Seminario taller en Gestión Documental

Transcripción

1 Seminario taller en Gestión Documental Coordinación Sistema de Gestión de la Calidad 23/09/2014 Gestión Documental 1

2 Contenido Fundamentación Gestión Documental Organización de archivos 23/09/2014 Gestión Documental 2

3 Fundamentación 23/09/2014 Gestión Documental 3

4 Normatividad Decreto 2609 diciembre de 2012 Reglamenta el titulo V de la ley 594 de 2000, referente a Gestión Documental. Resolución 381 de 2011 reglamento de archivo de la Universidad Sergio Arboleda 23/09/2014 Gestión Documental 6

5 Responsabilidad en la Gestión Documental Administración pública Entidades territoriales Entidades privadas que cumplen funciones públicas Servidores y empleados públicos Entidades del estado en las distintas ramas del poder Organismos regulados por la ley 594 de /09/2014 Gestión Documental 7

6 Coordinación de la gestión documental. Los diferentes aspectos y componentes de la gestión de documentos deben ser coordinados por los respectivos Secretarios Generales o quienes hagan sus veces 23/09/2014 Gestión Documental 8

7 Comité Interno de Archivo Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y de la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. Fuente: Luis Eduardo Peña Z. 23/09/2014 Gestión Documental 9

8 Gestión Documental Conceptos básicos Tipo documental Unidad documental Subserie Serie Cuadro de clasificación documental Tabla de Retención documental Inventario documental Ciclo vital de los documentos 23/09/2014 Gestión Documental 10

9 Qué es la gestión documental? El conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Reglamento General de Archivos 23/09/2014 Gestión Documental 11

10 Qué es un tipo documental? Unidad mínima que reúne todas las características necesarias para ser considerada documento. Son ejemplos de tipos documentales un acta, un informe, un memorando, una factura, entre otros. 23/09/2014 Gestión Documental 12

11 Tipo documental 23/09/2014 Gestión Documental 13

12 Qué es una unidad documental? Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando esta constituida por un solo tipo documental o compleja cuando lo constituyen varios tipos documentales, formando un expediente. 23/09/2014 Gestión Documental 14

13 Unidad documental simple Acta 04 Acta 03 Acta 02 Acta 01 Actas Comité de Planeación 23/09/2014 Gestión Documental 15

14 Unidad documental compleja Evaluación del evento y acción de mejora Registro audiovisual o documental Requerimiento a proveedores Diseño y aprobación de la logística Presupuesto para la realización del evento Requerimiento Escuela o dependencia Eventos Académicos 23/09/2014 Gestión Documental 16

15 Qué es una serie documental? Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Historias, Contratos, Actas, Informes. 23/09/2014 Gestión Documental 17

16 Series documentales 23/09/2014 Gestión Documental 18

17 Qué es una subserie documental? Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie y se jerarquizan e identifican en forma separada del conjunto de la serie por los tipos documentales que varían de acuerdo con el tramite de cada asunto. 23/09/2014 Gestión Documental 19

18 Subseries documentales 23/09/2014 Gestión Documental 20

19 SERIE SUBSERIE UNIDAD DOCUMENTAL TIPO DOCUMENTAL 23/09/2014 Gestión Documental 21

20 Qué es un cuadro de clasificación documental (CCD)? Es un instrumento archivístico que se expresa en el listado de todas las series y susbseries documentales con su correspondiente codificación. 23/09/2014 Gestión Documental 22

21 Cuadro de Clasificación documental 23/09/2014 Gestión Documental 24

22 Qué es tabla de retención documental? Listado de series con sus correspondientes tipos documentales producidos por las unidades administrativas de una entidad, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. 23/09/2014 Gestión Documental 25

23 Tabla de retención documental 23/09/2014 Gestión Documental 26

24 Qué es el inventario documental? Instrumento de recuperación de información que describe de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental. 23/09/2014 Gestión Documental 27

25 Inventario documental 23/09/2014 Gestión Documental 28

26 Ciclo vital de los documentos Las etapas o ciclos que atraviesan los documentos desde su proceso de creación hasta su disposición final. 23/09/2014 Gestión Documental 29

27 CICLO VITAL DEL DOCUMENTO ARCHIVO DE GESTIÓN Documentación Activa ARCHIVO CENTRAL Documentación Semi-activa ARCHIVO HISTÓRICO Documentación Valorada y conservada Valores Primarios Valores secundarios Administrativo Legal Fiscal Contable Técnico Histórico Cultural Investigación Científico Gestión Documental 30

28 Taller 1 23/09/2014 Gestión Documental 31

29 Gestión Documental 23/09/2014 Gestión Documental 34

30 La gestión documental. Aplica para cualquier tipo de Información producida y/o recibida por una entidad 23/09/2014 Gestión Documental 35

31 Tipos de información a. Documentos de Archivo (físicos y electrónicos). b. Archivos institucionales (físicos y electrónicos). c. Sistemas de Información Corporativos. d. Sistemas de Trabajo Colaborativo. e. Sistemas de Administración de Documentos. f. Sistemas de Mensajería Electrónica. g. Portales, Intranet y Extranet. h. Sistemas de Bases de Datos. i. Disco duros, servidores, discos o medios portables, cintas o medios de video y audio (análogo o digital), etc. j. Cintas y medios de soporte (back up o contingencia). k. Uso de tecnologías en la nube. 23/09/2014 Gestión Documental 36

32 Planeación Procesos de la gestión documental. Producción Gestión y trámite Organización Transferencia Disposición de documentos Preservación de largo plazo Valoración 23/09/2014 Gestión Documental 37

33 Instrumentos archivísticos para la gestión documental. a) El Cuadro de Clasificación Documental (CCD). b) La Tabla de Retención Documental (TRD). c) El Programa de Gestión Documental (PGD). d) Plan Institucional de Archivos (PINAR). e) El Inventario Documental. f) Un modelo de requisitos para la gestión de documentos electrónicos g) Los bancos terminológicos de tipos, series y subseries documentales h) Los mapas de procesos, flujos documentales y la descripción de las funciones de las unidades administrativas de la entidad. i) Tablas de Control de Acceso para el establecimiento de categorías adecuadas de derechos y restricciones de acceso y seguridad aplicables a los documentos. 23/09/2014 Decreto 2609 de 2012 Gestión artículo Documental 8. 39

34 Elaboración de la TRD 1. Investigación preliminar sobre la institución y fuentes documentales. 2. Análisis e interpretación de la información recolectada 3. Elaboración y presentación de la Tabla de Retención Documental para su aprobación. 4. Aplicación 5. Seguimiento y actualización de las Tablas de retención Documental. 23/09/2014 Gestión Documental 40

35 Aprobación de la TRD 1. Presentación de la propuesta de TRD al Comité de Archivo institucional. 2. El Comité de Archivo institucional es de gran importancia para el proceso de elaboración y presentación de las TRD. 3. Entregar las TRD -a cada integrante del Comité de Archivo. 23/09/2014 Gestión Documental 41

36 Eliminación de documentos La sustentación de eliminación documental debe hacerse por escrito, mencionando la normatividad que señala: 1. la pérdida de valor de los documentos, 2. el hecho de que existe copia en otra serie documental y oficina, 3. la compilación de la información en otra serie, 4. o la intrascendencia de la información (sin valor alguno) para la historia, siempre debe señalarse el por qué de dicha determinación. 23/09/2014 Gestión Documental 42

37 Taller 2 23/09/2014 Gestión Documental 45

38 Organización de archivos 23/09/2014 Gestión Documental 46

39 Organización de archivos ORGANIZACIÓN Comprende Clasificación Descripción Ordenación Para Localización y consulta de los documentos Conservación de los documentos 23/09/2014 Gestión Documental 47

40 Clasificación Operación archivística que consiste en el establecimiento de las categorías o grupos que reflejan la estructura jerárquica del fondo. 23/09/2014 Gestión Documental 48

41 23/09/2014 Gestión Documental 49

42 23/09/2014 Gestión Documental 50

43 Clasificación Letras A B C D A 2 3 D C 4 B 1 Fondo de datos Secciones de datos Números /09/2014 Gestión Documental 52

44 Principio de procedencia Principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras. 23/09/2014 Gestión Documental 53

45 Aplicación del Principio de procedencia Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos. Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora. Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia. 23/09/2014 Gestión Documental 54

46 Ventajas con la aplicación del Principio de procedencia Sirve para proteger la integridad de las agrupaciones documentales. Permite ubicar correctamente el documento en el Fondo que le corresponde de acuerdo con la actividad o función que lo genera. Se aplica a todas las tareas relacionadas con el quehacer. 23/09/2014 Gestión Documental 55

47 Ordenación Operación archivística realizada dentro del proceso de organización que consiste en establecer secuencias naturales cronológicas y/o alfabéticas, dentro de las categorías o grupos definidos en la clasificación. 23/09/2014 Gestión Documental 56

48 Sistemas de Ordenación 1. Numéricos: simple o cronológico. 2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático. 3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. 23/09/2014 Gestión Documental 57

49 Sistemas de Ordenación 1. Numéricos: simple, ordinal o cronológico. 2. Alfabéticos: onomástico, toponímico, temático. 3. Mixtos: Se ordena la serie documental utilizando a la vez orden alfabético y numérico cronológico. 23/09/2014 Gestión Documental 59

50 Principio de Orden Original Se trata de un principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que los produjo. 23/09/2014 Gestión Documental 60

51 Causas por la cual el Orden Original se pierde No siempre se ha respetado este principio en el transito administrativo, surgiendo de esta manera una fatal perdida de la razón final de ser de los archivo, el orden. 23/09/2014 Gestión Documental 61

52 Causas por la cual el Orden Original se pierde Incorrectos procesos de producción y distribución documentales (duplicidad de Documentos, mal manejo de copias). 23/09/2014 Gestión Documental 62

53 Causas por la cual el Orden Original se pierde Desconocer el trámite para la disposición física de los documentos, pues es el trámite o gestión el que indica (y obliga) el orden debido. 23/09/2014 Gestión Documental 63

54 Causas por la cual el Orden Original se pierde Incorrectas maneras de ubicar los documentos han llevado a que se formen series que no reflejan trámites establecidos (documentos de un mismo trámite repartidos en distintas series). 23/09/2014 Gestión Documental 64

55 Causas por la cual el Orden Original se pierde Agrupaciones por tipos documentales: certificaciones, (Solicitudes, correspondencia recibida, correspondencia enviada, facturas, constancias). 23/09/2014 Gestión Documental 65

56 Causas por la cual el Orden Original se pierde Uso generalizado y sin ninguna reflexión de los distintos sistemas de ordenación. 23/09/2014 Gestión Documental 66

57 Expediente Conjunto de tipos documentales que tratan de un mismo asunto o materia, producido a medida que se desarrollan los trámites. 23/09/2014 Gestión Documental 67

58 Expediente Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente. 23/09/2014 Gestión Documental 68

59 Ordenación de expedientes El primer documento será aquel que le ha dado origen (mas antiguo) posteriormente se irán añadiendo mas documentos hasta el que concluye el tramite (mas reciente). No se tendrán en cuenta las fechas de los anexos de los documentos principales. No es correcto abrir unidades de conservación bajo el nombre de Correspondencia recibida o despachada. 23/09/2014 Gestión Documental 69

60 Expediente Cada pieza (tipo documental) individual e indivisible, es un eslabón en una cadena que le da un valor que no tendría el documento visto individualmente. 23/09/2014 Gestión Documental 70

61 Foliación Consiste en dar un número consecutivo 1 a todos los folios escritos de cada unidad de conservación. 23/09/2014 Gestión Documental 71

62 Paso a paso en la foliación Debe hacerse solamente cuando las unidades de conservación estén perfectamente ordenadas. Analizar si los documentos responden al trámite, y depurar. La foliación se transcribirá en el borde superior derecho del folio a nivel de lectura. Tener cuidado de no repetir o de omitir números. Si existe otra foliación esta se anulará con una línea diagonal (/). En caso de expedientes que su contenido este en mas de una unidad de conservación, la foliación de la segunda será continuación de la primera. 23/09/2014 Gestión Documental 72

63 Descripción Proceso de análisis de los documentos de archivo o de sus agrupaciones, materializado en representaciones que permiten su identificación, localización y recuperación de su información para la gestión y para la investigación. 23/09/2014 Gestión Documental 73

64 Descripción La identificación bien sea de las carpetas o de las cajas de archivos son una pequeña descripción de la información contenida. 23/09/2014 Gestión Documental 74

65 Carpetas de archivo 23/09/2014 Gestión Documental 75

66 Taller 3 23/09/2014 Gestión Documental 76

67 Contacto: Jairo Sánchez Quintero PhD Asesor y Director Calidad Celular: Diana Carvajal Martínez diana.carvajal@usa.edu.co Coordinadora Sistema de Gestión de la Calidad Celular: Teléfono: ext. 112 Sugey Patricia Rodriguez Rincón calidad.sm@usa.edu.co Practicante Gestión de la Calidad Celular: Teléfono: ext /09/2014 Gestión Documental 78