EN EL HIMFG. Unidad de Enlace. Instructor: Susana Gabriel López

Transcripción

1 ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS DE TRÁMITE EN EL HIMFG Unidad de Enlace Instructor: Susana Gabriel López

2 Temas Administración de documentos Administración i ió de correspondencia Documento Expediente Clasificación de la información Formato Portada de expediente

3 Administración de documentos Todo documento de archivo en posesión de los sujetos obligados formará parte de un sistema institucional i i de archivos Art. 18 Ley de Archivos

4 Administración de documentos Metodología integral para planear, dirigir y controlar la producción, organización, circulación y uso de los documentos, a lo largo de su ciclo institucional de vida, atendiendo a una mayor economía y racionalización en el manejo de los recursos operativos y las estructuras archivísticas.

5 Administración de documentos Archivación de documentos os Clasificar Ordenar la documentación Describir JARD Corporativo S.C 2013

6 Gestión de la información Producción Integración Clasificación y ordenación Gestión de la Información Descripción Acceso Ciclo vital Valoración Conservación Difusión JARD Corporativo S.C 2013

7 Administración de documentos Ciclo Vital Fase del Ciclo vital Usos de la información Sistema Institucional de Archivos Activa Uso frecuente para la Archivo de Trámite atención de trámites y asuntos Semiactiva Uso de referencia, conservación precautoria Archivo de Concentración Histórica i Uso Archivo Histórico i testimonial/investigación

8 Administración de correspondencia Correspondencia de Entrada a. Revisión de contexto y contenido b. Recepción (acuse de recibo) c. Registro (en formatos o sistemas oficiales y estandarizados) d. Turno al área que atenderá el asunto

9 Administración de correspondencia Control de Gestión Seguimiento (mediante volante de control o sistema automatizado) Nombre y logotipo del Hospital Fecha: Nombre del área generadora Nombre del remitente No. de referencia del documento Indicaciones Firma de recibido

10 Administración de correspondencia Correspondencia de Salida a. Revisión b. Registro (en formato oficial o sistema) c. Despacho d. Control y seguimiento de envío

11 Integración de la Información Archivística

12 Documento de archivo Dfiiió Definición El que registra un acto administrativo, jurídico, fiscal o contable, creado, recibido, manejado y usado en el ejercicio de las facultades y actividades de los sujetos obligados, independientemente di del soporte en el que se encuentren. Art. 4 fracción XX

13 Documento de archivo Dfiiió Definición A los expedientes, reportes, estudios, actas, resoluciones, oficios, correspondencia, acuerdos, directivas, directrices, circulares, contratos, convenios, instructivos, notas, memorandos, estadísticas o bien, cualquier otro registro que documente el ejercicio de las facultades o la actividad de las dependencias o entidades y sus servidores públicos, sin importar su fuente o fecha de elaboración. Los documentos podrán estar en cualquier medio, sea escrito, impreso, sonoro, visual, electrónico, informático u holográfico MAAGTA

14 Documento de archivo Características ti 1. Es probatorio de eventos, sucesos o procesos de trabajo 2. Posee valores administrativos, legales, fiscales 3. Con frecuencia es exclusivo y único 4. Formaliza la institucionalidad de las acciones públicas 5. Es referencia y testimonio de la acción gubernamental 6. Debe estar plenamente identificado con datos que permitan su agrupación archivística, i esto es, deben contener datos de contexto y contenido

15 Documento de archivo Varios formatos, un solo concepto archivístico Circular o atenta nota Memorándum Oficio Multisoporte en papel

16 Documento de archivo

17 Documento de archivo

18 Contexto y contenido del documento de archivo 1 1. Logotipo institucional 2. Unidad Administrativa productora 3. No. de identificación asignado al documento 4. Breve extracto del asunto 4 de que trata 5. Fecha del documento 7 6. Destinatario 7. Contenido 8. Emisor 9. Copias marcadas Siglas del funcionario que elabora el documento y de quien lo mecanografió Los datos de contexto y contenido permiten la integración del documento al expediente que le corresponde

19 Documento electrónico Art. 22 MAAGTA 1.Considerar como documentos de archivo electrónicos para su registro it y, en su caso incorporación ió al sistema it de gestión documental o herramienta para control de documentos de archivo, aquéllos que sirvan de sustento a los actos de autoridad derivados de las atribuciones y funciones de las unidades administrativas, y que cumplan con las características siguientes:

20 Documento electrónico a) Los documentos electrónicos y los digitalizados relacionados con la gestión de asuntos y trámites: b) Las bases de datos o reportes propios o que provengan de otros sistemas de información distintos a los utilizados por las unidades d administrativas, y c) Los que propicien la trazabilidad de metadatos que ) q p p q sean creados para el sistema o herramienta, a fin de mantenerlos o preservarlos en el tiempo.

21 Documento electrónico Clasificar los documentos de archivo electrónicos, con plena equivalencia a los expedientes de las series documentales correspondientes al cuadro general de clasificación archivística. Utilizar como soporte de almacenamiento para los documentos de archivos electrónicos, equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC que cumplan con las características de seguridad de la información establecidas en las disposiciones aplicables en la materia. Identificarlos utilizando información que comprenda los datos de identificación establecidos para soporte papel, a fin de mantener los documentos de archivo electrónicos a través del tiempo con base en su vigencia documental.

22 Documento electrónico Información requerida para la identificación de los documentos de archivo electrónico. I. Vinculo a anexos, cuando existan; II. III. Nombre y versión del sistema o formato en que se captura, y Plantillas requeridas para interpretar la estructura del documento.

23 Documento electrónico Información requerida para mantener los documentos de archivo electrónicos en el tiempo. I. Software: fecha, nombre y versión del nuevo software; II. Hardware: fecha, nombre y características del nuevo servidor o equipo institucional de almacenamiento III. Reporte de eventos: cambio de la función a otro departamento, subdirección o dirección en la unidad administrativa. IV. Reporte de anomalías en formatos y contenido de los documentos de archivos electrónicos, y V. Reporte de siniestros o daños al material digital.

24 Documento electrónico V. Mantener accesible a su lectura los documentos de archivo electrónicos, en los términos y por el plazo que se establezca en el catálogo de disposición documental VI. Preservar los documentos de archivo electrónicos con valor histórico en los equipos institucionales de almacenamiento administrados por la UTIC

25 Expediente Unidad documental constituida por uno o varios documentos de archivo, ordenados y relacionados por un mismo asunto, actividad o trámite de los sujetos obligados. Art. 4 fracción XXIII

26 Características del Expediente Se integra en forma lógica y cronológica Debe estar integrado con documentos originales y/o copias que obren como originales Debe foliarse para asegurar la integridad de los documentos que lo constituyen Debe ser manejable (espesor máximo 10 cm.) Se identifica con una portada estandarizada

27 Expediente

28 Expediente

29 Formato carátula de expediente

30 Cada una de las divisiones del fondo, basada en las atribuciones de cada sujeto obligado de conformidad con las disposiciones legales aplicables. Fondo Subdirección de Seg. Prog. y Diseño Org. Conjunto de documentos producidos orgánicamente por un sujeto obligado, que se identifica con el nombre de este último Sección Informes Institucionales Sección Unidad de Enlace Sección Programas especiales Serie Solicitudes de acceso. Serie Expedientes División de una sección que corresponde al conjunto de documentos producidos en el desarrollo de una misma atribución general y que versan sobre una materia o asunto específico Expedientes Documentos

31 Portada de expediente

32 Funciones Coordinar la elaboración ac de informes y reportes de programas gubernamentales vigentes (Transparencia y Rendición de Cuentas, Investigación, Perfil de Población Atendida, entre otros), e institucionales (Capacitación) a efecto de cumplir con los requerimientos de información ante las instancias correspondientes.

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34 Funciones vs inventario

35 Clasificación de la Información Información Reservada Artículo 14. También se considerará como información reservada: I. La que por disposición expresa de una Ley sea considerada confidencial, reservada, comercial reservada o gubernamental confidencial; II. Los secretos comercial, industrial, fiscal, bancario, fiduciario u otro considerado como tal por una disposición legal; III. Las averiguaciones previas; IV. Los expedientes judiciales o de los procedimientos administrativos seguidos en forma de juicio en tanto no hayan causado estado; V. Los procedimientos de responsabilidad de los servidores públicos, en tanto no se haya dictado la resolución administrativa o la jurisdiccional definitiva, o VI. La que contenga las opiniones, recomendaciones o puntos de vista que formen parte del proceso deliberativo de los servidores públicos, hasta en tanto no sea adoptada la decisión definitiva, la cual deberá estar documentada. LFTAIPG

36 Clasificación de la Información Información Confidencial Artículo 18. Como información confidencial se considerará: I. La entregada con tal carácter por los particulares a los sujetos obligados, de conformidad con lo establecido en el Artículo 19, y II. Los datos personales que requieran el consentimiento de los individuos para su difusión, distribución o comercialización en los términos de esta Ley LFTAIPG

37 Formato portada

38 Expedientación Consiste en clasificar el Documento, abrir el expediente escribiendo en la ceja de la carpeta el número, encabezamiento, extracto y el año. // Es la operación que consiste en agrupar los Documentos que tratan de una mismo asunto, siguiendo un orden determinado para formar, identificar y controlar un expediente al elaborar sus cubiertas y registros correspondientes.

39 ORDENACIÓN Definición: Método de ubicación física (topográfica) de los expedientes en los depósitos de archivo, a través de la elección de un criterio de ordenación determinado

40 40 Ordenar no es igual a Clasificar

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42 MÉTODOS DE ORDENACION

43 El mobiliario donde se depositan los archivos debe también identificarse Archiveros, estantes, cajas E1N1 E2N1 E3N1 E1N2 E2N2 E3N2 E1N3 E2N3 E3N3