INSTRUCTIVO DE CONTROL REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES

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1 Código IA-ADVA-0009 Versión 5 Estado V INSTRUCTIVO DE CONTROL REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES Revisó: Dida Eugenia Sanchez Aprobó: Gustavo Florez Dulcey 1. OBJETO Establecer las actividades necesarias para crear, actualizar, verificar y certificar el registro de personas naturales y/o jurídicas como requisito previo para formalizar las compras y contrataciones que se realicen en el grupo empresarial SPRBUN. 2. ALCANCE Este instructivo aplica a todos los proveedores del grupo empresarial SPRBUN. Las entidades como EPS, empresas de servicios públicos obligatorios (Agua y Energía) Bancos, Caja de Compensación, juzgados, alcaldías, Ministerios o cualquier tercero de obligatoriedad legal para la organización, no se consideran proveedores y por ésta razón no deben contar con el mismo proceso de registro, su creación en el sistema ERP SAP está a cargo del área de impuestos. Para el caso de las Entidades Sindicales, el único requisito es la verificación SARLAFT a sus directivos, debido a que son entidades que contienen asociados de diferentes orígenes por ser un sindicato gremial, con el fin de proteger a la compañía de un riesgo reputacional. 3. DEFINICIONES a. Certificado Activos: Es cuando el proveedor se encuentra registrado y certificado en la base de datos de proveedores y en SAP. b. Certificado no Activos: Proveedores que se encuentren desactivados en SAP. c. No Certificados: Cuando el proveedor no presenta la información completa o en su defecto cuando se encuentra en un proceso interno de verificación. d. Otros terceros: Son aquellos acreedores de la organización no considerados como proveedores, debido a que sus pagos obedecen a requerimientos de tipo legal o reglamentario. REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES Página 1 de 5

2 4. DESARROLLO DEL INSTRUCTIVO 4.1. Solicitud de Inscripción o actualización Las personas naturales o jurídicas que se registren como contratistas o proveedores de productos, obras o servicios deben presentar los siguientes documentos: Para SPB, Formato RAF-FIN-0012 Creación y/o Actualización Proveedores, debidamente diligenciado. Este documento está publicado en la página web de la SPRBUN: pdf. Para SPB Logistica Formato RA-OPL-0001 Registro de Proveedores Certificado de existencia y representación legal, con una vigencia no mayor a 30 días Certificación composición accionaria igual o superior al 5% de participación Copia Cedula del representante legal Certificación Bancaria Resolución de grandes contribuyentes ( Si aplica) Resolución de auto retenedores (Si aplica) Registro Único de Proponente-RUP (Si aplica) Formato de Declaración de Conflicto de Interés de Contratistas: Para SPB formato RC-AUD-0001 publicado en la página web: Para SPB Logistica RA-OPL Certificado del Decreto 1070 ( Persona Natural) Esta documentación debe remitirse digitalizada en formato PDF al correo electrónico exclusivo para la gestión de esta información o entrega física al área de mejoramiento organizacional en el edificio administrativo de la Sociedad Portuaria Regional de Buenaventura. Para los proveedores internacionales la documentación será la equivalente. Nota1: El área encargada no podrá contratar o formalizar relación comercial hasta que se haya hecho el debido registró ante SPB ó SPB Logistica, según corresponda. Nota2: Para la actualización de información, el área de mejoramiento organizacional emite anualmente una circular general para los proveedores indicando los documentos que debe presentar y el plazo estipulado por la empresa. Si los proveedores no cumplen la fecha de actualización el proveedor se cambia al estado Certificado no Activo. Nota 3: Cada Gerente/Director/Jefe de área es responsable por la gestión de actualización de los proveedores a su cargo que continúen con relación comercial, dentro de los tiempos establecidos por la Organización Verificación y Registro de la Información La Coordinación de Mejoramiento se encarga de: Revisar que la documentación presentada por el proveedor se encuentre debidamente diligenciada y cumpla los requisitos de la Organización. REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES Página 2 de 5

3 Si hace falta algún documento, notifica vía al área encargada y al proveedor. El proveedor quedará en estado no certificado hasta se complete la información. Una vez la documentación se encuentre completa y debidamente diligenciada por los proveedores y/o contratistas; la Coordinación de Mejoramiento remite al Oficial de Cumplimiento para verificación SARLAFT, la siguiente información: Persona Natural: Nombre, número de identificación, teléfono y dirección. Persona Jurídica: Nombre, número de identificación teléfono y dirección de la empresa y nombre y número de identificación de socios o accionistas con participación igual o superior al 5%, representantes legales y suplentes, miembros de Junta Directiva principales y suplentes, y el revisor fiscal. Nota: La información enviada para verificación de listas vinculantes se realiza con base en lo descrito en la composición accionaria y el certificado de existencia y representación legal suministrado por el proveedor Verificación en Listas Vinculantes relacionadas con Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo El Oficial de Cumplimiento una vez recibe la información de los proveedores y sus relacionados, realiza las consultas requeridas, remitiendo vía al siguiente día hábil a la Coordinación de Mejoramiento el resultado de la consulta, con el fin de continuar o no con el proceso de registro. La Coordinación de Mejoramiento remite al área de Talento Humano la información del proveedor con el fin de que se realice la verificación de conflicto Verificación de Conflicto Una vez la Gerencia de Gestión de Talento Humano recibe los documentos del proveedor suministrado por la Coordinación de Mejoramiento, procede a: - Verificar que los documentos del proveedor se encuentren completos de acuerdo a lo solicitado en la circular. - Revisar si el proveedor en el registro de Declaración de Conflicto de Interés de Contratistas manifestó algún conflicto y lo cruza en la base de datos correspondiente. En el evento que se identifique un conflicto de interés, lo remite a los Auditores Externos quienes dan el concepto final sobre la existencia de conflicto o inhabilidad de dicho proveedor. REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES Página 3 de 5

4 Nota: Las verificaciones en listas vinculantes (SARLAFT) y de conflictos de intereses, se realizan para el registro del proveedor y para las actualizaciones de información Certificación del Proveedor La Gerencia de Gestión de Talento Humano notifica al área de Mejoramiento Organizacional remitiendo vía al siguiente día hábil el resultado de la verificación, con el fin de continuar con el proceso de registro. El área Mejoramiento Organizacional procede cambiar el estado del proveedor en la base datos a Certificado Activo e ingresa la fecha de certificación o de actualización según corresponda y notifica vía al área correspondiente. El área responsable del proveedor certificado, envía al área de Impuestos la información del proveedor (Razón social de la empresa y Nit) solicitando la creación en el sistema SAP. Nota: El personal del área de mejoramiento, remite al área de impuestos notificaciones de actualización de datos de proveedores para su activación en el sistema SAP Creación en el Sistema SAP El área de Impuestos consulta por áreas en la Base de Datos del Proveedor administrada por Mejoramiento Organizacional, los documentos para proceder a la creación en el sistema SAP y notifica al área solicitante el código de creación del Proveedor. La notificación del área de mejoramiento al área responsable del proveedor o a impuestos, es el soporte del Área de impuestos de que el proveedor ya culmino a satisfacción con los requisitos y procede a la creación o actualización en SAP. En caso de que los proveedores no actualicen sus datos en los tiempos estipulados y no cumplan los requisitos exigidos, la coordinación de mejoramiento organizacional, solicita al área de Impuestos el bloqueo en SAP de dichos proveedores Controles antes de la compra o contratación Las Gerencias, Direcciones y Jefaturas, antes de realizar las invitaciones a los proponentes o formalizar una relación comercial consultan en el base datos de proveedores administrada por el área de mejoramiento organizacional si están certificados activos; si por alguna razón no se encuentran en la base datos de proveedores en estado activo, debe informar al proveedor los pasos a seguir para realizar el registro o actualización de datos. Las novedades de incumplimiento del proceso anterior, deben ser notificadas al Gerente General, Gerente Financiera y Auditoria Interna. REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES Página 4 de 5

5 4.8. Creación de otros terceros en SAP Los otros terceros son creados en SAP por el área de impuestos, de acuerdo a la solicitud enviada por el personal de las áreas responsables con la información que se detalla en la siguiente tabla: Otro tercero Información Area Responsable Entidades Bancarias Tesorería Autorización de Tesorería Accionista Certificación Bancaria. Contabilidad (persona Registro de accionista. responsable de accionistas) Certificado de existencia y representación legal. Copia de documento de identidad. Composición accionaria. Entidades Parafiscales Entidades de Servicios Públicos Entidades Estatales Tercero de cuantías menores, Caja Menor y legalización de viáticos Juzgados Asociaciones de Trabajadores Entidades sin ánimo lucro Nota: la información es de acuerdo a la persona si es jurídica u natural. Certificación Bancaria Autorización de Talento Humano Certificación Bancaria Autorización de Servicios Generales Cuenta Bancaria Tiquete de compra del bien. Para servicios y documento equivalente. Certificado Bancario Autorización Certificado Bancario. Verificación Lista OFAC- ONU. Autorización de Talento Humano Legalmente constituidos Certificación de revisoría fiscal Certificación bancaria Verificación Lista OFAC- ONU Gestión de Talento Humano Servicios Generales Áreas relacionadas con estos entes. Contabilidad Gerencia de Talento Humano Gerencia Jurídica Gerencia de Talento Humano Gerencia General Nota: Los soportes de estos terceros reposan en el área de Impuestos y de quien solicite su creación. REGISTRO Y CONTROL DE PROVEEDORES Página 5 de 5