Archivo Nacional de Chile. Guía Para la Gestión de Transferencias Documentales en Instituciones Publicas. Edición 2008.

Transcripción

1 Archivo Nacional de Chile Guía Para la Gestión de Transferencias Documentales en Instituciones Publicas Edición 2008.

2 Elaborado por: PATRICIA HUENUQUEO CANALES. Encargada Oficina del Sistema Nacional de Archivos 1

3 Índice Presentación 3 La Transferencia Documental 4 Ciclo Vital de los Documentos 4 Unidades Componentes del Sistema de Archivos 7 Anexo 1 11 Modelo Para el Etiquetado de Cajas Anexo 2 12 Modelo de Formulario de Transferencias Documentales desde Archivo d De Gestión a Archivo Central Anexo 3 13 Formato de Inventario A nexo 14 Formulario de Solicitud de Documentos al Archivo Central 2

4 GUÍA PARA LA GESTIÓN DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES EN INSTITUCIONES PÚBLICAS PRESENTACIÓN Con el propósito de descongestionar las áreas de trabajo del personal y permitir el almacenamiento de los nuevos documentos que se están tramitando en las oficinas, los archivos son habitualmente trasladados de un recinto a otro en la medida que disminuye su frecuencia de consulta. En algunos casos, ello puede implicar que los documentos son retirados de los muebles o unidades de almacenamiento original, amarrados en legajos y apilados en bodegas sin ningún orden preestablecido y hasta que la capacidad de las instalaciones lo permiten, lo que perjudica las oportunidades de acceso a los archivos y a la información que contienen. Para prevenir que el movimiento de los documentos limite sus posibilidades de recuperación posterior, se requiere que las diferentes unidades que producen y mantienen documentos, realicen dichos traslados de manera planificada y controlada, incorporando algunas nociones y precauciones técnicas mínimas. Con el fin de satisfacer esta necesidad, el Archivo Nacional ha estimado necesaria la formulación de una guía que facilite la regulación de los traslados documentales al interior de los organismos públicos y contribuya a mejorar la administración de los archivos en el tiempo. 3

5 LA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL El traslado planificado y controlado de los documentos de un recinto a otro, técnicamente se define como Transferencia Documental, mecanismo que no sólo permite solucionar el problema de la acumulación ilimitada de documentos en las dependencias institucionales, sino que además, facilita la oportuna localización de la información, ya sea para la toma de decisiones de la propia administración o para el servicio de los ciudadanos que así lo requiriesen. EL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Para decidir cuándo debe efectuarse el traslado de los documentos, las unidades deben identificar en qué etapa de vida están los archivos a su cargo, considerando su frecuencia de uso para la gestión administrativa. Desde esta perspectiva, los archivos pueden encontrarse en alguna de las siguientes etapas de vida: Fase Activa: Aquella en que los documentos son regularmente usados para la conducción de nuevos asuntos en trámite. Para satisfacer sus necesidades de uso constante, deben estar localizados en la misma oficina que los ha producido. 4

6 Fase Semiactiva: Aquella en que los documentos sólo se requieren de manera esporádica para la conducción de nuevos trámites cotidianos. Consecuentemente, para evitar que las áreas de oficina se saturen de archivos, la institución debe constituir un depósito central que permita recibir los documentos generados por las diferentes dependencias de la institución. Fase Inactiva: Aquella en que los documentos ya no se necesitan para resolver trámites cotidianos, por lo tanto y de acuerdo al valor de la información contenida en los documentos, puede definirse su traslado a una a autoridad de archivos externa, como el Archivo Nacional. 5

7 Como resultado de esta identificación del ciclo de vida de los documentos y en conformidad con la legislación y reglamentos vigentes, las organizaciones estarán en condiciones de establecer los tiempos de permanencia de los documentos en cada una de las unidades que componen su sistema de archivo y asignarles responsabilidades específicas para realizar las transferencias documentales, tal como puede apreciarse en el siguiente esquema: CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Y SISTEMA DE ARCHIVO FASE USO SISTEMA DE ARCHIVO TIEMPOS DE PERMANENCIA RECOMENDADOS ACTIVA CONSTANTE ARCHIVO DE OFICINA HASTA 2 AÑOS SEMIACTIVA ESPORÁDICO ARCHIVO CENTRAL HASTA 5 AÑOS INACTIVA SIN USO ARCHIVO NACIONAL MÁS DE 5 AÑOS 6

8 UNIDADES COMPONENTES DEL SISTEMA DE ARCHIVO El Archivo de Oficina o de Gestión Es el que reúne la documentación en trámite o que es continuamente utilizada por la propia oficina para fines administrativos. Como diariamente se producen nuevos documentos, todas las oficinas de una institución trasladarán periódicamente sus archivos menos consultados al Archivo Central de la institución y en conformidad a un calendario establecido de común acuerdo entre las oficinas productoras de la documentación y el Archivo Central. Para efectuar la transferencia documental, las oficinas deberán aplicar las siguientes recomendaciones mínimas: Los archivos deben remitirse organizados, esto es, clasificados de acuerdo a los diferentes tipos documentales que existen en la oficina y ordenados de acuerdo a su número y fecha interna o, en su defecto, respetando la secuencia de su acumulación o producción. De manera simultánea, se realizarán tareas de limpieza extrayendo copias, tarjetas sociales, papeles autoadhesivos, clips, grapas, elásticos, o cualquier elemento que pudiese dañar la integridad de los documentos. Los documentos se instalarán en cajas de archivo corrientes, 7

9 identificadas y etiquetadas con la signatura indicada en anexo 1, y siguiendo las normas de conservación preventiva adecuadas al tipo y soporte de los documentos. Se completará un formulario de transferencia, siguiendo el modelo consignado en anexo 2, por cada tipo documental que se transfiere. El día del traslado, se entregarán al Archivo Central las cajas con los archivos y los formularios de transferencia respectivos en un original y una copia. El Archivo Central Es el que recibe los documentos de los diferentes archivos de gestión que integran la estructura administrativa de una institución y cuya consulta es esporádica, es decir, cuando están en su segundo ciclo de vida o semiactivos. 8

10 Como la transferencia documental implica el traspaso de responsabilidad respecto a la custodia de los documentos, el archivo central deberá a lo menos realizar las siguientes funciones: Vigilar el ingreso regular de documentación desde los archivos de oficina y de acuerdo a los calendarios previamente acordados. Proporcionar los materiales de archivo necesarios para el almacenamiento e identificación de los archivos de gestión, como cajas y etiquetas. Verificar la conformidad de la información consignada en los formularios con los documentos efectivamente ingresados. Hacer los acuses de recibo de los archivos de oficina. Elaborar y mantener actualizado el cuadro de clasificación del Fondo Documental, esto es, el conjunto de todos los documentos ingresados desde los archivos de gestión. Organizar los documentos de los archivos de gestión de acuerdo a su procedencia y orden original. Incorporar los nuevos ingresos en las agrupaciones documentales correspondientes a cada oficina y de acuerdo al cuadro de clasificación del Fondo Documental. Aplicar acciones de conservación preventiva adecuadas según 9

11 tipos y soportes de los documentos. Realizar inventarios que faciliten el control físico y la localización de los archivos bajo su custodia. Para elaborarlos, se recomienda usar el estándar ISAD-G, según modelo indicado en anexo 3. Facilitar la consulta de los documentos tanto a las oficinas productoras como al público en general y de acuerdo a las normas de acceso vigentes para la institución. Llevar el control administrativo del acceso a los documentos a través del uso de formularios, según modelo indicado en anexo 4. Preparar la transferencia al Archivo Nacional, de aquellos documentos que deben conservarse de forma permanente dado el valor que representan para la organización, los ciudadanos, la investigación y la cultura. Dicha transferencia, se realizará según las normas de procedimiento del Archivo Nacional vigentes a este efecto. 10

12 ANEXO 1 MODELO PARA EL ETIQUETADO DE CAJAS Identificación de institución Identificación de dependencia Jerárquica superior Identificación de oficina Identificación de tipo documental Fecha de documentos Numero correlativo de documentos Número de caja 11

13 ANEXO 2 MODELO DE FORMULARIO DE TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES DESDE ARCHIVO DE GESTIÓN A ARCHIVO CENTRAL Información general Dependencia jerárquica Superior Oficina remitente Oficina generadora Función asociada a la producción documental Fecha de la transferencia Nombre funcionario responsable Tipo Documental Rango de Numeración de los documentos Rango de Numeración de las cajas Fechas extremas de los documentos Información de los Documentos Información de Conservación Papel Otros Soporte de los documentos Firma y timbre de funcionario responsable de la entrega Código de Oficina A llenar por el Archivo Central Observaciones Firma y timbre de funcionario responsable de la recepción SE DEBE COMPLETAR UN FORMULARIO DE TRANSFERENCIA POR CADA TIPO DOCUMENTAL QUE SE TRANSFIERE AL ARCHIVO CENTRAL 12

14 ANEXO 3 FORMATO DE INVENTARIO * 01 código de referencia 10 título 20 Fechas de los documentos 60 Productor corporativo 110 resumen de contenido 330 Fecha de ingreso 340 Responsable de descripción 350 Responsable de ingreso 360 Notas * Formato de inventario en uso por la Sección de Clasificación y Descripción del Archivo Nacional 13

15 ANEXO 4 FORMULARIO DE SOLICITUD DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO CENTRAL A COMPLETAR POR EL ARCHIVO CENTRAL Código de oficina Localización Unidad solicitante: Número de caja: Número de expediente o documento: Título del expediente o documento: Fecha de la solicitud: Nombre y Firma del Funcionario solicitante: Nombre y Firma del Funcionario remitente: Fecha de devolución: Recepción Archivo Central: 14