CALENDARIO DE ACTIVIDADES DEL EJERCICIO FISCAL 2015

Transcripción

1 NORMATIVIDAD E INSTRUMENTOS TÉCNICOS Capacitación en materia de Archivo de Trámite. (Responsabilidades, actividades) Establecimiento de un programa de capacitación archivística. Asesoramiento al personal del Instituto en materia de Archivo Capacitación en materia de s Primarias (integración de expedientes, foliación, caratula, expurgo, cocido, etiquetas, etc.) Capacitación en materia del CADIDO Elaboración y aplicación del Cuadro General de Clasificación de Archivos y del Catálogo de Disposición Documental. Cuadro General de Clasificación Archivística y el Catálogo de Disposición Documental Actualizados Actualizar los Instrumentos Archivísticos conforme a la normatividad vigente. febrero Diseño e integración de la Guía Simple de archivos. Actualizado durante cada ejercicio fiscal a partir del 2006 Actualización de la Guía Simple, de los expedientes abiertos durante el ejercicio fiscal anterior. Diciembre Publicación y actualización en el portal institucional Diciembre

2 ARCHIVOS DE TRÁMITE Derivado de los cambios de estructura, se solicitará a las Unidades Administrativas, actualicen o Cada Unidad Administrativa ha nombrado al ratifiquen a los responsables de archivo de trámite. Designación de responsables. responsable de su archivo de trámite, el cual vigila y coordina la organización de sus documentos. Derivado de los cambios de estructura, se solicitará a las Unidades Administrativas, actualicen o ratifiquen las firmas para los Servidores Públicos que pueden acceder a los archivos confidenciales y reservados. febrero Establecimiento de procedimientos de archivo de trámite. Se implementó el Manual de Administración de Archivos (Archivo de Trámite), emitido por la Secretaría de la Función Pública.

3 Las Unidades Administrativas van al corriente con Clasificación y descripción de expedientes de archivo en carátulas. la clasificación de sus archivos en base al Cuadro General de Clasificación y al Catálogo de Disposición Documental. Elaboración de inventario por expediente. Capacitación al personal para la elaboración del Inventario por expediente. ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Establecimiento de calendario de Transferencias Primarias Se cuenta con un calendario para las s autorizado en los Criterios Específicos para la Organización y Conservación de los Archivos del Instituto Mexicano de Cinematográfia Segunda sesión Ordinaria de Establecimiento de sistemas para el control del préstamo de expedientes. Actualmente se cuenta con formato de Vale de Préstamo con los cuales se controla el préstamo de expedientes. realizar el préstamo de los expedientes que se soliciten todo el año

4 Se reciben s primarias todo el año de Recepción de s primarias. acuerdo al Catálogo de Disposición Documental, vigilando que los inventarios de estén bien requisitados. Recibir s todo el año Elaboración de inventarios de los archivos que se localizan en el Archivo de Concentración. Se actualiza constantemente el Inventario General del Archivo de Concentración y el Calendario de Caducidades. Mantener actualizado el inventario general del Archivo de Concentración. Informar a las áreas el estatus de sus documentos para proceder al destino final Febrero Promoción y dictamen de disposición documental. verificación del calendario de caducidades para solicitar bajas documentales ante las áreas administrativas y el AGN solicitar las Bajas Documentales ante el AGN Realizar la donación de papel ante la CONALITEG Con forme al calendario del AGN Con forme autorice el AGN Elaboración de instrumentos de descripción de los archivos en custodia. Se cuenta con instrumentos de control y descripción de los archivos que se tienen en guarda y de aquéllos que se transfieren. (Guía Simple e inventarios). Elaborar la Guía Simple de Archivos (Concentración). Identificación de las s primarias Se cuenta con las cajas de las s acomodadas en el Archivo de Concentración en orden aleatorio Identificar las cajas y numerarlas para la mejor manipulación de las cajas en el momento del cambio se sede enero

5 Elaboración del inventario general del Archivo de concentración Se cuenta con un inventario general actualizado en el Archivo de Concentración Actualizar conforme s y bajas documentales Reacomodo del Archivo de Concentración Se realizara el cambio de sede del Archivo de Concentración Realizar el reacomodo de la documentación que se tiene resguardada en el Archivo de Concentración en la nueva sede Tres meses posterior al cambio de sede