MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

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1 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 1 de 17 Verifique en el listado maestro de documentos que esta es la versión vigente antes de utilizar el documento. 1. OBJETIVO: Suministrar al Fondo de Prestaciones Económicas Cesantías y Pensiones FONCEP las pautas necesarias para una adecuada gestión de la documentación producida y recibida por la Entidad en desarrollo de sus funciones, Fijar las políticas que permitan normalizar y racionalizar la producción y el Manejo de los documentos logrando regularizar el flujo de los mismos, de acuerdo a las normas legales y procedimientos establecidos por el Archivo General de la Nación y el Archivo de Bogotá. Identificar y agrupar los documentos de las dependencias productoras en series, subseries, de acuerdo con las Tablas de Retención Documental y ordenar los documentos en cada expediente, siguiendo la secuencia natural en la que se realizó el trámite que los produjo, con el fin de recuperar su orden original. 2. ALCANCE: Inicia con la recepción de documentos en las áreas y oficinas para la apertura de las unidades documentales guiados por los parámetros archivísticos establecidos (aplicando los principios de Orden Original y Procedencia), y finaliza con la conformación del mismo. 3. INSUMOS Tablas de Retención Documental. Formato de préstamo de documentos. Formato único de Inventario. 4. NORMATIVIDAD NORMA Ley 594 de 14 de Julio 2000 DESCRIPCIÓN Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación

2 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 2 de 17 NORMA Ley 734 de 2002 Acuerdo 011 de 1996 Acuerdo 38 de Septiembre Acuerdo 060 de 2001 Acuerdo 06 de 2011 Acuerdo 042 de Acuerdo 05 de 2013 Decreto 2609 de 2012 Código de Procedimiento Civil. Articulo 251 Código penal. Título IX, articulo 292 Circular 004 de 2003 Circular 46 de 2004 Ley 594 de 14 de Julio 2000 DESCRIPCIÓN dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. Por el cual se expide el Código Disciplinario Único. Por el cual se establecen criterios de conservación y organización de documentos Por el cual se desarrolla el Artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de Por el cual se establecen pautas para la administración de las comunicaciones oficiales en las entidades públicas y las privadas que cumplen funciones públicas. Por el cual se reglamenta la organización y manejo de los expedientes pensionales. Por el cual se establecen los criterios para la Organización de los Archivos de Gestión de las Entidades Públicas y las Privadas que cumplen funciones públicas. Por medio del cual se establecen los criterios básicos para la clasificación, ordenación y descripción de los archivos en las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas. Reglamenta el título V de la Ley 594 de 2000, parcialmente los artículos 58 y 59 de la Ley 1437 de 2011 y dicta otras disposiciones en materia de Gestión Documental. El documento público es el otorgado por funcionario público en ejercicio de su cargo o con su intervención. Establece las sanciones para hechos de destrucción, supresión u ocultamiento de documento público. Organización de las Historias Laborales Definición de Criterios técnicos de la Serie Contratos. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otras disposiciones. Artículo 22: Procesos archivísticos. La gestión de documentación dentro del concepto de archivo total, comprende procesos tales como la producción o recepción, la distribución, la consulta, la organización, la recuperación y la disposición final de los documentos. 5. DOCUMENTOS, FORMATOS Y REGISTROS UTILIZADOS. TIPO CODIGO DOCUMENTO SOPORTE

3 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 3 de 17 Formato FTGAD07-24 Formato Préstamo de Expedientes Formato FTGAD07-01 Formato Único de Inventario Documental Manual MNGAD Manual de Gestión Documental Físico o Magnético Físico o Magnético Físico o Magnético 6. DEFINICIONES 1 Archivo central: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. Archivo de gestión: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. Carpeta: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. Consulta de documentos: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. Documento de archivo: Registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones. Expediente: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. Foliar: Acción de numerar hojas. Folio: Hoja. Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta // Operación incluida en los trabajos de ordenación que consiste en numerar correlativamente todos los folios de 1 Acuerdo 027 de 2006.

4 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 4 de 17 cada unidad documental. Folio Recto: Primera cara de un folio, la que se numera. Folio vuelto: Segunda cara de un folio, la cual no se numera. Gestión documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Inventario documental: Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. Ordenación documental: Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. Organización de archivos: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. Producción documental: Generación de documentos hecha por las instituciones en cumplimiento de sus funciones. Serie documental: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. Subseries: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. Tabla de Valoración Documental: Listado de asuntos o series documentales a los cuales se asigna un tiempo de permanencia en el archivo central, así como una disposición final.

5 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 5 de 17 Testigo: Elemento que indica la ubicación de un documento cuando se retira de su lugar, en caso de salida para préstamo, consulta, conservación, reproducción o reubicación y que puede contener notas de referencias cruzadas. Unidad de Conservación: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. Unidad Documental: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. 7. RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD Director, Subdirectores, Jefes de Oficinas, Responsables de Área. Acuerdo 042 de 2002, Artículo 3:..El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la Ley 734 de 2002 para todo Servidor Público. Aplicando la Ley 594 de 2000, en su Articulo 16, el Director del FONCEP, Subdirector Administrativo y Financiero, y/o funcionario administrativo de igual o superior jerarquía a cuyo cargo estén los archivos públicos, tendrán la obligación de velar por la integridad, autenticidad, veracidad, y fidelidad de la información de los documentos de archivo y serán responsables de su organización y conservación así como la prestación de los servicios archivísticos. Comité Interno de Archivo Responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

6 Responsable Gestión Documental MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 6 de 17 Coordina y verifica que las actividades realizadas por los técnicos cumplan con el procedimiento establecido y apliquen los criterios y normas archivísticas correspondientes. Técnico Operativo Realiza las actividades correspondientes al procedimiento de creación actualización y préstamo de expedientes. Funcionarios. Según Acuerdo 038 de 2002, Artículo 1, El Servidor Público será responsable de la adecuada conservación, organización, uso y manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones. Ley 734 de 2002, establece como deberes de todo servidor público el de custodiar y cuidar la documentación e información que por razón de su empleo, cargo o función, conserve bajo su cuidado o a la cual tenga acceso, impidiendo o evitando la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos 8. LINEAMIENTOS O POLÍTICAS DE OPERACIÓN Para la Organización de los Archivos de Gestión, se debe aplicar la Tabla de Retención Documental. (TRD) El Archivo General de la Nación (AGN) y el Archivo de Bogotá (AB), son los Organismos del Estado encargados de regular las políticas y lineamientos para la gestión documental, por tal motivo el FONCEP se debe regir por la normatividad vigente emitida por éstos.

7 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 7 de 17 Una vez organizados los documentos en los Archivos de Gestión y cumplido su tiempo de Retención de acuerdo a la TRD, se deben transferir al Archivo Central, siguiendo el procedimiento establecido para tal fin. Las Unidades Documentales deben estar organizadas por series y subseries documentales según la TRD, desde la creación del documento en los Archivos de Gestión, sin esperar a organizar estas unidades documentales hasta las transferencias al Archivo Central. Para el préstamo de unidades documentales entre dependencias, se debe tener la carpeta organizada y foliada. Su respectiva foliación debe ser consecutiva y legible, Tener en cuenta no enumerar los folios que se encuentren en blanco. A la hora de marcar las carpetas debe tener en cuenta las series y subseries.

8 9. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 8 de 17 No. 1. TIPO DE ACTIVIDAD Generar Recibir Documentos. y/o DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD Generar y/o Recibir la documentación producida en ejercicio de las funciones de cada dependencia del. AREA RESPONSABLE del CARGO RESPONSABLE REGISTRO Documentación producida de cada dependencia. PUNTO DE CONTROL Los documentos corresponden a la TRD? Si, continúe en la Actividad No. 2 Si NO, continúe con la Actividad No Identificar las Series y Subseries. Identificar las series y/o subseries de la documentación recibida, teniendo en cuenta la Tabla de Retención Documental del Tabla de Retención Documental 3. Clasificar Información. La Con base en las Tablas de Retención Documental se agrupan los documentos en series y subseries. del Tabla de Retención Documental 4. Aplicar medidas de conservación Preventiva. Retirar de la documentación material metálico, desdoblar pliegues, remplazar unidades de conservación del 5. Ordenar los Documentos. Los documentos a incorporar deben estar ordenados cronológicamente teniendo en cuenta el principio de orden original. del Expediente Solicitado Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet

9 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 9 de Realizar Depuración duplicidad. de Perforar y Archivar la Documentación Foliar la Documentación. Se deben separar las copias o duplicados idénticos, documentos en blanco, los documentos que se encuentren en papel químico se les deben sacar fotocopia. Al incorporar los documentos al interior de la carpeta se deben alinear y perforar a tamaño oficio independientemente del tamaño del papel. La numeración debe ser consecutiva, sin omitir o repetir número. No utilizar suplementos como a, b, c, o bis. Se debe escribir el número legible en la esquina superior derecha de la cara recta del folio en el mismo sentido del texto del documento. No se debe alterar membretes, sellos, textos, o numeraciones originales.. No se deben numerar folios que se encuentren en blanco del del del Expediente Expediente 9. Rotulación de las Unidades documentales. Marcar las carpetas teniendo en cuenta las series y subseries establecidas en la Tabla de Retención Documental, se debe registrar el nombre de la sección y/o subsección, Código, Serie y/o Subseries, Código, Asunto, Fecha inicial, fecha final, Retención y Disposición Final. del Tabla de Retención Documental Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

10 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 10 de Almacenar la documentación. Rotulación de las Cajas. FIN Incorporar a las carpetas de carácter informativo o de apoyo. FIN Las carpetas se deben almacenar de manera organizada en las cajas establecidas para éstas. Marcar las cajas utilizando el rótulo establecido y en el que se debe registrar El No de caja, el No de carpetas que contiene, Sección y/o subsección, Código, Serie y/o Subseries, código, Fecha inicial y fecha final. Se incorporan a las carpetas de apoyo o de carácter informativo. del del FIN DEL PROCEDIMIENTO del FIN DEL PROCEDIMIENTO 10. DIAGRAMA DE FLUJO Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

11 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 11 de 17 Responsable de consultarlo debe compararlo con la versión oficial publicada en la Intranet.

12 11. RELACIÓN DE TIEMPOS MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 16 de 17 No. POR ACTIVIDAD Y/O PRODUCTO LEY TIEMPO INSTITUCIONAL (Lineamientos Internos) 1. Generar y/o Recibir Documentos Identificar las Series y Subseries Clasificar La Información Aplicar medidas de conservación Preventiva Ordenar los Documentos Realizar Depuración de duplicidad. Perforar y Archivar la Documentación Foliar la Documentación Rotulación de las Unidades documentales Almacenar la documentación Rotulación de las Cajas Incorporar a las carpetas de carácter informativo o de apoyo. - -

13 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 17 de PRODUCTOS Y/O INFORMACIÓN SECUNDARIA INFORMACIÓN A PUBLICAR Base de Datos RESPONSABLE FRECUENCIA UBICACIÓN Grupo de Gestión Documental Diario ORFEO Archivo Central Originales físicos en carpeta TRD 13. CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN 001 Abril de 2009 Adopción del Procedimiento Cambio de código por creación de nuevo proceso cumpliendo los lineamientos del Instructivo INDE Cambio de nombre Procedimiento organización de 002 Mayo de 2014 documentos por Procedimiento Organización de Unidades Documentales. Se actualiza el encabezado y cambio de Logo, cuya forma está identificada con los colores del Logo del plan de desarrollo Distrital BOGOTA HUMANA. a. Se incluye el pie de página con los campos, Revisión y Aprobación técnica (responsable de proceso) y (Jefe Oficina Asesora de Planeación). b. Cambio de Objetivo. c. Se incluye el numeral Normatividad. d. Se Incluye el numeral de Políticas de Operación del Procedimiento. e. Se establecen los Insumos de este procedimiento. f. Identificación de responsables y Autoridades. g. Productos y/o información secundaria. h. Nuevas Definiciones. i. Los aspectos relevantes forman parte de los lineamientos o políticas de operación. j. La descripción de actividades, presenta una nueva. metodología, por medio de un cuadro lógico. k. Modificación en la descripción de actividades. l. Cambio en el Diagrama de Flujo. m. Se incluye un nuevo Ítem, 11. Relación de Tiempos, ayudándonos a optimizar los tiempos en cada actividad, y a

14 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 18 de 17 VERSIÓN FECHA DESCRIPCIÓN DE LA MODIFICACIÓN hacer más eficiente el procedimiento. n. El cuadro de control de Cambios se establece al final del Procedimiento. o. Anexos. ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención Documental 14. ANEXOS ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención Documental

15 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 19 de 17 ANEXO 1. Instructivo de Tabla de Retención Documental.

16 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 20 de 17 INSTRUCTIVO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 1. ENTIDAD PRODUCTORA: Se debe colocar el nombre de la Entidad. OFICINA PRODUCTORA: Nombre de la Oficina Asesora, Subdirección, Área Responsable o Grupo Funcional. 2. CODIGO: Se registran los números que identifican a la Oficina Productora, Serie y Subserie. 3. SERIE, SUBSERIES Y TIPOS DOCUMENTALES: Se registran los nombres asignados a cada una de las Unidades documentales producidas por la Oficina productora resultantes del ejercicio de sus funciones. 4. SUBSISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD: Van consignados los Códigos del Proceso y Procedimiento establecidos en el Manual de Calidad. 5. RETENCION: Plazo en el que deben permanecer los documentos en el Archivo de Gestión o en el Archivo Central. 6. ARCHIVO DE GESTION: Etapa en la que se encuentra la documentación de consulta frecuente de las Oficinas Productoras. 7. ARCHIVO CENTRAL: Etapa en la que se encuentran los documentos que son transferidos del Archivo de Gestión y cuya consulta es menos frecuente. 8. DISPOSICIÓN FINAL: Es la última etapa del Ciclo Vital donde se establece si la documentación se elimina, se selecciona cierto porcentaje, se microfilma o digitaliza o si se conserva permanentemente. 9. CONSERVACION TOTAL 2 : Se aplica a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal o los que por su contenido informan sobre el origen, desarrollo, estructura, procedimientos y políticas de la Entidad Productora, convirtiéndose en testimonio de su actividad y trascendencia. Así mismo, 2 Archivo de Bogotá, Tablas De Retención Documental Para Las Entidades Distritales: Guía Para La Elaboración, Presentación Aprobación Aplicación seguimiento

17 Área Responsable: Fecha de Aprobación: Mayo de 2014 Página 21 de 17 son patrimonio documental de la sociedad que los produce, utiliza y conserva para la investigación, la ciencia y la tecnología. 10. ELIMINACIÓN 3 : Proceso mediante el cual se destruyen los documentos que han perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tienen valor histórico y carecen de relevancia para la investigación, la ciencia y la tecnología. 11. SELECCIÓN 4 : Proceso mediante el cual se determina la conservación parcial de la documentación por medio de muestreo, entendiéndose éste como la operación por la cual se conservan ciertos documentos de carácter representativo o especial durante la selección con criterios alfabéticos, numéricos, cronológicos, topográficos, temáticos, entre otros. 12. MEDIO TECNOLÓGICO 5 : En esta columna se indican los soportes electrónicos o magnéticos con las que se conservarán las series o subseries documentales. 13. PROCEDIMIENTOS 6 : En esta columna se debe consignar los procesos aplicados en la modalidad de muestreo, microfilmación y eliminación. 3 IBIDEM 4 IBIDEM 5 IBIDEM 6 IBIDEM