INFORME DE AUDITORIA INTERNA. Municipio Puerto Rico - Tiquisio

Transcripción

1 INFORME DE AUDITORIA INTERNA Municipio Puerto Rico - Tiquisio

2 Página 2 de 11 INTRODUCCION Hoy día es muy importante el Sistema de Control Interno porque este representa un apoyo a el logro de los objetivos y metas institucionales que buscan el fortalecimiento de esta de cualquier alcaldía y de esta forma se garantiza la protección de los recursos de la entidad y fomentar la eficacia de cada de las actividades que se realizan en las diferentes áreas y procesos. En el siguiente documento se presenta el informe de Auditoria, realizado en el mes de marzo del presente año en la alcaldía del municipio de Tiquisio, con el fin de realizar un diagnóstico de la situación actual. Teniendo en cuenta que el control interno se debe concebir de forma que su ejercicio sea intrínseco al desarrollo de las funciones de todos los cargos, el encargado debe velar por el Control Interno verificar en forma general, el comportamiento de los cargos y procesos, así como también su ejecución y aplicabilidad dentro de la alcaldía, pero es un trabajo conjunto y sistemático. El informe de auditoría brindara un diagnostico muy general de las actividades que realiza cada área, de igual forma la metodología utilizada para realizar cada actividad pieza calve para organizar una labor especifica. Es importante recordar que es fundamental que exista compromiso y voluntad administrativa tanto del personal misional hasta los directivos de más alto nivel en este caso el señor alcalde municipal, esto con el fin de que todas las dependencias se comprometan con el control y organización en el interior de sus áreas.

3 Página 3 de 11 OBJETIVO: evaluar el manejo del sistema de información y documentación en cada una de las áreas, para verificar la veracidad de cada una de sus labores. ALCANCE: el presente informe se realizó a todas las áreas de la alcaldía de Puertorico Tiquisio, incluyendo personal encargado de manejar el área, documentación y conocimiento de labores. Todas las anotaciones aquí realizadas deberán tener una tareas específicas que se deberán cumplir en la inmediatez, una vez se dé a conocer el presente informe al jefe de despacho. DEFINICIONES A TENER EN CUENTA Auditoria: proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoria y evaluarlas de forma objetiva con la finalidad de determinar en qué medida el Sistema de Gestión de calidad y/o Sistema de Control Interno cumple con los requisitos. Auditoria interna: denominadas en ocasiones como auditorias de primera parte, una auditoria interna es una auditoria que se realiza por, o en nombre de, la propia organización, para la revisión por la Dirección y con otros fines internos. Evidencia de la auditoria: registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que sea pertinente para los criterios de la auditoria. Informe De Auditoria: es el resultado de la auditoria, y contiene las conclusiones y resultados del equipo auditor o de quien audita. GENERALIDADES La auditoría se realizó en 4 días, con la previa aprobación del señor alcalde electo y con la colaboración del personal de cada área teniendo como guía unas listas de verificación anteriormente realizadas para cada una de las áreas, cabe resaltar que las listas de verificación contienen las mismas cantidad de preguntas y contenido para cada área, esto se debe a que esta auditoría realizada es un ejercicio diagnóstico para involucrar y concientizar paulatinamente al personal en el cambio organizacional en el que se encuentra la alcaldía actualmente, así como en su compromiso de realizar eficientemente sus actividades con el fin de que se vea reflejado en la comunidad de nuestro municipio, para seguir avanzando.

4 Página 4 de 11 EVIDENCIAS REDACTADAS DE LA AUDITORIA Secretaria del interior: Se halló la siguiente información: Los objetivos del proceso, los identifican de forma satisfactoria pero nos los maneja en medio físico o en documento como tal. Las actividades de su proceso son claras y consecuentes con sus labores diarias, pero no se evidencian procedimientos documentados de dichas actividades. Mantiene registrado todos los documentos realizados dentro del proceso, pero carece de organización y mantenimiento de los mismos, de igual forma se evidencio falta de suministros de papelería para cumplir dicha actividad. Se observa una buena organización en cuanto a la organización de la información (señalización de carpetas y aceptabilidad a los documentos) de la secretaria del interior en cuanto a la oficina de desplazados solo se maneja información desde el 01 de enero del Presentan informes periódicos, sabe cuáles son, pero no tiene un registro documental de los mismos. Identifica plenamente el orden jerárquico de su proceso, cuáles son sus entradas y salidas. No se evidencian planes de trabajo para realizar sus labores, simplemente las desempeñan sin tener registros previamente documentados. No se programa actividades de digitalización de información. Solo se realizan copias de seguridad de la información manejada en medios magnéticos, para la oficina de familias en acción, pero no para toda la dependencia.

5 Página 5 de 11 UMATA Se evidencio la siguiente información: Tienen ideas claras de los objetivos de su área perro no están identificados ni documentados. Identifican las actividades que realizan a diario pero no poseen procedimientos documentados de los mismos. Registran de forma cronológica todos los documentos, de su proceso en la AZ que corresponda. Se observa organización de la información (señalación de carpetas y aceptabilidad a los documentos), pero no poseen los estantes necesarios para salvaguardar dicha información. No presentan informes periódicos donde evalúen el desempeño de sus labores. Conocen el orden jerárquico de su proceso pero no se encuentra descrito. No realizan planes de trabajo de sus labores diarias. No realizan jornadas de digitalización de información. La dependencia no realiza copias de seguridad de la información que maneja en medios magnéticos diariamente. Desarrollo Comunitario Se evidencio la siguiente información: Los objetivos del proceso son identificados pero no los tienen en documentos que los muestren así. Poseen de forma clara las actividades que realizan en sus procesos pero carecen de procedimientos que evidencien las formas de realizar sus labores.

6 Página 6 de 11 Registran los documentos realizados dentro del proceso. Pose poca organización de la información - (Eje: señalación de carpetas y apacibilidad a los documentos), se solicitan colaboración por parte de la administración central Presentan informes periódicamente pero no los tienen evidenciados. Conocen el orden jerárquico de quienes forman parte de su proceso. No realizan planes de trabajo para realizar su trabajo diario, realizan actividades del día a día en su proceso, pero sin planificar. Conocen que deben realizar actividades de digitalización de la información manejada en medios magnéticos pero no realizan dicha actividad. La dependencia elabora copias de seguridad de la información manejada en medios magnéticos, pero solo familias en acción. Secretaria de Educación: Se evidencio la siguiente información: Identifican y divulgan claramente los objetivos de su proceso pero no los manejan en medio físico. Identifican las actividades que realizan pero no tienen el correspondiente procedimiento para realizarlo. Registran los documentos que elaboran en su proceso pero no los tiene organizados ni con un consecutivo adecuado. Organizan la información adecuadamente en carpetas con señalizaciones legibles y en sus estantes correspondientes. Presentan informes periódicamente a la secretaria de educación departamental, contraloría, ministerio de educación, informes de matrículas (marzo y mayo), repitentes, permanecía en el sistema, etc. Y anualmente se presenta el informe de novedades del personal.

7 Página 7 de 11 Identifican satisfactoriamente el orden jerárquico del proceso, docentes, rectores, director de núcleo, supervisor en la secretaria de educación. Poseen un plan de trabajo que especifica sus actividades a realizar diariamente pero estaba incompleto al momento de la auditoria. La dependencia no realiza jornadas de digitalización de la información. La dependencia no hace copias de seguridad de la información manejada en medios magnéticos. Tesorería Se evidencio la siguiente información: Identifican con claridad los objetivos del proceso pero no los tienen registrados en ningún documento. Posen claras las actividades que se realizan en su proceso, pero no tienen manuales de procedimientos que lo demuestren así. Se llevan registros organizados de los documentos generados en el proceso. Organizan la información adecuadamente en carpetas y con la señalización adecuada, de igual forma necesitan colaboración por parte de la administración central. Presentan informes periódicos pero no se muestran evidencias de los mismos al auditor. Conocen claramente el orden jerárquico de los líderes de su proceso. Realizan las actividades diarias pero no manejan plan de trabajo para sus labores. La dependencia no realiza jornadas de digitalización de la información. La dependencia no realiza copias de seguridad de la información que manejan internamente en su proceso.

8 Página 8 de 11 Secretaria de Planeación Se evidencio la siguiente información: Identifican los objetivos de su proceso pero no los tienen documentados. Identifican las actividades de su proceso pero no manejan manuales de procedimientos, en su área. Llevan adecuadamente los registros de los documentos manejados en su área. Organizan la información manejada en su proceso, pero solicitan colaboración por parte de la administración central. No tienen evidencia de los informes que presentan periódicamente. Conocen claramente el orden jerárquico de los cargos de las personas que integran su proceso. No realizan planes de trabajo para realizar sus labores diarias. La dependencia no realiza jornadas de digitalización de la información. La dependencia no realiza copias de seguridad de la información que manejan internamente en su proceso. Secretaria de salud Se encontró la siguiente información: Si identifican los objetivos de su proceso pero no los tienen documentados. Identifican las actividades de su proceso pero no manejan manuales de procedimientos para su área. Llevan adecuadamente los registros de los documentos manejados en su área. Organizan la información manejada en su proceso, pero les falta señalizar aún más sus estantes.

9 Página 9 de 11 No tienen evidencia de los informes que presentan periódicamente. Conocen claramente el orden jerárquico de los cargos de las personas que integran su proceso. No realizan planes de trabajo para realizar sus labores diarias. La dependencia no realiza jornadas de digitalización de la información. La dependencia no realiza copias de seguridad de la información que manejan internamente en su proceso. Recurso Humano Identifica los objetivos del proceso pero no los tiene previamente evidenciados. Conoce de antemano las actividades a realizar en su proceso pero no posee manuales de procedimientos que evidencien dichas actividades. Llevan de forma cronológica los registros y documentos que se generan de las actividades desarrolladas, desde enero del presente año. Organizan la información manejada en su proceso, pero les falta señalizar aún más sus estantes. No tienen evidencia de los informes que presentan periódicamente. Conocen claramente el orden jerárquico de los cargos de las personas que integran su proceso. No realizan planes de trabajo para realizar sus labores diarias. La dependencia no realiza jornadas de digitalización de la información. La dependencia no realiza copias de seguridad de la información que manejan internamente en su proceso.

10 Página 10 de 11 Control Interno Por parte de esta dependencia de hallaron manuales de procedimientos desactualizados y no puestos en marcha, no se evidenciaron auditorias anteriores, la no ejecución de planes de mejoramiento, no se observan presentación de informes de gestión a la administración central, manual MECI, entre otras herramientas de organización para la alcaldía municipal. Esta situación presentada es la causa para de que las otras dependencias desconozcan ciertas actividades para el control de las mismas, tal y como se muestras en esta auditoria diagnostica. CONCLUSIONES La auditoría se realizó satisfactoriamente sin ningún percance e inconvenientes, no fue aplazada ni suspendida por ningún motivo. Debe resaltarse la colaboración y puntualidad del personal que labora en la alcaldía, esto es un avance de compromiso para con todas las actividades de organización y actualización que realice la organización. Aunque se han detectado algunas actividades, estas no se han realizado integralmente, nos referimos más exactamente a los objetivos de cada área. La organización de la información en los estantes es muy escaza, en todas las áreas. Es necesario revisar y organizar los manuales de funciones y procedimientos de la alcaldía para empezar con el plan de mejoras. Es necesario contar con buenos manejos de información para la custodia documentos que se manejen en cada área (backup o copias de seguridad). Es necesario que los jefes de proceso organicen la presentación de informes y la rendición de cuentas a sus jefes directos, con su respectiva copia de seguridad.

11 Página 11 de 11 Cabe resaltar que la carencia de organización por parte de las dependencias es debido al bajo control ejercido anteriormente por parte de la oficina de control interno. RECOMENDACIONES Se recomienda a la oficina de la secretaria del interior que las ayudas a los desplazados sean tramitadas en la oficina que corresponda a esta actividad. Se recomienda que los objetivos del procesos sean identificados y a su vez se mantenga evidencia de los mismos. Es necesario solicitar la papelería y suministros requeridos por la dependencia para realizar sus labores diarias y cumplir con la organización de registros que correspondan. Se recomienda tener todos los documentos importantes, tanto en medio físico como en medios magnéticos. Es necesario que se manejen manuales de procedimientos para organizar mejor cada labor. Se deben realizar planes de trabajo que evidencien la confiabilidad y programación de las actividades del proceso.