INFORME DE GESTION DOCUMENTAL

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1 Página 1 de 12 ALCALDIA MUNICIPAL PÁEZ - CAUCA DE GESTION DOCUMENTAL 2014

2 INTRODUCCIÓN Página 2 de 12 Siguiendo los lineamientos del archivo General de la Nación, la ley 594 de 2000 y demás normas reglamentarias, El Municipio de Páez, describe el proceso de gestión documental, en sus procesos así: producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos de archivo. Dentro de este plan de mejora se darán a conocer los objetivos y la importancia de la gestión documental en la administración Municipal, teniendo en cuenta sus objetivos y las consideraciones básicas para elaborar un programa de gestión documental, mediante la Socialización del tema gestión documental de una forma sencilla ante la comunidad. Este informe sirve de guía y apoyo para la consulta e información para la implementación de la Gestión Documental el cual se dio inicio a su implementación y su proceso en la administración municipal, que carecía de ella, contando con un archivo central creado, como una dependencia adscrita a la Secretaria de Gobierno. Se cuenta con el comité municipal de archivo, el concejo municipal de archivo y con un funcionario encargado de la dependencia como apoyo al proceso de gestión documental. GESTIÓN DOCUMENTAL Gestión documental se define como el conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final facilitando su utilización y su conservación.

3 Página 3 de 12 IMPORTANCIA DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Detalla las operaciones al interior de una entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización, consulta, conservación y disposición final de los documentos. Objetivo General: OBJETIVOS El objetivo general de la gestión Documental del Municipio de Páez, es suministrar los elementos teóricos y prácticos para la organización de los archivos de gestión de acuerdo con los parámetros establecidos en las tablas de retención Documental y los criterios metodológicos propios de la función archivística. 1.. OBJETIVOS DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL Identificar los documentos que produce la Alcaldía Municipal de Páez en cumplimiento de sus funciones específicas, resaltando la importancia que tiene los documentos de archivos dentro de Nuestro Municipio. Racionalizar la producción documental la duplicidad y la presencia de versiones caducadas con el fin de garantizar la conservación de la información vital optimizando así los procesos de recuperación de consulta Normalizar el trámite documental mediante el control del flujo de información a través de todas las fases del proceso administrativo Normalizar la utilización de materiales, utilizando equipos, materiales y recurso humano. Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna. Organizar (clasificar, ordenar y describir) los documentos para su adecuada explotación al servicio de la gestión y la toma de decisiones. Asegurar la disponibilidad de los documentos esenciales en situaciones de crisis o emergencia. Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida, efectiva y exacta. Lograr que los archivos sean vistos dentro y fuera de la organización como verdaderas unidades de información útiles no solo para la administración municipal sino también para la consulta.

4 Página 4 de 12 Definir las técnicas para el tratamiento de la documentación y la preservación del patrimonio documental e histórico del Municipio de Páez. 2.. CONSIDERACIONES BÁSICAS Los siguientes aspectos son considerados para elaborar un programa de gestión documental, a desarrollar en la vigencia 2014, haciendo énfasis en el mejoramiento de la unidad locativa, capacitación e implementación en la parte técnica, e implementación del sistema de radicación mediante una base de datos para una mayor consulta. 1. Administrativo: aspectos de trasparencia, la rapidez y eficiencia de la administración, y custodia de los documentos colocados a disposición del archivo central de la administración Municipal Económico: reducción de costos derivados de la conservación de documentos innecesarios Archivístico: Ley 594 de El concepto de archivo total, el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original. 3.. PLANEACIÓN Diagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plan de acción establecida para desarrollar en la vigencia 2014 con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla la identificación de problemas, oportunidades y objetivos. Debe corresponder a un plan discriminado a corto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentos que garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de la gestión documental. De la aplicación de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental, que fueron aprobadas mediante decreto No por el concejo departamental de archivo, que se vienen aplicando desde el mes de Agosto de 2013 con unos avances significativos Requisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como: Manuales de procesos y procedimientos Tablas de retención documental Tablas de valoración documental Normas técnicas y normatividad en general Archivos en las diferentes fases del ciclo vital y de Unidad de Correspondencia

5 Página 5 de 12 Para lo anterior, se verificara el cumplimiento de las siguientes condiciones: Centralización de la recepción y envío de los documentos, como la ventanilla única. Definición de procedimientos de distribución de documentos internos y externos. Contar con el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tener definido su reglamento y funciones, establecidos en el decreto del 30 de junio expedido por la alcaldía municipal para lo cual está establecido Disponer de un reglamento de archivos para la entidad basados en el archivo general de la nación, y en el manual de funciones teniendo en cuenta las funciones y procedimientos Requisitos administrativos: En relación a la necesidad de integrar el programa de gestión documental con todas las funciones administrativas de la entidad, la cual la administración Municipal para la vigencia de 2014 destinara los recursos necesarios para su implementación Teniendo en cuenta las siguientes condiciones: Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado, o descentralizado). El archivo cuenta con el talento humano debidamente asignado a funciones de archivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor. La entidad contara con un programa de capacitación que permitirá al funcionario del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestión documental y la organización del archivo central de la entidad. La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de la entidad, dentro del plan de acción 2014, con el apoyo de las entidades del estado como el Sena y el Archivo General de la Nación. Las instalaciones del archivo deberá reunir las condiciones mínimas para el adecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo General de la Nación, teniendo en cuenta las condiciones necesarias para su desarrollo. 2. PROCESO DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL La ley 594 de Establece que la gestión de documentos dentro del concepto de archivo total, comprende ocho (8) procesos tales como la producción, recepción, distribución, tramite, organización, consulta, conservación y la disposición final de los documentos, los cuales se desarrollaran durante las etapas del ciclo vital del documento (archivo de gestión, archivo central y archivo histórico).

6 Página 6 de PRODUCCIÓN DOCUMENTAL Es la generación de documentos de las dependencias en cumplimiento de sus funciones ACTIVIDADES La producción documental: Comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos y documentos, para lo cual ya se cuenta dentro de las normas establecidas en las tablas de retención documental conforme al desarrollo de las funciones propias de cada dependencia. Se desarrollan funciones específicas tales como: Creación y diseño de documentos, para lo cual ya se viene realizando con la unificación de criterios, y plan de calidad. Medios y técnicas de producción y de impresión. Determinación y selección de soportes documentales. Determinación de uso y finalidad de los documentos. Normalización de la producción documental Identificación de dependencias productoras mediante la codificaciones que se encuentran establecidas dentro de las TRD, y se está dando aplicación a ellas. Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios regulados en los manuales de la tabla de retención documental. Determinación de la periodicidad de la producción documental RECEPCIÓN DE DOCUMENTOS Esta se desarrolla mediante la ventanilla única que funciona dentro del archivo central mediante una planilla manual se realiza el seguimiento de la documentación recibida con destino a la administración municipal. Recepción de documentos: Los documentos recibidos son radicados y remitidos al despacho del alcalde para su conocimiento y remitidos a las dependencias con el propósito de dar inicio a su respuesta. En este proceso se desarrollan las siguientes actividades: Identificación de medios de recepción. Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo (legalidad).

7 Página 7 de 12 Registro de documentos Recibo de documentos oficiales. Verificación y confrontación de folios, copias, anexos, firmas. Constancia de recibo. Asignación de datos, tales como: Nombre de la persona o Entidad Remitente o destinataria, Nombre o código de la Dependencia competente, Número de radicación, Nombre del funcionario responsable del trámite, Anexos y Tiempo de respuesta según el Acuerdo AGN 060 de 2001 Conformación del consecutivo de comunicaciones oficiales despachadas. Establecimiento de controles de respuesta a partir de la interrelación de documentos recibidos y enviados DISTRIBUCIÓN DE DOCUMENTOS Son las actividades realizadas dentro del manual de funciones tendientes a garantizar que los documentos lleguen a su destinatario ACTIVIDADES La distribución se realiza con el flujo de los documentos al interior y al exterior de la entidad. Sin interesar el medio de distribución de los documentos, se debe contar con mecanismos de control y verificación de recepción y envío de los mismos. Este proceso se realiza actividades como:. Distribución de documentos internos Dentro de esta actividad se realiza la identificación de dependencias, el enrutamiento de documentos a dependencia competente y registro de control de entrega de documentos en las diferentes dependencias. Distribución de documentos enviados Dentro de esta actividad se realizan tareas: Definición de medios de distribución: personal correo certificado tradicional, correo electrónico, en línea, página web, con los que cuenta esta entidad. Registro de control de envío de documentos TRÁMITE DE DOCUMENTOS Se realiza desde su producción o recepción hasta el cumplimiento de su función administrativa.

8 Página 8 de ACTIVIDADES En desarrollo de sus funciones, cada dependencia genera un conjunto de documentos objeto de trámites administrativos, dichos documentos integran sus respectivas series documentales. En este proceso se señalan las actividades de: Recepción de solicitud o trámite Confrontación y diligenciamiento de planilla de control y ruta del trámite. Identificación del trámite ORGANIZACIÓN DE LOS DOCUMENTOS En Conjunto de acciones realizadas a la clasificación, de ordenación y descripción de los documentos del archivo o dependencia como parte integral de los procesos archivísticos. Ordenación documental. Esta actividad se desarrolla teniendo en cuanta los componentes, que establece la T.R.D. por su ubicación física de los documentos dentro de las respectivas series en el orden previamente acordado, tales como: las relaciones entre unidades documentales, series, sub series y tipos documentales, la conformación y apertura de expedientes, la determinación de los sistemas de ordenación, la organización de series documentales y la foliación. Descripción documental: El proceso de análisis de los documentos de archivo o sus agrupaciones, que permite su identificación, localización y recuperación, para la gestión o la investigación. Comprende las siguientes actividades: La organización de los documentos permite una rápida identificación de los expedientes, valorar las funciones y necesidades operacionales de las oficinas, contar con sistemas de ordenación fáciles de entender por los usuarios, ubicar los documentos para su consulta, transferencia o disposición final. Donde se realizan actividades como: Elaboración de inventarios documentales. Organización y entrega de transferencias documentales. Aplicación de la disposición final de las TRD y/o TVD CONSULTA DE DOCUMENTOS Se hace necesaria la implementación más técnica para garantizar el derecho que tiene un usuario de acceder a la información contenida en los documentos de archivo y de ser

9 Página 9 de 12 necesario a obtener copia de los mismos. Dicha consulta se puede hacer mediante solicitud verbal o escrita dirigida al jefe del área, o al funcionario responsable del Archivo Central. Respuesta a consulta Atención y servicio al usuario. Infraestructura de servicios de archivo. Sistemas de registro y control de préstamo. Implantación de medios manuales o automáticos para localización de información CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS Se han adoptado medidas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos de archivo, sin alterar su contenido, y su conservación DISPOSICIÓN FINAL DE LOS DOCUMENTOS Hasta la fecha esta entidad no ha dado aplicación a este sistema ya que su eliminación conforme a lo dispuesto en las Tablas de Retención Documental y/o Tablas de Valoración Documental. La conservación total: Se realiza aplicando a aquellos documentos que tienen valor permanente, es decir, los que lo tienen por disposición legal. Dentro de esta actividad se realiza, en el archivo histórico para lo cual esta entidad dio inicio a su creación de este archivo en la presente vigencia. Conservación y preservación de los documentos. Una de las metas plasmadas dentro de un plan de acción para la vigencia En la que se realizara la Microfilmación Técnica que permite fotografiar documentos y obtener pequeñas imágenes en película, y tener un espacio más amplio para la custodia de los archivos.

10 Página 10 de 12 IMPORTANCIA DE LAS TRD Facilitan el manejo de la información. Contribuyen a la racionalización de la producción documental. Permiten a la administración proporcionar un servicio eficaz y eficiente. Facilitan el control y acceso a los documentos a través de los tiempos de retención en ella estipulados. Garantizan la selección y conservación de los documentos que tienen carácter permanente. Regulan las transferencias documentales en las diferentes fases de archivo. Sirven de apoyo para racionalizar los procesos administrativos. La cual se anexa copia del modelo de TRD. Que se está dando inicio a su aplicación, CONCLUSIONES La Administración Municipal con el ánimo de fortalecer la gestión documental, brindara un apoyo en talento humano y técnico que permitirá la capacitación de los funcionarios en

11 Página 11 de 12 gestión documental de acuerdo a la ley general de archivos y demás normas reglamentarias. A partir de la presente vigencia se contrató con el personal idóneo para dar inicio a la implementación de la gestión documental, y así dar cumplimiento a la ley general de archivos y demás normas reglamentarias. Cordialmente JERONIMO POCHE MUMUCUE Secretario de Gobierno JESUS MARIA TEJADA Archivo Central

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