UNIVERSIDAD DEL VALLE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
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- Clara Piñeiro Rivas
- hace 5 años
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1 HOJA 1 DE BOLETINES FINANCIEROS 2 años 18años X CIRCULARES - Boletín diario de cuentas - Relación de consignaciones - Reporte de ingreso de movimientos - Notas Débito - Traslados por nomina - Traslados por rendimiento de comisiones - Traslado Bancario para elaboración de cheques - Notas de anulación de cheques - Notas crédito Circulares Informativas 2 año 3 años X COMPROBANTE DE EGRESO - Comunicaciones - Liquidación de intereses - Pagaré - Factura de la fiduciaria - Páginas del OTRO - SI - Listado auxiliar para verificación de valor a pagar - Facturas de proveedores - Cuentas de cobro Los documentos que componen esta serie deben trasladarse a la Sección de Contabilidad mensualmente, área que finaliza el procedimiento y hace la retención 1
2 HOJA 2 DE 7 COMPROBANTE DE EGRESO (Continuación) - Factura - Orden de importación - Solicitud de Importaciones - Orden Contractual - Cumplido - Resolución de Rectoría - Declaraciones de impuestos - Pro desarrollo, Pro Univalle, Pro Hospitales, Pro Cultura, Pro Electrificación Rural, Retefuente, Reteiva, Reteica, y Timbre - Relación detallada de gastos - Nota explicativa del ordenador del gasto - Informe de Recepción - Recibo de ingreso definitivo - Relaciones de IVA pagados - Cuadro de presupuesto - Resolución de reconocimiento y pago de bono pensional - Certificación de Recursos Humanos - Certificado de Disponibilidad Presupuestal - Comprobantes de Egreso Bancarios - Registro Presupuestal - Orden de Pago - Distribución presupuestal - Actas - Copia Certificado de disponibilidad presupuestal - Copia orden de compra - Copia del Contrato - Orden de servicio - Solicitud de anticipo 2
3 Sección PAGADURA HOJA 3 DE 7 COMPROBANTE DE EGRESO (Continuación) - Comprobante de bienes y servicios - Orden de pedido - Convenio - Sentencias - Registro Único Tributario - Cotizaciones - Pólizas de garantía - Resumen de gastos - Presupuesto proyectado - Informe de OITEL - Relación de impuestos CONCILIACIONES BANCARIAS - Extractos bancarios - Libro de bancos - Notas Débito - Notas crédito - Traslado Bancario ( transferencias bancarias) - Inconsistencias - Balance de pruebas X histórico de la Universidad. 3
4 HOJA 4 DE CONTRATOS Contrato de Cuenta Bancaria 2 años 18 años X INFORMES - Copia Registro de Firmas - Oficio Actualización de Datos - Carta de apertura de cuenta y manejo - Normativas de la superintendencia bancaria Informe a Entidades y Órganos de Control 2 años 3 años X Informe de Cheques Anulados - Memorando solicitud anulación del tramite - Comprobante de egresos Tomar una muestra del 3% de aquellos que tenga relevancia para el archivo histórico de la universidad Los documentos que componen esta serie deben trasladarse a la Sección de Contabilidad mensualmente, área que finaliza el procedimiento y hace la retención - Cheque anulados Informe de Gestión Anual 3 años X Se elimina en Gestión porque los documentos con valor probatorio reposan en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. 4
5 HOJA 5 DE Informe Diario de Caja - Recibos de ingreso a caja - Tabulado - Facturas - Memorandos que ordenan efectuar el ingreso - Comprobante de Ingresos Los documentos que componen esta serie deben trasladarse a la Sección de Contabilidad mensualmente, área que finaliza el procedimiento y hace la retención MOVIMIENTOS CUENTAS BANCARIAS 2 años 18 años X - Cartas solicitando notas débito y crédito - Cartas de exoneración - Respuestas de bancos - Pagarés - Convenio de desempeño - Acuerdo general de pago de la Deuda Pública - Otro Si de pago a la deuda pública - Notas de cartera - Certificados - Encargo fiduciario de administración y pagos - Contrato interadministrativo de concurrencia - Convenios con Bancos 5
6 HOJA 6 DE PLANES Plan de Acción 3 años X Plan de Mejoramiento 2 años 3 años X Se elimina en Gestión porque el documento con valor probatorio reposa en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional. Se elimina porque los documentos con valor probatorio reposan en la Oficina de Control Interno Plan Operativo Anual 2 Años X Se elimina en Gestión porque el documento con valor probatorio reposa en la Oficina de Planeación y Desarrollo Institucional SISTEMA DE S Administración del Archivo de Gestión 2 años 3 años X - Programa de Gestión Documental - Tabla de Retención Documental TRD por Unidad Administrativa - Comunicaciones - Formato de Inventario para eliminación primaria - Actas de eliminación primaria - Formato de solicitud o préstamo de documentos - Formato Único de Inventario Documental - Informes de organización documental 6
7 HOJA 7 DE 7 TITULOS VALORES 2 años 18 años X - C.D.T.S - Bonos por acciones y donaciones - Pagarés - Letras de cambio - Pólizas originales APERTURA DE CAJA MENOR 2 años 18 años X - Memorando indicando la persona encargada - Disponibilidad presupuestal - Resolución - Cartas por cambio de firma o apertura de cuenta - Cuenta - Memo entrega de caja menor REGISTRO DE GRAVAMENES 2 años 3 años X Registro Impuestos de 4 x 1000, Cuentas Pagadas - Memorando solicitud disponibilidad - Disponibilidad presupuestal - Orden de desembolso y distribución presupuestal - Relación del movimiento de cuenta auxiliar - Relación mensual transacciones - Movimientos de tesorería pagos Se eliminan porque los documentos con valor probatorio reposan en quien hace la retención 7
UNIVERSIDAD DEL VALLE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL
HOJA 1 DE 5 0000-002 ACTAS 0000-002-006 Acta Consejo de Facultad 2 años 3 años X 0000-012-001 CIRCULARES Se eliminan en gestión por carecer de Circulares Informativas 2 años X de valores para su conservación.
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