TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS
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- Alba Vega Méndez
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1 TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS SISTEMA GESTION DOCUMENTAL DEPENDENCIA CODIGO DE LA DEPENDENCIA: REGISTROS PUBLICOS CODIGO CD S SB SERIES, SUBSERIES Y TIPO DOCUMENTALES (REGISTROS) ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S 100 g ACTAS 5 15 X X 100 O1 O1 c ACTAS DE JUNTA DIRECTIVA Y DE LA COMISION DE LA MESA 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal SOPORTE TIEMPO DE RETENCION DISPOSICION FINAL PROCEDIMIENTO Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de 100 O O3 100 O3 O1 g ELECCIONES Y DESIGNACIONES c DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones c ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones i Aviso Físico i Inscripción Físico i Listado de candidatos Físico i Listado de candidatos seleccionados Físico i Censo electoral Físico c ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL 1 7 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre elecciones i Aviso Físico i Inscripción Físico i Listado de candidatos Físico i Listado de candidatos seleccionados Físico i Censo electoral Físico g INFORMES c INFORMES DE GESTION 1 19 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
2 i Informe Físico 100 O3 c INFORMES A ENTIDADES DEL ESTADO i Informe Físico O1 g CONVENIOS c CONVENIOS INSTITUCIONALES 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cancelación Convenio i Propuesta Físico i Convenio Físico i Pólizas Físico i Informe Físico 02 g REGISTROS PÚBLICOS O1 c REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Formulario de inscripción matricula y/o renovación Físico i Acto administrativo Físico i Certificado de la Registraduría - Evidencias SIPREF Físico i Constancia de inscripción Físico i Contrato Físico i Documento privado Físico i Impuesto de registro Físico i Escritura pública Físico i Estados financieros Físico i Oficio de medida cautelar Físico i Peticiones, quejas y reclamos Físico i Pre-Rut Físico i Providencia judicial Físico i Recibo de caja Físico i Recursos administrativos Físico i Devoluciones i Rut Físico, siempre y cuando se garantice su reproducción
3 c REGISTRO UNICO DE PROPONENTES 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Formulario de inscripción matricula y/o renovación Físico i Contratos Físico i Certificación de homologación de cuentas por utilizar un plan de cuentas Físico i Certificación en la que consta que el proponente forma parte de situación Físico i Certificación en la que consta que el proponente no forma parte de Físico i Constancia Físico i Declaración Físico i Acto administrativo Físico, siempre y cuando se garantice su reproducción i Providencia Físico i Devoluciones i Recibo de caja Físico i Rut Físico O3 c REGISTROS DE ENTIDADES SIN ANIMO DE LUCRO, ENTIDADES DE ECONOMIA SOLIDARIA, VEEDURIAS CIUDADANAS Y ONGs EXTRANJERAS 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Formulario de inscripción matricula y/o renovación Físico i Acto administrativo Físico i Certificación de vigencia de cédula Físico i Constancia de inscripción Físico, siempre y cuando se garantice su reproducción i Documento privado Físico i Escritura pública Físico i Impuesto de registro Físico i Oficio de medida cautelar Físico i Peticiones, quejas y reclamos Físico i Pre-Rut Físico i Providencia judicial Físico i Recibo de caja Físico i Devoluciones i Recursos administrativos Físico i Rut Físico O4 c REGISTRO NACIONAL DE TURISMO 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Certificación Electrónico i Rut Electrónico
4 O5 i Recibo de caja Electrónico i Recibo Pago de multa Electrónico i Comunicación Electrónico i Sanciones Electrónico i Acto administrativo Electrónico i Estados financieros Electrónico se conservará en medio electrónico, siempre y cuando se garantice su reproducción exacta y su conservación por cualquier medio técnico c REGISTRO UNICO NACIONALES DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Formulario único virtual Electrónico i Contrato Físico, siempre y cuando se garantice su reproducción 03 g REQUERIMIENTOS O3 O1 c INFORMES A ENTIDADES 1 19 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Informe Físico O3 c INFORMES INTERNOS 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Informe Físico. 04 g DE LOS EMBARGOS Y DEMANDAS CIVILES 04 O1 c EMBARGOS Y DESEMBARGOS 1 9 X X Evento de Cierre del expediente: Cancelación del registro i Físico Solicitud i Respuesta Físico i Anexos Físico, siempre y cuando se garantice su reproducción 05 g DERECHOS DE PETICION O5 O1 c DERECHOS DE PETICION 1 2 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Derecho de petición Físico i Respuesta 6 g ACCIONES CONSTITUCIONALES 06 O1 Físico c ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Demanda Físico
5 i Requerimiento Físico i Notificación Físico i Sentencia Físico i Recurso Físico i Fallo Físico c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X i Demanda Físico i Notificación Físico i Respuesta Físico i Sentencia Físico i Recurso Físico i Escrito de impugnación Físico i Fallo Físico Evento de Cierre del Expediente: Fallo c ACCIONES POPULARES 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Fallo i Demanda Físico i Notificación Físico i Citación Físico i Traslado Físico i Contestación Físico i Acta de audiencia Físico i Medida cautelar Físico i Audiencia Físico i Prueba Físico i Declaración Físico i Sentencia Físico i Recurso Físico i Fallo Físico 07 g ACCIONES PUBLICAS c ACCIONES JUDICIALES 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal O3 02 i Acción judicial Físico c ACCIONES ADMINSITRATIVAS 1 9 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Acción administrativa Físico 08 g ACTAS 08 O1 c ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
6 Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de 08 c ACTAS DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de 09 g CERTIFICADOS 09 O1 c CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS 1 2 X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Certificado Electrónico se borrará el soporte electrónico de acuerdo con las políticas 10 g BOLETINES 10 O1 c BOLETINES NOTICIA MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Boletín Electrónico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de 11 g COSTUMBRES MERCANTILES 11 O1 c ESTUDIOS DE COSTUMBRES MERCANTILES 5 15 x x Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Estudio Físico i Solicitud Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de 11 c CERTIFICADOS DE LA COSTUMBRE MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal i Certificado Físico i Estudio Físico i Solicitud Físico Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de g AFILIADOS 130 O1 O1 c ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIADOS 5 15 X X Evento de Cierre del Expediente: Cierre año fiscal
7 130 O1 Una vez cumplido el tiempo de retención en las fases de c HISTORIAL DE AFILIADOS 1 4 X Evento de Cierre del Expediente: Desafiliación i Solicitud y evaluación de afiliación Físico Referencia Bancaria Físico i Constancia de pago Físico i Resolucion de aceptación Físico i Oficio de de aceptación Físico i Solicitud de desafiliación Físico i Declaración de desafiliación Físico CONVENCIONES CD: Código de Dependencia S: Código de Serie documental CT: Conservación Total SB: Subserie documental E : Eliminación PRESIDENTE COMITÉ g Serie documental D: Digitalización c Subserie documental S: Selección i Tipo documental JEFE DEPENDENCIA
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