Proceso Logística y Abastecimiento

Transcripción

1 Objetivo l : Asegurar la eficiente oportuna adquisición, administración suministro bienes servicios acuerdo a las necesidas los s l INPEC en atención a la normativa vigente. Dueño l : Director Gestión Objetivos estratégicos: R1Gestionar los recursos requeridos en la ejecución los s institucionales. Alcance: Inicia con el establecimiento los lineamientos operación l finaliza con la implementación acciones correctivas, preventivas mejora en el en el nivel central. Los lineamientos dados por este son aplicación en INPEC en sus tres niveles organizacionales. Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios institucional Manual Indicadores Hoja vida indicadores vigencia anterior Hoja vida indicadores actualizada Gestión Documental, Gestión Documental Mapa riesgos vigencia anterior Informe estadísticas Normograma l Manual Gestión l Riesgo P 1. Establecer los lineamientos operación l. Responsable: Director Gestión Mapa riesgos actualizado Políticas operación actualizadas Gestión Documental, Lineamientos para la elaboración l plan necesidas l Mapa riesgos actualizado 2. Elaborar el plan necesidas l para la vigencia. Responsable: Coordinador Grupo Logístico Plan necesidas Necesidas capacitación l l, Gestión Tecnología e información Gestión Talento Humano

2 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Dirección General Todos los s. gestión financiera Todos los s Plan necesidas l Resultados la Evaluación l Plan Acción la Vigencia anterior Informe revisión l SGI por la Dirección Lineamientos Directrices Planes necesidas todos los s Resolución sagregación presupuestal Plan Necesidas la vigencia. P 3. Elaborar plan acción l. Responsable: Director Gestión 4. Consolidar el Plan Necesidas. Responsable: Director Gestión - Coordinador Grupo Logístico 5. Realizar Planeacion adquisición bienes servicios. Responsable: Director Gestión Subdirector Gestión Contractual. Plan acción l Plan necesidas Instituto. l Necesidas remitidas a la Unidad Servicios Penitenciarios Anteproecto invesión Plan Anual Adquisiciones Cronograma Contratación s Direccionamiento estratégico Gestión Financiera. Externo: Unidad Servicios Penitenciarios Carcelarios. Gestión Financiera Plan anual adquisiciones Manual contratación directrices asosciadas CDP RPC H 6. Ejecutar Plan anual adquisiciones. Responsable: Subdirector Gestión Contractual selección contratistas Conclusión selección Contratos adquisición bienes servicios interesado Externo: Interesadas Partes

3 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Gestión Tecnología e Información Todos los s Contratos adquisición bienes servicios Herramientas Tecnológicas Certificado técnico para baja equipos Actas inicio Bienes servicios solicitados H 7. Administrar Bienes Servicios. Responsable: Coordinador Grupo Manejo Bienes Muebles e Inmuebles Actas recibo Registro Bienes Servicios en el Sistema Información Inventario bienes actualizado Reporte siniestros Gestión Financiera Director General, Directores establecimientos Carcelario, Director Escuela Formación, Directores Regionales Formulación Proectos infraestructura Necesidas materia Infraestructura en 8. Coordinar la finición los lineamientos en materia infraestructura l Sisitema Penitenciario Carcelario. Responsable: Director Gestión Proecto infraestructura en materia construcción, ampliación matenimiento. Externo: Unidad SPC Dirección Gestión Dirección Gestión Plan Anual Adquisiciones Descripción las actividas Infraestructura a ejecutar en cada Establecimiento Plan Necesidas remitido a la Unidad SPC 9. Verificar la satisfacción las necesidas presentadas a la Unidad SPC. Responsable: Director Gestión Coordinador Grupo Logístico Informe avance en la satisfacción las necesidas remitidas Requerimiento la Unida SPC a

4 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios Informes supervisión interventoría e Externo: Proveedores Externo: Contratistas s con asignación recursos Remisiones bienes Informes avance contratos Actas recibo 10. Supervisar la ejecución contractual. Responsable: Supervisor l contrato asignado Acta recibo a satisfacción bienes servicios Acta Liquidación Contratos s con asignación recursos Documentación l (Caracterización procedimientos) Método autoevaluación l control Cronograma autoevaluación l control Hoja vida indicadores Registros la autoevaluación l control V 11. Autoevaluar los métodos control l Responsable: Director Gestión 12. Autoevaluar analizar el sempeño l. Responsable: Director Gestión Reclamación pólizas garantía (si aplica) Registros la autoevaluación l control Informe seguimiento sempeño l l

5 Proveedor Entradas Ciclo Actividas Salidas Clientes o usuarios nterno: Informes Auditorías Internas Externas Acta Comité Coordinación Informe seguimiento l sempeño l Acciones Registro la Implementar acciones correctivas, correctivas, autoevaluación l A preventivas mejora en el. preventivas control l Responsable: Director Gestión mejora Acta Revisión por la Dirección Informe seguimiento Planes l Procedimiento Acciones correctivas, preventivas mejora Legales: Requisitos Generales Anexo 01. Normograma Partes interesadas: Partes interesadas en el NTCGP 1000: Requisitos generales Recursos Humanos: Profesionales áreas Administrativas, Financieras, Ingenierías. Funcionarios l nivel técnico asistencial Físicos: Infraestructura, mobiliario, equipos médicos. Tecnológicos: Hardware Software

6 Requisitos Generales 4.2 Gestión documental 6.1 Provisión Recursos 6.3 Infraestructura 7.1 la realización l producto o prestación l servicio Recursos 7.2 s relacionados con los clientes 7.4 Adquisición bienes servicios 7.5 Producción prestación l servicio 8.1 Generalidas Seguimiento medición los s 8.4 Análisis datos Mejora continua Acción correctiva Acción preventiva MECI 2014 Módulo Control Planeación Gestión Componente Direccionamiento Estratégico - Acuerdos, Compromisos o Protocolos Éticos - Políticas Operación Componente Administración l Riesgo - Políticas Administración l Riesgo - Intificación l Riesgo - Análisis Valoración l Riesgo Otros: Presupuesto asignado para la vigencia Indicadores Gestión Anexo 02. Indicadores Gestión l Riesgos Anexo 03. Matriz Riesgos

7 ANEXO Políticas Operación Generales Actividad 6. Ejecutar Plan anual Adquisiciones Específicas 7. Administrar Bienes Servicios. 10. Supervisar la ejecución contractual. Política Los contratos que el Instituto ba realizar acuerdo a lo establecido en el Plan anual Adquisiciones Documentar en su respectivo expediente todas las actividas propias la gestión contratación acuerdo a las técnicas la gestión documental. En la plataforma informática se be registrar todos los bienes que ingresen al Instituto. Realizar toma física inventario semestral los bienes muebles l Instituto jando un informe las novedas encontrados dirigido al Grupo Manejo Bienes Muebles e Inmuebles. Se be dar estricto cumplimiento a lo estipulado en lo concerniente a la supervisión contratos scrito en el Manual Contratación. La documentación asociada a esta actividad be ser objeto manejo acuerdo a las directrices estipuladas por el gestión documental. Puntos Control CRITERIO Actividad 6. Ejecutar Plan Anual Adquisiciones Actividad 7.Administrar Bienes Servicios. Actividad 10.Supervisar la ejecución contractual. Qué Controlar? La oportuna ejecución l Plan Anual Adquisiciones Estado actual l inventario bienes muebles l Instituto. La existencia calidad l informe supervisión en las carpetas contentivas los contratos. Cuándo es oportuno ejecutar el control? Trimestralmente Semestralmente Trimestralmente Cómo se be aplicar o ejecutar el control? Verificar el avance porcentual la ejecución l PAA Visitas aleatorias verificación comparación con la base datos la plataforma Revisar aleatoriamente una muestra l 20% las carpetas los contratos vigentes.

8 Puntos Control CRITERIO Actividad 6. Ejecutar Plan Anual Adquisiciones Actividad 7.Administrar Bienes Servicios. Actividad 10.Supervisar la ejecución contractual. Quién es el responsable ejecutar el control? Dirección Gestión Funcionario responsable l Grupo Manejo Bienes Muebles e Inmuebles. Subdirección Contractual Cuál es el registro o evincia la aplicación l control? informe o reporte Acta. Informe novedas a la Dirección General con copia a la Dirección Gestión. Lista versiones Versión: Fecha emisión: Motivo la modificación: Modificaciones: 01 30/10/2014 Se actualiza la terminación actividas responsabilidad las mismas. Igualmente se actualiza las entradas salidas correspondientes. Se incorporan políticas operación, puntos control, se actualizan indicadores se aprueba el documento. Elaboro: Revisó: Aprobó: Jacqueline Torres Catalina Martínez Equipo Operativo CALIDAD-MECI Juan Manuel Riaño Vargas Jefe Oficina Asesora Planeación TC (r) José Fernando Velásquez Leton Dueño