ELIMINACIÓN DE DOCUMENTOS

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Gerardo Henríquez Martínez
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1 PÁGINA: 1 DE 5 ELIMINACIÓN DE REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO

2 PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Determinar a cada serie el destino final una vez cumplido el tiempo de retención en el de o en el central en atención a la valoración. 2. ALCANCE Este procedimiento inicia con la selección de los s que han perdido valor administrativo, legal, técnico, jurídico, fiscal y contable, hasta su eliminación, previa aprobación del. Aplica para todas las dependencias de la Gobernación del Meta. 3. DEFINICIONES Documento: Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y transmitir dicha información en el dominio del espacio y del tiempo a fin de ser utilizada como instrumento jurídico o probativo, testimonio histórico, etc. Eliminación De Documentos: la eliminación de de, tanto físico como electrónico, deberá estar basada en las tablas o en tablas de valoración, y deberá ser aprobada por el correspondiente comité interno de de la gobernación. Se podrá elevar consulta al general de la nación cuando no existan normas legales que regulen los plazos de ciertos ; a su vez este podrá solicitar concepto al organismo cabeza del sector al q corresponda la documentación objeto de consulta. Eliminación: Destrucción de los que han perdido su valor administrativo, jurídico, legal, fiscal ó contable y que no tiene valor histórico ó que carecen de relevancia para la ciencia y la tecnología. Selección : Proceso mediante el cual se determina el destino final de la documentación, bien sea para su eliminación o su conservación parcial o total. Serie : Conjunto de unidades es de estructura y contenido homogéneo, emanados de un mismo órgano ó sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. 4. RESPONSABLE: Secretario Administrativo Funcionarios de la oficina

DEFINICIONES Documento: Todo objeto material que porte, registre o fije, en sí, información, es decir, el conjunto formado por el contenedor con su contenido; con el objetivo de conservar y

3 PÁGINA: 3 DE 5 Comité Interno de Archivo Oficina Productora 5. DESARROLLO No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO INICIO 1 Realizar la selección de los s a eliminar Selección 2 Elaborar el inventario que debe contener, código, contenido ó series, fechas, volumen y unidad de conservación Elaboración de Inventario Inventario de a eliminar Publicar en la página web de la gobernación el inventario de los que han cumplido su tiempo y que en consecuencia puedan ser eliminados, con un periodo de 30 días de anterioridad. Las observaciones deberán ser revisadas por el concejo departamental de o el general de la nación para lo cual contaran con 60 días, instancia que con base al fundamento presentado por el o peticionarios podrán solicitar a la entidad suspender el proceso de eliminación y ampliar el plazo de retención de los Elaborar los oficios de convocatoria del Publicar en la página web que han cumplido su tiempo Revisión por el concejo departamental de o general de la nación Elaborar oficios Página web Oficios de invitación 6 Secretaria Administrativa Convocar y firmar los oficios de invitación al Convocar y firmar invitacion

de conservación Elaboración de Inventario Inventario de a eliminar 3 4 5 Publicar en la página web de la gobernación el inventario de los que han cumplido su tiempo y que en consecuencia puedan ser

4 PÁGINA: 4 DE 5 No. RESPONSABLE ACTIVIDAD FLUJOGRAMA REGISTRO Realizar la valoración de los seleccionados para eliminación, y determinar la 7 Comité interno disposición final de los Realizar valoración, basándose en los de los plazos fijados en las tablas de retención y tablas de valoración 8 9 La aprobación de la eliminación de los de, tanto el soporte físico como electrónico, deberá constar en un acta de eliminación de, la cual suscribirá el presidente y el secretario técnico del comité interno de. Las actas de eliminación y el inventario de los que han sido eliminados se conservaran permanentemente y la identidad deberá mantener publicados en su página web para su consulta Elaborar el acta del Mantener publicados en la página web los eliminados Acta de 10 Realizar la eliminación de los, la cual se debe hacer por picado Eliminación de 11 Secretaria de Archivo Central Archivar el acta del Archivar Acta Acta del FIN

de los plazos fijados en las tablas de retención y tablas de valoración 8 9 La aprobación de la eliminación de los de, tanto el soporte físico como electrónico, deberá constar en un acta de

5 PÁGINA: 5 DE GENERALIDADES Acuerdo 004 del 15 de marzo del 2013 general de la nación. Por el cual se reglamentan parcialmente los Decretos 2578 y 2609 de 2012 y se modifica el procedimiento para la elaboración, presentación, evaluación, aprobación e implementación de las Tablas de Retención y las Tablas de Valoración. 6. REGISTROS Registro Responsable Como conservarlo Acta del Integrantes Medio físico Archivo Departamental Inventario de a eliminar Integrantes Archivo Departamental Medio físico Donde conservarlo Archivo de de departamental Archivo de de departamental Tiempo de conservación Disposición final 7. HISTORIAL VERSIÓN VIGENCIA IDENTIFICACIÓN DE LOS CAMBIOS 01 16/11/2012 Versión inicial 02 16/08/2013 Revisión y ajuste en las actividades y responsables de acuerdo al Decreto 0460/2012 NOTA: Verificar la vigencia del documento en el listado maestro de.

Retención y las Tablas de Valoración. 6.

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TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES PÁGINA: 1 DE 5 REVISÓ GERENTE ADMINISTRATIVO Y DE RECURSOS FÍSICOS APROBÓ REPRESENTANTE DE LA DIRECCION ORIGINAL FIRMADO ORIGINAL FIRMADO PÁGINA: 2 DE 5 1. OBJETIVO Realizar la remisión de los archivos