Código: Versión: 04 Fecha: 20/11/2015 Página 1 de 6 ELABORÓ REVISÓ APROBO CARACTERIZACIÓN DE PROCESO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

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1 Página 1 6 TIPO DE PROCESO RESPONSABLE OBJETIVO ALCANCE Misional Apoyo X Seguimiento y Control Coordinador (a) grupo gestión administrativa y documental Garantizar la gestión los servicios administrativos, logísticos y la administración los bienes las penncias la Unidad a nivel central y territorial Inicia s la intificación necesidas bienes y suministros cada área la Unidad y finaliza con la implementación acciones preventivas y correctivas ENTRADAS SALIDAS ACTIVIDADES PROVEEDOR INSUMOS PRODUCTOS CLIENTE Planear Todos los procesos Lineamiento Direccionamiento Definir las estrategias para la administración los bienes la entidad Protocolo mantenimiento Lineamientos Traslado ses Todos los procesos Necesidas contratación para los servicios administrativos y logísticos la Unidad Intificar las necesidas contratación para los servicios administrativos y logísticos la Unidad Presupuesto Todos los procesos Entes externos Legislación Gestión Jurídica Departamento Nacional Planeación - DNP Direccionamiento Planeación Estratégica Normatividad Directrices l DNP Plan sarrollo Plan estratégico Anteproyecto presupuesto Intificar la normatividad aplicable Formular las actividas estratégicas e indicadores y gestionar los recursos necesarios Normograma Plan acción l proceso Necesidas recursos Todos los procesos Seguimiento y Mejora Gestión financiera Gestión l Talento Humano Gestión Tecnologías la información

2 Página 2 6 Gestión administrativa Hacer Todos los procesos Inventario bienes Administrar el inventario Inventario bienes bienes administrado Todos los procesos Coordinar las actividas logísticas y administrativas (Vigilancia, seguros, Actividas logísticas y Todos los procesos Solicitud servicios Trasporte, Caja Menor y administrativas administrativos Aseo y cafetería:serrvicios sarrolladas (transporte, Todos los procesos generales.) requeridas por seguros) la entidad para el sarrollo sus procesos. Alantar las actividas Actividas Proceso gestión Necesidas mantenimiento los mantenimiento correctivas administrativa mantenimiento bienes muebles la y preventivas alantadas unidad. Todos los procesos Efectuar la verificación y aceptación facturas y Cuentas cobro y/o Proceso gestión Contratos cuentas cobro los facturas radicadas en el contractual arrendamientos y los área financiera Todos los procesos servicios públicos Planeación Estratégica Tablero Control Plan acción y Institucional con los presupuesto aprobados Ejecutar el plan acción resultados l seguimiento para la vigencia al Plan acción Seguimiento y mejora Direccionamiento Todos los procesos Metodología Administración Riesgos Procedimientos Informes Control Interno Intificar los riesgos Mapa riesgos l proceso Todos los procesos

3 Página 3 6 Direccionamiento Planeación Estratégica Direccionamiento Informes revisión por la dirección Mapa riesgos Informes Gestión Plan acción Aplicar los controles y actividas finidas en el mapa riesgos. Verificar Autoevaluar la gestión l proceso a través l seguimiento a indicadores Actuar Informe ejecutivo con los resultados l Plan monitoreo los riesgos Tablero control con los resultados l seguimiento los indicadores Direccionamiento Seguimiento y mejora Evaluación inpendiente Direccionamiento Seguimiento y Mejora Evaluación inpendiente Entes externos control Seguimiento y Mejora Evaluación Inpendiente Informes Gestión Informes auditorias Formular e implementar las acciones correctivas, preventivas y mejora Planes mejoramiento Entes externos control Direccionamiento estratégico Seguimiento y Mejora Evaluación Inpendiente REQUISITOS DE LAS NORMAS DOCUMENTACION RELACIONADA POLITICAS DE OPERACIÓN NTCGP 1000: Requisitos generales, 4.2 Gestión documental, generalidas, Control documentos, Control registros, 5.2 Enfoque al Cliente, comunicación interna, 6.3. Infraestructura, 6.4. Ambiente trabajo, 7.4 adquisición bienes y servicios, Proceso adquisición bienes y servicios, Información para la Procedimientos: 1.Levantamiento Inventarios 2.Servicios Generales 3.Administración Arriendos 4.Baja Bienes muebles 5.Reintegro Bienes 6.Servicios Públicos Política Atención a Víctimas Política Planeación y Control Política Adquisición Bienes y Servicios Política Desconcentración Política Comunicación Política Manejo Información

4 Página 4 6 adquisición bienes y servicios, Verificación los productos y/o servicios adquiridos, 8. Medición, análisis y mejora, 8.1 generalidas Seguimiento y medición los procesos, 8.4 Análisis datos, Mejora continua, Acción correctiva, Acción preventiva ISO 9001: Requisitos generales, 4.2 Gestión documental, generalidas, Control documentos, Control registros, 5.2 Enfoque al Cliente, comunicación interna, 6.3. Infraestructura, 6.4. Ambiente trabajo, 7.4 compras, Proceso compras, Información las compras, Verificación los productos comprados,, 8. Medición, análisis y mejora, 8.1 generalidas Seguimiento y medición los procesos, 8.4 Análisis datos, Mejora continua, Acción correctiva, Acción preventiva 7.Entrada y Salida Bienes 8. Traslado Bienes. 9. Manejo Residuos Sólidos. 10. Manejo Residuos Peligrosos. 11. Ahorro y Uso Eficiente l Agua. 12. Ahorro y Uso Eficiente la Energía Eléctrica. Planes: Plan Acción Plan implementación l SIG Política Bienestar Laboral Política Gestión Integral Riesgos Política Calidad Política Seguridad, Salud en el Trabajo y Medio Ambiente. Política No fumadores y No Consumo Alcohol y Drogas. Política Ambiental. Política l Sistema Integral Gestión. MECI 2014: Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos, Desarrollo l Talento Humano, Planes, programas y proyectos, Estructura Organizacional, 1.3 Componente Administración l Riesgo, 2.1 Actividas control, Autoevaluación l Control y Gestión, Plan Mejoramiento, 3. Eje transversal: Información y Comunicación NTC - ISO 14001

5 Página Requisitos l Sistema Gestión Ambiental 4.1 Requisitos Generales 4.2 Política Ambiental 4.3 Planificación 4.4 Implementación y Operación 4.5 Verificación 4.6 Revisión por la Dirección NTC - OHSAS Requisitos l Sistema Gestión S y SO 4.1 Requisitos Generales 4.2 Política S y SO 4.3 Planificación 4.4 Implementación y Operación 4.5 Verificación 4.6 Revisión por la Dirección REQUISITOS LEGALES GESTIÒN DEL RIESGO INDICADORES Ver Normograma Ver Mapa Riesgos Ver Tablero Indicadores RECURSOS Humanos Tecnológicos Infraestructura Sistema información para el seguimiento bienes, ejecución contractual y logística. Personal con experiencia en seguimiento apoyo logístico, administrativo y contractual. Puestos trabajo idóneos para el sarrollo l proceso. Bogas para el almacenamiento los bienes la Unidad

6 Página 6 6 ANEXOS Anexo 1 Control cambios Versión Ítem l cambio Cambio realizado Motivo l cambio Fecha l cambio 2 En los Requisitos las Normas Se incluyeron los numerales las Normas NTC-ISO 14001, NTC-OHSAS y NTC-ISO-IEC que son A partir este año se dio inicio a la implementación estas tres normas. 03/07/ Requisitos las normas. 3 Políticas Operación 3 Indicadores 3 Documentación Relacionada 4 Planear aplicables a este proceso. Se ajustó los numerales la norma ISO 9001 y NTCGP: Se ajustaron las políticas operación, en la que se incluyó la política l Sistema Integrado Gestión. Se ajustó el nombre la herramienta por medio l cual se consolidan los indicadores. Se ajustó la relación procedimientos l proceso. Descripción actividas Servicios Generales más específicas. Se ajusta acuerdo con la operación actual y la esencia servicio enmarcada en la normatividad vigente. Se ajusta acuerdo con la operación actual y la esencia servicio enmarcada en la normatividad vigente. Se ajusta acuerdo con la operación actual. 03/11/ /11/ /11/2015 Se ajusta acuerdo con la operación actual. 03/11/2015 Se ajusta acuerdo con la operación actual l proceso. 20/11/2015