(Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL

Transcripción

1 (Anexo 3) IEE GUIA DE ARCHIVO DOCUMENTAL Introducción El Área del Archivo General dependiente de la Secretaría Ejecutiva del Instituto realiza este Manual de Procedimientos con el fin de optimizar los recursos informativos de la organización y contribuir al ordenamiento de los procesos propios de la misma, así como también dar una descripción útil de las funciones propias del Área de Archivo. Misión Dar a conocer lo que hacemos en el Instituto, en materia archivística y que se nos reconozca como la unidad de Administración Documental que cumple eficaz y eficientemente sus funciones. 1

2 Visión Construir una base de información para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas, procedimientos y métodos que coadyuven al desarrollo organizacional del IEE. Objetivo General Uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas o errores; facilitar las labores de auditoría; la evaluación del control interno y su vigilancia; en todos sus niveles jerárquicos, ya sea como responsables de la función o como servidoras y servidores públicos responsables de la atribución de los procesos que están documentados en expedientes Institucionales. Dirigido a: Unidades Administrativas y órganos desconcentrados del Instituto, en su función de transferencia de documentos para el resguardo de información en el Archivo General. 2

3 POLÍTICAS DE OPERACIÓN PROCEDIMENTO PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL. Deberá clasificar y organizar la documentación que va a ser archivada por asuntos homogéneos así como por la tipología documental (acuerdos, actas de sesión, informes, resoluciones, versiones estenográficas etc.). Elaborar y actualizar permanentemente las bases de datos de la documentación digitalizada. Deberá llevar el control del préstamo de expedientes, mediante la presentación del oficio redactado para este fin, firmado por la o el funcionario solicitante del área generadora y especificando a que personal autoriza para recibir la documentación. Para llevar a cabo el préstamo de expedientes se requiere del llenado del formato denominado "control de préstamos de expedientes y documentos". El préstamo de los expedientes será por un tiempo no mayor de 5 días hábiles, y deberá ser renovada por la o el usuario a efecto de conservar los documentos en estatus de consulta. El servicio que se le brinda a los partidos políticos, candidatas, candidatos y público en general será a través de la consulta directa a los archivos de trámite, concentración e históricos excluyendo la salida de los documentos, facilitándoles copia del documento o en medio magnético según sea el caso DEFINICIONES: Clasificar documentos: Significa separarlos o dividirlos en clases o grupos que sean susceptibles de subdivisiones, teniendo en cuenta la estructura orgánica y/o las funciones del Instituto. Organización de documentos: Es un proceso técnico archivístico que consiste en el desarrollo de un conjunto de acciones orientadas a clasificar y ordenar los documentos, mediante el sistema más conveniente: ordenamiento alfabético, numérico, alfanumérico, cronológico, etc. 3

4 Núm. Actividad Área responsable Entrega los documentos aprobados por el Consejo General a la o el titular del Archivo. Recibe los documentos aprobados por el Consejo General Entrega los documentos originales aprobados por el Consejo General al Archivo de Concentración. Recibe los documentos originales aprobados por el Consejo General. Secretaria Ejecutiva Titular del Archivo de Concentración. Titular del Archivo de Concentración. Departamento de Archivo de Concentración Documento empleado Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. 5 Revisa que estén completos y firmados y procede a registrarlos. Si Continúa actividad 6. No Regresa a la actividad 2. Departamento de Archivo de Concentración Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. 6 Digitaliza los documentos aprobados por el Consejo General. Departamento de Archivo de Concentración Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. 7 Clasifica y organiza los documentos por asuntos homogéneos así como por tipología documental. Departamento de Archivo de Concentración Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. 8 Abre expedientes según tipo del documento Departamento de Archivo de Concentración Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. 9 Archiva en el lugar que le corresponde dentro del archivo. 10 Fin del procedimiento Departamento de Archivo de Concentración Acuerdos, resoluciones, informes, actas de Consejo General, versiones estenográficas etc. 4

5 IEE PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZAR EL ARCHIVO GENERAL DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL. CÓDIGO: IEE-SE DIAGRAMA DE FLUJO SECRETARIA EJECUTIVA TITULAR DEL ARCHIVO GENERAL DEPARTAMENTO DE ARCHIVO GENERAL Y CONCENTRACIÓN. INICIO Recibe los documentos originales aprobados por el Consejo General. ACU, RS, IF, ACT Y VES 4 Entrega los documentos aprobados por el Consejo General a la o el titular del Archivo. Acuerdos (ACU), resoluciones(rs), informes(if), actas de Consejo General(ACT), versiones estenográficas(ves) etc. Recibe los documentos aprobados por el Consejo General ACU, RS, IF, ACT Y VES Entrega los documentos originales aprobados por el Consejo General al archivo general. 3 ACU, RS, IF, ACT Y VES 1 Revisa que estén completos y firmados y procede a registrarlos. COMPLETOS ACU, RS, IF, ACT Y VES 1 SI NO 2 6 Digitaliza los documentos aprobados por el Consejo General. ACU, RS, IF, ACT Y VES Clasifica y organiza los documentos por asuntos homogéneos así como por tipología documental. ACU, RS, IF, ACT Y VES Abre expedientes según tipo del documento 8 ACU, RS, IF, ACT Y VES FIN Archiva en el lugar que le corresponde 9 dentro del archivo. ACU, RS, IF, ACT Y VES 5

6 MAPA DE ORDENACIÓN TOPOGRÁFICA DEL ACERVO DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN En el Archivo de Concentración es fundamental el empleo del mapa de ordenación topográfica, permite conocer en todo momento la ubicación física de la documentación que se custodia. Una vez que el Archivo de Concentración ha recibido la transferencia documental, procede a organizar la documentación en el lugar que le corresponda dentro del archivo. El sistema de clasificación topográfico mostrará los siguientes datos para la localización de los documentos que se encuentran en resguardo en el repositorio: 1) NÚMERO DE PASILLO. 2) NÚMERO DE LA BATERIA. 3) NÚMERO DE ESTANTE. 4) NÚMERO DE CHAROLA. 5) UNIDAD DE INSTALACIÓN O NÚMERO DE LA CAJA. 6

7 MAPA DE ORDENACIÓN TOPOGRÁFICA DEL ACERVO DE CONCENTRACIÓN DEL IEE ESTANTERIA PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO PASILLO - 6 UBICACIÓN DE LAS CAJAS DE ARCHIVO EN LOS ESTANTES DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN

8 GUÍA PARA LOS TRÁMITES Y SERVICIOS QUE PRESTA EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL IEE. PROCEDIMIENTO PARA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE EXPEDIENTES Y CARPETAS. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES: 1 Núm. Actividad Área responsable Designa lugar y mobiliario para los expedientes, clasificados y carpetas con documentos. Responsable del archivo de concentración No aplica Documento empleado 2 Elaborar y pegar etiquetas en lugar visible del mobiliario. Archivo de Concentración Etiquetas para mobiliario 3 Acomoda en el mobiliario los expedientes por serie documental y fecha. Archivo de Concentración Expedientes 4 Coloca los expedientes clasificados como reservados o confidenciales, en mobiliario etiquetado para tal fin. Archivo de Concentración Expedientes 5 Acomoda en el mobiliario designado las carpetas con documentos. Captura de la información en el sistema 6 informativo 7 Fin del procedimiento Archivo de Concentración Archivo de Concentración Carpetas 8

9 IEE GUIA PARA LA ORGANIZACIÓN FÍSICA DE EXPEDIENTES Y CARPETAS DEL INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL DIAGRAMA DE FLUJO PERSONA RESPONSABLE DEL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN INICIO Designa lugar y mobiliario para los expedientes, clasificados y carpetas con documentos. 1 ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Coloca los expedientes clasificados como reservados o confidenciales, en mobiliario etiquetado para tal fin. EXPEDIENTE 5 4 Elabora y pegar etiquetas en lugar visible del mobiliario. 2 Acomoda en el mobiliario designado las carpetas con documentos. CARPETAS ETIQUETA PARA MOBILIARIO Acomoda en el mobiliario los expedientes por serie documental y fecha. 3 Captura de la información en el sistema informativo. 6 EXPEDIENTE 7 FIN 9

10 PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES. POLÍTICAS DE OPERACIÓN La persona responsable del Archivo de Concentración deberá integrar y actualizar un listado de las y los servidores públicos cuya firma está autorizada para solicitar préstamo y consulta de expedientes. La persona responsable de Archivo de Concentración establece el tiempo máximo de 5 días de préstamo. Todos los expedientes públicos que se encuentran dentro del Archivo de Concentración deberán estar a disposición para consulta de las Unidades Administrativas, previa autorización de la o el titular y llenado del formato Vale de Préstamo", así como de los Partidos Políticos, candidatas, candidatos y público en general. Se deberá solicitar expresamente a la o el usuario que haga un manejo adecuado de los expedientes para evitar su deterioro. Los documentos del archivo de concentración, de tramite e histórico, estarán a la disposición del público en general, de los partidos políticos y de las y los candidatos,a quienes se les brindará los documentos únicamente como consulta, pudiendo solicitar copia del mismo o en su respaldo en medio magnético. La persona responsable del Archivo de Concentración elaborará escrito dirigido a las y los responsables de las Unidades Administrativas cuando: 1. No se reciba el expediente en el plazo establecido. 2. Cuando los expedientes prestados sean devueltos en mal estado o incompleto. 10

11 DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES Núm. Actividad Área responsable Documento empleado 1 Solicita préstamo y consulta de expedientes. Usuario o usuaria Oficio 2 Recibe solicitud de préstamo y consulta de expedientes. 3 Verifica la lista de servidoras y servidores públicos del IEE autorizados para solicitar préstamo. Archivo Concentración Persona responsable de préstamo de expedientes. Oficio Lista de servidoras y servidores públicos. 4 Verifica la disponibilidad del expediente solicitado en el inventario general y localiza el expediente. Persona responsable de préstamo de expedientes. Inventario y expediente 5 Proporciona a la o el usuario para su llenado, el formato de vale de consulta de expedientes y solicita autorización de la o el titular del área. 6 Revisa de manera conjunta con la o el usuario que el expediente esté en óptimas condiciones y con la documentación completa. Persona responsable de préstamo de expedientes. Persona responsable de préstamo de expedientes. Vale de préstamo y consulta Expediente 11

12 7 Solicita firma de conformidad de la o el usuario en el vale control de préstamo de expedientes y estadísticas de usuario Persona responsable de préstamo de expedientes. Vale de préstamo y consulta 8 Entrega expediente solicitado Persona responsable de préstamo de expedientes. Expediente 9 Coloca en el lugar del expediente un indicador de préstamo y espera la devolución. Persona responsable de préstamo de expedientes No aplica 10 Recibe expediente Persona responsable de préstamo de expedientes. Expediente 11 Integra el vale en carpeta de vales de préstamo. Persona responsable de préstamo de expedientes. Expediente 12 Verifica de manera conjunta con la o el usuario las condiciones en que se devuelve el expediente. Está en buenas condiciones y completo? No Pasa a la actividad siguiente SI, pasa a la actividad 15 Persona responsable de préstamo de expedientes. Expediente 12

13 13 Elabora oficio dirigido a la o el titular del área, con copia a la o el Secretario Ejecutivo Persona responsable de préstamo de expedientes. Oficio 14 Recupera información faltante y/o material dañado. Persona responsable de préstamo de expedientes. Expediente 15 Coloca el expediente en su lugar correspondiente. Persona responsable de préstamo de expedientes. Expediente 16 Descarga vale y lo guarda en la Carpeta. Persona responsable de préstamo de expedientes. Vale de préstamo y consulta 17 Fin del procedimiento 13

14 IEE GUÍA PARA SERVICIO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES. DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO O USUARIA INICIO 1 Solicita préstamo y consulta de expedientes. OFICIO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Recibe solicitud de préstamo y consulta de expedientes. OFICIO 2 RESPONSABLE DEL SERVICIO DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES Verifica la lista de servidoras y servidores públicos autorizados para solicitar préstamo. LISTA DE SERVIDORES PUBLICOS Verifica la disponibilidad del expediente solicitado en el inventario general y localiza el expediente. 5 4 INVENTARIO Y EXPEDIENTE Proporciona al usuario para su llenado, el formato de vale de consulta de expedientes y solicita autorización del titular del área. VALE DE CONSULTA DE 6 EXPEDIENTES Revisa de manera conjunta con el usuario que el expediente esté en óptimas condiciones y con la documentación completa. 3 7 EXPEDIENTE Solicita firma de conformidad del usuario en el vale control de préstamo de expedientes y estadísticas de usuario A VALE DE CONSULTA DE EXPEDIENTES 14

15 IEE GUIA PARA SERVICIO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES. DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO O USUARIA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN PERSONA RESPONSABLE DEL SERVICIO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES A 8 Entrega solicitado expediente EXPEDIENTE Coloca en el lugar del expediente un indicador de préstamo y espera la devolución. 9 Recibe expediente 10 EXPEDIENTE Integra el vale en 11 carpeta de vales de préstamo. VALE DE CONSULTA DE EXPEDIENTES Verifica de manera conjunta con la o el usuario las condiciones en que se devuelve el expediente. 12 EXPEDIENTE 3 SI ESTA EN BUENAS CONDICION ES Y COMPLETO A NO 2 15

16 IEE PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES. DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO O USUARIA DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE TRAMITE Y DE CONCENTRACIÓN PERSONA RESPONSABLE DEL SERVICIO DE CONSULTA Y PRESTAMO DE EXPEDIENTES A Elabora oficio dirigido a la o el titular del área, con copia a la o el secretario ejecutivo REPORTE DE DIAGNOSTICO DEL EXPEDIENTE Recupera información faltante y/o material dañado. 14 EXPEDIENTES 3 Coloca el expediente en su lugar correspondiente. 15 EXPEDIENTES Descarga vale y lo guarda en la Carpeta. 16 VALE DE CONSULTA DE EXPEDIENTES FIN 17 16

17 IEE GUÍA PARA SERVICIO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES EN LOS ARCHIVOS DE TRÁMITE. DIAGRAMA DE FLUJO USUARIO O USUARIA INICIO 1 Solicita préstamo y consulta de expedientes al Agiee. OFICIO DEPARTAMENTO DE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN Recibe solicitud de préstamo y consulta de expedientes OFICIO 2 PERSONA RESPONSABLE DEL SERVICIO DE CONSULTA Y PRÉSTAMO DE EXPEDIENTES Verifica en el catálogo general de disposición la ubicación de lo solicitado Remite a la o el solicitante al archivo de tramite donde se localiza el documento 5 4 Catalogo general de disposición tarjeta Solicita a la o el responsable del archivo de tramite del área administrativa el documento 3 6 tarjeta Verifica el estatus del documento. catalogo 7 Entrega del documento solicitado expediente Entrega fotocopia o respaldo (solo consulta) Recibe de conformidad Copia o respaldo 17

18 PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. POLÍTICAS DE OPERACIÓN. Los Órganos Desconcentrados a través de la Dirección Ejecutiva de Organización Electoral, así como también las Unidades Administrativas, en coordinación con el responsable del Archivo de Concentración, deberán solicitar la transferencia primaria conforme al calendario de transferencias. La transferencia primaria al Archivo de Concentración, deberá proceder cuando la documentación cuya consulta sea esporádica por parte de las áreas generadoras y cuyos valores primarios aún no prescriben. Las Unidades Administrativas deberán organizar, inventariar, realizar el expurgo y foliar la documentación que será transferida. Las Unidades Administrativas deberán transferir la documentación al Archivo de Concentración, organizada en fólderes libres de ácido y sujetos preferentemente con broches baco y en su caso postes de aluminio y/o carpetas. Los expedientes deberán ser colocados en cajas especiales para archivo y con las siguientes medidas: 50 cm de largo x 35 cm de ancho y 25 cm de alto. La revisión documental se deberá llevar a cabo una vez que la o el titular de la Unidad Administrativa informe a la o el titular del Archivo de Concentración, que su documentación está en condiciones de ser transferida. Para calendarizar la recepción de las transferencias, las Unidades deberán notificar por oficio a la o el titular al Archivo General. Se deberá requisitar el formato de transferencia primaria y fijar una copia en la parte interna de la tapa de la caja y enviarlo en medio magnético. Personal del área de Archivo de Concentración deberá verificar y sellar las cajas con objeto de que la documentación no se altere. Cada Unidad Administrativa deberá ser responsable del traslado documental al Archivo de Concentración. 18

19 Actividad Núm. 1 Solicitar por escrito al Archivo Concentración la transferencia documental y de archivos. Área solicitante Responsable Documento empleado Oficio de solicitud 2 Recibe solicitud e informa al área solicitante los requisitos que deberá cumplir para realizar la trasferencia. Archivo de Concentración Expediente 3 Envía al área solicitante el formato de inventario. Archivo de Concentración Oficio de solicitud. 4 Recibe y requisita el formato inventario. Área solicitante Formato 5 Envía el formato al Archivo de Concentración. Área solicitante Formato 6 Recibe el formato para su revisión. Archivo de Concentración Formato 7 Revisa que el formato esté requisitado, en caso de que se encuentre irregularidades lo notifica a la o el titular de Archivo de concentración hubo correcciones? NO Pasa a la actividad 10 Si Pasa a la actividad 8 Archivo de Concentración Formato 8 Hace las correcciones Archivo de Concentración Formato 9 Revisa nuevamente los formatos. Archivo de Concentración Formato 10 Envía resultados por oficio al área correspondiente de la revisión, así como el día y hora en que deberá turnarse la documentación. Archivo de Concentración Oficio. 11 Recibe escrito e informa que persona realizara la entrega de la documentación en las instalaciones de Archivo de Concentración. Área solicitante Oficio. 12 Recibe y revisa la documentación transferida, procederá a sellar las copias de los formatos, se anota el número de transferencia asignada. Archivo de Concentración Formato 19

20 13 Informa a la o el titular del archivo de concentración que la remesa cumplió con los requisitos. Archivo de Concentración Formato 14 Recibe y procede a entregar a la o el representante del área las copias debidamente sellados y firmados, las cuales servirán de acuse de recibo. Archivo de Concentración Formato 15 Recibe las copias debidamente selladas y firmadas, las cuales servirán de acuse de recibo. Área solicitante Formato 16 Clasificar y dar la ubicación topográfica a la remesa en el archivo de concentración. Archivo de Concentración Formato 17 Fin del procedimiento 20

21 IEE PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA SOLICITANTE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL IEE. INICIO Solicitar por escrito al Archivo General la transferencia documental y de archivos. OFICIO DE SOLICITUD 4 Recibe y requisita el formato inventario. FORMATO 5 1 Recibe solicitud e informa al área solicitante los requisitos que deberá cumplir para realizar la trasferencia. Envía al área solicitante el formato de inventario. Recibe el formato para su revisión. 3 FORMATO FORMATO OFICIO DE SOLICITUD 6 2 Envía el formato al Archivo General. FORMATO Revisa que el formato esté requisitado, en caso de que se encuentre irregularidades lo notifica al titular del archivo. 7 FORMATO Si 8 Hace las correcciones FORMATO 9 Revisa nuevamente los formatos. FORMATO Hubo correcciones. No A INSTRUCTIVO DE 21

22 IEE PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. DIAGRAMA DE FLUJO ÁREA SOLICITANTE ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL IEE. 11 A 10 Recibe escrito e informa que persona realizara la entrega de la documentación en las instalaciones de Archivo General. Oficio Envía resultados por oficio al área correspondiente de la revisión, así como el día y hora en que deberá turnarse la documentación. Oficio Recibe y revisa la documentación transferida, procederá a sellar las copias de los formatos, se anota el número de transferencia asignada. 12 Formato Recibe las copias debidamente selladas y firmadas, las cuales servirán deacuse derecibo. 15 Formato Informa al titular del archivo de concentración que la remesa cumplió con los requisitos. Recibe y proceder a entregar al representante del área las copias debidamente selladas y firmadas, las cuales servirán de acuse derecibo. 13 Formato 14 Formato Clasificar y dar la ubicación topográfica a la remesa en el archivo de concentración 16 Formato FIN 17 22

23 INSTRUCTIVO DE LLENADO, TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. 1.Fondo y Sección Se anotará el Fondo y el numero de clave numérica que corresponde a la sección, así como el nombre de la unidad administrativa que turna la documentación, ejemplo: IEE1 Presidencia 2. No. De caja: Se anotará el número de la caja que se esta turnando. 3.Total de expedientes: Número de expedientes que se localizan en la caja que se está turnando. 4.Transferencia: Se anotará el número que le proporcione la persona responsable del archivo de concentración. 5.Remesa: Número total de cajas que se turnan 6.Fecha: El día, mes y año de envió de las cajas 7.Expediente: El número consecutivo que se le dio al expediente 8.Serie 9.Clasificación: Función que desarrolla el área conforme a la normatividad. Se anotará la clave que aparece en el cuadro general de clasificación archivística del IEE. 10.Año: El año en que se generó el expediente 11. Vigencia en el archivo de concentración. El tiempo que deberá permanecer el expediente como vigente en el archivo de concentración 23

24 12.Baja directa: 13.Ubicación topográfica: 14. Nombre, cargo y firma del que recibe: 15: Nombre, cargo y firma de la persona responsable: 16. Visto bueno: Se anotará si se autoriza o no la baja del expediente, en caso de no autorizar la baja inmediata del expediente se consultará al área generadora los motivos para seguir conservando el expediente en el archivo de concentración. Este espacio será llenado por personal del archivo, conforme al mapa de ordenación topográfica. Este espacio será llenado por la persona encargada que reciba la remesa. Este espacio será llenado por la persona del archivo de trámite. Este espacio será llenado por la o el titular de la Unidad Administrativa. 24

25 IEE PROCEDIMIENTO PARA SOLICITAR LA TRANSFERENCIA PRIMARIA AL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN. INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL INVENTARIO DE TRANSFERENCIA PRIMARIA FONDO: 1 NO. DE CAJA: 2 TOTAL DE EXPEDIENTES: 3 TRANFERENCIA: 4 REMESA: 5 FECHA: 6 EXPEDIENTE SERIE CLASIFICACIÓN AÑO VIGENCIA EN EL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN BAJA DIRECTA UBICACIÓN TOPOGRAFICA RESPONSABLE NOMBRE, CARGO FIRMA 14 VISTO BUENO NOMBRE, CARGO FIRMA 15 RECIBE NOMBRE, CARGO FIRMA 16 25

26 INSTRUCTIVO DE LLENADO, CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS DE LOS ARCHIVOS DEL IEE, PARA EL PERSONAL DEL INSTITUTO, PARTIDOS POLÌTICOS, CANDIDATAS, CANDIDATOS Y PÚBLICO EN GENERAL. 1. Folio. Número consecutivo de solicitud 2.Área Se anotará el nombre del área que presta la documentación. 3.Serie documental: 4.Nombre de la persona solicitante: Con la que se asocia el expediente (actividad que tiene una misma tipología). Persona que solicita el documento. 5. Número de Extensión: Extensión de la persona solicitante. 6.Tipo de documento: 7.Legajo y/o legajos: 1 Expediente, fotografía, CD, y/o video. Fragmento de un expediente y/o expedientes. 8. No. De fojas: Total de fojas foliadas que contiene un expediente. 9.Año: 10.Fecha de préstamo y hora: Anotar el año de apertura del que trata el Expediente. Anotar día, mes, año y hora en que se solicita el expediente. 11. Fecha de devolución y hora: En su caso, anotar la fecha en que se devolverá el expediente a la unidad Administrativa después de haberse ampliado el plazo de consulta del mismo. 12.Observaciones: Se anotará el estado que guarda el expediente, fotografía, CD y/o video. 13.Autoriza: Nombre y firma de la o el Director Ejecutivo o titular de la Unidad Técnica 14.Entrega: 15.Recibe: Nombre y firma de la persona responsable del Archivo de Trámite de la Unidad Administrativa. Nombre y firma de la o el funcionario público que solicita la documentación 26

27 IEE FORMATO DE CONTROL DE PRESTAMOS PROCEDIMIENTO PARA SERVICIO DE CONSULTA DE EXPEDIENTES DE LOS ARCHIVOS DEL IEE INSTITUTO ESTATAL ELECTORAL ARCHIVO DE CONCENTRACIÓN DEL IEE. CONTROL DE PRÉSTAMOS DE EXPEDIENTES Y DOCUMENTOS ÁREA: 2 SERIE DOCUMENTAL: 3 NOMBRE DEL SOLICITANTE: 4 AREA, DEPENDENCIA O A TÍTULO PERSONAL : 5 TIPO DE DOCUMENTO: 6 EXPEDIENTE Y/O LEGAJOS: 7 NO. DE FOJAS: 8 AÑO: 9 FECHA DE PRESTAMO: 10 HORA: FECHA DE DEVOLUCIÓN: 11 OBSERVACIONES: 12 NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN AUTORIZA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN ENTREGA NOMBRE Y FIRMA DE QUIEN RECIBE 27