ENTRADA DE ELEMENTOS AL ALMACÉN

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1 PÁGINA: 1 DE 17 ENTRADA DE REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS ORIGINAL FIRMADO APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE OBJETIVO Definir las actividades y acciones a realizar para gestionar y desarrollar con eficacia, eficiencia y efectividad, el ingreso o las entradas de elementos al Almacén. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la remisión de la carpeta con copia del contrato, a la Gerencia Administrativa y de Recursos Físicos, la revisión, recepción y almacenamiento de los elementos y finaliza con el registro del ingreso en los respectivos formatos y en el software PCT, Módulo Almacén. Aplica a todos los procesos de la Gobernación del Meta 3. DEFINICIONES ALMACÉN: Son aquellos lugares donde se guardan los diferentes tipos de mercancía. Allí, se controlan físicamente y mantienen todos los artículos inventariados, se debe establecer resguardo físico adecuado para proteger los artículos de algún daño de uso innecesario, inventarios defectuosos y robos. ALMACENAMIENTO: Es la labor de registro de los bienes en depósito y organización interna de conformidad con la naturaleza de los bienes, seguridad y las características particulares que garantices su conservación y faciliten su manejo, identificación y control. BIENES: Son todas aquellas propiedades en término de producto. Dichos bienes pueden ser muebles o sea que se pueden trasladar o desplazar, bienes de consumo y devolutivos, con permanencia por un determinado tiempo. ENTRADA: Es el ingreso de elementos o bienes al almacén por adquisición, donaciones o devolución por parte de los funcionarios. 4. RESPONSABLE Gerente Administrativo y de Recursos Físicos Funcionario Asignado a Bodega Responsable de Inventarios Individuales

3 PÁGINA: 3 DE DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 N.A. La entrada al Almacén es por compra? SI NO 12 2 Recibir y revisar copia de la carpeta del contrato o avances remitidos por el supervisor asignado. Recibir carpeta de contrato Contratos 3 Gerente Administrativo y de Recursos Físicos Revisar y verificar que los documentos recibidos se encuentren completos y en regla. En caso de que los documentos no estén completos o en regla se realiza la devolución al supervisor. Revisar y verificar documentos Formato de verificación documentos de contratos F-RF Gerente Administrativo y de Recursos Físicos Definir con el Supervisor del contrato fecha y hora en que los elementos llegan al almacén. Definir de fecha y hora 5 Funcionario Asignado a Bodega 6 N.A. Inspeccionar, verificar y revisar que los elementos cumplan de conformidad con los criterios de aceptación establecidos en el objeto del contrato. En caso de equipos de cómputo deben ser revisados por un Ingeniero de Sistemas o Electrónico, quien debe diligenciar el Formato de Concepto de Equipos. Los elementos cumplen de conformidad con los criterios establecidos en el contrato? Verificar especificaciones del producto NO SI Formato verificación de especificaciones de los elementos del contrato F-RF- 11 / Formato de Concepto de Equipos F-RF- 12 8

4 PÁGINA: 4 DE 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Formato verificación de Funcionario Dejar constancia mediante Devolución de especificaciones 7 Asignado a anotación y se devuelven los elementos de los Bodega elementos. elementos del 2 contrato F-RF Funcionario Asignado a Bodega Gerente Administrativo y de Recursos Físicos / Almacenar elementos en una de las bodegas e identificarlos con el número del contrato, secretaría ordenadora del gasto y fecha de ingreso. Registrar el ingreso al sistema la entrada al almacén a través del software PCT, Módulo Almacén y genera el comprobante para revisión y firmas del Gerente Administrativo y Recursos Físicos y Funcionario Asignado a Bodega. Almacenar los elementos en bodegas Registrar ingreso al sistema y generar comprobante de entrada Comprobante de entrada (SW) 10 Entregar comprobante de entrada al supervisor, previa firma del Gerente Administrativo y de Recursos Físicos y Funcionario Asignado a Bodega. Entregar comprobante Comprobante de entrada (SW) 11 Archivar copia del comprobante de entrada para actualizar la carpeta de inventarios en bodega. Este ítem va a Fin. Archivar copias carpeta Carpeta de inventarios en bodega 12 N.A Responsable de los inventarios Responsable de los inventarios La entrada es por reintegro de bienes entregados en servicio? Recepcionar el memorando emitido y los documentos anexos según tipo de bien por el ordenador de gasto donde solicita el descargue del bien del inventario y se reintegre a bodega. Verificar la información del memorando con los anexos y conciliar con el aplicativo. Recibir el elemento y luego de verificado ordena el ingreso en bodegas. SI NO Recepcionar memorando del ordenador del gasto Verificar la información del memorando, anexos, en físico del elemento y ordenar a bodega 20

5 PÁGINA: 5 DE 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Recibir el elemento, marcarlo e Formato ingresar a la bodega. En el caso Inventario Físico de vehículos del parque Estado de automotor del departamento se Funcionario Ingresar el elemento a bodega. Vehículos F-RFverifica el inventario físico y 15 Asignado a En caso de vehículo recibir el 13 / Formato estado de los mismos Bodega vehículo y ubicar en zona de Inventario Físico diligenciando el Formato parqueo. Estado de Inventario Físico Estado de Motocicletas F- Vehículos o Formato Inventario RF-14 Físico Estado de Motocicletas Responsable de los inventarios Gerente Administrativo y Recursos Físicos / Responsable de los inventarios Responsable de los inventarios 20 N.A Responsable de los inventarios Responsable de los inventarios Elaborar para firma y revisión del Gerente Administrativo y de Recursos Físicos el comprobante de entrada por reintegro de bienes entregados en servicio. Firmar comprobante de entrada por el responsable de los inventarios y por el Gerente. Archivar copia de comprobante en la carpeta movimientos de almacén. Archivar copia en la carpeta inventario individual del funcionario. Este ítem va a Fin. La entrada es por reintegro de bienes entregados en administración? Recibir el acta de traslado suscrita por los rectores entrante y saliente, junto con el acto administrativo de traslado de los docentes. Confrontar la información con el sistema, proceder a realizar el reintegro de bienes en el sistema. Firmar comprobante de entrada SI Elaborar comprobante de entrada Archivar copia de comprobante Archivar Comprobante de entrada NO Recibir acta de traslado de rectores Confrontar la información Comprobante de entrada por reintegro de bienes entregados en servicio (SW) Comprobante de entrada por reintegro de bienes entregados en servicio (SW) Comprobante de entrada por reintegro de bienes entregados en servicio (SW) Comprobante de entrada por reintegro de bienes entregados en servicio (SW) 25 Acta de traslado Comprobante de entrada (SW)

6 PÁGINA: 6 DE 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Firmar comprobante de entrada Responsable de por el responsable de los Firmar comprobante Comprobante 23 los inventarios inventarios, por el de entrada (SW) Gerente y por el rector. 24 Responsable de los inventarios 25 N.A. Archivar copia de comprobante en la carpeta movimientos de almacén y en la carpeta individual del docente. Este ítem va a Fin. La entrada es por nuevas existencias? SI Archivar copia de comprobante NO Comprobante de entrada (SW) Elaborar el comprobante de entrada por nuevas existencias, conforme al acto administrativo expedido por el Secretario Administrativo, previo informe emitido por el Gerente Administrativo y de Recursos Físicos. Este ítem va a Fin. Elaborar comprobante de entrada por nuevas existencias Comprobante de entrada por nuevas existencias en el inventario (SW) 27 N.A. La entrada es por donaciones? SI NO Recepcionar el acta o documento soporte de la donación, haciendo la verificación de las cantidades, valores y destinación. Solicitar la inspección de los elementos e ingreso a bodega al funcionario asignado a bodega. Recepcionar el acta o documentos soporte 29 Funcionario Asignado a Bodega Verificar los elementos donados y constatar con el acta o soporte las especificaciones técnicas de los mismos e ingresar a bodega. Verificar los elementos donados y constatar con acta Formato verificación especificaciones de los elementos recibidos en donación F-RF- 10

7 PÁGINA: 7 DE 17 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Realizar la entrada al sistema de elementos donados por otras entidades con destino a las diferentes Secretarías de la Gobernación. Este ítem va a Fin. Ingresar al sistema elementos donados Comprobante de entrada N.A. La entrada es por órdenes de entrega de dotaciones a los docentes del departamento? NO FIN 29 Funcionario Asignado a Bodega Recibir las órdenes de dotación y verificar con los listados del personal docente remitidos por la Secretaría de Educación (cédula, nombre y cantidad). SI Recibir las órdenes de dotación de los docentes 30 Elaborar el comprobante de entrada por compra de las órdenes de dotación. Elaborar el comprobante de entrada por compra de las órdenes Comprobante de entrada (SW) FIN 5.1 GENERALIDADES DESCRIPCIÓN ENTRADA DE Las entradas al Almacén se pueden presentar por: Compras Donaciones Devolución del servicio Nuevas existencias Los elementos son clasificados en: Elementos Devolutivos: Son los que no se consumen por el primer uso que se hace de ellos, aunque perezcan con el tiempo por razón de su naturaleza. Conforman esta agrupación todos los elementos que se encuentran en bodega o en servicio y que constituyen los activos del Departamento, no desaparecen con su uso normal y pueden ser objeto de depreciación, amortización y provisión por deterioro u obsolescencia.

8 PÁGINA: 8 DE 17 Elementos de Consumo: Son todos aquellos elementos que por su duración y destino tienen una vida útil de corto plazo, o se consumen por el primer uso que se hace de ellos, o porque al ponerlos, agregarlos o aplicarlos a otros, se extinguen o desaparecen como unidad o materia independiente y entra a formar parte integrante o constitutiva de esos otros, o que por su uso continuo desaparecen o dejan de ser útiles, o que su costo de adquisición por unidad sea inferior de acuerdo al Decreto 0412 de 2003 o su valor modificado de acuerdo a nueva normatividad. ENTRADAS AL ALMACÉN Siempre que se realice una entrada de elementos al almacén se debe elaborar el comprobante de entrada, este documento acredita la entrega real del bien o elemento al almacén y sirve de soporte para el movimiento de registro de ingresos en el almacén y contabilidad. El comprobante de entrada debe ser elaborado en original y tres copias, así: - El original para el archivo en la carpeta movimientos de almacén - Primera copia para contabilidad - Segunda copia para la carpeta original del contrato - Tercera copia para la carpeta inventarios en bodega Este comprobante se debe elaborar tomando como base los documentos soporte, factura o documento equivalente y debe contener la siguiente información básica: - Lugar y fecha - Concepto de transacción, número de documento soporte - Número de comprobante de entrada en forma ascendente y continua - Nombre del proveedor o del lugar de origen, documento de identidad o nit, clase de bien adquirido. - Código, elemento, referencia, unidad de medida, cantidad, valor unitario y valor total. Firmas y observaciones En la medida que se afecta la entrada de elementos al sistema PCT módulo de almacén se llama el código de elemento, la referencia, la cantidad y costo unitario y total, de acuerdo a la ruta de entrada, se diligencian los datos y se graba para que se realice la afectación contable, en todos los casos, se verifica que se haya afectado la contabilidad al registrar la entrada de bienes. Los pedidos que lleguen al almacén deben ingresar en su totalidad como se estipula en el contrato, a excepción de aquellos que requieran un bodegaje especial y por lo cual serán entregados en el sitio de destino, previa verificación de los elementos por un funcionario de almacén.

9 PÁGINA: 9 DE 17 ENTRADA POR COMPRAS Son operaciones mercantiles a través de los cuales se realiza la adquisición de bienes mediante la erogación de fondos provenientes de recursos propios, convenios o cofinanciación. Para realizar la entrada se debe por parte del supervisor del contrato allegar al almacén con ocho (8) días antes de la entrega de elementos y dentro del término de ejecución del respectivo contrato los siguientes documentos: - Registro Presupuestal - Certificado de disponibilidad Presupuestal - Copia Minuta contrato - Nombramiento Supervisor - Póliza y Aprobación - Acta de inicio En caso de prorroga se adjunta copia con sus respectivas pólizas y aprobación. La recepción de los bienes debe realizarse en los almacenes, bodegas o depósitos según lo pactado en el contrato correspondiente. En el momento de la entrada de los elementos al almacén deben estar presente: El supervisor y el contratista. En el caso de adquisición de equipos de cómputo y de comunicación, además de las anteriores personas se debe contar con la presencia de un Ingeniero de Sistemas o Electrónico que certifique que el producto cumple con lo requerido y se adjunta la siguiente documentación: - Copia de la factura especificando marcas y seriales según los elementos - Concepto técnico o certificación del Ingeniero de Sistemas o Electrónico - Garantía de los equipos - Acta de recibo - Acta de finalización Todo recibo de elementos por compra se respalda con un comprobante de entrada que se realiza a través del sistema así: se ingresan los elementos estipulados en el contrato al sistema a través de la ruta: Sistema PCTG módulo almacén proceso entrada bienes devolutivos o de consumo (de acuerdo al tipo de bien) entrada por compras, y se visualiza de la siguiente manera:

10 PÁGINA: 10 DE 17 a) Compra bienes de consumo:

11 PÁGINA: 11 DE 17 b) Compra bienes devolutivos: DONACIONES Existe una donación cuando por voluntad de una persona natural o jurídica particular se transfiere, gratuita e irrevocablemente la propiedad de un bien que le pertenece a favor de una entidad estatal previa aceptación del funcionario administrativo competente. Se recibe el acta o soporte de donación de elementos y se realiza la verificación física de los mismos para proceder a elaborar el comprobante de entrada y se establece el valor

12 PÁGINA: 12 DE 17 conforme lo indicado en el acta de entrega o mediante avalúo practicado por peritos legalmente facultados. Para la realización del comprobante de entrada, se ingresan los elementos estipulados en el documento que especifica la donación al sistema a través de la ruta: Sistema PCTG módulo almacén proceso entrada bienes devolutivos o consumo (de acuerdo al tipo de bien) entrada por donación, y se visualiza de la siguiente manera:

13 PÁGINA: 13 DE 17 REINTEGRO DE BIENES ENTREGADOS EN SERVICIO Es la devolución del bien que no se requiere en una dependencia determinada, para el cumplimiento del objetivo al cual fueron destinados; por ejemplo supresión de la dependencia, obsolescencia, etc. pudiendo la administración optar por habilitación, redistribución o baja. En este caso, es necesario recibir el elemento con autorización del ordenador del gasto de acuerdo al lugar donde estaba asignado el bien. Para registrar el ingreso y elaborar el comprobante de entrada, se ingresan al sistema los elementos estipulados en el memorando del funcionario para dar de baja redistribuir o habilitar, a través de la ruta: Sistema PCTG módulo almacén proceso entrada bienes devolutivos o de consumo (de acuerdo al tipo de bien) entrada por devolución del servicio, y se visualiza de la siguiente manera:

14 PÁGINA: 14 DE 17 NUEVAS EXISTENCIAS Las nuevas existencias se generan, en el caso de la Secretaría Agroeconómica, con la reproducción de semovientes o valorización de los mismos, siendo necesario realizar el registro en el sistema de estas entradas. Adicionalmente, se puede presentar nuevas existencias cuando existen sobrantes en los inventarios, es decir, cuando en el momento de practicarse el inventario físico se determine que el número de elementos es superior a los que se reflejan en los registros, esta mayor cantidad se relaciona en el acta de diligencia determinando la causal que los ocasionó en este caso se presenta un informe al Secretario Administrativo del Departamento, quien a su vez a través de un acto administrativo ordenará la incorporación de las nuevas existencias, con los soportes obtenidos en la identificación del bien y su respectivo valor comercial. Una vez expedido el acto administrativo, la Gerencia Administrativa y de Recursos Físicos realiza la entrada de los elementos por nuevas existencias, tal como se indica en el Procedimiento Entradas de Elementos al Almacén. Para realizar el registro de entrada, se ingresan al sistema los elementos estipulados en el informe presentado por la Secretaría Agroeconómica o en el caso de sobrar existencias tanto en servicio como en bodega, a través de la ruta: Sistema PCTG módulo almacén proceso entrada bienes devolutivos o de consumo (de acuerdo al tipo de bien) entrada por nuevas existencias, y se visualiza de la siguiente manera:

15 PÁGINA: 15 DE 17 VERIFICACIÓN DE AFECTACIÓN CONTABLE En el momento de la elaboración del comprobante de entrada al almacén sin importar su origen, el sistema permite verificar si las categorías se encuentran parametrizadas, permitiendo grabar el comprobante. En el caso en que no permita grabar el comprobante se informa a contabilidad para que gestione la parametrización de la categoría y se realice adecuadamente la afectación contable, verificando que el valor del movimiento de almacén concuerde con la imputación contable. 6. REGISTROS Registro Responsable Como conservarlo Comprobante Medio de entrada magnético y (SW) físico Donde conservarlo Archivo de gestión de almacén Tiempo de conservación Disposición final

16 PÁGINA: 16 DE 17 Registro Responsable Como conservarlo Formato de Medio físico verificación documentos de contratos F-RF-09 Donde conservarlo Archivo de gestión de almacén Tiempo de conservación Disposición final Formato verificación especificación es de los elementos recibidos en donación F- RF-10 Medio físico Formato verificación de especificacion es de los elementos del contrato F-RF- 11 Medio físico Archivo de gestión de almacén Formato de Concepto de Equipos F-RF- 12 Medio físico Formato Inventario Físico Estado de Vehículos F-RF-13 Medio físico Formato Inventario Físico Estado de Motocicletas F-RF-14 Medio físico Carpeta de inventarios en bodega Responsable de Bodegas Medio magnético y físico Archivo de gestión de almacén

17 PÁGINA: 17 DE HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 Según acto administrativo Versión Inicial 02 Según acto administrativo Reingeniería de Procesos de Abril de /08/2013 Revisión y ajuste como resultado la Acción Correctiva No 01 del 15 de febrero de 2010 Se realizan ajustes en la denominación de los cargos, según la reestructura de la Gobernación del Meta, decreto 0460 de NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de documentos.