GESTIÓN DOCUMENTAL. GO VERSIÓN 2 VIGENCIA Página

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1 4-2.1 CERTIFICADOS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL solicitud 2 3 X X Acuerdo l Consejo Superior Universitario. Se administran y conservan en medio electrónico CUENTAS BANCARIAS Apertura cuentas Registro firmas Autorización cambio cuentas 3 7 X Se tuvo en cuenta La Resolución 356 (5 septiembre 2007) Por la cual se adopta el Manual Procedimientos l Régimen Contabilidad Pública y el Decreto , para la toma cisión la disposición final estos documentos; se eliminan porque esta información queda consignada en los movimientos contables y estados financieros. E= Eliminación Secretario General Jefe

2 4-2.3 ESTADOS FINANCIEROS Balance General Estado Actividad Financiera Económica y Social Estado Cambios en la Situación Financiera Estado Cambios en el Capital trabajo Estado Flujo Efectivo Estado Cambios en el Patrimonio Notas a los Estados Financieros INFORMES Informe Ejecución Presupuestal Ingresos Informe Ejecución Presupuestal Gastos 3 7 X El régimen contable y el creto , establece los estados financieros básicos posterior al análisis l marco normativo se cidió que son conservación total, porque reflejan el movimiento contable durante el periodo fiscal, estos están en Backus seguridad Institucional. 2 3 X La Resolución No indica la presentación este informe, el cual es consolidado en la Contaduría General la Republica, por esta razón se hace conservación total terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa l AGN, en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe

3 Informes a Entes Control Solicitud Oficios respuesta Plan mejoramiento Informes avances 1 4 X X Ley , estableció la obligación para que los servidores públicos en el orn nacional, partamental, distrital, municipal y metropolitano, en calidad titulares y representantes legales, así como los particulares que administren fondos o bienes l Estado al separarse sus cargos, al finalizar la administración o al ser ratificados en el mismo al término l período, según el caso, presenten un informe a quienes los sustituyan legalmente en sus funciones, los asuntos su E= Eliminación Secretario General Jefe

4 Informes Interinstitucionales Solicitud Oficios respuesta Plan mejoramiento 1 4 X X competencia, así como la gestión los recursos financieros, humanos y administrativos. Se hace conservación total la documentación, terminado el año fiscal, siguiendo los lineamientos expresados en la Circular externa en el numeral 5 que habla los criterios valoración y sugiere la conservación permanente para esta clase documentos. E= Eliminación Secretario General Jefe

5 Informes avances LIBROS DE PRESUPUESTO Libro Registro Ingresos Libro Registro Apropiaciones Libro Registro Reservas Libro Registro Cuentas por Pagar 2 8 X Según Ley Art. 28 Se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros PLANES Plan Anual Caja Resolución PAC Resolución adición presupuestal 2 8 X Seleccionar el 2% terminado el tiempo en el archivo central, aquellos informes que por su impacto económico en circunstancias mayor gasto o ingresos, se jen para realizar E= Eliminación Secretario General Jefe

6 comparativos y como evincia la historia institucional Plan Financiero o Proyecto Presupuesto Proyecto presupuesto Informe ejecución Evaluación l presupuesto PRESUPUESTO ANUAL Plan financiero Modificaciones presupuestales 2 8 X Se tuvo en cuenta el Decreto y se cidió Seleccionar el 2% cada 5 años, aquellos informes que por su impacto económico en circunstancias mayor gasto o ingresos, se jen para realizar comparativos y como Evincia la historia institucional. 2 8 X Se tuvo en cuenta el Decreto y se cidió hacer conservación total porque son documentos que adquieren valores secundarios. Terminado el tiempo E= Eliminación Secretario General Jefe

7 UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICERECTORIA ADMINISTRATIVA REGISTROS DE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL solicitud Certificado Reserva presupuestal LIBROS DE TESORERIA Libro Auxiliar Bancos CUENTAS POR COBRAR Facturas Cuentas cobro Lista udores vigencia en el se transferirán al General la nación según el creto 1080 articulo X Se tuvo en cuenta el Decreto , el Decreto Se eliminan terminado el tiempo en el, porque existe el original en las nóminas, contratos y/o convenios. 1 9 X Según Ley Art. 28 Se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros 1 9 X Según Ley Art. 28 Se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros E= Eliminación Secretario General Jefe

8 UNIDAD ADMINISTRATIVA: VICERECTORIA ADMINISTRATIVA COBRO PERSUASIVO 1 4 X EXPEDIENTE DE CARTERA PREGRADO Y POSTGRADO Titulo moroso Notificación al udor l titulo Edicto Recurso apelación, consignación o aprobación estar al día Auto archivo Solicitud embargo Oficio a entes financieros para embargo 3 7 X Se hace eliminación estos documentos por cuanto copia estos procesos quedan archivados en los expedientes y/o contratos las personas y/o Instituciones ejecutadas. E= Eliminación Secretario General Jefe.

9 cuentas Oficio notificación embargo Orn retención l bien Notificación l mandamiento pago Exenciones Orn ejecución y remate bienes Acta o documentos ejecución remate Avalúo l bien Notificación l avalúo Nota ejecutoria Oficio Remisorio cobro Coactivo Auto avoca conocimiento Cobro persuasivo Mandamiento pago Notificación mandamiento pago Excepciones Resolución las excepciones Estudio Remisión la obligación Reporte Morosidad a entidas control E= Eliminación Secretario General Jefe

10 Resolución seguir alante con la ejecución Medidas cautelares Oficio Instrumentos públicos Oficio Entidad Financiera Oficio Entidad en que Laboral Oficio orn Secuestro bienes Liquidación l crédito, avaluó y costas procesales Oficio Notificación personal Comunicación objeciones a la liquidación Resolución que orna remate bienes Acta ejecución remate Acta entrega o adjudicación. Pago y liquidación acreencias Acta entrega remanente Resolución orn pago saldo Petición acuerdo pago Resolución aceptación y liquidación cuotas E= Eliminación Secretario General Jefe

11 Fotocopia Cedula ciudadanía Recibos pago l acuerdo pago Auto archivo CAUSACIONES CUENTAS POR PAGAR Facturas Equivalente factura Cuentas cobro Pago factura servicios públicos Pago aportes parafiscales 1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto , se hace conservación total porque reflejan la ejecución l presupuesto gastos en el periodo fiscal. Terminado el tiempo vigencia en el se transferirán al General la nación según el creto , articulo COMPROBANTES DE INGRESO CDT Factura Boletín diario 1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto , se hace conservación total porque reflejan la ejecución l presupuesto gastos en el E= Eliminación Secretario General Jefe

12 Resolución Autos COMPROBANTES DE EGRESO Pago servicios públicos Pago aportes parafiscales Otros pagos CONCILIACIONES BANCARIAS Formato conciliación Extracto bancario Notas débito Notas crédito periodo fiscal. Terminado el tiempo vigencia en el se transferirán al General la nación según el creto , articulo X X Se tuvo en cuenta el Decreto , se hace conservación total porque reflejan la ejecución l presupuesto gastos en el periodo fiscal. terminado el tiempo vigencia en el se transferirán al General la nación según el creto 1080, 2015, articulo X Se tuvo en cuenta La Resolución 356 (5 septiembre 2007) Por la cual se adopta el Manual Procedimientos l Régimen Contabilidad Pública y el Decreto , para la toma cisión la disposición final estos E= Eliminación Secretario General Jefe

13 documentos; se eliminan porque esta información queda consignada en los movimientos contables y estados financieros LIBROS CONTABLES Libros Auxiliares Bancos Libro Diario Libro Mayor y Balance 1 9 X Según Ley Art. 28 Cumplido el tiempo, se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros BALANCE DE COMPROBACION 1 9 X Según Ley Art. 28 Se eliminan porque esta información queda consignada en los Estados financieros. E= Eliminación Secretario General Jefe

14 NOTAS CONTABLES Depreciación propiedad planta y equipo Amortización software y licencias Provisión prestaciones sociales Ajustes Listados cartera Nota contable Cuadro control diferidos DECLARACIONES TRIBUTARIAS Declaración Retención en la fuente Declaración Industria y Comercio Declaración Ingresos y patrimonio 1 9 X X Se tuvo en cuenta el Decreto , se hace conservación total porque reflejan la ejecución l presupuesto gastos en el periodo fiscal. Terminado el tiempo vigencia en el se transferirán al General la Nación según el creto , articulo X Vencidas estas ntro los términos estipulados en la normatividad vigente, (Decreto y Acuerdo 214 E= Eliminación Secretario General Jefe

15 Información exógena 2014) y el estatuto 632 l Estatuto tributario. Se eliminan porque estos registros quedan consignados en los libros contables y estados financieros E= Eliminación Secretario General Jefe