TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 PAGINAS: ACTAS ACTAS DE CONSEJO DE FACULTAD Citación al consejo (electrónica) Solicitudes de estudiantes Solicitudes de profesores Respuestas a solicitudes Planes de contingencia académica ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL DE INVESTIGACIONES Propuesta de investigaciones docentes- estudiantes Modificaciones ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL CURRICULAR Propuestas ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL ACTAS DE COMITÉ MISIONAL DE ETENSION Y PROYECCION SOCIAL Portafolio Propuesta Convenios Gestión se conserva la serie en forma permanente por Gestión se conserva la serie en forma permanente por Gestión se conserva la serie en forma permanente por Gestión se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

2 PAGINAS: ACTAS DE GRADO Individuales (Electrónica) Colectivas ACTAS DEL COMITÉ MISIONAL DE BIENESTAR UNIVERSITARIO Comunicaciones ACTAS DEL COMITÉ DE INVESTIGACIONES Y DE TRABAJO DE GRADO Propuestas de Investigación Aclaraciones Modificación Asignación de Evaluación de Sustentación INVENTARIOS INVENTARIOS DE EQUIPOS DE MUEBLES Y ENSERES Inventarios RESOLUCIONES RESOLUCIONES DEL CONSEJO DE FACULTAD Resoluciones Anexos RESOLUCIONES DE DECANATURA Resoluciones Anexos Gestión se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Gestión se entrega la serie en soporte papel al departamento de Gestión de Bienes y se conserva el soporte digital.

3 PAGINAS: DERECHOS DE PETICION DERECHOS DE PETICION DE INFORMACION Solicitud Respuesta anexo PLANES PLANES DE ACCIÓN Estudios de necesidades Plan de acción Informe de gestión Socialización del plan de acción PLANES DE ESTUDIO Plan Contenidos programáticos Evaluaciones Resolución de aprobación y modificación de planes Acta de aprobación consejo de facultad 10 1 Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital. Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital PLANES DE ACCION COMITÉ DE ETENSION Plan Informe de Gestión 1 Archivo Central se elimina la serie en soporte papel y se conserva en soporte digital.

4 PAGINAS: INFORMES INFORMES DE GESTION ACADEMICO-ADMINISTRATIVO Informe de gestión Anexos y soportes INFORMES FINANCIEROS Volantes de consignación anexos REGISTROS REGISTROS CALIFICADOS DOCUMENTALES DE PROGRAMA Resoluciones del ministerio de educación aplicado Acuerdos Académicos Acuerdos del Consejo Superior Acuerdos del Consejo de la Facultad Resolución de aprobación Acreditación Planes de mejoramiento Seguimiento del plan Gestión se conserva toda la serie por que registra memorias Institucionales, la serie se organiza por programas (pregrados y postgrados)

5 PAGINAS: EGRESADOS ficha de antecedentes de egresados Acta de sustentación de trabajo de grado (copia) Anexos CURSOS CURSOS CLLE Propuesta Acta de inicio financieros Acta de finalización CERTIFICADOS CERTIFICADOS DE PENSUN Certificado Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital PRESTAMOS PRESTAMOS DE EQUIPOS solicitud 2 Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital.

6 PAGINAS: PROPUESTAS PROPUESTAS DE ETENCION Y PROYECCION Propuesta Solicitud (formatos) Aval Acta de inicio Ejecución propuesta Informe Cdp Arp Acta de finalización PROPUESTAS DE EDUCACION CONTINUA DE ETENSION Y PROYECCION SOCIAL Diplomados Seminarios Conferencias Talleres Congresos Foros CONSTANCIAS CONSTANCIAS DE ESTUDIO Constancias ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital. Gestión la serie se elimina y por estar en soporte digital. Gestión se elimina la serie por que se encuentra en soporte digital.

7 PAGINAS: CONSTANCIAS TRABAJO DE ESTUDIOS Constancia CONSTANCIAS A EGRESADOS Constancia Gestión se elimina la serie por que se encuentra en soporte digital CONTROLES CONTROLES DE INASISTENCIA DE DOCENTES Planilla Quejas Reclamos permanentemente porque soportar el ciclo de vida de los docentes PROYECTOS PROYECTOS DE TRABAJO DE GRADO Propuesta Acta de sustentación Proyecto PROYECTOS DE INVESTIGACION Informe docente Certificados de cumplimiento Proyecto LIBROS LIBROS DE ACTAS libros Archivo Central se conserva toda la serie de forma permanente. Archivo Central se conserva toda la serie de forma permanente.

8 PAGINAS: EVENTOS EVENTOS ACADEMICOS-CULTURALES E INTERNACIONALES Solicitud Cronograma de actividades Publicaciones Invitaciones Listado de asistencia anexos 3 Finalizado su tiempo de Gestión la serie se selecciona y se conserva en soporte digital la solicitud, el cronograma, el listado de asistencia y la constancia como soporte de de la actividad programada CAJA CAJA MENOR Informe Movimientos Acta de arqueo Relación de informes Legalización de rubros Solicitud de reembolso Reembolso Auditoria NOTIFICACIONES NOTIFICACIONES POR PROBLEMAS ACADÉMICOS Solicitud Anexos 1 Al terminar su tiempo de Gestión se selecciona la serie enviando los originales al departamento de Gestión Financiera, por poseer valor probatorio. Las notificaciones se encuentran como serie documental cuando no se han realizado procesos disciplinarios se conserva de forma permanente por poseer valor probatorio

9 PAGINAS: PRACTICAS PROFESIONALES FORMATIVAS Solicitud Hoja de vida y soportes Distribución de practicas Remisión de hoja de vida Gestión se conserva toda la serie por que hace parte del Archivo Histórico de la Universidad PERSONAL DE APOYO Solicitud del coordinador Hoja de vida Constancia Al terminar su tiempo de Gestión se elimina la serie. Por que se encuentra en soporte digital.