Disposición Documental. Retención. (años)

Transcripción

1 SERIES ES 05 ACTAS DE RECIBO Y ENTREGA dotación 10 selecciónese una muestra del 5%; transfiérase la muestra al Archivo Histórico y destruya el restante por picado 06 DE JUNTA acta listado de asistencia educación Cumplido el termino de retención en el archivo central, y por ser memoria institucional conservar en medio técnico y transfiérase al archivo histórico, elimínese las copias. 03 CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS Cumplidos los términos de retención en el archivo de gestión elimínese en su totalidad ya que dicha serie documental pierde su vigencia después de un determinado tiempo y no tiene valores secundarios para la administración COMUNICACIONES OFICIALES CIRCULARES Transcurrido el tiempo de custodia en el A.G. y A.C., de las circulares Informativas seleccionar una muestra del 1%, destruya el restante por picado. Transfiérase la muestra al Archivo Histórico; para las Dispositivas vencidos los términos de retención transfiéralas en su totalidad al Archivo Histórico. 05 CORRESPONDENCIA (Oficios) Enviados y Recibidos 2 selecciónese una muestra del 2%; transfiérase la muestra al Archivo Histórico y destruya el restante por picado ya que los

2 SERIES ES originales de toda la correspondencia se conserva en su totalidad en la oficina de archivo y correspondencia de la entidad 06 DERECHOS DE PETICIÓN Derecho de petición Comunicaciones enviadas recibidas Respuesta a derecho de petición 10 sáquese un muestreo del 5% del total de la serie y transfiérase al archivo histórico de la administración, el resto puede eliminarse por picado. 06 CONTRATOS 07 DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS Estudios previos Resolución de justificación Certificado Disponibilidad presupuestal. Registro presupuestal Listado de oferentes = SIC Contrato legalizado. Publicación contrato Soportes de legalización del contrato Pólizas Auto aprobatorio pólizas 16 selecciónese una muestra representativa del 2% por cada subserie documental; transfiérase la muestra al Archivo Histórico y el resto elimínese por picado.

3 SERIES ES Acta de inicio Publicación contrato Secop Informes de actividades Aportes seguridad socia Acta de interventoría Recibo a satisfacción Resolución aprobación pago Orden de pago Comprobante de pago Actas de liquidación 08 DE SUMINISTRO Estudio previo Documentos del proveedor Convocatoria y acta de calificación Certificado de disponibilidad presupuestal Registro de disponibilidad presupuestal Contrato y pólizas Actas de entrega y movimiento de almacén Comprobantes de pago. Acta de liquidación 16 selecciónese una muestra representativa del 2% por cada subserie documental; transfiérase la muestra al Archivo Histórico y el resto elimínese por picado.

4 SERIES ES CONVENIOS INTERINSTITUCIONALES Registro y disponibilidad presupuestal Proyecto Justificación de la necesidad Convenio Acta de inicio Informes Cuentas de cobro Actas de entrega Comunicaciones enviadas y recibidas INFORMES A ENTIDADES DE CONTROL Comunicación remisoria Informes Aneos selecciónese una muestra representativa del 2% por cada subserie documental; transfiérase la muestra al Archivo Histórico y el resto elimínese por picado. Cumplido los tiempos de retención en el archivo central elimínese en su totalidad ya que la entidad conserva el original. 06 DE GESTIÓN Comunicación remisoria Informes Aneos 16 selecciónese el informe anual y transfiérase al archivo histórico. Destrúyase el restante por picado.

5 SERIES ES 13 INSTRUMENTOS DE CONTROL BASES DE DATOS hojas de vida personal docente Cumplido el término de retención en el AG y AC, elimínese las copias y luego transfiérase al Archivo Histórico PLANES DE ACCIÓN. Plan de Acción Actividades ha realizar por proyectos Cronograma de Actividades Distribución de Recursos Formato de seguimiento Informe final PROCESOS JUDICIALES (acciones populares, acciones de tutela, demandas) Declaraciones Pruebas Comunicaciones enviadas - recibidas Fallos 16 Cumplido el término de retención elimínese las copias y luego transfiérase al Archivo Histórico 10 Cumplido el término de retención consérvese en su totalidad, elimínese las copias y luego transfiérase al Archivo Histórico.

6 SERIES ES