ALCALDIA DE TIERRALTA

Transcripción

1 Departamento: CÓRDOBA Municipio: Tierralta Nombre del Gobernante: CARLOS ARTURO COGOLLO LARA Correo electrónico: Área de Gestión: ALMACEN Y ARCHIVO DEPENDENCIA: SECRETARIA DE GOBIERNO INFORME DE GESTIÓN EMPALME AREA DE GESTIÓN: ALMACEN Y GESTIÓN DOCUMENTAL OBJETIVO PROPOSITO PRINCIPAL Las funciones están relacionadas con la organización y administración de los bienes muebles e inmuebles y archivos del Municipio, agrupados y separados físicamente, llevar control de las entradas y salidas de almacén, colaborar en la elaboración del Plan Anual de Adquisiciones; considerando dicha distribución con la base de datos, para el caso del manejo de los archivos requerido para el normal funcionamiento de la entidad, de acuerdo a la Ley 594 de 2000, Ley General de archivos. Al culminar el periodo de Gobierno, La oficina de Almacén Municipal a través de su técnico almacenista general, se encarga del, recibo, almacenamiento, inventario, registro de entradas y salidas de bienes muebles de consumo y devolutivos, baja de los bienes inservibles de propiedad de la Administración; actividades que permiten un normal desarrollo con calidad en los servicios prestados a los ciudadanos.

2 METODOLOGIA UTILIZADA La alcaldía Municipal de Tierralta Córdoba en cumplimiento de la Ley, Ley 594 de 2000 emprende la elaboración del proyecto de las Tablas de Retención Documental, las cuales se encuentran vigentes, instrumento que posibilita la adopción de procesos archivísticos dirigidos a los documentos de la entidad en las diferentes fases de archivo. Para este fin y siguiendo la metodología presentada por el Archivo General de la Nación en el Acuerdo 039 de 2002 se inició con la recopilación de la información institucional como actos administrativos y manuales, de la misma manera se aplicó el instrumento encuesta unidad documental a los diferentes productores de documentos en la entidad. Se dio inicio al programa de gestión documental en octubre del año 2013, de manera parcial Comenzando el 2014 se prosiguió con el trabajo que se venía realizando en el 2013, con respecto a la organización del fondo documental que se encontraba en el Archivo central, así como la elaboración de las tablas de retención documental (TRD) y las tablas de valoración documental (TVD). En los meses de enero y febrero se empezaron a realizar las pruebas de las nuevas TRD, en los diferentes archivos de gestión comprobando que la elaboración de las mismas si correspondían y se ajustaban a las expectativas y propósitos esperados. Para los meses de marzo y abril se realizaron las respectivas socializaciones sobre la aplicabilidad de las TRD, así como la organización de los archivos de gestión, al tiempo que se interrelacionaba lo trabajado con gestión documental, MECI y Gestión de Calidad, en lo que relacionado con los respectivos formatos a utilizar. Se tubo los archivos de gestión y el Archivo central organizados en un 90% aproximadamente en los meses de mayo y junio, así como la sistematización del archivo central agrupado en una base de datos Excel, lo cual ha sido de mucha utilidad para la consulta ágil y eficiente de los documentos En el mes de agosto la empresa contratada para el trabajo de organización del archivo Municipal, y la elaboración de las TRD y TVD hizo entrega de este trabajo. Como líder del proceso de gestión documental he venido adelantando el seguimiento y control a todos los archivos de gestión, en la aplicación de las

3 TRD, conformación de los respectivos expedientes documentales, y aplicación del plan de mejoramiento continuo. Cabe resaltar que durante el año se han contestado 95 solicitudes de información tanto externas como internas, en los relacionado con información de tiempos de servicios prestados por ex funcionarios, insumo para la oficina de talento humano, así como el apoyo a las diferentes secretarias de despacho en la consulta y búsqueda de información requerida por los entes de control. Se asistió a todas y cada una de las capacitaciones y socializaciones convocadas, buscando siempre ser más eficiente en la prestación del servicio. La Alcaldía Municipal de Tierralta cuenta con el comita de Archivo interno, creado mediante acto administrativo. Cuenta con manual de funciones, procesos y procedimientos administrativos avalados por el comité interno de calidad, de la misma manera cuenta con formatos establecidos para cada procedimiento, que para el área de almacén y archivo son los relacionados a continuación: Código: GD-P01.F01 Código: GD-P01.F02 Código: GD-P01.F03 Código GD-P02.F03 Código GD-P02.F04 Código GD-P02.F05 Código GD-P03.F01 Código GD-P03.F02 Código GD-P04.F01 Código GD-P04.F02 Código: GRF-P01.F01 Código: GRF-P01.F01 Código: GRF-P01.F02 Código: GRF-P01.F03 Código: GRF-P01.F04 Código: GRF-P02.F01 Código: GRF-P02.F02 Código: GRF-P03.F01 Código: GRF-P04.F01 Código: GRF-P04.F02 Código: GRF-P05.F01 Código: GRF-P05.F02 Código: GRF-P05.F03

4 EVIDENCIAS ALMACEN Los Bienes Muebles, de Consumo en un 90% se encuentran entregados mediante el formato actas de salida de almacén y archivados en las carpetas N 1 hasta la 6, corresponden al suministro de papelería, elementos de aseo y cafetería con destino a las diferentes dependencias Bienes Muebles Devolutivos Los bienes devolutivos se encuentran entregados mediante el formato actas de salida de almacén y archivados en las carpetas N 1 hasta la 2, corresponden al suministro de mobiliario, enseres, equipos, y elementos varios para garantizar la puesta en funcionamiento del centro vida Josefa de Lara, para las sedes educativas, suministro para el aseguramiento de la prestación de servicio público esencial de la administración municipal.

5 Se realizó verificación de la efectividad en la adquisición de bienes, materiales y suministros. Incluyendo cumplimiento de parámetros de seguridad industrial. Esta oficina colaboro para la realización de los planes anuales de compras durante los años Se conformaron los respectivos comités Comité de compras mediante decreto N 131 de octubre 08 de 2018 Comité de bajas mediante decreto N 132 de octubre 08 de 2018 En la actualidad se trabaja en la elaboración del plan de adquisiciones 2016 BIENES DADOS DE BAJA No se está realizando la baja de los elementos devolutivos que ya cumplieron su vida útil, y los demás que se encuentran fuera de servicio dado que algunos de ellos no tienen arreglo y otros cuesta más el arreglo que adquirirlos nuevos, ya que no se cuenta con las herramientas administrativas y tecnológicas para este proceso. CONCLUSIONES PARA BIENES MUEBLES E INMUEBLES Qué aspectos considera que debe tener en cuenta el mandatario electo en el corto plazo (100 primeros días), respecto al inventario documental de la Entidad? EN CUANTO ALMACEN Realizar un inventario minucioso de todos los muebles e inmuebles, para determinar cuántos se encuentran legalmente registrados en la oficina de registro de libertad y tradición y hacer el avalúo correspondiente EN CUANTO AL ARCHIVO Compra de un software para el programa de gestión documental, el cual permita la conservación de la información así como la consulta de manera eficaz y eficiente. Cuáles considera que fueron los aspectos positivos y negativos en el proceso de inventario documental de la Entidad? EN CUANTO ALMACEN En lo positivo resaltar el trabajo realizado para mantener en uso todos y cada una de los muebles e inmuebles y en lo negativo la no actualización del inventario de todos los recursos físicos pertenecientes a la entidad.

6 EN CUANTO AL ARCHIVO Los aspectos positivos se destaca la gestión realizada por esta administración en la organización del fondo documental existen desde hace muchos años, la cual permitió el avance y puesta en marcha del programa de gestión documental en su primera etapa. En el aspecto negativo, la no puesta en marcha de la segunda fase del programa de Gestión Documental Qué considera usted que debería continuar? EN CUANTO ALMACEN Dejar los muebles y enseres en las respectivas dependencias y oficinas donde se encuentran en la actualidad, así como seguir haciendo los respectivos mantenimientos a los inmuebles. EN CUANTO AL ARCHIVO. Se debe continuar con la implementación de la segunda fase del programa de gestión documental, así como mantener actualizada la primera fase que se encuentra funcionando en la actualidad Cuáles son las lecciones aprendidas del proceso de inventario documental de la Entidad? EN CUANTO ALMACEN Se debe mantener actualizada la base de datos de todos los muebles e inmuebles, para su respectivo control y manejo de los mismos. EN CUANTO AL ARCHIVO las lecciones aprendidas en esta actividad cabe resaltar la importancia que tienen los archivos para la entidad, toda vez que ellos hacen parte de la memoria histórica, además son de mucha utilidad para la toma de decisiones. Cuáles son las dificultades que se presentaron en el manejo de estos bienes (muebles e inmuebles)? EN CUANTO ALMACEN La falta de información oportuna de los recursos físicos que entran o hacen parte de los activos fijos de la entidad, conlleva muchas veces a la perdida de estos elementos, por lo tanto se hace necesario la actualización del inventario y su respectivo asiento en el software de la entidad.

7 EN CUANTO AL ARCHIVO Dificultades en el proceso de inventario Documental, la no entrega a tiempo y de forma organizada de los expedientes documentales por parte de los funcionario en los archivos de gestión RECOMENDACIONES Elaborar un Plan de mejoramiento sobre el área de archivo. Realizar el Inventario de los bienes muebles e inmuebles pertenecientes al Municipio: El cual debe contener el estado del bien, responsable, ubicación, valor, entre otros Legalización en catastro y registro de todos y cada uno de los inmuebles a nombre del Municipio de Tierralta, que se encuentran sin legalizar. Esta legalización debe hacerse cuanto antes a fin de obtener un Balance actualizado, confiable y depurado que permita establecer su destinación o posible utilidad para el municipio JORGE LUIS CARVAJAL HERNANDEZ Jefe de Almacén y Archivo municipal