Organización y Transferencia de Documentos del Archivo de Gestión al Archivo Central

Transcripción

1 Página 1 de 5 1. Objetivo y Alcance Normalizar la secuencia de actividades para la organización y transferencia de archivos en la Universidad de Pamplona. Aplica desde la identificación, verificación, selección, depuración y conservación de los documentos del Archivo de hasta recepción y organización de documentos en el. 2. Responsable El responsable de la aplicación y ejecución del presente documento es el (la) Líder del Proceso de. 3. Definiciones 3.1 Organización Resultado, producto de realizar adecuadamente, en primer lugar la clasificación y, en seguida, la ordenación. 3.2 Clasificación Establecimiento de agrupaciones documentales diferenciadas. Este proceso comienza determinando la agrupación documental más grande (fondo) y finaliza determinando las más pequeñas (series documentales con los tipos documentales que las conforman). Para lograr la conformación de series, el proceso de clasificación procede determinando, en primer lugar, las unidades administrativas y, en segundo lugar, las funciones que éstas deben cumplir. En este orden de ideas, el final del proceso de clasificación es la conformación de series (o subseries si es el caso), las cuales pertenecen a una unidad administrativa (ubicada en una estructura institucional), que a su vez ejecuta funciones asignadas. 3.3 Descripción Fase del tratamiento archivístico destinada a la elaboración de los instrumentos de información para facilitar el conocimiento y consulta de los fondos documentales y colecciones de los archivo. 3.4 Ordenación Proceso mediante el cual se establecen con claridad las relaciones entre los documentos de una serie. Elaboró Aprobó Validó Martha Helena Cañas Camargo Rosalba Omaña de Restrepo María Victoria Bautista Bochagá Fecha 22 de julio de 2010 Fecha 29 de julio de 2010 Fecha 13 de agosto de 2010

2 Página 2 de Transferencia Procedimiento habitual en las instituciones públicas y privadas sujeto a planeación ordenada y rigurosa, que consiste en el traslado de documentos de un archivo a otro, una vez que estos han cumplido las normas establecidas y el plazo de permanencia fijado en cada una de las etapas del ciclo vital de documentos. 3.6 Unidad Unidad de Análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando la constituyen varios formando un expediente. 3.7 Legajo Serie de documentos en cualquier formato o soporte que han sido reunidos selectivamente sobre un tema determinado por una persona. 3.8 Foliación Acto de enumerar los folios -hojas- en orden sucesivo. 3.9 o Intermedio Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos o trasladados por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, una vez finalizado su trámite, que sigue siendo vigente y objeto de consulta por las propias oficinas y los particulares en general. El se transfiere al Archivo Histórico según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención para las unidades administrativas o de gestión académica Archivo de Denominado también Archivo de las unidades administrativas o unidades de gestión académicas productoras de documentos en el cual se reúne la documentación en trámite en busca de solución a los asuntos iniciados, sometida a continua utilización y consulta administrativa por las mismas unidades administrativas u otras que la soliciten. Los Archivos de se transfiere al según períodos e indicaciones definidos en las Tablas de Retención para las unidades administrativas o de gestión académica Archivo Histórico Es el archivo al cual se transfiere la documentación del, que por decisión del correspondiente Comité de Archivos y Tablas de Retención, debe

3 Página 3 de 5 conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura Tablas de Retención Listado de series y subseries y sus correspondientes tipos documentales a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. Las demás definiciones que aplican para el presente Documento se encuentran contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. 4. Contenido 4.1 Identificación, Verificación, Selección, Depuración y Conservación de los Documentos del Archivo de Responsable: Asignado en Identifica los documentos según el tiempo definido en las tablas de retención documental. Verifica la organización en el Archivo de del respectivo proceso, constatando la rigurosidad de la clasificación, de la ordenación y de la descripción -codificación- de los documentos. Selecciona los documentos de acuerdo a su contenido, en documentos de archivo o documentos de apoyo -copias-, retirando los últimos. Limpia la documentación identificada en el paso anterior, se elimina el material metálico; se identifica entre este material el que esté afectado por el biodeterioro y se mejoran sus condiciones o se solicita apoyo para tal fin, cumpliendo con los criterios establecidos por el Proceso de y se diligencia en el FAC-08 Acta de Reunión relacionando el material deteriorado y restaurado. Los documentos deben quedar debidamente legajados y foliados cronológicamente. 4.2 Preparación de la Transferencia Responsable: Asignado en Prepara la transferencia de los documentos del proceso teniendo en cuenta el Plan de Transferencias elaborado acorde a los ciclos documentales planteados en la Tablas de Retención, según IGT-05 Reconocimiento, Uso y Aplicación de las Tablas de Retención de la Universidad de Pamplona, considerando que el tiempo de retención se empieza a contar desde el momento en que la serie o subserie ha cumplido su trámite en el archivo de gestión.

4 Página 4 de Relación de la Documentación a Responsable: Asignado en Transferir Relaciona la documentación preparada en el paso anterior en el FGT-08 Transferencia de Documentos. Es necesario llevar a cabo este trámite mediante el empleo de letra legible y evitando el uso de lápiz. Además, la relación documental debe observar el orden del consecutivo. 4.4 Revisión de la Documentación a Transferir Se revisa: Responsable: Auxiliar de Cumplimiento de fechas del Plan de Transferencias. Instrucciones de transferencias en las Tablas de Retención del Proceso que solicita. Diligenciamiento correcto del FGT-08 Transferencia de Documentos. Si la revisión es correcta da el visto bueno a la transferencia y procede a recibir la documentación y continúa con la actividad 4.7. Si se encuentran faltantes en la verificación continúa con el paso 4.5 Responsable: Auxiliar de 4.5 Solicitud de Ajustes Solicita ajustes según instrucciones de Tabla de Retención y/o del FGT-08 Transferencia de Documentos, basado en el resultado de la revisión del paso anterior. Responsable: Auxiliar de 4.6 Traslado de los Documentos Coordina el traslado físico de las unidades de conservación al. Garantizando su buen estado y ordenación. 4.7 Recepción y Organización de Responsable: Auxiliar de Documentos en el Se recibe la documentación en el ; si se recibe a satisfacción, en la última página se da visto bueno -con firma-, al lado del recibido, la fecha y la hora. Se organiza la documentación según el IGT-03 Organización de los Archivos Central e Histórico. Cada vez que se reciben documentos de los procesos se debe actualizar el FGT-05 Inventario Único de Documentos y la base de datos. 5. Documentos de Referencia NTC ISO 9000:2000 Sistema de de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario. NTC ISO 9001:2000 Sistema de de la Calidad

5 Página 5 de 5 NTC GP 1000:2004 de la Calidad en el Sector Público NTC GP 1000:2009 de la Calidad en el Sector Público Ley 962 de 2005 Antitrámites HGT-04 Tablas de Retención IGT-03 Organización de los Archivos Central e Histórico. IGT-05 Reconocimiento, Uso y Aplicación de las Tablas de Retención de la Universidad de Pamplona. 6. Historia de Modificaciones Versión Naturaleza del Cambio 00 Técnica 01 Modificación del documento 7. Administración de Formatos Fecha de Aprobación 5 de septiembre de de julio de 2010 Fecha de Validación 8 de septiembre de de septiembre de 2010 Código Nombre Responsable Ubicación Acceso FGT-08 FGT-05 FAC Anexos. No aplica. Transferenci a de Documentos Inventario Único Acta de Reunión / / / Tiempo de Retención Disposición Final