PROGRAMA DE TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Transcripción

1 Página: 1 de 5 1. INTRODUCCIÓN Con la necesidad de dar cumplimiento a la Ley General de Archivos (Ley 594 de 2000), se debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas estén organizados, conforme a principios y procesos archivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación de programas, que contribuyan al normal funcionamiento de los archivos del Hospital en sus diferentes fases. Con el fin de evitar acumulación de documentos en las oficinas productoras y dar cumplimiento a los tiempos de retención y disposición final establecidas en las Tablas de Retención Tablas de Valoración documental, se transferir al Archivo Central los documentos de los archivos de gestión de cada una de las dependencias y oficinas de la ESE Hospital San Juan de Dios de El Santuario, garantizando una adecuada conservación y salvaguarda del patrimonio administrativo, informativo y cultural de la empresa y el Municipio. 2. OBJETIVOS 2.1. OBJETIVO GENERAL Planear de forma estratégica y coordinada con cada una de las dependencias productoras de documentos la entrega de documentos de los archivos de gestión que cumplan los criterios de retención y disposición final descritos en las Tablas de Retención y/o Tablas de valoración documental, para ser administrados desde el Archivo Central o de manera permanente en el archivo Histórico, dado el valor que adquiere para procesos investigativos, tecnológicos y culturales, aplicando procesos archivísticos OBJETIVOS ESPECIFICOS Definir Programa de Transferencias Documentales, en términos de procesos y procedimientos, evitando la creación de fondos acumulados en las dependencias y oficinas productoras. Establecer pautas y lineamientos necesarios para lograr que las transferencias documentales se realicen de manera organizada y sin afectar el medio ambiente en el momento la eliminación documental. 3. METODOLOGÍA 3.1. Instructivo para las Transferencias Primarias Mediante correo electrónico, el contratista de gestión documental, le recuerda a los responsables de los archivo de gestión las fechas y los criterios para efectuar la transferencia documental de su respectivo archivo. Todas las Dependencias deberán preparar los documentos a transferir al Archivo Central, de acuerdo a lo estipulado en el Manual de TRD en el numeral de aplicación. El responsable del archivo de gestión, selecciona los expedientes de las series y subseries documentales que según la TRD cumplan su tiempo de retención y deben transferirse. Los documentos deben prepararse de la siguiente forma: retirar copias, fax, documentos resumen, borradores, ganchos, clips y deben cumplir con los criterios de ordenación estipulados en el manual de TRD. Seguidamente deben solicitar al archivo central la asignación del número consecutivo de caja en la cual ubica los expedientes previa identificación de la carpeta, las cuales van con una guía dentro de las cajas de archivo inactivo (ambas carpeta se identifica con el número de carpeta y número de caja), seguidamente Elaboró: Paola Andrea Marín Castaño Fecha de elaboración: Junio de 2013 Revisó: Comité de Archivo Administrativo Fecha de revisión: Junio de 2013 Aprobó: Héctor Alonso Duque Aristizabal Fecha de aprobación: Junio de 2013

2 Página: 2 de 5 diligencia el inventario documental 1 y elabora el rótulo de la caja. Ver Anexo 1 Rótulo de carpetas. Anexo 2. Rótulo de caja. Si requiere acompañamiento, solicite al CAD o Archivo central para revisar y orientar la transferencia. Se recibe la transferencia documental, con el inventario documental debidamente diligenciado y en medio electrónico, en las fechas establecidas. En caso de no cumplir con lo mencionado anteriormente, se devolverá al peticionario mediante correo electrónico, informándole el motivo de devolución para los ajustes pertinentes y las fechas para su nueva recepción. El contratista de gestión documental, verifica que la documentación transferida este acorde con el respectivo inventario documental remitido. La organización de los documentos transferidos se hará según lo descrito en el programa de Gestión Documental en el numeral Instructivo para las Transferencias Secundarias Las transferencias secundarias la realiza el contratista de gestión documental y consiste en el traslado de documentos del archivo central al histórico, según lo descrito en el procedimiento y disposición final de las Tablas de Retención y/o tablas de valoración documental. Estas transferencias concluyen los procesos de valoración secundaria en las instituciones y tienen como fin garantizar la protección de esos documentos. Se requiere diligenciar inventario único documental pero con una descripción detallada para facilitar la consulta. Para estas transferencias no se establece cronograma, sino que el contratista de gestión documental de manera anual o en el momento de aplicar la disposición final realiza el procedimiento antes descrito Requisitos para recibir las Transferencias Documentales La documentación a transferir debe estar organizada según Tabla de Retención y/o Tabla de Valoración Documental y lo descrito en sus respectivos manuales. Deben estar foliadas las resoluciones, actas, acuerdos, contratos y demás documentos valorados históricos por tanto, el responsable del archivo de gestión debe garantizar las firmas y originalidad de dichos documentos, de lo contrario debe relacionar estos detalles e inconsistencias en el inventario documental. La documentación deberá ser legajada en los rótulos de carpetas normalizadas por el hospital, al igual que almacenadas en las cajas de archivo inactivo y con la identificación numérica de cada unidad de almacenamiento. La documentación se recibe en las fechas establecidas en el cronograma y los años que corresponden según la retención descrita en las Tablas. Toda transferencia deberá ir acompañada del Inventario Único Documental y en soporte electrónico, el cual debe ser remitido al correo electrónico [email protected]. En caso de no cumplir con los requisitos establecidos, se devolverá la transferencia a la oficina productora Contingencias En los casos que las oficinas productoras no realicen las transferencias documentales en las fechas estipuladas, se debe remitir solicitud al comité de archivo administrativo con la debida justificación y se realizara el análisis, dando respuesta en 5 días hábiles y en caso de ser positiva se acogerá a la fecha reprogramada por el archivo central y en caso negativo debe conservar la documentación hasta el próximo año. La transferencia de documentos en otros soportes deben relacionarse en el inventario documental, en el campo soporte y notas, esto debido a que la entidad por el momento no cuenta con los unidades de almacenamiento requeridas como cdteca, planoteca entre otros. 1 Remítase al Formato Único de Inventario Documental

3 Página: 3 de Cronograma OFICINA PRODUCTORA / PROCEDIMIENTO Centro de Administración Documental Talento Humano Ambiente de trabajo Vigilancia Epidemiológica Plan Intervención Colectiva Farmacia Proveedores SIAU Vacunación Medicina Legal Archivo Clínico Hospitalización PyP Urgencias Odontología Junta Directiva Gerencia / Direccionamiento Estratégico Compras Gestión Financiera Laboratorio Control Interno Medición, Análisis y Mejora Infraestructura y Metrología Subdirección Científica Consulta Externa Facturación AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE RESPONSABLES Comité de Archivo administrativo, contratista de gestión documental, responsables de archivos de gestión. 5. PERIODICIDAD El cronograma de transferencia aplica de manera anual para las oficinas productoras programadas y que requieran remitir sus documentos. 6. MECANISMOS DE SEGUIMIENTO Y VERIFICACIÓN El cumplimiento de las actividades, se verifica a través de los inventarios documentales y actas del comité de archivo administrativo. 7. ANEXOS

4 Página: 4 de 5 Anexo 1. Rótulo carpeta de archivo

5 Código: Página: 5 de 5 LOGO FODO ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DEL MUNICIPIO DDE EL SANTUARIO ANTIOQUIA CODIGO: 441 AREA: PROCESO: PROCEDIMIENTO: SERIE: APOYO LOGISTICO GESTIÓN DE AMBIENTE FISICO GESTIÓN DE COMPRAS CONTRATOS SUBSERIE: CONTRATO DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS DUBIAN FERNEY ZULUAGA YEPES FECHA: 11 DE JULIO DE 2013 AL 31 DE DICIEMBRE DE 2013 FOLIOS: CARPETA: DE Anexo 2. Rótulo de Caja de archivo inactivo LOGO FONDO: ESE HOSPITAL SAN JUAN DE DIOS DE EL SANTUARIO SECCIÓN/PROCESO: DIRECTIVA OFICINA PRODUCTORA/PROCEDIMIENTO: GERENCIA SERIE: CONTRATOS SUBSERIE: CONTRATOS DE SERVICIOS DE SALUD NUMERO DE CARPETAS: 8 CAJA No. 494 FECHAS EXTREMAS DE: 05/01/2002 A 31/12/2009 Elaboró: Paola Andrea Marín Castaño Fecha de elaboración: Junio de 2013 Revisó: Comité de Archivo Administrativo Fecha de revisión: Junio de 2013 Aprobó: Héctor Alonso Duque Aristizabal Fecha de aprobación: Junio de 2013