UNIVERSIDAD INDUSTRIAL DE SANTANDER TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

Transcripción

1 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 1 de: 10 A01 ACREDITACION A01.05 Acreditación de los Programas de Posgrado 7 3 X X A02 ACTAS A02.56 Actas Coordinación de Posgrados 3 7 X X A02.57 Actas Coordinación Procesos de Acreditación 3 7 X X A02.75 Actas Reunión Coordinadores de Posgrados 3 7 X X A06 AUXILIATURAS A06.01 Auxiliaturas Estudiantiles 3 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Solicitud de Auxiliatura (si aplica) Copia de la Resolución de aprobación C04 CIRCULARES C04.01 Circulares Informativas 1 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo

2 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 2 de: 10 C05 CONCEPTOS C05.02 Conceptos Nuevos Programas de Posgrados 2 3 X X Se elimina porque pierde vigencia Concepto C09 CONTRATACIÓN C09.08 Orden de Compra 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de Solicitud RUT Cotizaciones Pólizas (si requiere) Factura de Venta Concepto Técnico Certificado de Garantía Certificado de Exclusividad Comprobante Salida de Almacén C09.10 Orden de Pago 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de Solicitud RUT

3 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 3 de: 10 Factura de Venta (si aplica) Legalización (si aplica) C09.11 Orden de Prestación de Servicios 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de Solicitud RUT Factura de Venta o Cuenta de Cobro Pólizas (si requiere) Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) C09.12 Orden de Trabajo 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de Solicitud RUT Cotizaciones Pólizas (si requiere) Acta de Inicio Factura de Venta o Cuenta de Cobro Acta de Suspensión Acta de Reinicio

4 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 4 de: 10 Acta de Recibo Final Fotocopia de pago al sistema de seguridad social Certificado de Paz y Salvo de Aportes Parafiscales (personas jurídicas) C09.13 Solicitud de Pasajes 3 0 X Se elimina porque los originales reposan en Tesorería Formulario de solicitud Cotizaciones Invitación a Evento Invitación a Evento C10 CONVENIOS C10.01 Convenios de Cooperación 2 18 X X Solicitud del servicio Carta de aceptación Minuta del convenio Concepto jurídico Memoria técnica hecha por la Unidad Académica Memoria de acuerdo previo Concepto del Director de Contratación

5 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 5 de: 10 Concepto del Vicerrector de Investigaciones Dictamen del Consejo Académico Informes Factura D02 DERECHOS DE PETICIÓN 3 5 X Se elimina porque pierde vigencia E05 EVENTOS E05.01 Eventos Académicos 5 15 X X Inscripciones Programación Solicitud de patrocinio G02 GESTIÓN DE CARTERA 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo Acuerdo de Pago (Si aplica) Informe sobre la gestión de cobro Solicitud cobro jurídico (Si aplica) I01 INFORMES

6 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 6 de: 10 I01.03 Informes al Consejo Académico 2 0 X Se elimina porque queda en los actos administrativos I01.20 Informes al Consejo Superior 2 0 X Se elimina porque queda en los actos administrativos I01.21 Informes a Vicerrectoría Académica 2 0 X Se elimina porque queda en los actos administrativos Contraprestación estudiantes Asignación de becas estudiantes (si aplica) I01.26 Informes a Control Interno y Evaluación de Gestión 2 0 X Se elimina porque la información queda en Actas I01.35 Informes a Vicerrectoría Administrativa 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.36 Informes a Relaciones Exteriores Becas 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo I01.37 Informes movilidad e intercambio profesores y/o 2 0 X Se elimina porque pierde valor administrativo estudiantes I01.42 Informes de OPS, Convenios y Contratos 3 0 X El tiempo de permanencia en el Archivo de Gestión se contará a partir de la fecha de finalización de la OPS, el Convenio o el Contrato

7 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 7 de: 10 P03 PLANES P03.02 Planes de Mejoramiento de Auditorías Internas 4 0 X Se elimina porque los originales reposan en la Dirección de Control Interno y Evaluación de Gestión P09 PROGRAMAS P09.13 Programas de Becas Externas 5 3 X X Propuesta carta Solicitud Respuesta Orden de Certificado de asignación por primera vez Certificado de renovación P09.14 Programas Becas de Sostenimiento para Estudiantes 2 3 X X Propuesta carta Solicitud Respuesta

8 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 8 de: 10 Orden de Respuesta Autorización horas adicionales de docencia (si aplica) Carta del coordinador indicando cumplimiento de exigencias Certificación del Consejo de Escuela de la Contraprestación Plan de Mejoramiento como docente (si aplica) Contrato de Compromiso Pagaré firmado con espacios en blanco Instrucciones para el diligenciamiento del pagaré P09.15 Programas Apoyos Semestrales de Sostenimiento 2 3 X X para Estudiantes Propuesta carta Solicitud Respuesta Autorización horas adicionales de docencia (si aplica) Carta del coordinador indicando cumplimiento de exigencias Certificación del Consejo de Escuela de la Contraprestación Plan de Mejoramiento como docente (si aplica) Contrato de Compromiso

9 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 9 de: 10 Pagaré firmado con espacios en blanco Instrucciones para el diligenciamiento del pagaré P15 PROCESO DE INGRESO ESTUDIANTES DE POSGRADO P15.01 Proceso de Ingreso Legalización 2 3 X X Constancia de Estudio firmada por el Coordinador Carta Rubros por Semestre con Visto Bueno del Coordinador Reporte Formulario de Inscripción ICETEX Información Beneficiario ICETEX-CIFIN Reporte Estudio Solicitud de Crédito Fotocopia Cédula de Ciudadanía Certificado Cuenta Bancaria Pagaré Firmado Carta de Instrucción Autenticada P15.02 Proceso de Ingreso Renovación 2 3 X X Carta Solicitud de Renovación Formato Actualización de Datos Formulario Datos Renovación de Estudiantes

10 UNIDAD ACADEMICA / ADMINISTRATIVA: DIRECCIÓN DE POSGRADOS Pág. 10 de: 10 Constancia y/o Certificación de Aceptación Matrícula Reporte de Renovación de Estudiantes R01 REGISTROS R01.16 Registros de Inscritos y Admitidos 2 3 X X R01.30 Registros de Seguimiento y Cumplimiento a los 2 3 X X Acuerdos R01.40 Registro Resultado Pruebas Psicotécnica 5 0 X R01.41 Registro Resultado Pruebas de Lengua Extranjera 5 0 X Curso de lengua I Curso de lengua II Requisitos de egresos Certificado de lengua extranjera I, II, III y IV Certificado de homologación expedido por el Instituto de lenguas R08 RED COLOMBIANA DE POSGRADOS 3 5 X X