PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Aprobó: Olga Sanabria Amín Vicepresidente Financiera y Administrativa Reviso: Carlos Alejandro Vanegas Gerente de Elaboró: Grupo de Gestión Documental Código: VFA-OD-PDE-01 Fecha: 19/11/2014 Pág. 1 de 9

2 TABLA DE CONTENIDO INTRODUCCIÓN OBJETIVO ALCANCE DEFINICIONES RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES Razones Beneficios ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA Generalidades Indicador Meta Responsabilidades METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA Recursos económicos Recursos Humanos Implementación del Programa... 7

3 INTRODUCCIÓN Positiva Compañía de Seguros produce y recibe documentos en soportes diferentes al papel, los cuales y de acuerdo a la teoría se clasifican como documentos especiales teniendo en cuenta las características de los procedimientos aplicables para garantizar la conservación y preservación de los soportes, muchos de estos documentos se encuentran directamente relacionados con los asegurados de la compañía, razón por la cual, es indispensable garantizar la permanencia y legibilidad de estos soportes en el tiempo. Las características de conservación que exigen los documentos especiales, son muy distintas a las técnicas tradicionales aplicadas a los documentos textuales en soporte papel, para lograr una metodología que garantice la adecuada preservación y conservación de estos documentos, es necesario identificar las clases de documentos especiales que actualmente existen en la compañía, y realizar una valoración inicial de dichos documentos con el fin de diseñar procedimientos adecuados para el tratamiento de los mismos. 1. OBJETIVO Garantizar la preservación y conservación de los documentos especiales, iconográficos, sonoros, audiovisuales, aplicando metodologías adecuadas para el tratamiento de cada tipo de soporte. 2. ALCANCE El programa de documentos especiales contempla la normalización de los procesos aplicados a los documentos gráficos, sonoros, audiovisuales, producidos en la compañía, para fines de preservación y conservación. 3. DEFINICIONES Documentos especiales: Son aquellos que presentan una o ambas de las siguientes características: a) el lenguaje que emplean para transmitir la información es distinto al textual, pudiendo ser iconográfico, sonoro o audiovisual; b) el soporte en el que se presentan es distinto al papel o aun siendo de tal material su formato varia de los que

4 usualmente se encuentran en el archivo, exigiendo condiciones particulares para su instalación. 1 Documento audiovisual: Toda creación expresada mediante una serie de imágenes asociadas con o sin sonorización incorporada, que está destinada esencialmente a ser mostrada a través de aparatos de proyección o cualquier otro método de comunicación de la imagen y del sonido, independiente de las características del soporte material que la contiene 2 Documento Iconográfico: Fundamentalmente se valen de un lenguaje visual basado en imágenes, formas líneas, colores y signos no textuales para transmitir el mensaje, se incluyen en esta categoría los documentos de naturaleza fotográfica y cartográfica, así como los planos y dibujos 3. Documento Sonoro: Son aquellos que transmiten la información por medio de un lenguaje verbal o mediante sonidos. Requiere determinado equipo tecnológico, tanto para el registro de los datos en el soporte, como su consulta 4 4. RAZONES Y BENEFICIOS DE IMPLEMENTAR UN PROGRAMA DE DOCUMENTOS ESPECIALES La adecuada preservación y conservación de los documentos especiales, permite ampliar el control documental a todos los medios de información, adicionalmente, mantener la calidad y seguridad de la información que evidencia sus actividades y procesos, permitiendo de esta manera una mayor eficacia en la toma de decisiones. Contemplar la salvaguarda de los documentos especiales, expone un panorama más amplio de la gestión de documentos y permite un control más amplio sobre la información que se maneja, permitiendo una optimización de los datos. 4.1 Razones Garantizar la conservación y legibilidad en el tiempo de los documentos sin importar el soporto, el medio o la forma. Asegurar la completitud de los expedientes documentales. Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos especiales. Salvaguardar la memoria institucional. 1 CERVANTES, Gumaro Dámian. Los documentos especiales en el contexto de la Archivística. (términos de búsqueda: documentos especiales). (en línea). México DF: Edición electrónica, p.48. Disponible en: 2 COMISION DEL ACUERDO DE CARTAGENA. Régimen Común sobre Derecho de Autor y Derechos Conexos. Decisión 351 del Acuerdo de Cartagena, promulgada en Lima el 17 de diciembre de CERVANTES., Op. Cit., p Ibíd.,

5 4.2 Beneficios Disminución de tiempos de recuperación de documentos especiales. Normalización integral de los soportes documentales. Optimización de los recursos de información en la Compañía. Conservación de la memoria histórica de la Compañía 5. ASPECTOS FUNCIONALES DEL PROGRAMA 5.1 Generalidades El diseño de los procedimientos para la intervención de documentos especiales que actualmente se encuentran en Archivo central, se relaciona directamente con la identificación de valores primarios y secundarios de los mismos. En el diseño de políticas y procedimientos para el tratamiento de documentos especiales se dará prioridad a la migración como medio de preservación de aquellos documentos especiales que se encuentren en soportes magnéticos u ópticos. La valoración de los documentos especiales se realizará con el apoyo de los procesos productores de este tipo de documentación. Los procedimientos para la descripción de documentos especiales se diseñaran de acuerdo a las características de consulta y requerimientos de los procesos al interior de la Compañía. 5.2 Indicador Porcentaje de implementación del programa de documentos especiales Periodicidad: Semestral 5.3 Meta Implementar el programa de documentos especiales en Positiva Compañía de Seguros para el primer semestre de 2016.

6 5.4 Responsabilidades Rol Responsable Actividad Presidente Presidente de la Compañía Respaldar y asegurar el cumplimiento del programa una vez se apruebe por el comité SIG y Desarrollo Administrativo. Líder del Programa de Documentos especiales Vicepresidente de TICS Líder proceso de comunicaciones Colaboradores Establecer, actualizar y mantener el programa. Implementar y verificar el cumplimiento del programa sea implementado en las Regionales. Realizar seguimiento al programa y establecer las acciones de mejora en caso de ser necesarias. infraestructura y soluciones de Tics. Talento Humano Todo el personal que participa en el desarrollo de la operación de la compañía. Apoyar las decisiones tecnológicas Adelantar el proceso de comunicaciones según el plan de medios. Participar activamente en la implementación del programa. 6. METODOLOGÍA PARA EL DESARROLLO DEL PROGRAMA Teniendo en cuenta la estructura actual del fondo documental de Positiva Compañía de Seguros, el programa de documentos especiales se divide en dos grandes ejes: El primero, hacer referencia a la identificación del estado de los documentos especiales en Archivo Central, volumen, tipología, estado de descripción y conservación, con el fin de identificar la estrategia a seguir en la intervención de este acervo documental; El segundo, se enfoca en los documentos especiales que se generen a partir de la aprobación del programa, es decir, pasos a seguir para la normalización de los procesos los documentos clasificados en esta categoría, políticas, directrices, procedimientos, entre otros.

7 6.1. Recursos económicos Los recursos están asociados al presupuesto anual asignado tanto para la ejecución del proyecto como la contratación del servicio de administración y gestión del archivo y correspondencia de la Compañía. 6.2 Recursos Humanos Perfil Rol/Actividad Gerente Dueño del proceso, Dirige y coordina el personal que lidera el proceso en la gerencia de logística. Profesional Especializado Líder del proceso/ Ejecutar las actividades y realizar el seguimiento a la implementación del programa. Técnico Especializado Apoyar las actividades en la implementación del programa. 6.3 Implementación del Programa Actividad Detalle de la Labor Responsable Fase Realizar el diagnóstico de los documentos especiales que se encuentran en archivo central. 1.2 Realizar la Valoración de los documentos especiales en archivo central. 1.3 Evaluar la mejor opción para la intervención de los documentos especiales que se tienen en Archivo Central 1.4 Implementar los procedimientos de intervención seleccionados. Fase Identificar los requisitos normativos y los estándares que regulan la administración de documentos especiales. Se aplica un diagnóstico para identificar: Los tipos de documentos especiales, volúmenes, estado de conservación y almacenamiento. Producto del diagnóstico, con el apoyo de las oficinas productoras y de acuerdo a las series documentales se realizará la valoración de dichos documentos especiales. Teniendo en cuenta la información recolectada en las actividades anteriores y de los costos y beneficios de las diferentes opciones de intervención. Se establecerá un alcance y un cronograma para realizar la implementación. Se realiza un levantamiento de requisitos y requerimientos de acuerdo a la normativa nacional y a los estándares internacionales.

8 2.2 Analizar los estándares de acuerdo a los documentos especiales producidos en la compañía 2.3 Elaborar e implementar la estrategia (políticas, procedimientos), para la administración y control de los documentos especiales de la Compañía. 2.4 Diseñar el plan de medios para la socialización de 2.5 Difundir la estrategia definida para la gestión de documentos especiales. 2.6 Realizar seguimiento al programa y generar acciones de mejora. Realizar una análisis de las opciones para generar una estrategia que permita la gestión adecuada de los documentos especiales de acuerdo a las necesidades de la Compañía, (migración de soportes, referencias cruzadas, metodologías de descripción) Diseñar la documentación para la aplicación de la estrategia de gestión de documentos especiales en la Compañía. Para el plan de socialización se tendrá en cuenta la especial atención en las oficinas que producen documentos especiales, se elaborará un cronograma para la socialización. De acuerdo al cronograma se llevara a cabo el proceso de socialización en la Compañía. Se creará un mecanismo para realizar el seguimiento al programa e implementar las mejoras necesarias.

9 BIBLIOGRAFÍA CERVANTES, Gumaro Dámian. Los documentos especiales en el contexto de la Archivística. (términos de búsqueda: documentos especiales). (en línea). México DF: Edición electrónica, p.48. Disponible en: Dstica.pdf Colombia. Archivo General de la Nación, (2006) Acuerdo 027 de 2006 Por el cual se modifica el Acuerdo No. 07 del 29 de junio de COLOMBIA. Ministerio de Tecnologías de la Información. Digitalización Certificada de Documentos., Guía no (en línea). (Consultado: 20/08/2014). REAL ACADEMIA DE LA LENGUA ESPAÑOLA. Diccionario en Línea. (Consultado: )