TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES

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1 PÁGINA: 1 DE 5 REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Realizar la remisión de los archivos de gestión de las dependencias de la Administración Central de la Gobernación del Meta, que hayan cumplido el tiempo de permanencia al Archivo Central -, buscando a través de la estandarización del procedimiento, lograr eficiencia, eficacia y efectividad en el proceso de Gestión en el departamento del Meta. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con las transferencias es de las diferentes secretarías, dependencias y oficinas de la Gobernación y finaliza con la custodia total de los. Aplica a todas las dependencias de la Gobernación del Meta. 3. DEFINICIONES Archivo: Institución, local o mueble donde se custodian y coleccionan de forma ordenada y clasificada originales, públicos y privados, producidos por una persona física o jurídica, acumulados en el curso de sus actividades, que son preservados con determinados fines: jurídicos, económicos, culturales, científicos, religiosos o políticos; así como dichos. Archivología: Ciencia social que estudia los principios de la creación, desarrollo, organización, administración y funciones de los archivos, sus fundamentos, legales y jurídicos, así como sus problemas teóricos-históricos y métodos lógicos referentes a los de archivo, los cuales resuelve de manera netamente práctica. Documento: Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc. Sistema De Gestión De Información: Es el conjunto de políticas y normas relacionadas entre sí que se establecen para el acceso y tratamiento de los recursos de información. Incluye los registros administrativos y los archivos, el soporte tecnológico de los recursos y el público a que se destina. Tablas De Retención (TRD): son el instrumento archivístico, esencial que permite la normalización de la gestión, la racionalización de la producción y la institucionalización del ciclo vital de los en los archivos de gestión, central, e histórico de las entidades. Transferencia : remisión de los del archivo de gestión al central, y de este al histórico de conformidad a las tablas y de valoración vigentes.

3 PÁGINA: 3 DE 5 4. RESPONSABLE: Asesor de Jefes de Oficinas Productoras de Documentos de la Gobernación del Meta 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Jefes de las oficinas productoras de de la Gobernación del Meta Clasificar de acuerdo a las TRD, Organizar técnica y físicamente los a transferir e inventariar en el formato único de ( FUID) El respectivo Jefe de la oficina será el responsable de velar por la organización, consulta, conservación y custodia del archivo de gestión de su dependencia, sin perjuicio de la responsabilidad señalada en el numeral 5 de la ley 734 de 2002 para todo servidor público. Organizar técnica y físicamente los 2 Hacer recepción y revisar la documentación transferida de acuerdo a los lineamientos establecidos en la circular firmada por el Secretario Administrativo de la Gobernación del Meta sobre pautas para la organización de archivos de gestión y transferencias es. Hacer recepción y revisión de la documentación transferida Circular 3 Verificar que la documentación transferida corresponda a lo registrado en el formato Único de Inventario o en su defecto hacer las respectivas observaciones para posterior corrección por parte de la dependencia que remite. Verificar documentación en el formato único de

4 PÁGINA: 4 DE 5 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Transferir los a las 4 bodegas archivando por series Transferir y/o fondos es. 5 6 Archivar el formato único de a la carpeta de s es. Vigilar y/o custodiar, velar por que no se sustraiga y se conserven los expedientes con la misma cantidad de folios y marcación. El ordenador del gasto es el que debe garantizar la conservación y preservación del acervo de la entidad Archivar el formato único de s Conservación FIN 6. REGISTROS Registro Responsable Como conservarlo Único de Inventario Circular Integrantes de la oficina de apoyo a la gestión Integrantes de la oficina de apoyo a la gestión Medio físico y/o magnético Medio físico y/o magnético Donde conservarlo Archivo de gestión de archivo departamental Archivo de gestión de archivo departamental Tiempo de conservación Disposición final

5 PÁGINA: 5 DE 5 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA Según acto administrativo Según acto administrativo de abril de /11/ /08/2013 IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS Versión inicial Reingeniería de proceso Revisión y ajuste como resultado de la Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero de 2010 Se realiza revisión y ajuste, en los responsables del procedimiento, se incluye los jefes de oficina productora de, se agrega la actividad No 1 y cambian los lineamientos sobre pautas para la organización de archivos de gestión y transferencias es. Revisión y ajuste en las actividades y responsables de acuerdo al Decreto 0460/2012 NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de.