Solicitud de estudiantes para Apoyo (Auxiliares administrativos y de programación)

Transcripción

1 Proceso: Desarrollo Organizacional Subproceso: Direccionamiento Organizacional Procedimiento: Solicitud de estudiantes para apoyo (Auxiliares Administrativos y de Programación) 1. DEFINICION 1.1 OBJETIVO Elaboró Validó Fecha de validación dd/mm/aa Yolanda López Sara María Cano Sierra Patricia Abad 18/11/2011 Analista de procesos Asistencia de Planeación Seleccionar, asignar y realizar seguimiento a los estudiantes de pregrado con estimulo académico (Auxiliares Administrativos y de Programación) de la Facultad. ALCANCE Inicia con la identificación de la necesidad de un Docente, Área, Dependencia y/o Jefe, del apoyo por parte de un estudiante de pregrado, con el fin de mejorar el desarrollo de los procesos, actividades y quehaceres diarios, la convocatoria, selección e inicio de ejecución de actividades del estudiante elegido y finaliza con el reporte de horas por parte de los estudiantes, la aprobación de horas de apoyo por parte de los coordinadores de plazas y la evaluación de la labor desarrollada de cada uno de los estudiantes a su cargo. Auxiliar Administrativo: Se ocuparán, bajo la responsabilidad de quien corresponda, de actividades como: Atención al público, información y referencia, cuidado y manejo de exposiciones, salas de cómputo y almacenes, control del uso de los servicios o instalaciones, ayuda en oficinas administrativas, búsqueda de información y digitación de libros, revistas o de otros datos, mantenimiento de carteleras, labores en medios audiovisuales, y otras actividades de apoyo a las labores de extensión o investigación, relacionadas con su campo específico de formación académica y sin una relación directa con la docencia de una cátedra en particular. Podrán otorgarse estímulos académicos como Auxiliares Administrativos a estudiantes de pregrado que reúnan los siguientes requisitos: a. Estar matriculado como mínimo en doce (12) créditos de los contemplados en su respectivo programa académico. b. Haber aprobado como mínimo veinte (20) créditos en cualquier programa académico ofrecido por la, y cursados en la misma. c. Haber obtenido un promedio crédito que lo ubique en el tercio superior de su nivel académico inmediatamente anterior. Página 1 de 15

2 d. Haber aprobado la totalidad de las asignaturas cursadas en el período académico inmediatamente anterior. Auxiliar de Programación: Se ocuparán de funciones tales como: Prestar colaboración en la definición, análisis y diseños para computadores, elaborar diagramas de flujo y codificar programas en lenguajes adecuados, asesorar en los programas elaborados a los usuarios de los equipos de la dependencia a la cual se encuentren asignados, montar y adecuar paquetes de programas dentro de los sistemas que emplea la Universidad, manejo de servidores, diseño de páginas web, y colaborar en la capacitación sobre manejo de equipos y programas de computación. Podrán otorgarse estímulos académicos, como Auxiliares de Programación, a estudiantes de pregrado que reúnan los siguientes requisitos: a. Estar matriculado como mínimo en doce (12) créditos de los contenidos en su programa académico. b. Haber aprobado como mínimo el cuarenta por ciento (40%) de los créditos del programa académico en el cual se encuentra matriculado. c. Haber obtenido un promedio crédito que lo ubique en el tercio superior de su nivel académico inmediatamente anterior. d. Haber aprobado la totalidad de las asignaturas cursadas en el período académico inmediatamente anterior. e. Demostrar conocimientos y aptitudes correspondientes al lenguaje de programación requerido por la dependencia que solicite sus servicios, y en el área en la cual va a realizar su actividad. El máximo de horas para otorgar a cada plaza de Auxiliar Administrativo y de Auxiliar de Programación estará entre dos (2) y tres (3) horas por día hábil en promedio semanal, dentro del período calendario de funcionamiento de la universidad; en todo caso, un estudiante no podrá laborar más de seiscientas (600) horas por año o de trescientas (300) horas por semestre calendario. La Vicerrectoría de Docencia controlará la proporcionalidad, así: contará las horas máximas para asignar, a partir de la fecha en la cual se reciba la solicitud de disponibilidad presupuestal con el lleno de todos los requisitos en esa dependencia para su visto bueno, o cuando esta Vicerrectoría apruebe el inicio de labores. En el caso de los Monitores, el cálculo deberá basarse en los días hábiles en que el estudiante prestará el servicio dentro de los períodos académicos comprendidos en el período fiscal o calendario, y el máximo de horas promedio por día será de dos (2) horas, sin exceder de cuatrocientas (400) al año o de doscientas (200) por semestre calendario. DESCRIPCION 1. El Docente, Área, Dependencia y/o Jefe, identifica la necesidad de apoyo por parte de un estudiante de pregrado, las actividades a desarrollar, el tiempo, la misión a cumplir y verifica: Si requiere un Auxiliar Administrativo o de Programación ó un Estudiante que deba horas a fondo (según tiempo que necesite cubrir) Página 2 de 15

3 Auxiliar Administrativo o de programación Lo primero que se hace, es verificar es Si existe Plaza Vacante de Auxiliar Administrativo o de programación, según sea la necesidad identificada. 2. Si existe plaza vacante, el Interesado, diligencia formato Solicitud de estudiantes 3. La Secretaria de Desarrollo Organizacional, recibe formato Solicitud de estudiantes y confirma que tipo de apoyo es el que necesita. 4. Y envía solicitud a Jefe de Desarrollo Organizacional, para que él verifique la pertinencia de la solicitud. Si la solicitud no es pertinente, envía comunicado de negación de solicitud y/o ajuste de la misma al interesado. Si la Solicitud, el Jefe la considera pertinente, verifica si existe lista de elegibles 5. SI existe lista de elegibles, la Secretaria, llama al estudiante que sigue según el listado de elegibles. Si no existe Lista de elegibles se cumplen los pazos de actividad numero Y le pregunta al estudiante, si aun está disponible para llevar a cabo la labor como Auxiliar y cubrir la plaza vacante. 7. Si el Estudiante acepta, se le pregunta que si cuenta con cuenta bancaria. (En cualquier entidad) 8. Si no tiene cuenta bancaria, la Secretaria de Desarrollo Organizacional, elabora carta de solicitud para apertura de cuenta bancaria y envía a la Vicerretoria de Docencia solicitud apertura cuenta nomina 9. En la Vicerretoria de Docencia, reciben carta, verifican y envían a la Tesorería para que allí otorguen la firma de autorización, una vez firmada por la tesorería, la Vicerretoria la devuelve a la FNSP. 10. La Secretaria de Desarrollo Organizacional, recibe carta de apertura de cuenta firmada por Tesorería U de A y se la entrega al Estudiante, al mismo tiempo, le da las opciones de bancos, con los cuales la Universidad tiene convenio; El estudiante decide en cuál de los bancos mencionados abre la cuenta. 11. El Estudiante, se dirige al Banco, entrega carta y solicita abrir cuenta de nomina, una vez abierta la cuenta y asignado el numero de la misma, se dirige a la FNSP y entrega número de cuenta a la Secretaria de Desarrollo Organizacional. 12. La Secretaria de Desarrollo Organizacional, recepciona número de cuenta del estudiante. 13. La Secretaria de Desarrollo Organizacional, elabora carta Solicitud de liberación y asignación de plazas 14. Una vez diligenciado el formato, se envía a la Vicerretoria de Docencia, 15. En la Vicerretoria de Docencia. Se encargan de liberar y habilitar la plaza de nuevo para el estudiante asignado. 16. Cuando la plaza esta liberada y el estudiante está habilitado en el SEA, para iniciar su labor de payo, la Secretaria de Desarrollo Organizacional se encarga de llevarlo a la Dependencia, Área, Docente y/o Jefe que lo requirió. No existe Plaza Vacante Página 3 de 15

4 2.1 Si todavía no cuenta con plaza, debe diligenciar el formato de solicitud de plaza nueva. Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de la solicitud después de la fecha de recepción en la Vicerrectoría de Docencia, esta actividad la realiza la Secretaria de Desarrollo Organizacional. 2.2 El paso a seguir es que desde la Unidad de Servicios Administrativos, se defina el centro de costo al cual va a pertenecer el estudiante. Nota: las solicitudes de plazas para unidades ejecutoras correspondientes a fondos comunes, deben recibir el visto bueno de la oficina de presupuesto y ordenación, y para fondos especiales la confirmación de la disponibilidad para crear la plaza, por ello, es que éstas se deben enviar en original y copia y tardan dependiendo la fecha de entrega de la respuesta de presupuesto. 2.3 El responsable de Desarrollo Organizacional, envía la información a la Vicerretoria de Docencia para que se realice la apertura de nueva plaza. 2.4 Si en la Vicerretoria de Docencia, Si aprueban la creación de la nueva plaza, en la FNSP, se recepciona la el oficio de negación o ajuste de la misma. 2.5 Si en la Vicerretoria de Docencia, Si aprueban la creación de la nueva plaza, en la FNSP, se recepciona la aprobación y visto buena de la solicitud. 2.6 Realización de Convocatoria para ocupar nueva plaza o plaza vacante: Cuando se requiera hacer convocatoria para llenar una plaza nueva o una vacante de un estímulo académico, se deben seguir los siguientes pasos: La Secretaria de Desarrollo Organizacional, Enviar al sea@udea.edu.co, el modelo adecuado a su dependencia, según el caso y conforme se indica en los formatos. El envío por previo a su envío físico, es para realizar una revisión y evitar devoluciones y desperdicio de papel impreso, además para dejar copia del archivo a publicar en la web. Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de la solicitud, después de la fecha de recepción en la Vicerrectoría de Docencia, Al recibir la convocatoria corregida vía , la Secretaria de Desarrollo Organizacional debe imprimirla en original y dos copias (no imprimir más), se deben hacer firmar por el respectivo ordenador del gasto y enviarlas a la Vicerrectoría de Docencia para colocarle la fecha, visto bueno, radicado y firma de aprobación. Se consideran tres días hábiles como plazo máximo para la revisión de su convocatoria, después de la fecha de recepción impresa en la Vicerrectoría de Docencia, (por lo general se hace de un día para otro). 2.7 La Vicerrectoría después de hacer lo correspondiente, enviará un oficio donde se confirma la aprobación de la convocatoria, el cual recibe la Secretaria de Desarrollo Organizacional, allí se dan las instrucciones del caso, anexando a éste, el original de la convocatoria para que la dependencia tomen de él, las fotocopias a publicar en donde lo crean conveniente, enviaremos otra copia al puesto de información del bloque 16, la otra la archivaremos para control interno y publicaremos en la web el texto de la misma. Página 4 de 15

5 2.8 La Secretaria de Desarrollo Organizacional, entrega formato de Hoja de vida, a los estudiantes que acudan a la convocatoria. 2.9 Recibir según plazos establecidos, las hojas de vida de los estudiantes, teniendo en cuenta para ello los requisitos de cada tipo Auxiliar Administrativo ó Auxiliar de Programación Si al revisar la hoja de vida y sus anexos, el estudiante no cumple los requisitos, se devuelve la documentación y se le explica porque no puede acceder al apoyo como Auxiliar La Secretaria de Desarrollo Organizacional, revisa y si la documentación solicitada esta completa, da instrucciones del paso a seguir a los Estudiantes, que es presentar el examen, para eso deben tener conocimiento en la aplicación Moodle, para lo cual se les entrega Instructivo Moodle para Auxiliares 2.12 Los Estudiantes, siguiendo las especificaciones del instructivo, presentan la prueba, ingresando a la aplicación MOODLE, en el día y hora indicada El Responsable de Desarrollo Organizacional, solicitará a uno (1) o varios de sus colaboradores, ingresar a la aplicación MOODLE como evaluador y realizar la debida verificación a las respuestas ingresadas por los estudiantes Posterior a esta labor, la Secretaria de Desarrollo Organizacional, consulta los resultados e ingresa nota. Junto con promedio a base de datos en Excel 2.15 y realiza listado de mayor a menor puntaje obtenido. La Secretaria de Desarrollo Organizacional, al terminar el proceso de selección según lo establecido en la convocatoria y en la fecha máxima fijada en el oficio aprobatorio enviado por la Vicerrectoría de Docencia, envía el resultado de la convocatoria según el modelo que aparece en los formatos. Publica Resultados. Formato Resultado Convocatoria Si la convocatoria fuere declara desierta por no presentarse estudiantes o porque los que se presentaron no llenaron los requisitos y expectativas de la dependencia, debe informar de su declaratoria en el formato declaratoria desierta de convocatoria que utiliza para informar el resultado y proceder a realizar nuevamente el proceso. Las convocatorias se declaran desiertas o sin validez si no se envía el resultado en la fecha indicada. Nota: En caso de renuncia voluntaria a cualquiera de los estímulos académicos del presente Acuerdo, el estudiante beneficiario deberá informar de ello con anticipación mínima de diez (10) días hábiles, y acordar con su respectivo coordinador, si fuere necesario, la culminación de las labores asignadas. Nota: La numeración de las actividades corresponde a la numeración en el Flujograma. (Ver Flujograma) ANEXOS Página 5 de 15

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8 Sec. Bienestar Universitario Enviar listado de elgibles a Vicerretoria de Docencia Si la convocatoria fuere declara desierta por no presentarse estudiantes o porque los que se presentaron no llenaron los requisitos y expectativas de la dependencia, debe informar de su declaratoria en el formato declaratoria desierta de convocatoria que utiliza para informar el resultado y proceder a realizar nuevamente el proceso. Fin Formatos Formato Solicitud de estudiantes-nueva plaza Solicitud apertura cuenta nomina Carta - Solicitud de liberación y asignación de plazas Formato de Hoja de vida Instructivo Moodle para Auxiliares Formato declaratorio desierto de convocatoria Formato Resultado Convocatoria Página 8 de 15

9 Formato Solicitud Asignación de Horas Página 9 de 15

10 Formato Liberación de Plazas Página 10 de 15

11 Formato Solicitud apertura cuenta nómina Página 11 de 15

12 Formato Solicitud nueva plaza Página 12 de 15

13 Formato Resultado Convocatoria Página 13 de 15

14 Modelo Convocatoria Auxiliar Administrativo Página 14 de 15

15 Modelo Convocatoria Auxiliar de Programación Página 15 de 15