GUÍA PARA LA CONSULTA DE DOCUMENTOS

Transcripción

1 Página 1 de 5 Revisó Dir. Certificación y Gestión Documental Auxiliar de Archivo 1. OBJETIVO Aprobó Rector Fecha de aprobación Noviembre 29 de 2007 Resolución N 1843 Definir los lineamientos para la consulta de los documentos de Archivo. 2. ALCANCE Aplica a todos los documentos de soporte papel, electrónicos o digitales que se encuentren en los archivos de gestión y en el archivo central. 3. DEFINICIONES Y/O ABREVIATURAS Archivo: Es el conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública o privada, en el transcurso de su gestión, conservados, respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa, la información, la investigación y la cultura. Archivo Central: Es aquel en el que se agrupan documentos transferidos por los distintos archivos de gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. Archivo de Gestión: Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. Archivo Histórico: Es aquel al que se transfieren desde el archivo central los documentos de conservación permanente. Consulta: Es el acceso a un documento o grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. La consulta garantiza el derecho que tienen los usuarios (ciudadanos, Unidades Académico-Administrativas, entes de control, etc.) de acceder a la información que se encuentra en los documentos de archivo y también de obtener copias, si son necesarias. Datos abiertos: Son todos aquellos datos primarios o sin procesar, que se encuentran en formatos estándar e interoperables que facilitan su acceso y reutilización, los cuales están bajo la custodia de las entidades públicas o privadas que cumplen con funciones públicas y que son puestos a disposición de cualquier ciudadano, de forma libre y sin restricciones, con el fin de que terceros puedan reutilizarlos y crear servicios derivados de los mismos. DCGD: Dirección de Certificación y Gestión Documental. Documento de archivo: Es el registro de información producida o recibida por una entidad pública o privada en razón de sus actividades o funciones.

2 Página 2 de 5 Documento en construcción: No será considerada información público aquella información preliminar y no definitiva, propia del proceso de liberatorio de un sujeto obligado en calidad de tal. Formato Único de Inventario Documental: Instrumento que describe la relación sistemática y detallada de las unidades de un fondo (archivo de una entidad), siguiendo la organización de las series documentales, con el fin de asegurar el control de los documentos en sus diferentes fases. Gestión Documental: Es el conjunto de actividades y técnicas tendientes a la planificación, procesamiento, manejo y organización de la organización producida y recibida por los sujetos obligados, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Información: Se refiere a un conjunto organizado de datos contenido en cualquier documento que los sujetos obligados generen, obtengan, adquieran, transformen o controlen. Información Pública: Es toda información que un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal. Información pública clasificada: Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semiprivado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las circunstancias legítimas y necesarios y los derechos particulares o privados consagrados en el artículo de la Ley 1712 del Información pública reservada. Es aquella información que estando en poder o custodia de un sujeto obligado en calidad de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los requisitos consagrados en el artículo 19 de la Ley 1712 del Publicar o divulgar: significa poner a disposición en una forma de acceso general a los miembros del público e incluye la impresión, emisión y las formas electrónicas de difusión. Sujetos obligados: Se refiere a cualquier persona natural o jurídica, pública o privada incluida el artículo 5 de la Ley 1712 del UAA: Unidad Académica y/o administrativa. 4. PRINCIPIOS Toda información en posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional o legal. De conformidad con la ley 1712 de 2014 incluida en su artículo 3 -Otros principios de la transparencia y acceso a la información pública-, se tendrán en cuenta los siguientes principios: Principio de transparencia: La información se presume pública, en consecuencia esta se debe proporcionar y facilitar en los términos más amplios posibles y a través de medios y procedimientos establecidos.

3 Página 3 de 5 Principio de buena fe: Todo sujeto obligado, al cumplir con las obligaciones derivadas del derecho de acceso a la información pública, lo hará con motivación honesta, leal y desprovista de cualquier intensión dolosa o culposa. Principio de la facilitación: Se facilitará el ejercicio del derecho de acceso a la información pública, excluyendo exigencias o requisitos que puedan obstruirlo o impedirlo. Principio de la no discriminación: La información se deberá entregar a todas las personas que lo soliciten, en igualdad de condiciones. Principio de la gratuidad: El acceso a la información pública es gratuito y no se podrá cobrar valores adicionales al costo de reproducción de la información. Principio de la celeridad: Con este principio se busca agilidad en el trámite y la gestión administrativa. Principio de la eficacia: El principio impone el logro de resultados mínimos en relación con las responsabilidades confiadas a los organismos estatales, con miras a la efectividad de los derechos colectivos e individuales. Principio de la calidad de la información: Toda información suministrada deberá ser oportuna, objetiva, veraz, completa, reutilizable, procesable y estar disponible en formatos accesibles para los solicitantes e interesados en ella, teniendo en cuenta los procedimientos del proceso de Gestión Documental. 5. EXCEPCIONES ACCESO A LA INFORMACIÓN Exceptuada es toda aquella información pública clasificada, cuyo acceso podrá ser rechazado o denegado de manera motivada y por escrito, siempre que el acceso pudiera causar un daño a los siguientes casos: a) El derecho de toda persona a la intimidad, bajo las limitaciones propias que impone la condición de servidor público, en concordancia con lo estipulado. b) El derecho de toda persona a la vida, la salud y la seguridad. c) Los secretos comerciales, industriales y profesionales.

4 Página 4 de 5 6. CONTENIDO DE LA GUÍA 6.1 CONSULTA DE EN LOS ARCHIVOS DE GESTIÓN La consulta de los documentos en los archivos de gestión, por parte de las UAA, funcionarios y de los ciudadanos, deberá efectuarse permitiendo el acceso a los documentos, cualquiera que sea su soporte. En caso que el interesado requiera una fotocopia, ésta deberá ser autorizada por el Jefe de la respectiva UAA y sólo se permitirá cuando la información no sea de carácter reservado conforme a la Constitución o a las Leyes. En la UAA correspondiente se llevará el registro de las consultas realizadas, por medio del diligenciamiento del Formato Relación de Consulta de Documentos FGD.39. La primera fuente para atender la consulta de los documentos en el Archivo Central para las UAA, los funcionarios y los ciudadanos será la copia del Formato Único de Inventario Documental FGD.15 enviada nuevamente por la Dirección de Certificación y Gestión Documental, en donde constan todos los elementos de información para facilitar su recuperación. En caso de documentos que se encuentran microfilmados, debe presentarse también la solicitud del Jefe de la UAA productora de los documentos. En la Dirección de Certificación y Gestión Documental se realiza la búsqueda inicialmente en el Formato Único de Inventario Documental FGD.15, para saber el número del rollo en el cual se encuentra la información y posteriormente, en el respetivo rollo por medio del lector de microfilm. La consulta será atendida teniendo en cuenta los principios enunciados en numeral 4 y se deberá llevar un control interno de las solicitudes atendidas.

5 Página 5 de 5 CONTROL DE CAMBIOS VERSIÓN FECHA DE APROBACIÓN DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS REALIZADOS 01 Noviembre 29 de 2007 Creación del documento 02 Julio 18 de Octubre 7 de Mayo 26 de 2016 Inclusión en el numeral 4.1 por medio del diligenciamiento del Formato Relación de Préstamo de Documentos FGD.13 Inclusión en el numeral 4.2. Diligenciamiento del Formato Relación de Préstamo de Documentos FGD.13 Modificación del alcance del procedimiento. Inclusión de definiciones correspondientes a Archivo, Datos abiertos, Información pública, Gestión documental y demás. Cambio en el numeral 4 pasando a ser Principios, numeral 5 siendo Excepciones Acceso a la Información y numeral 6 Contenido de la Guía. Modificación en el numeral 6.1 teniendo en cuenta el numeral 4. Modificación en el numeral 6.3 Eliminación numeral 6.2, 6.3 y 6.4 Modificación en numeral 6 contenido de la guía.