Rama Judicial del Poder Público. Consejo Superior de la Judicatura. Sala Administrativa

Transcripción

1 Rama l Por Público Consejo Superior la Judicatura Sala Administrativa SIGC PROCEDIMIENTO PARA LA ORGANIZACION Y DE DOCUMENTOS QUE FORMAN PARTE DE LOS PROCESOS DE CONTRATACION 1. OBJETIVO Documentar el procedimiento a seguir para el manejo los documentos en los s contratación que alante la Dirección Ejecutiva y Seccionales 2. ALCANCE Este procedimiento aplica para los empleados y empleadas que tengan asignadas las funciones alantar los diferentes s contratación realizados por la Dirección Ejecutiva y las Seccionales y las personas que administran los archivos gestión en la División Contratos o su Seccionales. 3. RESPONSABLE Los responsables implementar este procedimiento son las Unidas Administrativa y la Dirección Ejecutiva y sus equivalentes en las Seccionales. 4. DEFINICIONES DEAJ: Dirección Ejecutiva DOCUMENTOS DE APOYO: Son aquellos documentos carácter general como leyes, manuales, etc. que puen incidir en el cumplimiento funciones específicas la gestión y son generados por un tercero o la misma entidad. Estos no forman parte las series documentales. DSAJ: Dirección Seccional FOLIO: Hoja FOLIAR: Acción numerar hojas. FOLIO RECTO: Primera cara un folio, la que se numera. FOLIO VUELTO: Segunda cara un folio, la cual no se numera. PAGINA: Lo escrito o impreso en una cara. La impresión este documento se consira No Página 1 11

2 TRD: Tablas Retención Documental 5. NORMATIVIDAD NTCGP 1000: Norma Técnica Calidad en la Gestión Pública Ley , Artículo 34, numeral 5 Ley , artículo 15 Ley Estatuto General Contratación la Pública y Decretos reglamentarios. Ley Ley Estatutaria la Justicia Ley Creó el sistema Gestión la Calidad en la Rama Ejecutiva y en otras entidas prestadoras servicios Ley Introdujo medidas para la eficacia y transparencia la Ley Decreto por el cual se reglamenta la Ley , se modifica el Decreto y se dictan otras disposiciones en aplicación la Ley Decreto Por el cual se reglamenta la Ley Decreto , artículo 83 Decreto Reglamentó parcialmente la Ley Resolución No Por la cual se crea y reglamenta el Comité Asesor y Evaluador la Dirección Ejecutiva. 6. ACTIVIDADES 1 Recepcionar los documentos para iniciar los s contratación, en su etapa precontractual. Recibir l Director o Directora Administrativa y l Secretario o Secretaria l Comité Asesor y Evaluador el memorando por medio l cual se le signa como responsable l contratación, así como los documentos que lo soportan, verificando que los mismos cumplan con los procedimientos establecidos por la entidad, en el manual contratación, acuerdos y más documentos que para el efecto expida, con los requisitos y las normas legales vigentes, las expedidas por la Sala Administrativa l Consejo Superior la Judicatura y el Director Ejecutivo o Directora Ejecutiva. Nota: Dentro las verificaciones que se realicen se berá constatar las siguientes: Todos los documentos que conforman el estudio conveniencia y oportunidad y más documentos que lo soportan berán tener intificados claramente la fecha y las personas responsables su elaboración y aprobación, así como la firma en los mismos. Verificar que se anexa la respectiva autorización la Sala Administrativa (cuando se requiera), los certificados disponibilidad presupuestal, autorización vigencias futuras (cuando se Secretario o Secretaria l Comité Asesor y Evaluador y Empleado o Empleada que tengan a cargo el la Dirección Ejecutiva o su Seccionales La impresión este documento se consira No Página 2 11

3 2 Generar la serie documental para el contratación, en su etapa precontractual 3 Organizar, archivar y foliar los documentos generados en el contratación, durante la etapa precontractual requiera) y la consulta en el SICE l bien o servicio a contratar. Abrir la respectiva carpeta archivo establecida por la entidad, la cual es blanca en propalcote con cordón amarre y dos aletas y en don se irán archivando los diferentes tipos documentales que soportan la serie documental, acuerdo al tipo contratación que se alantará; se le colocará el marbete que intifica el tipo, número l mismo y el número carpeta. Nota: La carpeta iniciará con la ficha verificación requisitos legales para la contratación pública (tabla índice Anexo No.1) y seguidamente se incluirán los documentos que soportan el nombramiento y posesión l Director Ejecutivo o Directora Ejecutiva. El o la responsable cada, verificará que los tipos documentales que conforman las carpetas cada contratación cumpla con los siguientes requisitos mínimos: - Los documentos serán archivados acuerdo con los trámites que dieron lugar a su producción, es cir en orn cronológico arriba hacia abajo y en las carpetas establecidas por la entidad para su archivo. - Los documentos que contengan cada una las carpetas berán estar purados, lo cual consiste en evitar la duplicidad documentos (en caso presentarse esta situación se jará el original, siempre y cuando cumpla con los términos establecidos por la ley y la entidad en el contratación; en caso contrario se procerá a jar la copia o fax que cumpla con los plazos estipulados), se retirarán las hojas en blanco. - Los documentos que se reciban en papel fax térmico berán ser remplazados por fotocopia los mismos. - Los documentos serán foliados en forma continua y si requiere más una carpeta, la foliación se ejecutará en forma tal que la segunda será la continuación la primera y así sucesivamente. - La foliación berá realizarse utilizando lápiz negro manera consecutiva, es cir sin omitir ni repetir Secretario o Secretaria l Comité Asesor y Evaluador y el empleado o empleada la Dirección Ejecutiva o sus equivalentes en las Seccionales la Dirección Ejecutiva o sus equivalentes en las Seccionales. La impresión este documento se consira No Página 3 11

4 números o agregar suplementos (A,B,C, ó bis) La numeración se realizará en la esquina superior recha la cara recta l folio y en el mismo sentido l texto l documento, manera legible, sin enmendaduras sobre un espacio en blanco y sin alterar membretes, sellos, textos o numeraciones originales. No se berá foliar las pastas ni hojas-guarda en blanco. Los planos, mapas, dibujos, etc., tendrán el número folio consecutivo que les corresponda, aún cuando estén plegados y si se encuentran por separado, se jará la constancia mediante un testigo su lugar stino y en este se indicará la procencia. Los anexos impresos (folletos, boletines, etc.) se numerarán como un solo folio. Cuando se encuentre varios documentos formato pequeño adheridos a una hoja, ésta se numerará como una sola, jando en el formato único inventario documental (Anexo 2) la respectiva nota, la cual incluirá el número documentos adheridos, título, fecha, entre otros. Si ntro los documentos se encuentran fotografías sueltas se foliarán en la cara vuelta, correspondiendo un número para cada una. En caso tener documentos como radiografías, diapositivas, negativos o documentos similares, berán colocarse en un sobre protección y se hará la foliación al sobre antes almacenar el material, jando la respectiva nota en el formato único inventario documental (Anexo 2) Cuando las unidas documentales presenten alguna numeración errónea la misma será anulada trazando una línea oblicua a lápiz, por lo mismo no podrá ser borrada o tachada. No se ben foliar ni retirar los folios sueltos en blanco cuando éstos cumplen una función conservación como: aislamiento manifestación terioro biológico, protección fotografías, dibujos, grabados u otros, o para evitar migración tintas por contacto. No se ben foliar documentos en soportes distintos La impresión este documento se consira No Página 4 11

5 al papel (cassettes, discos digitales CD s-, disquetes, vios, etc.) pero se jará constancia su existencia y la unidad documental a la que pertenecen, en el área notas l formato único inventario documental. Si se opta por separar este material se hará el correspondiente cruce referencia 4 Préstamo y consulta documentos en la etapa precontractual - Las propuestas presentadas serán archivadas en el mismo orn en que fueron inscritos los proponentes en la respectiva planilla Control Oferentes al Acto Cierre Proceso Selección. - Cada carpeta tendrá un promedio 200 hojas, evitando fraccionar las unidas documentales (propuestas, pliegos, resoluciones, etc.). - En caso requerirse más una carpeta las mismas irán siendo numeradas consecutivamente. - Los documentos serán legajados con gancho plástico y verificando que no se pierda información l mismo, al momento perforar el documento para ingresar el gancho plástico. Nota: Esta misma actividad berá realizarse durante la etapa contractual l contratación, la cual estará a cargo l empleado o empleada encargado o encargada l archivo gestión o sus equivalentes en las Seccionales. Cuando un empleado, empleada o particular requiera el préstamo un documento o carpeta los s contratación, se berá exigir el trámite l formato establecido para el efecto y nominado Solicitud Consulta o Préstamo Documentos Archivo (Anexo No.3). Una vez sea autorizada la solicitud préstamo, el empleado o empleada cada contratación berá tramitar las fichas : - Registro Control Préstamo Documento(s) Carpeta(s), la cual será ubicada en la carpeta en remplazo los documentos prestados (Anexo No.4) - Control Préstamo y Consulta Documento(s) y Carpeta(s) Archivo Gestión y Central, el cual le permite al responsable l llevar un control Empleado o empleada contratación la en la Dirección Ejecutiva o su Seccionales La impresión este documento se consira No Página 5 11

6 permanente los documentos que son dados en préstamo en los diferentes s contratación. (Anexo No.5). 5 Envío documentos precontractuales para elaborar contrato 6 Organizar, archivar y foliar los documentos generados en el contratación, durante la etapa contractual Nota: Para la consulta y préstamo documentos siempre se facilitará fotocopia l mismo y por lo tanto el original siempre berá permanecer en la respectiva serie documental. Se exceptúa los casos en que el(los) documento(s) sea(n) requerido(s) por una autoridad competente, caso en el cual será facilitado el original l mismo. El Secretario o Secretaria l Comité Asesor y Evaluador y el o la responsable cada entregará a o su Seccionales, mediante memorando firmado por el Director o Directora la los documentos l y en el mismo se indicará la(s) carpeta(s) que conforman la parte precontractual l y don se solicita continuar con los trámites, con el visto bueno l Director Ejecutivo o Directora Ejecutiva, indicando en el mismo el número carpetas y folios que se remiten. Nota: Dentro los documentos remitidos a berá ir la Ficha Verificación Requisitos es para la Contratación Pública (Anexo No.1), bidamente diligenciada y firmada por el Secretario o Secretaria l Comité Asesor y Evaluador y el o la responsable l. Recibir, la o su equivalente en las seccionales, la documentación precontractual para la elaboración y legalización l contrato, amás, organizar, y archivar los documentos contractuales, así como la viabilidad l contrato, aprobación l contrato, contrato, Registro Presupuestal, Formulario Beneficiario Cuenta, Certificación Bancaria, Pólizas, Acto Aprobatorio las Garantías, Recibo Publicación l Contrato en el DUC (Diario Único Contratación), teniendo en cuenta las indicaciones establecidas en la actividad 3 este procedimiento. Secretario(a) l Comité Asesor y Evaluador y Empleados o empleada que tengan a cargo el contratación la en la Dirección Ejecutiva o su Seccionales Abogado o Abogada encargado l contrato o su Seccionales La impresión este documento se consira No Página 6 11

7 7 Envío documentos relacionados con la supervisión y ejecución l Contrato 8 Organizar, Archivar y foliar los documentos generados en el contratación, durante su etapa contractual y postcontractual Enviar a, con la periodicidad que lo establezca el contrato, los informes que reflejen la ejecución los mismos, la Ficha Técnica Evaluación y Reevaluación Contratistas (En el formato l Sistema Gestión Calidad), la Reevaluación l Contrato una vez finalizada la vigencia l mismo; el Informe Avance Ejecución l Contrato, en el formato aprobado para tal finalidad por el Sistema Gestión Calidad, el Plan Inversión l Anticipo aprobado por el Supervisor l Contrato. Nota: La organización e inclusión en la respectiva carpeta cada estará a cargo l abogado o abogada que tenga a su cargo el mismo en o su Seccionales. La foliación estos documentos estará a cargo l empleado o empleada que tiene a cargo el manejo l Archivo Gestión o su Seccionales. Para estas dos actividas se be tener en cuenta las indicaciones establecidas en la actividad 3 este procedimiento. La organización e inclusión en la respectiva carpeta todos los documentos relacionados con la supervisión, ejecución y seguimiento l contrato estará a cargo l abogado o abogada o su Seccionales que tenga a cargo el contrato. Supervisor o Supervisora l contrato o sus equivalentes en las Seccionales La foliación estos documentos estará a cargo l empleado o empleada que tiene a cargo el manejo l Archivo Gestión o su Seccionales. Para estas dos actividas se be tener en cuenta las indicaciones establecidas en la actividad 3 este procedimiento. Abogado o Abogada y a cargo l Archivo Gestión la Dirección Ejecutiva o su Seccionales La impresión este documento se consira No Página 7 11

8 9 Digitalizar Contratos y más documentos la etapa contractual 10 Préstamo y consulta documentos en la etapa contractual y postcontractual Una vez firmado y legalizado el contrato, se digitalizará el mismo, así como los certificados disponibilidad presupuestal, autorización vigencias futuras, certificados registro presupuestal, garantías y aprobación las mismas, para ser ingresados a la Intranet para su consulta. Igual procedimiento se realizará con las adiciones, otro sí y actas liquidación l mismo Cuando un empleado, empleada o particular requiera el préstamo un documento o carpeta los s contratación, se berá exigir el trámite l formato establecido para el efecto y nominado Solicitud Consulta o Préstamo Documentos Archivo (Anexo No.3). Una vez sea autorizada la solicitud préstamo, el empleado o empleada encargado o encargada l archivo gestión o su Seccionales berá tramitar las fichas : - Registro Control Préstamo Documento(s) Carpeta(s), la cual será ubicada en la carpeta en remplazo los documentos prestados (Anexo No.4). - Control Préstamo y Consulta Documento(s) y Carpeta(s) Archivo Gestión y Central, el cual le permite al responsable l archivo llevar un control permanente los documentos que son dados en préstamo en cada uno los contratos (Anexo No.5) Una vez finalizado el contratación en su etapa postcontractual y cumplido el tiempo retención l mismo en el archivo gestión, conformidad con las TRD, el empleado o empleada encargado o encargada en el archivo gestión procerá a alistar las series documentales para su transferencia al archivo central, acuerdo a la programación establecida por la entidad para esta actividad. a cargo l Archivo Gestión la Dirección Ejecutiva o su Seccionales Empleado o empleada a cargo l Archivo Gestión la Dirección Ejecutiva o su Seccionales 11 Transferencia al archivo central a cargo l Archivo Gestión la Dirección Ejecutiva o Seccionales La impresión este documento se consira No Página 8 11

9 7. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE CRITERIO DE TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN NA CONTRATO Secretario l Comité Asesor y Evaluador y el o la responsable l contratación la y Abogado y empleado que maneja archivo gestión Unidad o sus equivalentes en las Seccionales NA INTRANET Empleado(a) archivo gestión Unidad o su Seccionales F-AGD- 01 Ficha Verificación Requisitos es para la Contratación Pública Secretario o Secretaria l Comité Asesor y Evaluador y el empleado o empleada la Dirección Ejecutiva o sus equivalentes en las Seccionales Archivo Gestión Dirección electrónica Archivo Gestión Cronológico 10 Imágenes, Selección y eliminación NA 6 Eliminar Cronológico 10 Eliminar F-AGD- 02 Formato Único Inventario Documental la Dirección Ejecutiva Archivo Gestión Cronológico 10 Eliminar La impresión este documento se consira No Página 9 11

10 7. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE CRITERIO DE TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN o sus equivalentes en las Seccionales. Solicitud Consulta o Préstamo Documentos Archivo Registro Control Préstamo Documento(s ) Carpeta(s) la Dirección Ejecutiva o sus equivalentes en las Seccionales. la Dirección Ejecutiva o sus equivalentes en las Seccionales. Archivo Gestión Archivo Gestión Cronológico 10 Eliminar Cronológico 10 Eliminar F-AGD- 03 F-AGD- 04 F-AGD- 05 Control Préstamo y Consulta Documento(s ) y Carpeta(s) Archivo Gestión y la Dirección Ejecutiva o sus equivalentes en Archivo Gestión Cronológico 10 Eliminar La impresión este documento se consira No Página 10 11

11 7. REGISTROS CÓDIGO NOMBRE RESPONSABLE DE DILIGENCIARLO LUGAR DE CRITERIO DE TIEMPO DE RETENCIÓN DISPOSICIÓN Central las Seccionales. 8. ANEXOS No Aplica 9. CONTROL DE CAMBIOS No Aplica para esta versión La impresión este documento se consira No Página 11 11