TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ASOCIACION HORTIFRUTICOLA DE COLOMBIA - ASOHOFRUCOL

Transcripción

1 ACTAS ACTAS COMITÉ DE INVERSIONES 2 8 Actas de comité de inversiones Cotizaciones de inversiones Analisis de liquidez Analisis de concentracion de recursos Analisis de rendimientos financieros Acta por Inventario Fisico de titulos valores CAJA MENOR 2 3 Creacion o modificacion fondo fijo de caja menor Arqueo fondo fijo de caja menor Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 8 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC.Conservacion total de ambos soportes por ser una serie misional. Circular Externa 003 de 2015 AGN. Cumplidos 2 años en AG. se transfiere al AC por 3 añosdigitalizar antes de realizar la transferencia al AC, con fines de consulta, eliminar ambos soportes debido a que la Informacion se consolida en contabilidad en la serie "Estados COMPROBANTES CONTABLES COMPROBANTES DE CANCELACION DE TITULO VALOR TC Comprobante contable - comprobante de causacion Certificado de titulo valor Solicitud de cancelacion de titulo Cheque de Gerencia 1 9

2 COMPROBANTES DE COMPRA DE TITULO VALOR CT Comprobante contable - comprobante de causacion Solicitud de constitucion de titulo valor Certificado de titulo valor Solicitud de cheque de gerencia Cheque de gerencia COMPROBANTES DE EGRESO POR CHEQUE DE GERENCIA CG Comprobante contable - carta de solicitud al banco Comprobante de causacion del cheque de gerencia Consignacion cheque de gerencia Copia del cheque de gerencia COMPROBANTES DE EGRESO POR CHEQUE EG Comprobante contable - Comprobante de cheque Consignacion 1 9

3 COMPROBANTES DE EGRESO POR TRANSFERENCIA ENTRE CUENTAS TRE Comprobante contable - Carta de solicitud al banco Comprobante de causacion de transferencia COMPROBANTES DE EGRESO POR TRANSFERENCIA TR Comprobante contable - Carta de solicitud al banco Comprobante de causacion de transferencia Soportes equivalentes al pago 1 9 Origen de la Serie: Aplicado por el Area Productora " de Pagos" presente en el RECIBOS DE CAJA 1 9 Comprobante contable - Recibo de caja Consignacion o Reporte Origen de la Serie: Aplicado por el Area Productora " de Pagos" presente en el

4 CONVENIOS CONVENIOS CON ENTIDADES DE CREDITO Y LIBRANZA Convenio Portafolio de servicios 2 3 Cumplido 2 años en AG, se transfiere al AC por 3 años. Digitalizar antes de realizar la transferencia al AC con fines de consulta. Eliminar ambos soportes por perdida de valores primarios administrativos y por no ser una serie con valores secundarios para la entidad. La informacion de la ejecucion del convenio se conserva en Talento Humano en la serie "historias Laborales" CUENTAS BANCARIAS 1 2 Apertura de cuenta Notificacion de firmas y autorizados Firmas y condiciones de Manejo Autorizaciones de Entrega Certificacion bancaria Solicitud de Cancelacion de Cuenta Cancelacion de cuenta Notificaciones y Novedades Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 2 años. Digitalizar antes de por perdida de valores contables y fiscales en la entidad. La Informacion se consolida en Contabilidad en la serie "Estados INFORMES INFORMES DE GESTION 1 1 Informe Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1año. Esta serie pasa a eliminacion ya que la informacion se consolida en la Direccion Administrativa y Financiera en la serie "Informes de Gestion Consolidado" Origen de la Serie: Ley 118 de Ley 726 de 2001

5 PLANILLAS PLANILLAS DE REGISTRO Y CONTROL MENSAJERIA Ruta de mensajeria 1 1 Cumplido 1 año en AG, se transfiere al AC por 1año. Esta serie pasa a eliminacion ya que la informacion se consolida en la coordinacion HSEQ en la serie "Indicadores" REPORTES REPORTES DE INVENTARIO FISICO DE TITULOS VALOR Acta de Inventario 1 9 por perdida de valores contables y fiscales. La Informacion se consolida en Tesoreria en la serie "comprobantes de compra o cancelacion de titulo valor"