UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 1 de: 7 A02 ACTAS A02.11 Actas de Comité de Gestión Integrado 3 7 X X A02.27 Actas de Comité Fiduciario 3 7 X X A02.32 Actas de Revisión por la Dirección 3 7 X X A02.82 Actas de Comité Técnico Ambiental 3 7 X X A02.83 Actas de Retención Final de Residuos 3 7 X X A Actas de Comité de Calidad 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 2 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación

2 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 2 de: 7 B03 BONIFICACIONES 1 4 X X Esta información queda registrada en la Resolución de Formato de bonificación Vicerrectoría Administrativa. Copia de la Resolución de aprobación Copia del Acta de Consejo de Escuela Copia AIU-Utilidad del Proyecto (original) Copia de la orden de pago C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se eliminan porque pierden valor administrativo C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 7 X X Cotizaciones Pólizas (si aplica) Factura

3 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 3 de: 7 C09.10 Orden de Pago 3 7 X X Factura C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 7 X X Factura o cuenta de cobro Fotocopia de afiliación a salud y pensión Certificado de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 7 X X Cotizaciones Pólizas Acta de Inicio Factura o cuenta de cobro Acta de suspensión Acta de reiniciación Acta de liquidación

4 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 4 de: 7 Fotocopia de afiliación a salud y pensión o fotocopia de paz y salvo del pago de aportes parafiscales (personas jurídicas) C14 COMITÉS TÉCNICOS C14.01 Comité Técnico Ambiental 3 7 X X D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X X Se conserva como parte de la memoria institucional de la UIS F01 FONDO DE PASIVO PENSIONAL F01.01 Fondo del Pasivo Pensional Ministerio de Hacienda 3 5 X X Informe semestral sobre manejo del fondo del pasivo pensional Comunicaciones al Ministerio de Hacienda F01.02 Fondo del Pasivo Pensional Departamento de 3 5 X X Santander Cuenta de cobro del aporte mensual concurrente

5 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 5 de: 7 Comunicaciones de presentación anual del cálculo actuarial y proyección de recursos F01.03 Fondo del Pasivo Pensional Fiduciaria 3 5 X X Comunicaciones de autorización de pagos mensuales Comunicaciones de pago de la comisión del servicio fiduciario Comunicaciones disposiciones manejo fiduciario Informes mensuales I01 INFORMES I01.02 Informes a Entes de Control 2 3 X La información queda reflejada en el consecutivo de Solicitud correspondencia despachada Respuesta I01.06 Informes de Auditoria Interna de los 3 2 X X El documento original reposa en cada proceso auditado Sistemas de Gestión pero hace parte de la memoria del Sistema de Gestión de la Calidad de la Institución

6 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 6 de: 7 I01.09 Informes de Evaluación de Gestión 4 0 X Se elimina porque se refleja en el Informe consolidado de Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión I01.32 Informes de las UAA 3 5 X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato I01.60 Informes de Auditoría Externa de Calidad 2 4 X X X Proceso que se realiza desde esta unidad dado que el Plan de Auditoría Vicerrector Administrativo es el representante del Informe de Auditoría Sistema de Gestión. Documentación que contiene la Soportes(Si aplica) memoria institucional de las auditorias externas realizadas por el ente certificador del Sistema de de Gestión de la Universidad. P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión

7 TABLA DE DOCUMENTAL Pág. 7 de: 7 P09 PROGRAMAS P09.04 Programas de Capacitación 2 4 X X Capacitaciones ejecutadas en el marco de los Oficios internos y externos diferentes proyectos que se lideran desde la Control de Asistencias Vicerrectoria Adminstrativa incluyendo los registros de formación realizados en el Sistema de Gestión de Calidad de la Institución. S02 SOLICITUDES APOYO ECONÓMICO DE LAS UAA 3 5 X Se elimina porque pierde valor administrativo S03 SOLICITUDES APOYO ECONÓMICO DE LOS 3 5 X Se elimina porque pierde valor administrativo ESTUDIANTES T01 TRASLADOS DE FONDOS 1 5 X X Más que el valor de cada traslado de fondos, la Formato de Traslado de Fondos consecutivo justificación y los soportes son recopilados y verificados Oficio de solicitud en esta Unidad. Soportes