LISTA DE CHEQUEO GESTION DOCUMENTAL

Transcripción

1 Procedimiento : TIC-S3P1-V3 Transferencia_Documental En el mes de noviembre se analizan las actividades y proyectos realizados en el Comité de TIC presente año y la proyección de los requerimientos del subproceso para el año siguiente. DOCUMENTOS: Acta Asesor de planeación Colabora con la elaboración de proyectos tendientes a contar con los recursos económicos que permitan llevar a cabo las actividades propuestas. DOCUMENTOS: Proyectos 5 H 6 V 7 A 8 H 9 H 10 H 11 H Asesor de Sistemas (Por áreas) Archivo Central Solicitar a las diferentes áreas y/o dependencias el envió de la documentación del archivo de gestión al archivo central; el mes de Diciembre de cada año. Entendiéndose que cada documento debe permanecer según lo establecido en las tablas de retención documental. (Ley 594 del 2000). DOCUMENTOS: Oficio Alistamiento y organización de la documentación a transferir al archivo central (clasificar y ordenar por asuntos y cronológicamente los documentos; como también retirar los ganchos, clips y cintas que se encuentren en ellos) Imprimir de la intranet el formato de Transferencia documental y diligenciarlo. DOCUMENTOS: Formato de transferencia Documental Revisar la documentación que envían las áreas o dependencias al archivo central, teniendo en cuenta el diligenciamiento del formato (Transferencia Documental) que debe llevar: Código de la oficina que transfiere, Número de folios por carpeta, Paquete o AZ, fecha de documento y descripción de contenido. DOCUMENTOS: Formato de transferencia Documental Si no se cumple con los requisitos de presentación de la documentación, no se firma la relación de los documentos y en consecuencia se devuelve. Cuando se recibe la documentación se diligencia el formato de búsqueda de manera física el cual caracteriza el documento en que el proceso o subproceso pertenece, su forma documental es decir si es original o copia, nos de la ubicación y disposición final. DOCUMENTOS: Formato de búsqueda Ubicación de los documentos en los estantes y anaqueles que permitan su conservación y consulta. En caso de contar con la estructura física para la ubicación de los documentos el auxiliar de archivo realizara la petición a la subgerencia de la necesidad. Los documentos quedaran almacenados cajas mientras se realizan las compras respectivas. Se digita la información del auxiliar de búsqueda en el sistema lo cual permite de manera más eficiente la consulta. Se genera un informe bimensual y se socializa en el comité de TIC

2 Procedimiento : TIC-S3P2-V3 Consulta_Prestamo_Documentos (Archivo Central) Planear conjuntamente con el líder de proceso las actividades tendientes a la conservación y mayor disponibilidad de la información que administra el archivo. 3 V 5 H 6 H (Áreas) Para solicitar cualquier documento conservado en el archivo central se deberá Diligenciar el formato de Préstamo de Documentos. Si es una solicitud de entidades externas también debe diligenciar el formato. DOCUMENTOS: formato Préstamo de Documentos Se verifica que el formato este debidamente diligenciado. Si no se diligencio en todos los campos la solicitud será nula. Cuando se cumple con la solicitud correctamente diligenciada se procede a consultar en el auxiliar de búsqueda sistematizado la ubicación del documento. (Dependencia, asunto y el año) Se ubica la carpeta, AZ o libro que se solicita en el estante, anaquel correspondiente y se le entrega al funcionario (mensajero) previa firma de la ficha en el campo de la entrega. Se estipula al funcionario que recibe el documento en consulta que el plazo del préstamo son 10 días hábiles. Excepto para procesos judiciales que no tienen tiempo estimado. 7 A 8 A 9 H (Archivo Central) Si el documento no es entregado al archivo central dentro del plazo estipulado, se procede a oficiar al solicitante con copia al dueño del proceso, exigiendo la devolución del documento. DOCUMENTOS: Oficio Pasados 3 días hábiles de no hacer la entrega del respectivo documento se procede a oficiar al interventor del contrato del funcionario en mención, el cual no deberá certificar las actividades desarrolladas para la presentación de la cuenta del mes. DOCUMENTOS: Oficio Informa del incumplimiento al área de talento humano - contratación 10 V Recibir el documento y verifica el estado, después de la consulta. De presentarse deterioro, adulteración o perdida de documentos se realiza un acta especificando las causales del hecho y se notifica a la gerencia. DOCUMENTOS: Acta 11 H 1 13 A Cuando se entrega los documentos dentro del plazo y a conformidad se firma por parte del solicitante y el que recibe. DOCUMENTOS: Formato préstamo de documentos Se ubica el documento en su respectivo lugar. Informe bimensual al comité

3 Procedimiento: TIC-S3P3-V3 Administración_Historias_Clinicas _Manuales Asesor de Sistemas es s Se reúne la primera semana de cada mes con el personal asignado al archivo de Historias Clínicas y evalúa el flujo de los documentos remitidos por los servicios y el cumplimiento del proceso por estos. DOCUMENTO: Acta Medico Diligencia la historia clínica de forma manual en el formato de Hojas de Evolución del Odontólogo paciente describiendo el diagnostico y los procedimientos a seguir. Justificar por qué Enfermera se realizaron de forma manual. de Enfermería Enfermero Jefe de Odontología El físico de los registros clínicos que por algún motivo se realiza de manera manual deberá enviarse al archivo de historia clínicas (IPC). Debidamente relacionadas en el formato de Relación De Registro Clínicos Manuales Por Servicio, físico y magnético. Para su adecuada conservación y custodia. (Se debe transferir diariamente). DOCUMENTO: Relacion de Registro Clinicos Manuales por Servicio 5 A 6 H (Archivo) Recibe los documentos por servicios y revisa la relación de los mismos y su diligenciamiento. Si no cumple con el diligenciamiento debido o no trae la relación, serán devueltos al auxiliar respectiva. Entrega copia de recibo al auxiliar debidamente firmada por quien entrega y quien recibe. 7 H Se procede a la separación de las historias clínicas que corresponden al archivo de gestión y las del archivo central. (Resolución 1995 de 1999) 8 H Archivo Las carpetas de la Historias Clínicas pertenecientes al archivo de gestión se proceden a retirar los ganchos, clips, cintas y documentos que presenten duplicidad o hojas en blanco que se encuentren en ellos y se organizan nuevamente en la respectiva carpeta. 9 H Se folian todas las hojas de cada carpeta, de arriba hacia abajo en orden cronológico.

4 10 H Archivo En el caso de las Historias Clínicas que corresponden al archivo central se procede a sacar de las carpetas y se proceden a retirar los ganchos, clips, cintas y documentos que presenten duplicidad u hojas en blanco que se encuentren en ellos. Se folian en orden ascendente en la parte superior derecha a lápiz grafito. 11 V (Archivo) Verificar el paciente en la base de datos de usuarios publicada en la Intranet, con el objetivo de ratificar los números de identificación, nombres con apellidos, fecha de nacimiento y la EPS de afiliación respectiva. 1 1 (Archivo) Ingresar al aplicativo dinámica gerencial, módulo de admisiones, opción pacientes, para registrar en el campo numero de carnet se diligencia el número del tomo en la siguiente estructura IPCTOMOXX-XX. Luego se registra el plan de beneficios que corresponde a la EPS y el tipo de pacientes. Se registra la empresa o fuerza 001 para archivo central y 002 archivos gestión. Y en el campo unidad el número de folios se graba control G. Restaurar, Marcar, Archivar varias historias para formar un tomo, y ubicarlo en el estante respectivo. 1 Generar dos listado por el sistema, uno para el tomo y otro para archivo de consulta. 15 H Líder del proceso Genera un informe mensual de las historias clínicas ingresadas en el mes, por sedes y la productividad por cada auxiliar de archivo. 16 V Asesor de Sistemas Revisa las actividades realizadas y firma el informe que se pasará a la gerencia para su respectivo control. 17 A Gerencia Analiza y revisa la información consignada sobre la gestión adelantada y toma decisiones.

5 Procedimiento : TIC-S3P4-V2 Baja_Documentos Consultar el documento de las TRD para saber que documentos se pueden dar de baja. DOCUMENTOS: Tablas de Retención Documental Archivo Central Del 01 al 15 del mes de diciembre se evalúan con el auxiliar de búsqueda los documentos que se pueden considerar obsoletos según los tiempos de retención que indiquen las TRD. Del día 15 al 25 del mismo mes se convoca a reunión del comité de archivo de la ESE. DOCUMENTOS: Oficio Se presenta a en dicha reunión la relación de los documentos que se darán de baja para verificar que se hayan cumplido los plazos definidos en la TRD. El comité de archivo queda integrado por: Gerente, Subgerente, Asesor de Planeación, Asesor de Control Interno y Coordinador de Archivo. 5 H 6 H 7 H Comité de Archivo Se autoriza mediante un acta la documentación que se dará de baja directamente, la que escanea y se elimina, la que por su importancia o valor histórico se escanea y pasa al archivo histórico y la documentación que se selecciona una muestra se escanea y el resto de la documentación se elimina, por el de Archivo. DOCUMENTOS: Acta Se efectúa la conservación total de los documentos que por su valor pasarán al archivo histórico de la empresa. (Físicos y magnéticos) Los documentos que por su importancia (Valor fiscal, Jurídico y ) se conservan mediante el escaneo digitalización y el físico se eliminan. DOCUMENTOS: CD 8 V 9 A 10 H 11 A 12 V Archivo Central Archivo Central Asesor de Sistemas Si la documentación es de selección se clasifica una muestra y esta se escanea y envía al archivo histórico y el resto de documentos pasa a eliminación. Da de baja la documentación dependiendo su tipo de dos formas, una destruyéndola y se recicla o se incinera con el acompañamiento del asesor jurídico y el asesor de control. (Historias Clínicas) DOCUMENTOS: Acta de eliminación Actualizar el auxiliar de búsqueda la documentación que se dio de baja y clasificar la del histórico, la de selección y la de escaneo. Generar un informe que contenga las modificaciones del auxiliar de búsqueda y remitir con copia del acta de eliminación. DOCUMENTOS: Informe Revisa la información suministrada por el auxiliar de Archivo y si no encuentra inconsistencias firma y remite a gerencia. 13 V Gerencia Revisa y valida la información suministrada por el archivo central.

6 Procedimiento : TIC-S3P5-V4 Generacion_historia_clinica_Solici tada Asesor Sistemas es s Se reúne la primera semana de cada mes con el personal asignado al archivo de Historias Clínicas y evalúa el flujo de los solicitudes de historia clínica generados. DOCUMENTOS: Acta Usuario Debe radicar oficio en la ventanilla única la solicitud de historia clínica, firmarlo y adjuntar copia del documento que lo acredite para tener acceso a la solicitud, (si es menor de edad traer copia del registro civil, si es fallecido traer el certificado de defunción) y un CD. de correspondencia Realizara el direccionamiento de la correspondencia para el jefe de grupo respectivo, cuando sea el titular del derecho (quien la solicite); Cuando la solicitud es realizada por una entidad Pública o Privada, o es solicitada por un familiar del paciente fallecido, o es solicitada por una persona diferente al paciente, la petición debe ser remitida a la gerencia para que se analice por el asesor técnico científico, el asesor jurídico, quienes deberán dar visto bueno para la entrega y posterior firma de la Gerencia. 4 V Jefes de grupo Recibe la solicitud de historia clínica; verifica y autoriza la entrega o no de la historia clínica, y envía concepto al centro de salud de IPC archivo clínico, para la generación del medio magnético. 5 V Asesor Técnico Científico Asesor Jurídico Recibe la solicitud de historia clínica; verifica y autoriza la entrega o no de la historia clínica, y envía concepto al centro de salud de IPC archivo clínico, para la generación del medio magnético. 6 H 7 H (Archivo) Recibe las solicitudes de historia clínica debidamente autorizadas por el jefe de grupo o la asesoría técnico científica y jurídico, revisa que la petición este suscrita por el titular de la historia clínica. DOCUMENTO: Formato de solicitud de historia clínica De acuerdo a cada solicitud, se Consulta con el número de identificación o nombres y apellidos en dinámica gerencial punto net, módulo de historia clínicas, opción reportes - consulta de historia clínica Y se dispone a realizar la exportación en PDF.

7 8 V En caso de no encontrar registro deberá consultar en el aplicativo de dinámica gerencial versión fox, consultando por nombres descartando tipos de documento. 9 A (Archivo) De no encontrar registros, se realiza oficio informando la incidencia. De lo contrario se graba la información en cd y se en envía con oficio al remitente a ventanilla única. 10 H administrativo Ventanilla única Recepciona la información de historia clínica, y hace entrega personal al solicitante. 11 A Archivo Central Deberá consultar y generar todos los soporte clínicos registrados en la siguientes opciones de dinámica punto net de las solicitudes radicadas en gerencia: Consulta de Historia Clínica, Consulta de reporte de Enfermería, Consulta de solicitudes (referencias, plan de manejo, indicaciones médicas), Facturas a Pacientes, Citas por paciente. Generar según el tipo de orden solicitado: (físico o magnético) 12 V Gerencia Analiza y revisa la información consignada sobre la gestión adelantada y toma decisiones.

8 Procedimiento : TIC-S3P6-V1 Radicacion_Comunicaciones_Envi ados Funcionarios o contratistas ingresa con su nombre de usuario y clave de acceso al aplicativo SIMAD. En el modulo de comunicaciones, submodulo comunicaciones enviadas, deberán seleccionar la opción CREAR y diligenciar los campos de la plantilla. Una vez esté terminada la comunicación y verificada en la imagen PDF generada por el sistema, el usuario seleccionara la opción RADICAR, para que el sistema de manera automática le asigne la respectiva sigla y numero de radicación a la comunicación producida. El usuario imprimirá la comunicación en Original y una copia para la(s) firma(s) respectivas. DOCUMENTO: Comunicación oficial enviada Usuario final electrónica (pdf). (Todas las Comunicación oficial impresa y firmada. dependencias) En el modulo de comunicaciones de SIMAD, submodulo comunicaciones enviadas, el usuario deberá seleccionar la opción GENERAR SOLICITUD, para indicar el tipo de servicio requerido (mensajería, correo certificado) y la urgencia (baja, media, alta). 2 V Una vez diligenciada la solicitud deberá seleccionar la opción GUARDAR, para que el sistema envié la solicitud a la oficina de radicación. El sistema generará mensaje de alerta al funcionario de la oficina de radicación para que se entere de la solicitud y la atienda. DOCUMENTO: Alerta (Radicación) Imprimirá planilla generada por el sistema SIMAD con las solicitudes de servicio recibidas durante el día (se hará 2 veces x día, en la mañana y la tarde). Asignara responsabilidades a los mensajeros internos para la recolección de las comunicaciones. DOCUMENTO: Planilla de Solicitudes de Servicio. 5 V 6 H 7 A (Mensajero interno) (Radicación) Efectuara recorridos de acuerdo a instrucciones de la oficina de radicación para recoger las comunicaciones externas enviadas producidas y proceder a su entrega al destinatario (cuando sea dentro de la ciudad) o entregar en la oficina de radicación para su envío mediante servicios de correo (cuando el destinatario este en otra ciudad). DOCUMENTO: Planilla de Solicitudes de Servicio. Una vez entregadas las comunicaciones a los destinatarios, la copia con el recibido se llevará a la oficina de radicación para su digitalización. Una vez digitalizada, la copia con el recibido se devolverá a la oficina que generó la comunicación. DOCUMENTO: Planilla de comunicaciones enviadas para entrega de las comunicaciones originales en físico a los destinatarios y obtener el recibido en la copia. Cuando la solicitud de servicio indique que la comunicación debe ser enviada por servicio de correo. Una vez digitalizadas las comunicaciones enviadas que ya tienen el recibido del destinatario, se ingresaran al registro correspondiente en SIMAD.

9 Procedimiento : TIC-S3P7-V1 Radicacion_Comunicaciones_Reci bidos Recibe comunicación y verifica que la comunicación está dirigida a la E.S.E, y que en dicha comunicación contenga la identificación, dirección del remitente, y en lo posible teléfono, (si no los tiene deberá pedirle a la persona que entrega la comunicación que los aporte). Cuando los documentos recibidos no identifiquen al remitente se les dará tratamiento de documentos anónimos y no se radicaran. (Radicación) Los datos generales de la comunicación recibida se ingresaran al aplicativo SIMAD, para que el sistema genere el numero de radicación y el sticker con el radicado, el cual se colocara en el documento recibido y en la copia del remitente. DOCUMENTO: Sticker de Radicación con número de Radicación y datos básicos de la comunicación recibida. Una vez radicada la comunicación recibida se procederá a su digitalización e indexación en el registro correspondiente dentro del aplicativo SIMAD. Una vez el documento sea indexado, el sistema generará un mensaje emergente en la pantalla del computador del destinatario y una alerta automática al Outlook del destinatario informándole sobre la comunicación recibida. DOCUMENTO: Mensaje emergente en la pantalla del usuario y correo electrónico a la cuenta del destinatario informándole sobre la comunicación recibida. La funcionaria de radicación imprimirá planilla generada por el sistema SIMAD con el listado de las comunicaciones radicadas en el día, para que los mensajeros de la empresa realicen la entrega de dichas comunicaciones en original físico a los respectivos destinatarios. DOCUMENTO: Planilla de comunicaciones recibidas para distribución de las comunicaciones originales en físico a los destinatarios respectivos. 5 H (Mensajero interno) Deberán hacer el recorrido diariamente entregando las comunicaciones a los destinatarios, haciendo firmar la planilla. Al día siguiente deberá devolver la planilla con los recibidos a la oficina de radicación de comunicaciones. DOCUMENTO: Planilla de distribución comunicaciones recibidas con firmas de recibido por los destinatarios. 6 V Usuario final (Todas las dependencias) Al recibir la comunicación original en físico las diferentes dependencias de la empresa deberán ejecutar las actividades administrativas pertinentes y después proceder a la inserción de las comunicaciones físicas en los archivos físicos de gestión (carpetas) correspondientes. 7 A (Radicación) Todas las planillas diarias deberán ser archivadas y custodiadas en la oficina de radicación para consultas posteriores. DOCUMENTO: Expediente

10 Procedimiento : TIC-S3P8-V1 Radicacion_Comunicaciones_Inter nas Para generar una comunicación interna (Circular, comunicado interno, memorando) en la ESE los funcionarios deberán ingresar con su nombre de usuario y clave de acceso al aplicativo SIMAD. DOCUMENTO: Comunicación interna (PDF) enviada electrónicamente. Usuario final Ingresa en el modulo de comunicaciones, submodulo comunicaciones internas, Remitente (Todas deberán seleccionar la opción CREAR y diligenciar los campos de la plantilla. Una las dependencias) vez esté terminada la comunicación y verificada en la imagen PDF generada por el sistema, el usuario seleccionara la opción RADICAR, para que el sistema de manera automática le asigne la respectiva sigla y numero de radicación a la comunicación producida. No será necesario imprimir las comunicaciones internas ya que el usuario destinatario recibirá una alerta electrónica visual (mensaje emergente) en su pantalla de computador y además un correo electrónico en su Outlook informándole que tiene una comunicación interna por leer. Usuario final Destinatario (Todas las dependencias) Una vez recibida la alerta electrónica, el usuario Destinatario deberá ingresar con su nombre de usuario y clave de acceso al aplicativo SIMAD. En el pantallazo inicial del aplicativo encontrara información sobre las comunicaciones recibidas y podrá visualizar la imagen en PDF de la comunicación interna recibida y enterarse de su contenido. DOCUMENTO: Comunicación interna (PDF) enviada electrónicamente. Usuario final (Todas las dependencias) Cuando sea necesario responder una comunicación interna recibida, se deberá abrir la comunicación recibida y seleccionar el icono con la opción RESPONDER. El aplicativo SIMAD cargará una plantilla para crear una comunicación interna, de acuerdo a lo descrito en el punto N 1 del presente procedimiento. DOCUMENTO: Comunicación interna (PDF) enviada electrónicamente. 5 V Sistema de información SIMAD Establece los estados de las comunicaciones (sin leer, leída, por responder, respondida), con el objetivo de que los usuarios receptores y destinatarios de la comunicación verifiquen los estados respectivos y se realicen las gestiones pertinentes. 6 A Responsable del proceso De encontrar fallas o dificultades en el desarrollo del proceso, emitidos por los usuarios se realizara los respectivos ajustes y planes de mejoramiento con el fin de dar solución definitiva a dichas fallas. DOCUMENTO: Plan de mejoramiento

11 Procedimiento : TIC-S3P9-V1 Digitalizacion_Contratos Funcionario (Talento Humano) Recepciona, verifica y avala los documentos y soportes respectivos de la hoja de vida del trabajador, que inicia su contrato por primera vez con la entidad. Envía los documentos avalados por cada trabajador al área de gestión documental. Gestion documental Procederá a realizar la digitalización e indexación en el aplicativo SIMAD en la siguiente ruta: Modulo de Archivo, Serie Documental: Contratos, Subserie Documental: Contratos de Prestación de Servicios. Esta actividad se realizará por una sola vez para cada contratista y no será necesario solicitar la hoja de vida en contratos futuros que se realicen con el mismo trabajador 4 A Funcionario (Talento Humano) Gestion documental En el evento que se produzcan modificaciones a la Hoja de Vida como nuevos títulos, nuevas certificaciones, entre otros, la hoja de vida se actualizará físicamente y de la misma manera se actualizará en el aplicativo SIMAD. 5 H Funcionario (Talento Humano) Archiva y custodia las Hojas de Vida originales y sus soportes físicos (papel). 6 H Áreas Solicitantes Las diferentes áreas o dependencias de la ESE que requieran ver la Hoja de Vida para sus actividades administrativas, podrán hacerlo a través del aplicativo SIMAD; para lo cual se debe solicitar el acceso respectivo al administrador del sistema. Se deberá evitar imprimir y archivar copias adicionales de la misma y no se le exigirá al contratista presentar copias adicionales de su Hoja de Vida para otros procesos al interior de la entidad. 7 V Funcionario (Talento Humano) Reúne, revisa y valida los documentos precontractuales que debe aportar el contratista (Paz y salvo municipal, antecedentes disciplinarios, antecedentes judiciales, antecedentes fiscales, entre otros) y los que debe generar la entidad (necesidad de la contratación). DOCUMENTO: Documentos precontractuales digitalizados (PDF) 8 H 9 V 10 H Gestion documental Funcionario (Contratación) Procede a digitalizar e indexar en el aplicativo SIMAD, los documentos precontractuales en la segunda subserie documental creada para tal fin. Verifica la información indexada en el aplicativo SIMAD de los documentos precontractuales para iniciar el proceso de elaboración del contrato; de no estar los documentos indexados en el SIMAD no se podrá dar inicio a la elaboración del mismo. Elabora, perfecciona y expide certificado de legalización de cada uno de los contratos, los cuales serán entregados al área de gestión documental.

12 11 H Gestion documental Procede a digitalizar e indexar el contrato perfeccionado, con todos sus soportes en el aplicativo SIMAD. El contrato original y sus soportes físicos (papel) serán archivados y custodiado por la oficina de Contratación. DOCUMENTO: Contrato perfeccionado y sus respectivos soportes, archivado y digitalizado (PDF) 1 Áreas solicitantes Las diferentes áreas o dependencias de la ESE que requieran ver el contrato para sus actividades administrativas, podrán hacerlo a través del aplicativo SIMAD. para lo cual se debe solicitar el acceso respectivo al administrador del sistema. Se deberá evitar imprimir y archivar copias adicionales del contrato y no se le exigirá al contratista presentar copias del contrato para otros procesos al interior de la entidad. 1 Contratistas 14 V 15 A 16 H 17 H 18 H 19 H Contratación Gestion documental Realizan la entrega de las cuentas con todos sus soportes (certificación, factura, pagos de seguridad social, informe, acta de inicio si es primera cuenta y acta de liquidación y terminación si es la ultima) correspondientes al mes respectivo en la oficina de contratación. Verifica y valida que las cuentas de cobro estén con los soportes respectivos y que cumplan con los requerimientos jurídicos establecidos por la empresa. De ser aceptada la cuenta se generan dos copias una para el área financiera y la otra para el archivo físico del área de contratación. Si la cuenta no cumple con los requisitos será de vuelta al interventor respectivo. Las cuentas que quedan en el área de contratación serán enviadas al área de gestión documental. Digitaliza e indexa en el SIMAD la cuenta de cobro y todos sus soportes documentales, en la tercera subserie creada para tal fin. Devuelve las cuentas ya digitalizadas al archivo de contratación. Una vez surtido el proceso de presentación, aprobación, causación, contabilización y pago de las cuentas de cobro presentadas por el contratista, se procederá a Digitalizar e indexar los soportes de pagos (Obligación, cuenta por pagar, comprobante de egreso), los anterior se reporta por el área financiera. 20 H Funcionario ( Área Financiera) La cuenta de cobro original y sus soportes físicos (papel) será archivada y custodiada por el área de Tesorería. DOCUMENTO: Cuentas de cobros y sus soportes de pago, archivada y digitalizada (PDF) 21 H Áreas Solicitantes Las otras dependencias de la ESE que requieran ver la cuenta de cobro y sus soportes para sus actividades administrativas, podrán hacerlo a través del aplicativo SIMAD. Para lo cual se debe solicitar el acceso respectivo al administrador del sistema. Se deberá evitar imprimir y archivar copias adicionales de las cuentas de cobro y no se le exigirá al contratista presentar copias de las cuentas pagadas para otros procesos al interior de la entidad A Funcionario TIC, Administrador SIMAD. Responsable del proceso El administrador del aplicativo SIMAD, otorgará permisos de acceso a la información digitalizada en SIMAD a aquellos funcionarios Usuarios Finales, de las áreas administrativas que la requieran como insumo para sus actividades. SIMAD no permite que los usuarios finales puedan editar o modificar la información digitalizada e indexada en el aplicativo. Esta actividad solo podrá ser realizada por el administrador del sistema previa solicitud y justificación de los usuarios finales. Toda la información digitalizada e indexada en SIMAD será cargada al registro individual de cada contratista y para consultarla deberá conocerse el nombre o numero de documento de identidad del contratista. De encontrar fallas o dificultades en el desarrollo del proceso, emitidos por los usuarios se realizara los respectivos ajustes y planes de mejoramiento con el fin de dar solución definitiva a dichas fallas. DOCUMENTO: Plan de mejoramiento