PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION

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1 PROCEDIMIENTO PARA LA CODIFICACION Y ARCHIVO DE LA DOCUMENTACION ELABORÓ: REVISÓ: APROBÓ: AUXILIAR ADMINISTRATIVO ARCHIVO DE GESTION JEFE DE PROCESO SECRETARÍA GENERAL Fecha de Aprobación: DD: 14 MM: 10 AAAA: 2011

2 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 2 de 6 1. OBJETIVO Establecer las actividades necesarias para la codificación, identificación, archivo y conservación de los documentos en el Archivo Central de la Corporación. 2. ALCANCE El procedimiento comprende desde la recepción del documento de archivo hasta su conservación y preservación en el Archivo Central de la Corporación. 3. DEFINICIONES Archivo: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o entidad pública en el transcurso de su gestión, conservados respetando aquel orden para servir como testimonio e información a la persona o institución que los produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. También se puede entender como la institución que está al servicio de la gestión administrativa. Documento de Archivo: Registro de información producida o recibida por la entidad en razón de sus funciones o actividades. Documento Original: Es la fuente primaria de información de todos los rasgos y características que permiten garantizar su autenticidad e integridad. Foliación: Numerar las hojas del documento en forma progresiva. Gestión Documental: Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. Industrias: Son las diferentes actividades a la que la corporación le hace seguimiento ambiental.

3 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 3 de 6 4. DOCUMENTO REFERENCIA Ley 594 de 2000 Acuerdo 60 del 2001 Ley 80 de CONTENIDO 5.1 Recepción de la documentación Se recibe del proceso o área correspondiente la necesidad de archivar documentos generados por estos y se establece el tipo de documento a archivar: Expediente de las diferentes actividades de seguimientos ambientales, Conceptos técnicos, Contrato, Orden de servicio, Documento de manejo ambiental. 5.2 Codificación y Archivo de la Documentación Seguimiento a Industrias Para la creación de un expediente para este tipo de documentos, la información entregada debe tener como mínimo un acto administrativo. De acuerdo con dicho auto se determina el tipo de actividad a la que se dedica la industria para establecer codificación. Se asigna la codificación de acuerdo con el consecutivo numérico en el que se recopilan los códigos asignados por la Corporación a cada actividad. Si se tiene una nueva actividad se actualiza en dicho libro. Se conforma el expediente y se diligencia la ficha de archivo, en la cual se relacionan oficio, auto administrativo o acto resolutivo con que se dé inicio a dicho expediente. Se realiza la foliación del documento.

4 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 4 de 6 Se actualiza archivo magnético consecutivo numérico en el que se relaciona el código del expediente y la actividad a la que pertenece. Se realiza el proceso de control del documento en medio magnético, actualizando la carpeta COPIA DE ARCHIVO, en la cual se relaciona además del número de tomos, la ubicación del documento físico en la estantería de la oficina de archivo central. Para documentos que ya tienen expediente en el archivo central, se verifica en la carpeta magnética copia de archivo los tomos que se tengan del mismo, y se continúa su almacenamiento en un nuevo tomo. Se realiza la actualización de dicha carpeta Conceptos técnicos Si el documento a archivar corresponde a un concepto técnico, el proceso de Gestión Ambiental entrega al archivo central un listado de los conceptos técnicos, especificando el código asignado por el proceso que se requieren archivar. Se recepciona físico del documento y se diligencia el registro planilla de conceptos técnicos enviados al archivo. Estos documentos son archivados en el expediente de seguimiento a empresas según corresponda. Si el concepto técnico no tiene asignado expediente se archiva en una carpeta de concepto técnicos del año que corresponda. El listado entregado por Gestión Ambiental es devuelto a este proceso, especificando la ubicación de cada concepto técnico dentro del Archivo central Resoluciones Las resoluciones son recibidas del área de Jurídica en carpetas A-Z en donde todas las resoluciones son organizadas por años. Dichas carpetas se encuentran identificadas con el año y la extensión de las resoluciones contenidas.

5 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 5 de 6 Se verifica en el archivo central que la información relacionada en el oficio de entrega se encuentre completa y se procede a su archivo en la estantería Contratos y órdenes de Servicio Los contratos y las órdenes de servicio son recibidos en la oficina de archivo y se almacenan por años. Se identifican con el número de contrato u orden de servicio y el año al que corresponda. Se organizan en la estantería del archivo central y se resalta en la misma los cortes de cada año Estudios de Impacto Ambiental y Documentos de Manejo Ambiental El listado de DMA para archivar es entregado a la oficina de Archivo por el proceso de Licenciamiento. En el documento de entrega se relacionan además los anexos contenidos en cada estudio de impacto ambiental o DMA. Este tipo de documentos son archivados en cajas. Se retorna al proceso de Licenciamiento, permisos y trámites ambientales el listado inicial de entrega con la ubicación física de archivo. La codificación de los documentos es asignada por el proceso o área que los genera. 6. ANEXOS Consecutivo Numérico Consecutivo Numérico Magnético Ficha de Archivo Planilla de técnicos enviados al archivo

6 PROCESO DE GESTION DOCUMENTAL PÁGINA 6 de 6 7. ACTUALIZACIONES FECHA DE MODIFICACIÓN PARTE MODIFICADA NÚMERO DE VERSIÓN MODIFICACIONES Definición: se incluyó concepto de foliación e Industria. Numerales: 5.1. Se resume resoluciones y seguimientos a Industrias en expedientes de las diferentes actividades a las que se les hace seguimientos ambientales. 14/10/2011 Contenido Se elimina párrafo con formación de expediente por proceso de Licenciamiento, y se cambia el nombre del registro Gran Consecutivo por Consecutivo Numérico Se incluye concepto técnico que no tiene asignado expediente Resoluciones son recibidas por secretaria general no por Jurídica.