de esta Acta el Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones. 5. Los miembros presentes de la Comisión para Finalización de Convenios firman el Acta, indicando su nombre, cargo y haciendo las observaciones que se consignan seguidamente: Firmamos en, a las horas del día del mes del año. NOMBRE FIRMA CARGO INSTITUCION 9

10 ACTA DE CUMPLIMIENTO DE SUBSANACIONES Convenio: Número: Lugar: Fecha: Hora: 1. De acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios para Obras Viales o Fluviales y lo consignado en el Acta de Prevención de Subsanaciones firmada el día del del y considerando: (Se indica sólo la opción que corresponda) OPCIÓN 1. Que los trabajos objetados (o faltantes) indicados en el Acta de Prevención de Subsanaciones, fueron realizados. OPCIÓN 2. Que se ha cumplido el plazo máximo fijado en el Acta de Prevención de Subsanaciones. El Director o Ejecutor convocó a la Comisión para la Finalización de Convenios, mediante oficio No. del día del mes del, para realizar una nueva y definitiva visita a la obra. 2. La Comisión procedió a recorrer el Proyecto y en forma visual y con base en el Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones, la mayoría de los miembros de la Comisión llegaron a la conclusión de que los trabajos que motivaron el Acta de Prevención de las Subsanaciones fueron realizados y se ajustan en forma razonable a lo convenido y prevenido; así como, a las indicaciones del Director técnico del Proyecto, razón por la cual se procede a suscribir la presente Acta de Cumplimiento de Subsanaciones, con lo cual se declara finalizado el convenio pactado. 3. Forma parte integral de esta Acta, el Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones. 4. Los miembros presentes de la Comisión firmamos el Acta, indicando nombre, cargo y haciendo las observaciones que se consignan seguidamente: Firmamos en a las horas del día del mes del año. NOMBRE FIRMA CARGO INSTITUCION 10

11 ACTA DE FINALIZACIÓN BAJO PROTESTA Convenio: Número: Lugar: Fecha: Hora: 1. De acuerdo con lo dispuesto en el Procedimiento sobre Finalización de Convenios para Obras Viales o Fluviales, el Director Regional o Ejecutor convocó a la Comisión para Finalización de Convenios para realizar la visita a la obra mediante oficio No. del del del. 2. La Comisión procedió a recorrer el Proyecto y en forma visual y con base en el Informe Técnico Final, el Balance Final de Aportes y el Informe de Modificaciones, la mayoría de los firmantes llegó a la conclusión de que las obras realizadas NO se ajustan razonablemente a lo pactado en el Convenio, y/o las modificaciones aprobadas y/o las indicaciones del Director Técnico del Convenio. Dado lo anterior, se procede a realizar la Finalización del Convenio bajo protesta. 3. Forman parte integral de esta Acta el Informe Técnico Final, el Balance Final de aportes y el Informe de Modificaciones. 1. Los miembros presentes de la Comisión firman el acta, indicando su nombre y cargo, y haciendo las observaciones que se consignan seguidamente: Firmamos en, a las horas del día del mes del año. NOMBRE FIRMA CARGO INSTITUCION Arch/Procedimiento Gestión N