Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades.

Transcripción

1 Proceso: Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura Procedimiento: Gestión de Compras Elaboró Sara María Cano erra Paola Andrea Idárraga Chavarriaga Analista de procesos 1. DEFINICIÓN 1.1 OBJETIVO Validó Unidad de servicios administrativos Fecha de validación 12/03/2013 Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades. y 1.2 ALCANCE Inicia con la solicitud de compra diligenciada por las dependencias y/o proyectos y finaliza con la evaluación de los proveedores. 1.3 DESCRIPCIÓN 1. Diligenciar formato de solicitud de compra: Los usuarios de las diferentes dependencias y/o proyectos de la facultad, diligencian el formato solicitud de compra (anexo 2), describiendo los artículos que se requieren para la dependencia y/o proyecto, sus especificaciones y cantidades. 2. Enviar a jefe para validar pertinencia: Cuando se tiene diligenciado el formato de solicitud de compra con los datos que se requieren, el solicitante debe enviarlo al jefe de la dependencia para VoBo sobre la pertinencia de la compra de dichos artículos para la dependencia y/o el proyecto. El pedido es pertinente? SI: Ir a actividad 4. NO: Ir a actividad 3 ó FIN Página 1 de 12

2 3. Corregir solicitud según sugerencias: el jefe de la dependencia realizó algunas sugerencias sobre la pertinencia de la solicitud de compra, el usuario solicitante debe hacer las correcciones para poder gestionarla. Después de hacer las respectivas correcciones se envía nuevamente al jefe de la dependencia para su revisión y aprobación. En caso que el jefe de la dependencia determine que definitivamente la solicitud de compra no es pertinente, pues se finaliza el trámite. 4. Enviar solicitud a ULAF: El jefe de la dependencia, después de haber revisado la pertinencia de la solicitud para la dependencia y/o el proyecto, envía la solicitud con su VoBo a la ULAF, para que está realice la gestión pertinente. 5. Consultar existencias disponibles con responsable de Gestión de Inventarios: El auxiliar de compras recibe la solicitud de compra y antes de empezar un trámite de compra, consulta con el responsable del procedimiento de Gestión de Inventarios, si hay disponibilidad de algunos o todos los artículos solicitados; para que desde ese procedimiento se asigne al usuario los artículos que requiere. NOTA: Activa el procedimiento de Gestión de Inventarios. 6. Recibir respuesta: El auxiliar de compras recibe respuesta del responsable del procedimiento de Gestión de Inventarios, sobre la asignación o no asignación de los artículos o algunos de los artículos relacionados en la solicitud de compra. Gestión de inventarios entrego los artículos solicitados? SI: FIN. NO: Ir a actividad Revisar disponibilidad presupuestal y soporte normativo: El auxiliar contable y/o el jefe de la ULAF deben revisar la disponibilidad presupuestal del proyecto o dependencia para realizar la compra de los artículos solicitados, Además se debe revisar que normativamente cumpla en cuanto a montos, tipos de productos, etc. NOTA: Especificaciones de los montos Para realizar las compras es necesario tener en cuenta su monto y tramitar los avales respectivos según se define a continuación: Cuando el valor del bien este entre 50 y 150 salarios mínimos legales vigentes, debe contar con aprobación del Consejo de Facultad. Página 2 de 12

3 Cuando el valor del bien sea igual o superior a 100 salarios mínimos legales vigentes se debe publicar la invitación en la página Web de la Universidad, o anunciarla por la emisora Cultural, o en el Periódico Alma Mater, o en un periódico reconocido de circulación Nacional. Cuando el valor del bien sea igual o superior a 150 salarios mínimos legales vigentes se debe enviar la documentación a la Junta Asesora en Contratos (mínimo tres cotizaciones, elaborar cuadro comparativo). El proyecto y/o dependencia tiene disponibilidad presupuestal y soporte normativo? SI: Ir a actividad 9 NO: Ir a actividad 8 8. Enviar respuesta a usuario: En caso de que el proyecto y/o dependencia no cuenten con disponibilidad presupuestal y/o soporte normativo para realizar la compra solicitada, el auxiliar contable y/o Jefe de ULAF deben informar al usuario la no aprobación de la compra con la respectiva justificación. Con esta actividad se terminaría el proceso. 9. Recomendar compra: el proyecto y/o dependencia tienen disponibilidad presupuestal y no hay inconveniente normativo para realizar la compra solicitada, el auxiliar contable y/o Jefe de ULAF recomiendan empezar el trámite de compra y pasan la solicitud a auxiliar contable. La solicitud es por vale de compra o pedido directo? Vale: Ir a actividad 10. Directo: Ir a actividad Realizar vale en sistema SICOMER (Estado Compra): El auxiliar de compras ingresa al sistema SICOMER la información de los artículos solicitados como vales de pedido, para después poder asignar los proveedores y generar las ordenes de pedido para cada proveedor. Cuando se ingresa el vale de pedido, el sistema SICOMER le asigna un estado de compra, es decir que el vale se encuentra listo para asignar proveedores y ser autorizado por el jefe de ULAF, para poder generar la(s) orden(es) de pedido. NOTA: Un vale de pedido puede tener varias órdenes de compra asociadas, pues depende de la asignación de los proveedores y un vale de pedido puede estar Página 3 de 12

4 conformado por varias solicitudes de compras de diferentes dependencias y/o proyectos. 11. Autorizar vale y asignar proveedores: El jefe de ULAF debe ingresar al sistema SICOMER, revisar el vale ingresado y asignar los proveedores. 12. Hacer orden de pedido en SICOMER: Después de tener los proveedores asignados en los vales de pedido, el auxiliar de compras debe ingresar al sistema SICOMER y hacer las ordenes de pedido para cada proveedor seleccionado. 13. Solicitar cotizaciones a proveedores (físicas): es un pedido directo y después de haber revisado la disponibilidad presupuestal del proyecto y/o dependencia y el soporte normativo, el auxiliar de compra, solicita cotizaciones a proveedores para tener una base del precio del producto. ta: Se deben solicitar mínimo tres cotizaciones a tres proveedores diferentes. Es posible que el usuario del proyecto o dependencia que requiere el producto, envíe cotizaciones de proveedores que él haya consultado, dichas cotizaciones se pueden anexar en el estudio de precios del mercado. y generar la(s) orden(es) de pedido. Cuando se asignan los proveedores y se autoriza el vale de compra, el sistema SICOMER le asigna un estado de vicerectoría, es decir que el vale se encuentra listo para que vice-rectoría para poder generar la(s) orden(es) de pedido. Revisar que sea incluido el tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades en el cronograma de capacitaciones UdeA: El auxiliar debe revisar si el tema solicitado fue incluido o no en el cronograma de capacitaciones, con el fin de poder revisar otras alternativas. El tema fue incluido en el cronograma? SI: Ir a actividad 7. NO: Ir a actividad Coordinar con nivel central UdeA la participación del personal de la Facultad: El auxiliar de talento humano debe coordinar con nivel central la fecha de la capacitación, así como el lugar y el número de personas que participaran, también de ser necesario apoyará las labores logísticas para la asistencia de las personas a la capacitación. Página 4 de 12

5 15. Solicitar soporte de participación y retroalimentación del tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades: El auxiliar de talento humano debe solicitar las listas de asistencia y demás herramientas que se utilicen en el desarrollo del tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades, así como las retroalimentaciones que se realicen para guardarlos como soporte. 16. Consolidar información: El auxiliar debe guardar todos los documentos posibles soportes de la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades (memorias, listas de asistencia, retroalimentaciones, etc) en una carpeta con el nombre del tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades inmersa en una carpeta de entrenamiento y desarrollo de capacidades del semestre en curso. Con esta actividad finaliza el procedimiento en el caso que el tema haya sido incluido en el cronograma de capacitaciones de la UdeA. 17. Incluir tema en el listado a llevar a equipo directivo: la solicitud de inclusión del tema en el cronograma de capacitaciones de la UdeA no fue aceptada, entonces el auxiliar de talento humano debe incluir el tema en un listado de solicitud de temas de entrenamiento y desarrollo de capacidades al equipo directivo de la Facultad. 18. Llevar listado de temas a equipo directivo para definir cronograma de entrenamiento y desarrollo de capacidades Facultad: el auxiliar debe agrupar los temas que se solicitaron a nivel central UdeA y no se incluyeron en el cronograma de capacitaciones y los temas que no se pudieron llevar por el público objetivo que participaría en el tema de entrenamiento y desarrollo de capacidades, para que el equipo directivo de la Facultad defina que temas se pueden incluir en el cronograma de entrenamiento y desarrollo de capacidades de la Facultad. 19. Definir temas para entrenamiento y desarrollo de capacidades y priorizar (calendario): El equipo directivo debe definir cuáles de los temas que no fueron incluidos en el cronograma de capacitaciones de la UdeA van a ser priorizados y programados en el calendario de entrenamiento y desarrollo de capacidades de la Facultad. 20. Gestionar jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades: El auxiliar de talento humano, de acuerdo al cronograma de entrenamiento y desarrollo de capacidades para la facultad que definió el equipo directivo, debe realizar las averiguaciones necesarias y adelantar las solicitudes de los trámites necesarios para desarrollar la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades y programar las fechas según disponibilidad del facilitador y/o publico objetivo. Página 5 de 12

6 21. Invitar a las personas a participar en la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades: El auxiliar de talento humano realiza las invitaciones al público objetivo. Dichas invitaciones pueden ser por correo electrónico o circular escrita. 22. Acompañar la ejecución de la jornada: El auxiliar de talento humano debe apoyar las labores logísticas para el desarrollo de la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades, además de apoyar al facilitador en el desarrollo de la misma. Lista de asistencia. Ver anexo 3. Formato recibido a satisfacción 23. Hacer retroalimentación de la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades: el auxiliar de talento humano debe realizar la retroalimentación de la jornada de entrenamiento y desarrollo de capacidades, la cual está compuesta por una retroalimentación de los temas, el lugar y del facilitador. Ir a actividad 9 para consolidación de la información. Ver Anexo 4. ta: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma. (Ver Flujograma) ANEXOS Flujograma y formatos Página 6 de 12

7 Anexo 1. Flujograma Pág. 1 / 4 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso:Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura Procedimiento: Gestión de Compras Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades. Responsable: Fecha: 15/09/2013 Actividades Gestión de Compras Solicitud de compra Solicitante Diligenciar formato de solicitud de compra Solicitante Enviar a jefe para validar pertinencia El pedido es pertinente? Jefe dependencia 1 2 Solicitante USUARIOS: coordinadores de grupos de investigación, coordinadores de proyectos, jefes de centro, jefes de departamento, jefes de área, coordinadores de programas, docentes, secretarias Corregir solicitud según sugerencias FIN Auxiliar contable/jefe ULAF 3 1 Gestión de Inventarios entregó los artículos solicitados? Auxiliar contable/jefe ULAF Revisar disponibilidad presupuestal y soporte normativo 7 El proyecto y/o dependencia tiene disponibilidad presupuestal y soporte normativo? FIN Enviar solicitud a ULAF Enviar respuesta a usuario 4 8 Auxiliar de compras Consultar existencias disponibles con responsable de Gestión de Inventarios 5 Auxiliar contable/jefe ULAF Recomendar compra 9 Gestión de Inventarios Vale La solicitud es por vale de compra o pedido directo? Directo Auxiliar de compras Recibir respuesta Página 7 de 12

8 Pág. 1 / 4 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso:Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura Procedimiento: Gestión de Compras Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades. Responsable: Fecha: 15/09/2013 Actividades 2 3 Realizar vale en sistema SICOMER (Estado Compra) 10 Solicitar cotizaciones a proveedores (físicas) 13 Jefe ULAF /SICOMER Autorizar vale y asignar proveedores 11 El proveedor esta inscrito como proveedor UdeA? Ingresar cotización al sistema 14 Guardar cotizaciones como soporte de consulta de precios 15 Seleccionar proveedor 16 El proveedor seleccionado esta inscrito como proveedor UdeA? Hacer orden de pedido en SICOMER 12 Remitir proveedor a departamento comercial UdeA para inscripción 17 4 Página 8 de 12

9 Pág. 1 / 4 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso:Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura Procedimiento: Gestión de Compras Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades. Responsable: Fecha: 15/09/2013 Actividades 4 Sección de Presupuestos UdeA Asignar registro presupuestal (estado Vicerrectoria) 18 Ordenador del gasto Aprobar orden de pedido en el sistema 19 Enviar orden de pedido a proveedor y auxiliar contable (estado imprimir) 20 Proveedor Movimientos financieros de los proyectos 5 Página 9 de 12

10 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PÚBLICA Héctor Abad Gómez Proceso:Gestión de Servicios Administrativos Subproceso: Gestión Logística y de Infraestructura Procedimiento: Gestión de Compras Objetivo del Procedimiento: Adquirir, por medio de una compra, los insumos requeridos por los proyectos y dependencias de la Facultad para el desarrollo de sus actividades. Responsable: Fecha: 15/09/2013 Actividades 5 /solicitante Recibir pedido (artículos y documentación) y revisar que cumpla (cantidades, referencia, valores) 21 El pedido esta correcto y completo? Gestionar inconsistencias con el proveedor 28 Formato recibo a satisfacción /solicitante Firmar recibo a satisfacción 22 El proveedor puede completar pedido y despachar correctamente Jefe de ULAF Dar VoBo a la documentación (factura) 23 Gestionar cancelación de reservas 29 Ordenador del gasto FIN Firmar factura Auxiliar de compras 24 Solicitud de Compra Orden de pedido Cotizaciones, Facturas de artículos que se puedan solicitar garantías Organizar información en carpetas 25 Auxiliar de compras Enviar documentación a Departamento Comercial UdeA 26 Gestión de Inventarios Auxiliar de compras Evaluar proveedor en el sistema 27 FIN Página 10 de 12

11 Anexo 2. Solicitud de Compra Página 11 de 12

12 Anexo 3. Formato de recibo a satisfacción DEPENDENCIA: FORMATO DE RECIBO A SATISFACCION VICERRECTORIA ADMINISTRATIVA DIA MES AÑO DEPARTAMENTO COMERCIAL-SECCION ALMACEN 2012 FACULTAD NACIONAL DE SALUD PUBLICA UBICACIÓN FISICA HORA DE RECIBO CENTRO DE COSTO TELEFONO BLOQUE 33 Recibi a satisfaccion los articulos relacionados en la factura Nº correspondiente a la orden de pedido Nº del proveedor ta: En caso de ser necesario, hacer anexo en orden se relacionan las facturas y pedidos recibidos Atentamente: mbre completo del responsable Cedula Nº Firma del responsable Tramitar este formato unicamente cuando se reciba la totalidad de los articulos facturados, en caso contrario, devolver facturas al proveedor. Página 12 de 12