UNIVERSIDAD SURCOLOMBIANA VICERRECTORIA ADMNISTRATIVA APOYO A LA GESTIÓN ADMINISTRATIVA

Transcripción

1 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 1 de 9 1. OBJETIVO Apoyar la gestión administrativa asignadas al ordenador del gasto de la Vicerrectoría Administrativa 2. ALCANCE Inicia con la recepción de las solicitudes y termina con la autorización de orden de pago. 3. LÍDER DEL PROCEDIMIENTO: Vicerrector Adminsitrativo. 4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES 5. DEFINICIONES

2 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 2 de 9 6. ACTIVIDADES 6.1. GESTION DE SERVICIOS Recepción solicitud Desarrollo Seminarios y Cursos vacacionales Gestión desplazamiento y alojamiento Se recibe de las área interesada la solicitud correspondiente a Cursos o seminarios vacacionales, capacitaciones personal administrativo y trabajadores oficiales, Alimentación, Hospedaje, Desplazamiento aéreo, honorarios, periódicos se consolidan para determinar las necesidad anual se continúan con las siguientes acciones. Los cuales deben venir acompañados de la siguiente documentación. Si es para cursos Seminarios y vacacionales. (Continua con la actividad) 2 Presupuesto Listado Estudiantes Soportes pagos de seminario o curso vacacional Docente responsable de la actividad y sus soportes. Programación del seminario y/o curso vacacional Si es para desplazamiento y alojamiento. (Continua con la actividad 3) Requerimiento de las dependencias y certificado plan de acción Documentos del personal de planta o externo Si es para pago de administración inmueble(continua con la actividad 4) Cuenta de cobro o factura Rut Cedula del representante legal Si es para Alimentación y Refrigerios (Continua con la actividad 5) Solicitud de consejo Superior Solicitud Consejo Académico. Solicitud Comité Administrativo Si es para periódicos, Fotocopias (Continua con la actividad 6) Solitud de periódicos. Se verifica la información del curso a realizar, se solicita CDP a presupuesto para continuar con el trámite de la orden de servicio, se solicita RP, una vez se genera la orden de servicio, se pasa para firma del Vicerrector Administrativo y se informa a la facultad para que realicen el curso y por último se ordena el pago con el certificado del jefe de programa. Para esta actividad se realiza lo siguiente: 1. Anualmente se realizan las siguientes actividades. a. Se elaboran estudios previos y presupuesto b. Certificación plan de compras c. Justificación plan de acción d. Se solicita CDP a financiera. e. Se envía a oficina de contratación estos documentos para que elaboren el

3 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 3 de 9 contrato Seguimiento y control de Pasajes aéreos y alojamiento. Mensualmente se registra y controla las solicitudes de las diferentes unidades académicas y administrativas del suministro de Tiquetes aéreos o alojamiento para no superar el valor del contrato, de ser necesario de hacer adición se inicia el proceso en la numeral 1 y 2 de esta actividad Pago Administración de inmueble Gestión de alimentación y refrigerios Servicio de Periódico y Fotocopias. Adición de seguros En el mes de enero de cada año se hace la programación del pago del canon de arrendamiento del inmueble de la universidad, se solicita cdp a presupuesto para asegurar los recursos, posterior mente se programa las fechas de pago mensualmente para generar orden de pago una vez se recepcione la cuenta de cobro del inmueble y se remite a contabilidad para su trámite correspondiente y se registra la orden mensual para llevar el control de las autorizaciones de pago. Para esta actividad se realiza lo siguiente: 1. Anualmente se realizan las siguientes actividades. a. Se elaboran estudios previos y presupuesto b. Certificación plan de compras c. Justificación plan de acción d. Se solicita CDP a financiera. e. Se envía a oficina de contratación estos documentos para que elaboren el contrato Seguimiento y control de Pasajes aéreos y alojamiento. Mensualmente se registra y controla las solicitudes de las diferentes unidades académicas y administrativas del suministro de Tiquetes aéreos o alojamiento para no superar el valor del contrato, de ser necesario de hacer adición se inicia el proceso en la numeral 1 y 2 de esta actividad. Mensualmente se registra y controla las solicitudes de suministro de fotocopias y periódicos Se solicita a personal la relación de funcionarios de planta para gestionar póliza de vida grupo, servicios generales (Vehículos activos para póliza de automóviles y recursos valor de inventario para asegurar bienes. Anualmente se consolidad la información para solicitar cdp, Solicitar el certificado del plan de compras, se elaboran estudios previos y se envían a contratación para elaborar el contrato. Conforme a las pólizas de seguros global de bienes institucionales; se recibe reporte de bienes y servicios los bienes que deben ser ingresados a la póliza de seguros que tiene la institución reportando las novedades a la aseguradora, cuando hay algún hurto la oficina de recursos envían documentos requeridos, luego se envía a la aseguradora haciendo la reclamación del bien

4 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 4 de 9 7. Emisión órdenes de pago Previo recibo a satisfacción de los servicios de Pasajes, alimentación, refrigerios, honorarios, cursos vacacionales y capacitación; junto con la cuenta de cobro o factura, actas correspondientes se envían a contabilidad y continuar su trámite correspondiente. Certificado de recibo parcial en supervisiones asignadas de los contratos. 8. Archivo Documentación de Una vez se reciben los informes y documentos soportes de cada una de las actividades anteriores se archiva en su carpeta correspondiente los documentos del seguimiento.

5 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 5 de ADQUISICIÓN BIENES Y SERVICIOS MENOR DE CIEN SALARIOS MINIMOS LEGALES Estudio de mercado / Si el Ordenador del gasto lo sugiere se hace cotización de la compra o contratación 1. elaboración de estudios previos de los bienes o servicios a contratar. Si se hace estudio cotización se solicita a oferentes vía telefónica o escrita que envíen propuesta de los bienes o servicios a adquirir o contratar. adicionalmente se proyecta la solicitud simple o el estudio previo según corresponda. 2. Recepción solicitud Se recibe de las unidades académico administrativas las solicitud de adquisición de bienes o servicios la cual debe venir acompañada de los siguientes documentos: Solicitud Simple cuando es menor de 60 salarios Certificado de Planes Institucionales. Cotizaciones Estudios Previos si es mayor a 60 Salarios. Posteriormente el Ordenador del Gasto da su Visto Bueno para continuar con el trámite. Si no trae CDP se solicita para continuar con el trámite Verificación documentos Invitación a cotizar de Aceptación de la propuesta Verificación de documentos legales del oferente Se verifica que las solicitud de adquisición de bienes o servicios debe venir acompañada de los siguientes documentos: Solicitud Simple cuando es menor de 60 salarios Certificado de Planes Institucionales. Cotizaciones Estudios Previos si es mayor a 60 Salarios. Si no trae CDP se solicita para continuar con el trámite. se verifica que las solicitudes cumplan con los requisitos establecidos en el procedimiento, sino se procede a requerir por correo electrónico o telefónicamente a la dependencia solicitante la corrección y/o complementación de la documentación faltante enviando modelos de solicitud simple y estudios previos ya realizados Posteriormente si la cuantía es menor de 60 Mínimos se hace invitación formal suscrita mínimo a un oferente y es de 60 a 100 SMM se invitan mínimo a dos oferentes, firmada por el ordenador del gasto para enviarla vía correo electrónico o físicamente Una vez revisadas las propuestas de cotización se elabora oficio de aceptación al oferente la cual es firmada por el ordenador del gasto y se envía en físico o por correo electrónico, solicitándole los documentos legales del oferente. Revisar que los documentos correspondan al oferente seleccionado, que la actividad comercial inscrita en la cámara de comercio y en el RUT corresponde con el objeto a contratar. La seguridad social este acorde y se genera los antecedentes del futuro contratista judiciales, penales para determinar que no esté

6 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 6 de 9 inhabilitado Elaboración minutas de Si es compra se realiza las siguientes actividades. contratación 1. Se verifica antecedentes del contratista 2. Se elabora minuta, se firma por el ordenador del gasto y se envía al asesor jurídico para su visto bueno. Ver actividad Se envía por medio físico o electrónico al contratista el contrato para que lo 7. firme y haga llegar para continuar con el trámite perfeccionamiento del contrato. 4. Se proyecta el oficio de designación de supervisor para su firma del ordenador del gasto con copia del contrato o de la orden. 5. Se notifica al supervisor del contrato para que ejerza la supervisión del contrato u orden. Revisión de minuta El asesor recibe la minuta del contrato de compra u órdenes para su respectiva 8. revisión y aprobación y lo remite al especializado para continuar con el trámite de perfeccionamiento del contrato. 9. Registro. Se registra en una hoja Excel el consecutivo, la fecha y demás datos generales de la orden o contrato para su seguimiento y control especializado Seguimiento de contratos. Realiza seguimiento y control a los contratos u órdenes elaborados en la oficina 10. de vicerrectoría administrativa, mediante correos electrónicos y oficios Aprobación de garantías Si el contrato u Orden necesita de garantías se solicitan al contratista para que las 11. hagan llegar, una vez recibida se revisa que cumpla con los requisitos, se elabora el documento de aprobación de garantías y se pasa al asesor Jurídico para su aprobación y firma Elaboración resoluciones Trámite para pago. de Por actividad académica remunerada, Evaluadores externos, Evaluadores de Colciencias Con la solicitud y documentos establecidos en la resolución 066 de 2013, se pasa al ordenador del gasto para su visto bueno, se solicita DCP para elabora las resolución correspondiente, se envía al Asesor jurídico para revisión y aprobación y luego se envía por correo a la dependencia solicitante, se asigna Registro Presupuestal a la oficina de presupuesto, luego ce recibe la certificación del cumplido por parte de la oficina que solicitud junto con notificación firmada y se envía a contabilidad para tramite de pago con documentos anexos. Según el objeto contractual de adquisición o servicios se recibe de los supervisores de contratos u órdenes los siguientes documentos para trámite de pago. 1.Si es mediante único pago Acta de Inicio. Para contratos Acta de Entrega y Recibo Final. Factura o documento equivalente especializado especializado Acta de liquidación. Para contratos u órdenes de servicio

7 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 7 de 9 Planilla de pagos de seguridad social. Garantías Aprobadas si necesita 2. Si es pagos parciales: Acta de Inicio. Para contratos Acta de entrega y recibo parcial Planilla de pago de seguridad social Factura o documento equivalente Garantías Aprobadas si necesita Archivo de Una vez se reciben los informes y documentos soportes de cada una de las 14. Documentación actividades anteriores se archiva en su carpeta correspondiente los documentos del seguimiento de los contratos u órdenes de servicio. De ser necesario se solicitan informes al supervisor y actas de liquidación, Registro y seguimiento de 15. Se registra en el archivo magnético los contratos u órdenes de compra o servicio 16. contratos. Adición, Prorroga o adición para su respectivo control. En el sistema de contratación diseñado por el CTIC De ser necesario de realizar estas actividades se verifican las solicitudes del superviso mediante acta de solicitud adición se inicia el proceso desde la actividad 2 sin solicitar cotizaciones..

8 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 8 de APOYO Y ASESORIA JURIDICA 1. Verificación de Requisitos de vinculación y expedición de CDP Se verifica los requisitos de vinculación de contratistas de prestación de servicio y/o apoyo, se solicita CDP y se remite a unidad de personal para la elaboración de contrato. Asesor Jurídico 2. Aprobación de garantías De acuerdo a las a las modalidades de contratación que se realicen se Asesor Jurídico aprueban las garantías constituidas a los contratos firmados Representación del Se apoya al vicerrector Administrativo en cada uno de los comités a los que Asesor Jurídico 3. ordenador del gasto. se designe, emitiendo su concepto jurídico para el trámite correspondiente de las actividades que designe el vicerrector administrativo. Derechos de petición y Se reciben los derechos de petición y acciones de tutela que llegan a la Asesor Jurídico 4. acciones de tutela vicerrectoría administrativa para tramitar su contestación en los términos establecidos por ley Cierres en entrega de Con la programación de cierres de propuestas enviada por la unidad de Asesor Jurídico 5. propuesta y/o evaluador contratación se asiste para efectuar apertura de elaborando acta de cierre, jurídico en los procesos de la se reciben las propuestas llevando las carpetas a la oficina de la Vicerrectoría unidad de contratación administrativa para continuar con el trámite de evaluación de las propuestas 6. Apoyo a la oficina de Personal Durante la vinculación y desvinculación del personal contratista se apoya a la unidad de talento humano para revisar contratos y actas de liquidación Asesor Jurídico

9 CÓDIGO ES-DE-VA-PR-01 VERSIÓN: 1 VIGENCIA: 2015 Página 9 de GESTION ADMINISTRATIVA 1. Elaboración y rendición de informes Para esta actividad se realizan los siguientes informes Sireci: contractual (trimestral) - informes para la visita de pares - Gestión Contratación Planes de Mejoramiento Economía y finanzas. Mensualmente se solicita a las unidades académico administrativa la información correspondiente a los informes citados, se revisa y consolidad la información para realiza el informe detallado el cual se envía al vicerrector administrativo para su Especializado Gestión Presupuestal Representación del ordenador del gasto. Gestión plan de Acción y Compras 7. OBSERVACIONES: conocimiento y aprobación Mensualmente se hace seguimiento a las asignaciones presupuestales asignadas a la vicerrectoría controlando que las partidas asignadas no se vallan a pasar de lo asignado, de ser necesario se informa al vicerrector administrativo para solicitar las adicciones correspondientes. (Gestión presupuestal: solicitud del CDP, solicitud de traslados presupuestales, solicitud de cancelación de saldos presupuestales) Se apoya al vicerrector Administrativo en cada uno de los comités a los que se designe, emitiendo informe de las reuniones a los que ha sido asignado. De acuerdo a las solicitudes de compras o servicios que llegan a la vicerrectoría, se verifica que las necesidades están incluidas en el plan de acción o de compras para continuar con su trámite, se registran las solicitudes en el seguimiento del plan de acción y compras, para rendir informe mensual del seguimiento de estas actividades. Especializado Especializado Especializado 8. CONTROL DE CAMBIOS VERSION DOCUMENTO Y FECHA DE APROBACION DESCRIPCION DE CAMBIOS 01 Formato CAL-FO-17 Diciembre 18 de 2015 Creación de documento ELABORO REVISO APROBO EQUIPO DE TRABAJO VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA CARLOS ALBERTO GALINDO REYES Coordinador SGI FREDY WILLIAM ANDRADE PEREZ Representante de la Dirección