FORMATO INFORME INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 FORMATO INFORME FECHA APROBACIÓN: 24/04/2013 VERSIÓN: 002 CÓDIGO: GE-NA-FM-041 Bogotá D.C, 22 de enero de 2015 INFORME DE GESTIÓN 2014 PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL PARA : OFICINA ASESORA DE PLANEACIÓN ASUNTO : PRESENTACIÓN INFORME DE GESTIÓN 2014, PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL Contenido 1. INTRODUCCIÓN Indicadores Plan de Acción Auditoría aplicación Tabla de Retención Documental Seguimiento de Transferencias Documentales Préstamo y consulta de documentos Seguimiento al proceso de digitalización de documentos de entrada Avance implementación estrategia cero papel ACTIVIDADES GD Correspondencia Correspondencia de entrada Correspondencia de salida Digitalización Consultas y seguimientos Transferencias Documentales Procesamiento Físico de Documentos Aspectos relevantes

2 1. INTRODUCCIÓN El presente informe evidencia las actividades realizadas por el Área de Gestión Documental, durante la vigencia del 2014, de conformidad con las funciones asignadas en la Resolucion 549 del 26 de agosto de 2008, especialmente en el numeral y la Resolución 35 de Como proceso de apoyo dentro del Sistema Integrado de Gestión de Caprovimpo, el Área de Gestión Documental apoya las con las marcoactividaes, gestionando las tablas de Retención Documental, administrando la recepción, distribución, consulta y conservación final de los documentos. De acuerdo con lo anterior, a continuacion se mencionarán las actividades desarrolladas por dicho proceso en el Indicadores Plan de Acción Dentro del proceso de medición y seguimiento al Área de Gestión Documental, se establecieron 5 indicadores entre estratégicos y operativos. Dichos indicadores se encuentran discriminados de la siguiente manera: 2.1 Auditoría aplicación Tabla de Retención Documental Para este indicador se tiene en cuenta las dependencias en concordancia con el cumplimiento de las TRD, para lo que se estableció una verificación de las mismas las cuales se llevan a cabo dos (2) semestralmente. Dentro de la formulación se tiene en cuenta el total de dependencias auditadas por parte del Área de Gestión Documental dividido por el número de dependencias programadas que en total corresponden a 49. La meta para cumplir este indicador es realizar el 100% de las visitas programadas. Medición: Semestral 2.2 Seguimiento de Transferencias Documentales Para este indicador se tiene en cuenta los informes del año anterior, donde se identifican las dependencias pendientes por transferencias documentales, para lo que se estableció una transferencia anual de cada dependencia pendiente Dentro de la formulación se tiene en cuenta el total de transferencias proyectadas, dividido por el número de transferencias recibidas. La meta para cumplir este indicador es realizar el 100% de las transferencias. Medición: Anual 2

3 2.3 Préstamo y consulta de documentos Este indicador permite realizar la medición de las consultas que son recibidas y atendidas por el Área de Gestión Documental. Dentro de la formulación se tiene en cuenta el total de No. de solicitudes atendidas divido por el No. de solicitudes recibidas x 100. La meta proyectada para cumplir este indicador es atender mínimo el 90% de las solicitudes recibidas al Área de Gestión Documental. Para el levantamiento de información se realizará la consolidación de estadísticas las cuales son alimentadas semanalmente. 2.4 Seguimiento al proceso de digitalización de documentos de entrada Este indicador permite establecer un seguimiento al proceso de digitalización que se realiza tanto en Correspondencia (Gestión Documental), en la Sede principal (Asesores) y los diferentes puntos de atención (Asesores), teniendo como objetivo garantizar que la documentación que es radicada en cada una de estas sedes se encontrará disponible para visualizarla digitalmente desde el sistema de información Folium. Para la medición de este indicador se establecieron los siguientes datos: N de documentos no digitalizados en el trimestre actual dividido por el N de documentos no digitalizados en el trimestre anterior. La meta proyectada para este indicador es igual o menor que uno (<1). 2.5 Avance implementación estrategia cero papel Alineados a la política del Gobierno Nacional y la Directiva Presidencial 04 de 2012 Eficiencia administrativa y lineamientos de la política cero papel en la administración pública la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía realizará una serie de actividades que permitan el diseño y la implementación de dicha política. Para la medición de este indicador se establecieron los siguientes datos: N de actividades desarrolladas en el periodo / N de actividades proyectadas en el periodo. La meta proyectada para este indicador es el 100% de la ejecución de las actividades proyectadas. Los indicadores en referencia fueron cumplidos durante la vigencia en un 100% 3

4 3. ACTIVIDADES GD El Área de Gestión Documental en desarrollo de sus macroactividades presenta el informe correspondiente a cada uno de los procedimientos de mayor impacto para el proceso. 3.1 Correspondencia Correspondencia de entrada En el año de 2014 se radicaron documentos, con destino a las diferentes dependencias mediante el sistema de información Folium Correspondencia de salida En el 2014 se radicaron por el sistema Folium y enviaron aproximadamente documentos producidos por las diferentes dependencias de la Entidad. 3.2 Digitalización El Área de Gestión Documental realizó el proceso de digitalización de cajas correspondientes a transferencias documentales. 3.3 Consultas y seguimientos El Área de Gestión Documental como custodio y responsable de la documentación correspondiente al archivo central e histórico ofrece el servicio de consulta y préstamo a los funcionarios de la Caja Promotora de Vivienda Militar y de Policía. Así mismo realiza consultas especializadas conocidas como seguimientos el cual refiera una búsqueda específica de la información ya sea de un afiliado, un proyecto, entre otros; el cual comprende un importante grado de análisis de la información, para así atender los requerimientos de los solicitantes. El consolidado de solicitudes del 2014 corresponde a un total de consultas y seguimientos atendidos. 3.4 Transferencias Documentales Corresponde a la transferencia primaria de las diferentes dependencias de la Entidad al archivo central. En el 2014 se recibieron un total de 113 transferencias correspondientes a cajas para el proceso de custodia 3.5 Procesamiento Físico de Documentos El Área de Gestión Documental realiza el proceso de organización física de documentos que no son distribuidos físicamente, tales como: Solicitudes SAC (Entradas y salidas) Peticiones-Afiliación (Entradas y salidas) Formatos de autorización de Medios Electrónicos Formatos de Incremento de ahorro 4

5 Durante la vigencia del documentos fueron organizados cronológicamente, foliados, inventariados y transferidos al Archivo Central. 4. Aspectos relevantes 2014 Actualización de las TRD de la Entidad bajo la nueva estructura Mejoramiento de los procedimientos y actualización de documentos controlados del Área. Disminución de los documentos No digitalizados por parte de los asesores a nivel nacional. Disminución en los errores de radicación, los cuales han sido trabajados bajo capacitaciones presenciales y retroalimentación continua. Se realizó el proceso de definición y levantamiento de requerimientos funcionales y técnicos desde la parte normativa hasta las necesidades de automatización de procesos archivísticos para la adjudicación del nuevo proveedor del Sistema de Gestión de documentos electrónicos de archivo. En el proceso de administración del archivo central, se llevó a cabo las siguientes actividades: Levantamiento de inventario por unidad documental de los planos de los diferentes proyectos de la Entidad Levantamiento de inventario de la serie cliente individual Levantamiento por unidad documental de las Historias Laborales Validación de inventario de la serie órdenes de pago Consolidación y administración de los inventarios documentales del acervo de la Entidad. Cumplimiento de un 100% de las transferencias documentales por parte de las dependencias Se realizó inventario documental de todos los documentos producidos por la Entidad, con el fin que sean administrados a través de las TRD. Se ha evidenciado un mayor control y responsabilidad por parte de las dependencias en el manejo de documental. Seguimiento y monitoreo de la información registrada en la base de datos del Sistema de Información SANDRA MARITZA GARCÍA ESPITIA Jefe Área de Gestión Documental 5