CAMARA DE COMERCIO DE MONTERÍA TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL SERIES TRANSVERSALES O SERIES COMUNES RELATIVAS A LOS REGISTROS PÚBLICOS

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1 Pána 1 de 8 CODIGO RETENCION DISPOSICIÓN FINAL CD S SB SERIES, SUBSERIES y TIPOS DOCUMENTALES CODIGO FORMATO SOPORTE ARCHIVO GESTION ARCHIVO CENTRAL CT E D S PROCEDIMIENTO ACCIONES CONSTITUCIONALES c ACCIONES DE CUMPLIMIENTO 1 9 X X Evento de Cerre del Expedente: Fallo Demanda Físco Requermento Físco Notfcacón Físco Sentenca Físco Recurso Físco Fallo Físco c ACCIONES DE TUTELA 1 9 X X Evento de Cerre del Expedente: Fallo Demanda Físco Notfcacón Físco Respuesta Físco Sentenca Físco Recurso Físco Escrto de mpunacón Físco Fallo Físco c ACCIONES POPULARES 1 9 X X Evento de Cerre del Expedente: Fallo Demanda Físco Notfcacón Físco Ctacón Físco Traslado Físco Las accones consttuconales tendrán un manejo electrónco desde su oren. Los documentos en soporte papel de dtalzaran en el msmo orden del expedente en soporte papel Estos se conserva en el servdor durante el prmer cclo (AG), posterormente se hará un backup para conservar permanentemente el documentos electrónco en el seundo cclo (AC) Termnada la retencón en el archvo de estón y central se elmnará el soporte papel de acuerdo con las polítcas ambentales. En caso de requerr copa de este documento se deberá recurrr a la mpresón del archvo electrónco o solctar copa al juzado correspondente. Las accones consttuconales tendrán un manejo electrónco desde su oren. Los documentos en soporte papel de dtalzaran en el msmo orden del expedente en soporte papel Estos se conserva en el servdor durante el prmer cclo (AG), posterormente se hará un backup para conservar permanentemente el documentos electrónco en el seundo cclo (AC) Termnada la retencón en el archvo de estón y central se elmnará el soporte papel de acuerdo con las polítcas ambentales. En caso de requerr copa de este documento se deberá recurrr a la mpresón del archvo electrónco o solctar copa al juzado correspondente. Las accones consttuconales tendrán un manejo electrónco desde su oren. Los documentos en soporte papel de dtalzaran en el msmo orden del expedente en soporte papel Estos se conserva en el servdor durante el prmer cclo (AG), posterormente se hará un backup para

2 Pána 2 de 8 Contestacón Físco Acta de audenca Físco Medda cautelar Físco Audenca Físco Prueba Físco Declaracón Físco Sentenca Físco Recurso Físco Fallo Físco ACCIONES PUBLICAS conservar permanentemente el documentos electrónco en el seundo cclo (AC) Termnada la retencón en el archvo de estón y central se elmnará el soporte papel de acuerdo con las polítcas ambentales. En caso de requerr copa de este documento se deberá recurrr a la mpresón del archvo electrónco o solctar copa al juzado correspondente c ACCIONES ADMINISTRATIVAS 1 9 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Accón admnstratva Físco polítcas ambentales c ACCIONES JUDICIALES 1 9 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Accón judcal Físco polítcas ambentales ACTAS c ACTAS DE ELIMINACION DOCUMENTAL 2 P X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Acta Físco Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta c ACTAS DE LA COMISION DE LA MESA 2 P X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal

3 Pána 3 de 8 Acta Físco Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta c ACTAS DE LA JUNTA DIRECTIVA 5 P X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Acta Físco Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta c ACTAS DEL COMITÉ DE AFILIACION 5 P X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Acta Físco Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta c ACTAS DEL COMITÉ INTERNO DE ARCHIVO 2 P X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Acta Físco Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta.

4 Pána 4 de 8 AFILIADOS c HISTORIAL DE AFILIADOS 1 4 X X Evento de Cerre del Expedente: Desaflacón Solctud de aflacón Físco Certfcacón Físco Acta Físco Comuncacón Físco Constanca de pao Físco Solctud de desaflacón Físco Declaracón de desaflacón Físco BOLETINES polítcas ambentales c BOLETINES NOTICIA MERCANTIL 1 P X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Boletín Electrónco Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta. CERTIFICADOS c CERTIFICADOS ELECTRONICOS DE REGISTROS PUBLICOS 1 2 X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Certfcado Electrónco central se borrará el soporte electrónco de acuerdo con las polítcas ambentales CONVENIOS c CONVENIOS INSTITUCIONALES 1 9 X X Propuesta Físco Conveno Físco Pólzas Físco Acta Físco Comuncacón Físco Informe Físco Evento de Cerre del Expedente: Cancelacón Conveno polítcas ambentales COSTUMBRES MERCANTILES c RECOPILACION DE ESTUDIOS DE LA COSTUMBRE MERCANTIL 5 15 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal

5 Estudo Físco Solctud Físco Pána 5 de 8 Una vez cumpldo el tempo de retencón en las fases de archvo transferr al archvo hstórco como parte de la memora nsttuconal de la CAMARA DE COMERCIO., se arantza su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado por consulta. DERECHOS DE PETICION c DERECHOS DE PETICION 1 4 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Derecho de petcón Respuesta Físco Físco polítcas ambentales, posterormente se hará un backup o dtalzacón de los expedentes en archvos electróncos para conservar permanentemente en el seundo cclo (AC). ELECCIONES Y DESIGNACIONES c DESIGNACIONES DE MIEMBROS DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre eleccones Comuncacón Físco polítcas ambentales c ELECCIONES DE LA JUNTA DIRECTIVA 1 7 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre eleccones Avso Físco Inscrpcón Físco Lstado de canddatos Físco Lstado de canddatos selecconados Físco Censo electoral Físco Comuncacón Físco c ELECCIONES DEL REVISOR FISCAL 1 7 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre eleccones Avso Físco Inscrpcón Físco Lstado de canddatos Físco Lstado de canddatos selecconados Físco Censo electoral Físco Comuncacón Físco polítcas ambentales polítcas ambentales INFORMES

6 Pána 6 de c INFORMES A ORGANISMOS DE CONTROL 1 19 X X Evento de Cerre del Expedente: Cerre año fscal Informe Físco polítcas ambentales c REGISTROS PUBLICOS REGISTROS DE ENTIDADES SIN ÁNIMO DE LUCRO NACIONALES Y EXTRANJERAS ENTIDADES SOLIDARIAS Y VEEDURIAS CIUDADANAS 1 9 X X Evento de Cerre del expedente: Cancelacón del restro Formularo de nscrpcón matrcula y/o renovacón Físco Acta Físco Acto admnstratvo Físco Certfcacón Físco Certfcacón de venca de cédula Físco Comuncacón Físco Constanca de nscrpcón Físco Documento prvado Físco Escrtura públca Físco Impuesto de restro Físco Ofco de medda cautelar Físco Petcones, quejas y reclamos Físco Pre-Rut Físco Provdenca judcal Físco Recbo de caja Físco Recursos admnstratvos Físco Rut Físco polítcas ambentales, sempre y cuando se arantce su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado c REGISTROS MERCANTILES Y VENDEDORES DE JUEGOS DE SUERTE Y AZAR 1 9 X X Evento de Cerre del expedente: Cancelacón del restro Formularo de nscrpcón matrcula y/o renovacón Físco Acta Físco Acto admnstratvo Físco Certfcacón Físco Certfcado de la Restraduría - Evdencas SIPREF Físco Comuncacón Físco Constanca de nscrpcón Físco Contrato Físco polítcas ambentales, sempre y cuando se arantce su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado.

7 Pána 7 de 8 Documento prvado Físco Impuesto de restro Físco Escrtura públca Físco Estados fnanceros Físco Ofco de medda cautelar Físco Petcones, quejas y reclamos Físco Pre-Rut Físco Provdenca judcal Físco Recbo de caja Físco Recursos admnstratvos Físco Rut Físco c REGISTROS NACIONALES DE TURISMO 1 9 X X Evento de Cerre del expedente: Cancelacón del restro Certfcacón Electrónco Rut Electrónco Recbo de caja Electrónco Recbo Pao de multa Electrónco Comuncacón Electrónco Sancones Electrónco Acto admnstratvo Electrónco central se conservará en medo electrónco, sempre y cuando se arantce su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado. Estados fnanceros Electrónco c REGISTROS UNICOS DE PROPONENTES 1 9 X X Evento de Cerre del expedente: Cancelacón del restro Formularo de nscrpcón matrcula y/o renovacón Físco Certfcacón Físco Contratos Físco Certfcacón de homoloacón de cuentas por utlzar un plan de cuentas dferente al establecdo en el decreto 2649 Certfcacón en la que consta que el proponente forma parte de stuacón de control o rupo empresaral Certfcacón en la que consta que el proponente no forma parte de nnuna stuacón de control n rupo empresaral Físco Físco Físco polítcas ambentales, sempre y cuando se arantce su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado. Constanca Físco Declaracón Físco

8 Pána 8 de 8 Acto admnstratvo Físco Provdenca Físco Recbo de caja Físco Rut Físco c REGISTROS ÚNICOS NACIONALES DE ENTIDADES OPERADORAS DE LIBRANZA Formularo únco vrtual Electrónco Contrato Físco Certfcacón Físco 1 9 X X Evento de Cerre del expedente: Cancelacón del restro polítcas ambentales, sempre y cuando se arantce su reproduccón exacta y su conservacón por cualquer medo técnco adecuado. CONVENCIONES CD: Códo de Dependenca S: Códo de Sere documental CT: Conservacón Total SB: Subsere documental E : Elmnacón PRESIDENTE COMITÉ Sere documental D: Dtalzacón c Subsere documental S: Seleccón Tpo documental JEFE DEPENDENCIA