UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- Hugo Robles Espejo
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1 Pág. 1 de: 7 C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.14 Convocatoria Pública 2 18 X X Solicitud licitación o convocatoria pública Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Resolución (Acta de Apertura) Términos de referencia preliminar (web) Términos de referencia definitivos (web) Adendas y/o notas informativas Acta de recepción y apertura de propuesta tipo l. Acta de recepción y apertura de propuesta tipo 2-A Acta de recepción y apertura de propuesta tipo 2-B Propuesta (s) Informe de evaluación jurídica de la propuesta Informe de evaluación técnica y económica de la
2 Pág. 2 de: 7 propuesta Acta o resolución de adjudicación o desierta Registro del contrato en el sistema de información financiero (Orden de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría, de suministro, registro contractual de contratos Contrato con formalidades plenas (Otro Sí, adicionales, prorrogas) Pólizas Acta de inicio Nombramiento de Supervisor y/o interventor Orden de pago automático Cuenta de cobro o factura cambiaria de venta Aportes seguridad social integral (Persona natural) (Si aplica) Aportes parafiscales (Persona Jurídica) Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o de quien firma la certificación de parafiscales(persona Jurídica) Acta de obra Informe de supervisión y/o Interventoría Comprobantes de salida de almacén
3 Pág. 3 de: 7 Acta de entrega a satisfacción Evaluación de proveedor Acta de liquidación de proceso contractual C09.15 Licitación Pública 2 18 X X Solicitud licitación o convocatoria pública Certificado de Disponibilidad Presupuestal (CDP) Resolución (Acta de Apertura) Términos de referencia preliminar (web) Términos de referencia definitivos (web) Adendas y/o notas informativas Acta de recepción y apertura de propuesta tipo l. Acta de recepción y apertura de propuesta tipo 2-A Acta de recepción y apertura de propuesta tipo 2-B Propuesta (s) Informe de evaluación jurídica de la propuesta Informe de evaluación técnica y económica de la propuesta Acta o resolución de adjudicación o desierta
4 Pág. 4 de: 7 Registro del contrato en el sistema de información financiero (Orden de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría, de suministro, registro contractual de contratos Contrato con formalidades plenas (Otro Sí, adicionales, prorrogas) Pólizas Acta de inicio Nombramiento de Supervisor y/o interventor Orden de pago automático Cuenta de cobro o factura cambiaria de venta Aportes seguridad social integral (Persona natural) (Si aplica) Aportes parafiscales (Persona Jurídica) Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o de quien firma la certificación de parafiscales(persona Jurídica) Acta de obra Informe de supervisión y/o Interventoría Comprobantes de salida de almacén Acta de entrega a satisfacción Evaluación de proveedor
5 Pág. 5 de: 7 Acta de liquidación de proceso contractual C09.16 Invitación Privada 2 18 X X Autorización de la invitación Privada Resolución (Acta de apertura) Carta de invitación privada Términos de referencia definitivos Adendas y/o notas informativas Acta de recepción y apertura de propuesta tipo l. Acta de recepción y apertura de propuesta tipo 2-A Acta de recepción y apertura de propuesta tipo 2-B Propuesta (s) Informe de evaluación jurídica de la propuesta Informe de evaluación técnica y económica de la propuesta Acta o resolución de adjudicación o desierta Registro del contrato en el sistema de información financiero (Orden de compra, de trabajo, de prestación de servicios, de consultoría, de suministro, registro contractual de
6 Pág. 6 de: 7 contratos Contrato con formalidades plenas (Otro Sí, adicionales, prorrogas) Pólizas Acta de inicio Nombramiento de Supervisor y/o interventor Orden de pago automático Cuenta de cobro o factura cambiaria de venta Aportes seguridad social integral (Persona natural) (Si aplica) Aportes parafiscales (Persona Jurídica) Copia de la tarjeta profesional del revisor fiscal o de quien firma la certificación de parafiscales(persona Jurídica) Acta de obra Informe de supervisión y/o Interventoría Comprobantes de salida de almacén Acta de entrega a satisfacción Evaluación de proveedor Acta de liquidación de proceso contractual
7 Pág. 7 de: 7 D02 DERECHOS DE PETICIÓN 2 5 X X Se elimina porque pierde valor administrativo I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 x se elimina porque la informacion esta registrada en Correspondecia recibida el consecutivo de correspondencia despachada Respuesta I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 x Se elimina porque se refleja en el informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina por que los originales reposan en la dirección de control interno y evaluación de gestión
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Pág. 1 de: 7 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 7 A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación
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UNIDAD ACADÉMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE IDIOMAS Pág. 1 de: 9 A01 ACREDITACIÓN A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación
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TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 11 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 5 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 5 X X A08 ASOCIACIONES INSTITUCIONALES 3 5 X Se elimina porque
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UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: ESCUELA DE ENFERMERÍA Pág. 1 de: 10 A01 ACREDITACION A01.02 Acreditación de Programas de Pregrado y Posgrado 10 X Cronograma de actividades Informes proceso de autoevaluación
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Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 5 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 5 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde
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HOJA 1 DE 5 0000-002 ACTAS 0000-002-006 Acta Consejo de Facultad 2 años 3 años X 0000-012-001 CIRCULARES Se eliminan en gestión por carecer de Circulares Informativas 2 años X de valores para su conservación.
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