COMITÉ DE INFORMACIÓN DEL INEA

Transcripción

1 COMITÉ DE INFORMACIÓN DEL INEA Con fundamento a lo dispuesto en el artículo 29 fracción V de la Ley Federal de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental y 43 de su Reglamento, el Comité de Información del Instituto Nacional para la Educación de los Adultos presenta los temas que se han aprobado en materia de criterios específicos de organización y conservación de archivos. Julio 2008

2 2.1.4 DE LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE Las Unidades Administrativas que en su área de responsabilidad manejen archivos de trámite, deberán resguardar la documentación activa a cargo de la institución, seleccionarla y valorarla para facilitar su debida organización así como realizarán la correcta integración en expedientes de los documentos generados por el Instituto, o en su caso, oficialmente recibidos, y se regirán por los aspectos siguientes: 1. Conservará sistemática y organizadamente los expedientes de su área ubicándolos según la serie documental a la que pertenezcan, para su fácil localización. 2. Ingresará al archivo, documentos oficiales en original, para su debida integración en expedientes, en estricta observancia de la normatividad en materia de archivos. 3. Cuando se trate de expedientes y documentos clasificados como reservados o confidenciales, deberán contener, además la leyenda de clasificación conforme a lo establecido por los Lineamientos Generales para la clasificación y desclasificación de la información de las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal, D.O.F. 18/8/ Se deberá elaborar el inventario general por expediente, respecto de la información generada, obtenida, adquirida, transformada o conservada por cualquier titulo a partir del 12 de junio de Así como los inventarios de transferencia primaria. 5. Valorar y seleccionar los documentos y expedientes de las series documentales, con el objeto de realizar las transferencias primarias al archivo de concentración, conforme al catálogo de disposición documental. 6. Los responsables de los archivos de trámite en las unidades administrativas coadyuvarán con el área coordinadora de archivos en la elaboración del cuadro general de clasificación, el catálogo de disposición documental y el inventario general. (Temas relacionados con los archivos de trámite) APERTURA Y DESCRIPCIÓN DE EXPEDIENTES DE ARCHIVO 1. El registro y descripción de un expediente servirá para homologar sistemas de acceso y recuperación, facilitará el control y ubicación dentro de una unidad administrativa en particular y dentro del instituto en lo general, al incorporarse su registro a una base de datos.

3 2. Un expediente de archivo se abrirá cuando no existan antecedentes del asunto en los archivos del área o en la unidad de documentación en trámite o archivo de concentración. 3. Para la identificación de los documentos, se deben formar con la portada o guarda exterior, la que debe incluir datos de identificación del mismo, considerando el cuadro general de clasificación archivística. El marcado de identificación del expediente debe contener como mínimo los siguientes elementos: I. Unidad administrativa II. Fondo III. Sección IV. Serie V. Número de expediente o clasificador: el número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes VI. Fecha de apertura y, en su caso, de cierre del expediente VII. Asunto (resumen o descripción del expediente) VIII. Valores documentales IX. Vigencia documental X. Número de fojas útiles al cierre del expediente: es el número total de hojas contenidas en los documentos del expediente. En la ceja de la portada o guarda exterior del expediente deberá señalarse la nomenclatura asignada a los incisos III, IV y V. Sección Serie Número y año 12C / 12C.6 / BREVE TÍTULO DEL EXPEDIENTE En la portada del expediente deberá llevar el siguiente formato con el registro de los datos antes mencionados.

4 2.4.1 POLÍTICAS DE PRODUCCIÓN Y REPRODUCCIÓN DE DOCUMENTOS En la reproducción de documentos institucionales, las unidades administrativas deberán atender criterios de organización, suficiencia y racionalidad, con la finalidad de atender la cantidad estrictamente requerida y evitar gastos y la multiplicación innecesaria de copias y fotocopias; para lograr lo anterior se deberán de llevar a cabo las acciones siguientes: 1. Las copias para conocimiento que involucren o impliquen responsabilidades para alguna unidad administrativa en la consecución de un asunto determinado, deberán ser integradas al respectivo expediente. En los casos en que dichas copias se refieran a actividades a cargo de otras áreas, éstas no serán enviadas al Archivo de Concentración. 2. En caso de que sea indispensable disponer de copias, fotocopias y/o expedientes multiplicados como instrumentos de trabajo y ayuda de control interno, sólo constituirán instrumentos que faciliten la operación administrativa y serán de utilidad para las consultas que se consideren necesarias, pero no serán consideradas como material sujeto a archivo. Se conservarán durante el periodo en que tengan utilidad funcional y una vez concluido, serán dadas de baja en la propia oficina que los géneros. 3. Las notas informativas y tarjetas informativas, cuyo carácter no sea oficial y no contengan elementos de trascendencia legal o administrativa para el Instituto, podrán darse de baja en la propia oficina que los genera, en el momento en que pierdan su utilidad funcional. No formarán parte del expediente y se resguardarán en carpetas durante el tiempo que estén en uso.

5 POLÍTICAS DE TRANSFERENCIA Y RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL INEA Con la finalidad de que los archivos de trámite no acumulen indefinidamente documentos que hayan perdido su vigencia operativa para las Unidades Administrativas responsables, es indispensable transferir de manera sistemática y ordenada la documentación semiactiva al Archivo de Concentración para su debida custodia por lo que se considerara lo siguiente: 1. Para solicitar la transferencia documental al Archivo de Concentración (AC) se deberá enviar un oficio al responsable del AC, en el que se indique este asunto, informando: la serie documental a transferir, el periodo en que será conservado y el número de cajas. 2. Toda documentación que se envíe al AC deberá estar correctamente organizada y clasificada de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA vigente, por lo que no será aceptada aquella que no cuente con los requisitos indicados. 3. La organización de los documentos deberá estar registrada en el formato de inventario de transferencia primaria, el cual deberá enviarse previamente al AC, en correo electrónico por el área que solicita la transferencia indicando en tal medio el número del oficio con que se solicitó. El orden de los expedientes deberá estar organizado de acuerdo a su serie de manera progresiva y no mezclada. 4. Se deberá considerar para envío al AC sólo la documentación emitida como resultado de su gestión en el ejercicio de sus funciones, por lo que deberá omitir toda aquella generada por otras áreas y que no es su responsabilidad conservarla, así como tampoco: minutarios, hojas sueltas ni documentos duplicados. 5. Para cada tipo de documentos enviados, el área responsable de su emisión deberá indicar el plazo que permanecerán en el AC. en los formatos correspondientes, con forme al Catálogo de Disposición Documental vigente. 6. Las cajas de archivo deberán estar descritas con el formato de etiqueta establecido por el AC. La etiqueta se deberá pegar en el lado frontal de la caja, por los dos lados ( no en tapa, ni en laterales). 7. Para la recepción de los documentos se cotejará el inventario con el contenido de las cajas, cuando no se encuentre completo alguna de las dos partes no se recibirán señalándose como observaciones lo anterior. 8. La Unidad Administrativa entregará dos tantos del inventario, uno servirá de acuse de recibo, que deberá conservar para trámites posteriores y el otro será para control del AC, así mismo deberá enviarlo de manera electrónica.

6 ANEXO 2 PORTADA DE EXPEDIENTE DE ARCHIVO Fondo: ( 1 ) Sección: ( 2 ) Serie: ( 3 ) Subserie: ( 4 ) Número de expediente: ( 5 ) Fecha de apertura de expediente: ( 6 ) Fecha de cierre de expediente: ( 7 ) Asunto: ( 8 ) Valores Documentales: ( 9 ) Vigencia Documental: AT ( 10 ) AC ( 11 ) Número de fojas: ( 12 ) Legajo: ( 13 ) INSTRUCTIVO

7 NOMBRE DEL FORMATO: OBJETIVO: ELABORACIÓN: PRESENTACIÓN: PORTADA DE EXPEDIENTE LLEVAR A CABO LA DESCRIPCIÓN DE LOS EXPEDIENTES CONFORME A LOS LINEAMIENTOS GENERALES PARA LA ORGANIZACIÓN Y CONSERVACIÓN DE ARCHIVOS DE LAS DEPENDENCIAS Y ENTIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA FEDERAL. UNIDAD ADMIINISTRATIVA RESPONSABLE DE LOS EXPEDIENTES ELABORADO EN COMPUTADORA. No. de Identifica ción Dice Debe Anotarse 1 Fondo: Corresponde a la razón social del Instituto. (INEA) 2 Sección: Clave y nombre de la sección a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA. (actualizado) 3 Serie: Clave y nombre de la serie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA. (actualizado) 4 Subserie: Clave y nombre de la subserie a la que corresponde la documentación que integra el expediente, de acuerdo al Cuadro General de Clasificación Archivística del INEA. (actualizado) 5 Número de Expediente: El número consecutivo que dentro de la serie documental identifica a cada uno de sus expedientes. 6 Fecha de apertura de expedientes: 7 Fecha de cierre de expediente: Registrar fecha del primer documento del expediente. Fecha del último documento del expediente. 8 Asunto: Resumen o descripción del expediente. 9 Valores Documentales: Se toman los datos registrados en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. (actualizado) Vigencia Documental: Tiempo en número de años que permanecerá el expediente en Archivo de Trámite (AT) o Archivo de Concentración (AC), información que se consulta en el Catálogo de Disposición Documental del INEA. 12 Número de fojas: Total de hojas que integran al expediente. 13 Legajo: Cuando el expediente por tamaño o por asunto del mismo se encuentre dividido.

8 ANEXO 6 INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTES UNIDAD ADMINISTRATIVA: ( 1 ) SECCIÓN: ( 2 ) SERIE: ( 3 ) CLASIFICIACION ASUNTO PERIODO OBSERVACIONES SIGNATURA ( 4 ) ( 5 ) ( 6 ) ( 7 ) ( 8 )

9 NOMBRE DEL FORMATO: OBJETIVO: ELABORACIÓN: PRESENTACIÓN: INVENTARIO GENERAL POR EXPEDIENTES. REGISTRAR CADA UNO DE LOS EXPEDIENTES UNIDAD ADMIINISTRATIVA ELABORADO EN COMPUTADORA. No. de Identifica ción Dice Debe Anotarse 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el área que realiza la transferencia. 2 SECCIÓN Clave y nombre de la sección a la que corresponden los expedientes a registrar. 3 SERIE Clave y nombre de la serie a la que corresponden los expedientes a registrar. 4 CLASIFICACIÓN Clave de registro: sección / serie / número de expediente. 5 ASUNTO Breve descripción de la información que contiene el expediente. 6 PERIODO Fechas extremas del expediente. 7 OBSERVACIONES Datos generales como: préstamo, anexos, etc. 8 SIGNATURA Ubicación física del expediente: archivador, caja etc.

10 ANEXO 7 INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA UNIDAD ADMINISTRATIVA: ( 1 ) HOJA: DE ( 4 ) ÁREA REMITENTE: ( 2 ) N DE TRANSFERENCIA ( 5 ) AUTORIZA: ( 3 ) FECHA (dd-mm-aa) ( 6 ) CLASIFICACIÓN ASUNTO FECHAS EXTREMAS PLAZO DE CONSERVACIÓN CAJA OBSERVACIONES ( 7 ) ( 8 ) ( 9 ) ( 10 ) ( 11 ) (12) EL PRESENTE INVENTARIO CONSTA DE CAJAS, Y AMPARA LA CANTIDAD EXPEDIENTE RESPONSABLE DE LA RESPONSABLE DE LA TRANSFERENCIA: RECEPCIÓN: Nombre y firma Nombre y firma

11 NOMBRE DEL FORMATO: OBJETIVO: ELABORACIÓN: PRESENTACIÓN: INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA. LLEVAR A CABO TRANSFERENCIAS PRIMARIAS AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. UNIDAD ADMIINISTRATIVA QUE SOLICITA LA TRASFERENCIA ELABORADO EN COMPUTADORA. No. de Identifica ción Dice Debe Anotarse 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA Nombre de la Unidad Administrativa a la que pertenece el área que realiza la transferencia. 2 ÁREA REMITENTE Nombre del área que realiza la transferencia. 3 AUTORIZA Nombre del servidor público que autoriza la transferencia. 4 HOJA DE Número de hojas que integran la relación. 5 N DE TRANSFERENCIA Número progresivo de transferencia, ( 1, 2, 3 ) 6 FECHA (dd-mm-aa) Fecha en que realiza la transferencia dd/mm/aa. 7 CLASIFICACIÓN Clave de clasificación: sección / serie / n de expediente año. 8 ASUNTO Nombre o breve descripción de la información que contiene el expediente. 9 FECHAS EXTREMAS Periodo que abarca la información del expediente. (en años ó sólo 2005) 10 PLAZO DE CONSERVACIÓN De acuerdo al Catálogo de Disposición Documental. (Número de años) 11 CAJA Registrar el número de caja en que se tenga guardado el expediente. 12 OBSERVACIONES Registrar notas no contempladas en los anteriores campos ejemplos: legajos del mismo expediente, anexo CD, etc.