CARACTERIZACIÓN. TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia

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1 Página 1 de 7 TIPO DE PROCESO PROCESO RESPONSABLE DEL PROCESO Apoyo Gestión Documental (DOC) Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia OBJETIVO ALCANCE Administrar y conservar la documentación producida y recibida por la Administración Municipal de Guarne en sus distintas fases de archivo: de gestión, central e histórico, a través de actividades administrativas y técnicas orientadas a su planificación, manejo y organización. Inicia con la recepción de documentos en el archivo central, pasando por la distribución, consulta, organización, recuperación y su disposición final (conservación o destrucción). (Ley 594 de 2000 Art. 22) Humanos Físicos Ambiente de Trabajo Información RECURSOS Funcionario de la administración de documentos y servidor público encargado de la organización del archivo de gestión en cada unidad administrativa. Técnica Administrativa (Gestión documental). (1) Auxiliar Administrativo (Gestión Documental (2) Instalaciones locativas, equipos de cómputo, redes de cómputo y comunicación red interna, Internet y sistemas de información. Termo higrómetro, (2) deshumidificador.(2) Condiciones favorables en cuanto a ventilación, iluminación, temperatura, y humedad. Administración de correspondencia interna y externa, recibida, Transferencia y recepción de archivos de gestión, conservación y custodia de los documentos, Consulta, normograma del proceso, TRD, TVD. Documentos, registros del proceso, software Mercurio. REQUISITOS QUIEN SUMINISTRA Proceso Gestión del Talento humano Proceso Gestión de Recursos Físicos Proceso Gestión Sistemas de Información Proceso Gestión de Recursos Físicos Proceso Gestión del Talento humano LEGALES Ver Listado Maestro de Documentos Externos del proceso de Gestión Documental NTC GP 1000: ,5,1-5,5,3-6,1-6, ,1-8,5,2-8,5, Planes, programas y proyectos Modelo de Operación por procesos Indicadores de Gestión Políticas de operación Políticas de Administración de Riesgos Identificación del Riesgo Análisis y Valoración del Riesgo MECI Autoevaluación de Control y Gestión Auditoría Interna Planes de Mejoramiento - 3. Eje transversal de Información y Comunicación. Elaboró: Auxiliar Administrativo Oficina de Archivo y Correspondencia Revisó: Comisión del SIG. Aprobó: Alcalde Fecha: 14/08/2015 Fecha: 14/08/2015 Fecha: 14/08/2015

2 Página 2 de 7 PROVEEDOR: CLIENTE: Todos Los procesos de la administración, comunidad, otras entidades públicas y privadas. Archivo general de la Nación, comunidad, entes de control, todos los procesos de la administración. PROVEEDOR INSUMOS ACTIVIDADES PRODUCTOS CLIENTES Entidades Gubernamentales del Orden Nacional y Departamental Comunidad Archivo General de la Nación Normatividad aplicable Inventario documental por dependencias Documentos Tablas de Retención y valoración documental Directrices de la gestión documental Normatividad P 1. Definir criterios y lineamientos para la Gestión documental en el manual del programa de gestión documental. 2. Identificar los recursos necesarios para la operación del proceso 3. Identificar la normatividad aplicable al proceso de acuerdo al listado maestro de documentos externos y al normograma del proceso. 4. Elaboración y actualización de las tablas de retención documental y las tablas de valoración documental. Directrices para la Gestión Documental Tablas de valoración y retención documental Cronograma de transferencias Necesidades de recursos Necesidades de contratación del SIG Comunidad Funcionarios de la Administración municipal 5. Recepcionar y/o producir la documentación de gestión de la Administración Municipal, de acuerdo al manual del programa de gestión documental. del SIG Funcionarios de la Administración Municipal Usuarios Externos Documento Solicitud préstamo Directrices para la gestión documental H 6. Recepcionar la documentación 7. Radicar o registrar la correspondencia externa.e interna y recibida, de acuerdo al manual del programa de gestión documental. 8. Distribuir la correspondencia externa. e interna y recibida 9. Realizar el trámite de la consulta de documentos, de acuerdo al Índice de información clasificada y reservado adoptada por la administración municipal de acuerdo a la normatividad legal vigente. 10. Administrar el archivo central, recibir transferencias primarias de los archivos de gestión y realizar las transferencias secundarias al archivo Histórico del Municipio, de acuerdo a las Tablas de Retención documental del Municipio. 11. Almacenar. 12. Conservar y custodiar adecuadamente los Documentación distribuida Documento archivado Inventario documental consolidado Transferencia de documentos Tablas de retención y valoración documental Documentos controlados Documentos debidamente conservados Entes externos Usuarios externos Usuarios internos

3 Página 3 de 7 documentos. 13. Disponer finalmente la información. 14. Dar la disposición final a los documentos de acuerdo a lo establecido en las tablas de retención documental. Proceso de Mejoramiento Continuo Informes de resultados por proceso Indicadores y riesgos V 15. Realizar seguimiento y medición al proceso a través de los indicadores de gestión y seguimiento a través de los controles establecidos para el mismo. 16. Determinar, recopilar y analizar los datos 17. Cumplir con las políticas para la gestión de riesgos, identificar los riesgos del proceso, analizar y valorar los riesgos y realizar el tratamiento respectivo y ejercer los controles preventivos de acuerdo a la metodología para la gestión de riesgos adoptada por la administración municipal. 18. Realizar el autocontrol del proceso de acuerdo a la periodicidad y metodología establecida para ello y remitir al proceso de auditoría interna Informes analizados y evaluados Resultado de indicadores Indicadores analizados Riegos evaluados y administrados Proceso evaluado Autoevaluación del proceso realizada Planes de mejoramiento formulados Evaluación Independiente Informes analizados y evaluados Indicadores analizados Hallazgos de auditorias Resultados de autoevaluación del proceso A 19. Difundir la información relacionada con los resultados de sus procesos, sus políticas, a los diferentes públicos objetivos, a través de diversos medios de comunicación con que cuenta la administración municipal 20. Tomar acciones de mejora para el Proceso Correcciones o ajustes Acciones correctivas Acciones preventivas Acciones de mejora Planes de Mejoramiento Comunicaciones del proceso difundidas. Proceso mejoramiento continuo Partes Interesadas

4 Página 4 de 7 INDICADORES Indicador Formula Frecuencia Responsable Oportunidad en la entrega de los documentos internos Oportunidad en la respuesta de los derechos de petición Nro de documentos internos entregados en el plazo establecido Nro de documentos recibidos para entregar internamente x100 Nro. De derechos de petición resueltos en el tiempo establecido/nro. Derechos de petición recibidos*100 Semestral Mensual (2) (2) Calidad en la gestión del software mercurio Nro. de eventos anulados/nro. De efectivos*100 Mensual (2) Transferencias documentales Transferencias realizadas en el término establecido x 100 Total de transferencias programadas Anual (2) Calidad en la transferencias documentales N de transferencias documentales de manera correcta y aceptadas por el archivo central y el / N de transferencias documentales recibidas * 100 Semestral (2) Cumplimiento tabla de retención documental Porcentaje de documentos devueltos Documentos archivos de acuerdo a la tabla de retención documental por dependencias x100 Total de documentos revisados y archivados de acuerdo a la TRD por dependencias Nro. De documentos devueltos/nro.. de documentos enviados *100 Anual Mensual (2) (2) DOCUMENTACIÓN SOPORTE DOC-PR-05 Procedimiento programa de gestión documental DOC-PR-06 Procedimiento control de documentos internos DOC-PR-07 Procedimiento control de documentos externos DOC-PR-08 Procedimiento control de registros DOC-MA-01Manual del programa gestión documental DOC-MA-02 Manual de tablas de retención DOC-MA-03 Manual del software Mercurio DOC-PR-06 DOC-PR-08 MEJ-PR-01 MEJ-PR-03 EVI-PR-01 DOCUMENTOS DE APOYO Control de documentos internos Control de Registros Producto o servicio No Conforme Acciones Correctivas, Preventivas y de Mejora Auditorías Internas

5 Página 5 de 7 GESTIÓN DE RIESGOS Ver matriz de riesgos POLÍTICAS DE OPERACIÓN Ver documento de Políticas de operación del proceso Gestión Documental, PLA-FR-05 CONTROLES Qué se Controla Quien Frecuencia Como Radicación de la correspondencia a través del sistema de información mercurio Transferencia de los documentos de los archivos de gestión al central y del central al histórico Préstamo de documentos para consulta Documentos enviados por correo certificado a entidades externas Deterioro de los documentos (factores mbientales, físicos y biológicos) Entrega de documentos solicitados y pagados Consecutivo y radicados de los actos administrativos correspondencia Y Técnico administrativo y técnico administrativo Todos los empleados Cada vez que se recibe correspondencia De acuerdo a las tablas de retención documental Cada vez que se preste un documento A Demanda A demanda A través de la planilla radicadora y reportes del software Revisando las tablas de retención documental y tablas de valoración documental, verificando los registros de recepción de la documentación. Registrando el préstamo del documento y de acuerdo al Índice de Información clasificada y reservada. Verificación de guías de las empresas que prestan el servicio de mensajería certificada a través de su plataforma De acuerdo al cumplimiento de políticas establecidas por la entidad para el proceso. (monitoreo de los equipos de control de temperatura y humedad) Buenas prácticas de asepsia de los documentos y del entorno físico y bioseguridad. Se cuenta con talonarios de consignaciones, que se realice el pago en las taquillas de la administración municipal y cuando regresa el interesado con el pago se saca copia al recibió y se anexa al talonario de la consignación y se entrega la información Se elabora el acto administrativo por parte de la dependencia responsable, se firma por parte del responsable, se deja espacio en blanco para fecha y número de consecutivo y cuando este firmado

6 Página 6 de 7 el funcionario responsable lo entrega en el archivo y se coloca el número y la fecha, se devuelve copia al usuario y se archiva el original. Expedición de Licencias de inhumación A demanda A través del formulario del DANE y consecutivo interno. Consecutivo de circulares internas Software Mercurio A demanda Cada secretario o Director elabora circular, se radica y firma Expedición de certificados de historia laboral para bonos pensionales Control de tiempos de respuesta Eficiencia del proceso Remisión informes entes de control Auxiliar Administrativo y Director de Servicios Administrativos A demanda Semestral INFORMACIÓN Ver documento de Matriz de Información del proceso Gestión Documental, PLA-FR-06 electrónicamente y el sistema asigna el consecutivo y envía. Se expide por solicitud del interesado para acreditar tiempo laboral antes de la entrada en vigencia del sistema general de pensiones por parte del municipio. La información se recopila de la historia laboral y los legajos de nómina. Automatización del proceso por medio del software con alarmas Automatización del proceso por medio del software con alarmas Dejar la evidencia del envío por medio de impresión de envío a satisfacción. CONTROL DE CAMBIOS Versión Fecha de Aprobación Descripción 00 30/09/2011 Aprobación del sistema 01 25/09/2012 Se modifican requisitos del proceso, cambio del ciclo PHVA, (Proveedores, entradas, actividades, salidas y clientes); Cambio en la referencia a la documentación soporte y los documentos de apoyo, Cambio en el mapa de riesgos del proceso, se adiciona y especifican los controles del proceso, cambio de las políticas de operación del proceso, cambio de la matriz de información del proceso /09/2013 Se modifica el objetivo, cambio en la referencia a la documentación soporte y los documentos de apoyo Se ingresan los riesgos del proceso, revisan y justan

7 Página 7 de /08/ /08/2015 algunos términos en las actividades y los controles, se ingresa el indicador de Documentos archivados de acuerdo a la tabla de Retención Documental, y se cambia el procedimiento de correspondencia, por el de manejo de comunicaciones oficiales. Se eliminan los procedimientos del proceso y se integran todos en uno sólo que queda ligado al manual de gestión documental. Se adecua el formato de los documentos según el procedimiento de control de documentos internos. Se ajusta la caracterización del proceso, se amplían los controles del proceso, se incluyen los procedimientos de control de documentos internos, control de documentos externos y control de registros, se ajustan los indicadores del proceso.