PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA PROCEDIMIENTO ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS Y APLICACIÓN DE TABLA DE RENTENCIÓN DOCUMENTAL

Transcripción

1 Versión 5.0 Página 1 1.OBJETIVO: Establecer actividades para la organización de la documentación e información generada en las oficinas en los diferentes soportes de conformidad con lo establecido en la Tabla de Retención TRD vigente, y garantizar la preservación, conservación y disposición final del Patrimonio. 2. ALCANCE: Inicia con la revisión de la Guía de, manuales, instructivos y directrices emitidas por el Grupo de, para la correcta organización de los archivos, continúa con la clasificación, ordenación, identificación, y elaboración de inventario documental según las series documentales estipuladas en la Tabla de Retención TRD, luego se realiza la Transferencia al Archivo Central Único e Histórico del ICBF y termina con la disposición final de la documentación, cumpliendo con el ciclo vital del documento, este procedimiento aplica para la organización y gestión de los archivos de la Sede de la Dirección General, Regionales y Centros Zonales. 3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES No Actividad Responsable Registro Inicio Revisar la Guía para la del ICBF, manuales, instructivos, directrices y Tabla de Retención TRD respectiva, para la organización técnica de los archivos. 1.2 Verificar que el documento producido y/o recibido es de la dependencia El documento pertenece a otra dependencia? Si: Se devuelve documento a la dependencia correspondiente. FIN No: Se continua con el numeral Identificar que el documento a organizar es un documento de archivo o es un documento de apoyo Profesionales, Técnicos y Auxiliares administrativos de cada dependencia del ICBF. Tabla de Retención Formato Identificación de Expedientes F1.PR22.MPA1.P5 Formato Identificación Mueble de Archivo F2.PR22.MPA1.P5 Formato Único de Inventario Planilla de Control de Préstamos F4.Pr22.MPA1.P5

2 Versión 5.0 Página Identificar las características del documento El documento de Archivo cumple con las características de confidencialidad y disponibilidad? Si: Continuar con actividad 1.5 No: Devolver documento para su legalización y continuar con actividad Analizar e Identificar las Series y/o Subseries dispuestas en la TRD para ubicar el tipo documental en su respectiva serie 1.6 Clasificar el documento de archivo respetando el principio de procedencia, para dar apertura a los expedientes (carpetas), reflejando las series y/o subseries de la TRD que se está aplicando. 1.7 Ordenar de forma cronológica los tipos documentales que conforman el expediente 1.8 Depurar el expediente conformado, aplicando selección natural y retirando los documentos que carecen de valores primarios y/o secundarios, (copias de originales, hojas en blanco, documentos de apoyo, fotocopias, formatos en blanco, borradores, cuando no formen parte integral del expediente), asegurando que el original repose en el expediente. 1.9 Alinear y perforar en tamaño oficio todos los documentos de archivo, legajando en el expediente (carpeta) con gancho de plástico Foliar las piezas documentales del expediente, en la parte superior derecha de la hoja en el mismo sentido del texto del documento 1.11 Retirar el material abrasivo (ganchos, grapas y elementos metálicos) que puedan afectar la integridad de los documentos Rotular el expediente con los datos consignados en la TRD, diligenciando los campos definidos en el formato de identificación de expedientes Rotular el mueble del espacio asignado para Archivo de. Profesionales, Técnicos y Auxiliares administrativos de cada dependencia del ICBF. Tabla de Retención Formato Identificación de Expedientes F1.PR22.MPA1.P5 Formato Identificación Mueble de Archivo F2.PR22.MPA1.P5

3 Versión 5.0 Página Registrar la información del expediente en el Formato Único de Inventario de la dependencia Controlar el uso y consulta de los documentos y asegurar la integridad del expediente, diligenciando el formato oficial para préstamo de documentos. Elaborar y enviar cronograma de Transferencias primarias al Grupo de Dirección General ( Manual de Transferencias 6.2 Transferencias de Archivos) Archivo de Centralizado Dirección General o Coordinador Administrativo o Archivo de Centralizado Regional Formato Único de Inventario Planilla de Control de Préstamos F4.PR22.MPA1.P5 Procedimiento eliminación de documentos por aplicación de TRD PR26.MPA1.P5 Cronograma de Transferencias documentales primarias Identificar las Series y/o Subseries documentales que cumplieron su tiempo de retención en el Archivo de al finalizar la vigencia, para aplicar el procedimiento a seguir (eliminación de documentos por aplicación de Tabla de Retención o transferencia primaria) y actualizar inventario 3.2 Clasificar la documentación de acuerdo con la disposición final (conservar, medio técnico, eliminar, seleccionar). (Manual de Transferencias 6.2 Transferencias de Archivos) Las Series documentales identificadas son objeto de transferencia secundaria? SI: Continuar con actividad 6 No: Continuar con actividad 4 Responsables Archivos de Dirección General y Responsables Archivos de en Regionales y Centros zonales TRD Formato Único de Inventario

4 Versión 5.0 Página 4 4 Revisar la fecha programada para cada dependencia en el cronograma de transferencias documentales y preparar la documentación objeto de traslado (Manual de Transferencias Alistamiento de los expedientes) Profesionales, Técnicos y Auxiliares administrativos de la dependencia productora Cronograma de transferencias FUID actualizado Documentos a transferir 5 Verificar el cumplimiento de requisitos para transferencia y realizar traslado según la TRD y/o TVD e informar al Archivo de Centralizado para preparar logística. (Manual de Transferencias Verificación de las Transferencias) Profesionales, Técnicos y Auxiliares administrativos de cada dependencia Directores, subdirectores, coordinadores y jefes de oficina TRD FUID Acta de entrega F1.PR20.MPA1.P5 Memorando o correo electrónico 6 Verificar las condiciones de la documentación a transferir y realizar cotejo de inventario en la dependencia para proceder con la transferencia. (Manual de Transferencias Verificación de Transferencias y 6.4 Administración de los archivos a partir de la Centralización) Las dependencias de la Dirección General y en las Regionales donde no exista Archivo de Centralizado realizará las transferencias primarias directamente al Archivo Central Único e Histórico del ICBF en la fecha programada Delegado Archivo de Centralizado Dirección General y Delegado en Regional y Responsables Archivos de Inventario en el FUID y la Documentación para transferir 7 Identificar y verificar las series documentales cuya disposición final es de conservación permanente (documentos históricos) y preparar parar transferencia secundaria al Archivo Central Único e Histórico. (Manual de Transferencias Transporte de Unidades de Almacenamiento) Responsable Archivo de Centralizado y/o Coordinador Administrativo Regional Documentos Históricos FUID Acta de Entrega Documentación Histórica para transferir 8 Solicitar apoyo logístico y realizar la transferencia secundaria al Archivo Central Único e Histórico de acuerdo con la fecha programada a la regional Líder de en cada Regional y delegado Archivo Central Inventario FUID Acta de Entrega Documentación para transferir F1.PR20.MPA1.P5

5 Versión 5.0 Página 5 Único e Histórico Cronograma Transferencias Verificar y cotejar la transferencia documental, asignar número topográfico a las cajas de archivo (datos de ubicación física) y proceder a ubicar los documentos en los muebles y espacio asignado en el Archivo Central Único e Histórico del ICBF 9.2 Actualizar inventario de Archivo Central. Delegado o responsable del Archivo Central Único e Histórico FUID Rotulo Caja F1.PR22.MPA1.P5 Formato identificación de mueble de archivo F2.PR22.MPA1.P5 10 Solicitar y archivar en la respectiva carpeta copia del acta de entrega y del inventario documental debidamente firmado por las partes Delegado o líder de documental en las Regionales Acta de Entrega F1.PR20.MPA1.P5 v Inventario Garantizar la correcta custodia de los documentos y asegurar la integridad de los expedientes del Archivo, en las condiciones que el AGN exige. Disponer la documentación que se encuentra custodiada por el Archivo Central Único e Histórico, para consulta por parte de los servidores públicos o ciudadanos en general y controlar los préstamos de los expedientes, asegurando su devolución de manera integral. (Manual de Transferencias 6.5 Servicios de Archivo) Coordinador Grupo de o delegado responsable del Archivo Central Único e Histórico Delegado responsable del Archivo Central Único e Histórico Acervo F4.PR22.MPA1.P5 Planilla Control de Préstamos 13 Dar cumplimiento a la disposición final de acuerdo con lo establecido en la TRD y TVD. FIN Responsable Archivo Central Tabla de Retención FIN Nota: P.C. Punto de Control

6 Versión 5.0 Página 6 4. CRITERIOS OPERATIVOS: Actividad 1.1. Revisar Guía: Para la Sede de la Dirección General revisar TRD, para las Regionales revisar TRD según el tipo de Regional, para el caso de los Centros Zonales revisar TRD de cada Centro Zonal. Actividad 1.4. Identificar Características del Documento: El documento de Archivo debe estar normalizado de acuerdo con el procedimiento PR5.MPE2 2 Elaboración y control de documentos y/o legalizado por la Unidad de Correspondencia. Actividad 1.8 Depuración: Para la eliminación de documentación depurada y/o duplicidad aplicar procedimiento PR20.MPA1.P5 Eliminación de documentos de Apoyo y/o duplicidad. Actividad 1.10 Foliación: los pasos a seguir se encuentran en el Mini-Manual para la Aplicación de Tablas de Retención, numeral Actividad 1.12 Rotulación: Para la rotulación de las unidades de conservación como carpetas y cajas, consultar el Mini-Manual para la Aplicación de Tablas de Retención, numeral y Actividad 4 Transferencia: Para el caso de la Sede de la Dirección General, las dependencias realizan transferencia al Archivo de Centralizado y para el Caso de las Regionales y Centros Zonales realizan transferencia primaria al Archivo de Centralizado de la Regional. Para el caso de transferencias secundarias se realizan al Archivo Central Único e Histórico. Las Regionales que no tengan Archivo de Centralizado realizarán las transferencias primarias y secundarias directamente al Archivo Central Único e Histórico Actividad 7 Transferencia Secundaria: Los documentos de valor histórico se conservarán en la bodega para el Archivo Central Único de la Dirección General del ICBF. Los archivos históricos de las Regionales se transferirán con inventario documental previamente verificado y con la respectiva Acta de entrega. Igualmente las series documentales que cumplieron el tiempo de retención en los archivos de gestión, de las Regionales que no poseen Archivo de Centralizado pero que por su valor administrativo, legal, contable y fiscal requieren cumplir el término de retención, se trasladarán al Archivo Central Único e Histórico. Actividad 11 Préstamos: Se debe diligenciar el formato F4.PR22.MPA1.P5 Planilla Control de Préstamos para el registro y control de préstamos de documentos. Las Regionales que soliciten documentos históricos, el Archivo Central Único tendrá a disposición el servicio de digitalización por tanto el envío de la documentación será automático y oportuno.

7 Versión 5.0 Página 7 Actividad 13 Disposición Final: De acuerdo con la Tabla de Retención, aplicar el medio técnico a las series documentales que así lo especifiquen. A las series que se debe aplicar Selección, realizar la selección según el procedimiento establecido en la TRD. Para eliminar las series por aplicación de Tablas de Retención se debe aplicar el procedimiento PR26.MPA1.P5. 5. DURACIÓN DEL CICLO DEL PROCEDIMIENTO (DÍAS): 365 días cíclicos, durante todo el año. 6. PRODUCTO: Inventario, Actas de Entrega, Transferencias es, Eliminación 7. DEFINICIONES: ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS: Acción de guardar sistemáticamente documentos de archivo en espacios, mobiliario y unidades de conservación apropiadas (cajas). ARCHIVO CENTRAL: Unidad administrativa que coordina y controla el funcionamiento de los archivos de gestión y reúne los documentos transferidos por los mismos una vez finalizado su trámite y cuando su consulta es constante. ARCHIVO DE GESTIÓN: Archivo de la oficina productora que reúne su documentación en trámite, sometida a continua utilización y consulta administrativa. ARCHIVO HISTÓRICO: Archivo al cual se transfiere del archivo central o del archivo de gestión, la documentación que por decisión del correspondiente Comité de Archivo, debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia y la cultura. Este tipo de archivo también puede conservar documentos históricos recibidos por donación, depósito voluntario, adquisición o expropiación. CARPETA: Unidad de conservación a manera de cubierta que protege los documentos para su almacenamiento y preservación. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción, hasta su disposición final. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta Dirección, responsable de cumplir y hacer cumplir las políticas archivísticas, definir los programas de gestión de documentos y hacer recomendaciones en cuanto a los procesos administrativos y técnicos de los archivos.

8 Versión 5.0 Página 8 CONSERVACIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de medidas preventivas o correctivas adoptadas para asegurar la integridad física y funcional de los documentos de archivo. CONSULTA DE DOCUMENTOS: Acceso a un documento o a un grupo de documentos con el fin de conocer la información que contienen. CUSTODIA DE DOCUMENTOS: Guarda o tenencia de documentos por parte de una institución o una persona, que implica responsabilidad jurídica en la administración y conservación de los mismos, cualquiera que sea su titularidad. DEPÓSITO DE ARCHIVO: Local especialmente equipado y adecuado para el almacenamiento y la conservación de los documentos de archivo. DEPURACIÓN: Operación, dada en la fase de organización de documentos, por la cual se retiran aquellos que no tienen valores primarios ni secundarios, para su posterior eliminación. DESCRIPCIÓN : Fase del proceso de organización documental que consiste en el análisis de los documentos de archivo y de sus agrupaciones, y cuyo resultado son los instrumentos de descripción y de consulta. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Decisión resultante de la valoración hecha en cualquier etapa del ciclo vital de los documentos, registrada en las tablas de retención y/o tablas de valoración documental, con miras a su conservación total, eliminación, selección y/o reproducción. Un sistema de reproducción debe garantizar la legalidad y la perdurabilidad de la información. DOCUMENTO: utilizado. Información registrada, cualquiera que sea su forma o el medio DOCUMENTO DE ARCHIVO: Registro de información producida o recibida por el ICBF en razón de sus actividades o funciones, que debe estar elaborado en un formato normalizado por Mejoramiento Organizacional y debe tener las características de legalidad, confidencialidad y disponibilidad. DOCUMENTOS DE APOYO: Documento generado por la misma oficina o por otras oficinas o instituciones, que no hace parte de sus series documentales, es aquel de carácter general (impresos o publicaciones periódicas, normas, revistas, folletos, fotocopias de leyes, decretos, cuando no formen parte integral del expediente) que por la información que contiene, incide en el cumplimiento de funciones específicas de la gestión administrativa.

9 Versión 5.0 Página 9 DOCUMENTO ELECTRÓNICO DE ARCHIVO: Registro de la información generada, recibida, almacenada, y comunicada por medios electrónicos, que permanece en estos medios durante su ciclo vital; es producida por una persona o entidad en razón de sus actividades y debe ser tratada conforme a los principios y procesos archivísticos. ELIMINACIÓN : Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. EXPEDIENTE: Unidad documental compleja formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por una instancia productora en la resolución de un mismo asunto. GESTIÓN : Conjunto de actividades administrativas y técnicas, tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. IDENTIFICACIÓN : Primera etapa de la labor archivística, que consiste en indagar, analizar y sistematizar las categorías administrativas y archivísticas que sustentan la estructura de un fondo. IDENTIFICACIÓN DE REGISTROS DE CALIDAD: Acción que permite reconocer los registros de calidad y relacionarlos con el producto o la actividad involucrada o el procedimiento del sistema de calidad. ORDENACIÓN : Fase del proceso de organización que consiste en establecer secuencias dentro de las agrupaciones documentales definidas en la fase de clasificación. ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS: Conjunto de operaciones técnicas y administrativas cuya finalidad es la agrupación documental relacionada en forma jerárquica con criterios orgánicos o funcionales. ORGANIZACIÓN : Proceso archivístico orientado a la clasificación, la ordenación y la descripción de los documentos de una institución. PIEZA : simples. Es la unidad mínima que agrupa las unidades documentales PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Principio fundamental de la teoría archivística, por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con los de otras.

10 Versión 5.0 Página 10 RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS: Acción y efecto de obtener, por medio de los instrumentos de consulta, los documentos requeridos. REGLAMENTO DE ARCHIVO: Instrumento que señala los lineamientos administrativos y técnicos que regulan la función archivística en una entidad. REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas. RETENCIÓN : Plazo que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. SECCIÓN: documentos. En la estructura archivística, unidad administrativa productora de SELECCIÓN : Disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración documental y realizada en el archivo central con el fin de escoger una muestra de documentos de carácter representativo para su conservación permanente. Úsese también depuración y expurgo. SERIE : Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros. SIGNATURA TOPOGRÁFICA: Identificación convencional que señala la ubicación de una unidad de conservación en el depósito y mobiliario de un archivo. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas. TABLA DE RETENCIÓN : Listado de series, con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. TIPO : Unidad documental simple originada en una actividad administrativa, con imagen institucional, formato y contenido distintivos que sirven como elementos para clasificarla, describirla y asignarle una serie y/o subserie en la TRD. TRANSFERENCIA : Remisión de los documentos del archivo de gestión al central, y de éste al histórico, de conformidad con las tablas de retención y de valoración documental vigentes.

11 Versión 5.0 Página 11 UNIDAD DE CONSERVACIÓN: Cuerpo que contiene un conjunto de documentos de tal forma que garantice su preservación e identificación. Pueden ser unidades de conservación, entre otros elementos, las carpetas, las cajas, y los libros o tomos. UNIDAD : Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. Puede ser simple, cuando está constituida por un solo tipo documental, o compleja, cuando la constituyen varios, formando un expediente. VALOR PERMANENTE O SECUNDARIO: Cualidad atribuida a aquellos documentos que, por su importancia histórica, científica y cultural, deben conservarse en un archivo. VALOR PRIMARIO: Cualidad inmediata que adquieren los documentos desde que se producen o se reciben hasta que cumplen sus fines administrativo, fiscales, legales y/o contables. 8. DOCUMENTOS DE REFERENCIA Guía de Listado Maestro de documentos Listado Maestro de Registros Manual de Transferencias es Mini-Manual Aplicación de Tabla de Retención y Organización de Archivos de en el ICBF Normograma Tablas de Retención 9. RELACIÓN DE FORMATOS F1.PR22.MPA1.P5 Formato de identificación de Expedientes F6.PR22.MPA1.P5 Rotulo Caja F2.PR22.MPA1.P5 Formato identificación de mueble de archivo F4.PR22.MPA1.P5 Planilla de Control de Préstamos Formato Único de Inventario 10. ANEXOS

12 Versión 5.0 Página NATURALEZA DE LOS CAMBIOS: Registrar los cambios de la versión que se está revisando Ítem Modificado 1 3 Nombre del ítem Objetivo Descripción Actividades 4 Criterios Operativos 7 Definiciones 8 9 Documentos Referencia Relación Formatos de de de Se cambio y ajustó la redacción Descripción del Cambio Se ajustó la redacción de las actividades, los responsables de su aplicación y se actualizó la codificación de los registros Se ajustó la redacción y se actualizó según los procesos técnicos y nueva codificación de los formatos Se revisaron y determinaron de acuerdo con las actividades a desarrollar Se revisaron y complementaron. Se ajustó de acuerdo con el nuevo Manual de Transferencias Se actualizó el código de cada uno de los formatos