CÓDIGO ACUERDOS 1 2 X ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA X X

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1 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S ACTAS 1 19 X ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA X X ACTAS DE COMITÉ DE REVISIÓN DE CALIDAD X X ACTAS DE ASAMBLEA GENERAL DE ACCIONISTAS X X * Citación * Citación * Anexos SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la empresa ACUERDOS 1 2 X ACUERDOS DE JUNTA DIRECTIVA X X Cumplido un (1) año en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de diecinueve (19) años, cumplido este tiempo se digitaliza para la conservación permanente de ambos soportes por ser documentos de importancia histórica para la empresa

2 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S CAJA MENOR 1 2 * Recibos de Caja X X * Resolución de Caja menor que inicia el año X X * Libros de Recibos de pago X X * Certificados de Disponibilidad Presupuestal ( una copia para tesoreria) X X * PROCEDIMIENTO Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión CIRCULARES 1 2 X CIRCULARES INTERNAS X X CIRCULARES EXTERNAS X X Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión CITACIONES OFICIALES X X * Citación * Informe 1 2 X Se podrán eliminar una vez cumpla con su periodo de retención, levantar inventarios y convocar al comité de archivo para la toma de decisión

3 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S CONTRATOS 1 2 X CONTRATO DE ARRENDAMIENTO * Requisitos de los Clientes X X * Ficha Comercial X X * Fotocopia de la cedula Representante Legal X X * Certificado comercial X X * Contrato de Arrendamiento X X * Factura Canon Mensual y Servicios Publicos X X * Control de Arrendamiento natural o Juridico X X * Formato Comercial X X * Carta de Renovaciones X X * Solicitudes de Correspondencia X X PROCEDIMIENTO Una vez cumplan el tiempo de retención en el archivo central se pasa a digitalizar y se elimina el soporte papel CONTRATO - LICITACIÓN * Contrato X X * Control de Disponibilidad Presupuestal X X * Se hace una Solicitud X X * Solicitudes y Autorizaciónes expedición de Tiquetes X X * Formato de orden de pago ( se pasa a presupuesto) X X

4 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S CONCEPTOS SANITARIOS * Acta de Visita X X 1 2 x * Acta de inspección X X * Registro Sanitario X X * De claración, liquidación privada de Impuestos y Comercio X X PROCEDIMIENTO Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES 2 2 x * Alcaldia X X * Gobernación X X Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internas a lo largo del tiempo DERECHOS DE PETICIÓN 1 2 X * Derecho de petición X X * Respuesta derecho de petición X X TUTELAS * Tutela X X * Respuesta a Tutela X X Una vez se cumpla el tiempo de retención en el archivo central se elimanan despuesde que la documentación no haga parte de algun proceso juridico o administrativo.

5 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S EVENTOS INSTITUCIONALES 1 2 x Se conserva por su carácter * Invitación X X relevante para la historia * Oficio X X institucional, ya que en ellos se * Programa evento X X presentan las actuaciones internasa * Informe X X lo largo del tiempo ESTATUTOS 2 5 x * Escritura publica X X * Acta de Asamblea X X * Camara de Comercio X X * Anexos X X HISTORIAS LABORALES x * Hoja de vida X X * Certificados academicos X X * Liquidación de Vacaciones Acto administrativo X X * Vacaciones, acensó incremento o nivel salarial X X * Memorandos Se conserva por su carácter relevante para la historia institucional, ya que en ellos se presentan las actuaciones internasa lo largo del tiempo. Una vez cumplan el tiempo de retención en el archivo central se digitalizan y se guardan ambos soprtes HISTORIAS LABORALES TEMPORALES * Solicitudes X X * Hoja de vida X X * Certificados Académicos X X * Certificados de Antecedentes X X * Copia de acuerdo confidencialidad X X * Autorización para el tratamiento d datos personas X X * Ficha de ingreso X X * Evaluación e inducción X X

6 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S HISTORIAS DE EMPRESAS TRANSPORTADORAS * Resolución de Habilitacin de Rutas X X 2 6 x * Resolución como Empresa X X PROCEDIMIENTO Cumplido dos (2) años en el Archivo de Gestión se transfiere al Archivo Central para un tiempo de retención de seis (6) años, cumplido este tiempo se digitaliza y se elimina el soporte fisico INFORMES INFORMES A JUNTA DIRECTIVA X X INFORME DE GESTIÓN X X INFORME DE GUARDAS OPERATIVOS Y SEGURIDAD X X INFORME DE COMPARENDOS X X X INFORME ENTES DE CONTROL X X X * Notificaciones * Anexos Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel INVENTARIOS DOCUMENTALES X X INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA X X INVENTARIO DOCUMENTAL DE LA DEPENDENCIA X X INVENTARIO GENERAL DE ARCHIVO CENTRAL E HISTORICO X X El inventario documental esta conformado por todas las series y Subseries bajo responsabilidad directa e incluyendo los elaborados por cada funcionario o contratista.

7 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL PROCEDIMIENTO ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S PARTICIPACIÓN EN JUNTAS DIRECTIVAS O COMITÉS EXTERNOS 1 19 X Cumplido este tiempo se digitaliza * Convocatoria X X para la conservación permanente de * Anexos X X ambos soportes por ser documentos * Comunicaciones X X de importancia histórica para la Terminal de Transportes de Armenia PROCESOS 1 2 x PROCESOS ADMINISTRATIVOS X X PROCESOS JUDICIALES X X PROCESOS DISCIPLINARIOS X X PROCESOS DECLARADOS DESIERTOS O NO ADJUDICADOS X X * Comunicaciones * Respuestas * Anexos * Actas * Conceptos PLANES PLAN ESTRATEGICO X X 4 4 x * Informe * Comunicado * Plan * Anexo POLIZAS 1 2 x * Polizas X X * Cambios de incluciones y excluciones bienes asegurados X X * Solicitudes de Reclamaciones X X Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel.. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a eliminar, toda vez que el plan estrategico se recupera en las Resoluciones de gerencia y el plan de acción y los planes de los procesos se recuperan en las actas Junta directiva. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archivo Central, proceder a digitalizar y eliminar el soporte papel..

8 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S PROCEDIMIENTO PROYECTOS X X 1 5 X PROPIEDADES ENGLOBADAS X X 4 X * Escrituras Publicas * Escrituras de Tradición * Planos * Certificado de tradición * Ampliación de himpoteca * Impuestos * Licencias * Planos Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia de la empresa Son documentos relevantes para la entidad PROGRAMAS PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL 1 5 X * Mapa de procesos X X * Tablas de retención Documental X X * Normograma X X * Programa de Gestión documental X X Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia de la empresa POLITICAS INSTITUCIONALES X X 1 5 x Se conserva por su carácter relevante para visualizar la trazabilidad de la historia institucional

9 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S RESOLUCIONES 1 20 X RESOLUCIONES DE GERENCIA X X RESOLUCIONES DE JUNTA DIRECTIVA X X * Resolución * Anexos RESTRUCTURACIÓN INSTITUCIONAL 4 0 X * Acto administrativo X X * Estudios X X * Actas X X * Comunicaciones X X REGISTRO Y CONTROL 1 5 x * PRESTAMO Y CONSULTA DE DOCUMENTOS X X * Formato consulta de documentos * Formato indice información clasificada y reservada * Formato prestamo documentos * Formato testigo * Formato unico de inventario documental * Formato mensual estadístico GESTÍON Y TRAMITE X X * Formato Observaciones comunicaciones elaboradas * Formato registro correspondencia recibida externa * Formato registro correo devuelto * Formato registro correspondencia enviada * Formato registro correspondencia recibida interna PROCEDIMIENTO Una vez cumplido el tiempo dee retención en el Archivo Central, transferir al Archivo Histórico. Las resoluciones deberán presentar consecutivo único de acuerdo con el productor de las mismas y los anexos deberán archivarse en las correspondientes series documentales. Esta serie documental se recomienda digitalizar desde su producción para facilitar la consulta y generar índices que permitan recuperación ágil y oportuna. Una vez cumplido el tiempo de retención en el Archio de Gestión se elimina, ddo que el consolidaddo queda en las resoluciones de junta directiva. se elimina en el Archivo de gestión por perdida de vigencia.

10 CODIGO F-GA-08 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN 02 NIT Página 1 de 1 UNIDAD ADMINISTRATIVA: 100 GERENCIA OFICINA PRODUCTORA: DESPACHO GERENCIA CÓDIGO SERIES Y SUBSERIES * Tipos documentales SOPORTE NIVEL SEGURIDAD RETENCIÓN DISPOSICIÓN FINAL ELEC FISC SEC REST PUBL AG AC CT E M/D S PROCEDIMIENTO VERIFICACIÓN DE ORGANIZACIÓN X X * Seguimiento de verificación de aplicación de TRD * solicitudes de actualización * Cronograma de Actividades TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES X X * Cronograma de Transferencias * Comunicaciones * Solicitud * Anexos SISTEMA DE INFORMACIÓN * Software de correspondencia ( DUNET) X X * Software de Contable (SIIGO) X X * Software (STT) X X * Consultores Tecnologicos ( Contrato arrendamiento de Software) X X * Software Tarificador X X * Contadurìa General de la Nación X X Norma IEC/ISO27001

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