UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 9 A02 ACTAS A02.45 Acta de Comité Primario 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo A02.46 Actas de Coordinadores 3 7 X X A02.47 Acta de Reunión de Grupo 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo A02.49 Actas de Consejo de Sede 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Evaluación auxiliares administrativos C01 CAJA MENOR 2 3 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Copia orden de pago manual Facturas o recibos Listados de arqueo

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 9 C04 CIRCULARES Se elimina porque pierde valor administrativo C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.01 Contratos de Arrendamiento 2 18 X X Solicitud Minuta del contrato (si aplica) Factura Copia de la consignación u orden de pago Formato de pago derechos de autor Correspondencia C09.06 Contratos de Prestación de Servicios 2 18 X X Minuta del contrato Pólizas Recibo de impuesto de timbre Paz y salvo departamental

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 9 Recibo de pago de estampillas Recibo de publicación en la Gaceta Certificado de la Cámara de Comercio C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura C09.10 Orden de Pago 3 7 X X Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas)

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 9 C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Cotizaciones Pólizas Acta de inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C10 CONVENIOS C10.03 Convenios de Prestación de Servicios 2 18 X X Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Informes Actas de avance Facturas

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 9 D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS E05 EVENTOS E05.02 Eventos Culturales 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Planeación del evento Divulgación Informe financiero del evento G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Factura de Venta de Bienes o Servicios Gestión de Cobro (Si aplica) Acuerdos de Pago (Si aplica) H01 HISTORIAS ACADÉMICAS H01.02 Historias Académicas de Estudiantes de Nivel 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Introductorio Formulario de Inscripción Fotocopia del diploma de bachiller y el acta de grado Fotocopia del documento de identidad

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 9 Certificado de las pruebas ICFES Fotocopia de afiliación a EPS ó SISBEN H02 HISTORIAS CLINICAS 5 15 X De acuerdo a la Resolución 1994 de del Ministerio Exámenes de ingreso de Salud se traslada al Archivo Central UIS según Hoja de evolución (Si aplica) situación académica del estudiante (PFU y/o Retirados) Remisión de especialistas (optometría, oftalmología, ginecología, psiquiatría) (Si aplica) Remisión de exámenes de laboratorio (Si aplica) Incapacidades (Si aplica) Interconsultas programas preventivos Historia de planificación familiar Informe Médico (Si aplica) Informe de Trabajo Social Informe de Psicología-Psicopedagogía Ficha de Odontología Certificaciones de IPS sobre incapacidades Registro de incapacidades de médicos externos I01 INFORMES

7 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 7 de: 9 I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I04 INFORMACIÓN SOCIO ECONÓMICA DEL ESTUDIANTE 2 0 X La información del Estudiante Activo se traslada a la Sede Declaración de Renta y Complementarios (Si aplica) Central. Los PFU y Estudiantes retirados se eliminan Formulario de información socio-económica del estudiante después de los 2 años Facturas de servicios públicos domiciliarios Certificado de Estratificación (Si aplica) Certificado de Ingresos expedido por Contador Público o Formato DIAN (Si aplica) Certificado de Ingresos y es (Si aplica) Certificado del colegio valor pensión pagada en once grado Fotocopia Certificado Electoral (Si aplica) Formulario Solicitud de Reliquidación y documentos soportes (Si aplica) Informes Socioeconómicos Fotocopias de las Cédulas de Ciudadanía de los padres de familia y estudiante Liquidación de Matrícula Comunicaciones Internas (Si aplica)

8 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 8 de: 9 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P03.03 Planes de Mejoramiento Presentados a la Contraloría 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión R01 REGISTROS R01.10 Registro de Correos Enviados 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R01.11 Registro de Correspondencia Enviada 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R01.12 Registro de Correspondencia Recibida 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R01.14 Registro de Entrega de Recomendados 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R01.17 Registro de Control de Mantenimiento de Material 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Bibliográfico Listado

9 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 9 de: 9 R01.20 Registro de Préstamo de Libros 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Recibo de multas Soportes R01.27 Registro de Recibo de Correos 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R04 RECIBO COMPROBANTE DE PAGO DE MULTAS 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R05 RECIBO COMPROBANTES DE PAGO DE LIBROS 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo R06 RECIBO DE OPERACIONES PRÉSTAMO Y RENOVACIÓN 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo DE MATERIAL BIBLIOGRÁFICO