GESTIÓN DE INFORMACIÓN. PROCEDIMIENTO: ELIMINACIONES DOCUMENTALES Página 1 de 5

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1 PROCEDIMIENTO: ELIMINACIONES DOCUMENTALES Página 1 de 5 1. INFORMACIÓN GENERAL DEL PROCEDIMIENTO OBJETIVO: Eliminar técnicamente los documentos de la Universidad que sean destinados por las Tablas de Retención Documental con el fin de controlar el crecimiento de los s. ALCANCE: Comienza con la elaboración del Plan anual de eliminaciones es del de Gestión o del Central y termina con la elaboración del acta de, este procedimiento aplica para todas Sedes y el Nivel Nacional (s de Gestión, s Centrales de las Unidades de de Sede y Nacional). DEFINICIONES: 1. Eliminación Documental: Actividad resultante de la disposición final señalada en las tablas de retención o de valoración para aquellos documentos que han perdido sus valores primarios y secundarios, sin perjuicio de conservar su información en otros soportes. Se entiende por la destrucción de los documentos que hayan perdido su valor administrativo, legal o fiscal y que no tengan valor histórico o que carezcan de relevancia para la ciencia y la tecnología. 2. Tabla de Retención Documental: Listado de series, con sus correspondientes tipos es, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. (Fuente: Acuerdo 027 de 2006 General de la Nación.) DOCUMENTOS DE REFERENCIA: 1. Ley 594 de 2000 Art. 19º. 2. Acuerdo 07 de 1994 del General de la Nación. Arts. 25º a 27º. 3. Resolución 385 de 2003 de Rectoría Artículo 5º, 7º y 10º 4. Resolución 386 de 2003 de Rectoría. Art. 17º CONDICIONES GENERALES: 1. El procedimiento de Eliminación Documental se realiza únicamente a documentos que han cumplido el tiempo de retención establecido en las Tablas de Retención Documental (TRD). 2. Toda debe ser aprobada por el Comité de competente. 3. La de las Sedes y del Nivel Nacional debe ser ratificada por la Secretaría General, con excepción de las Sedes Nacional porque la aprobación de la la realiza el Comité de que preside el Secretario General. 4. Toda destrucción debe realizarse usando la técnica de picado de papel. 5. Los documentos originales designados como históricos por las Tablas de Retención Documental no deben ser destruidos en su soporte original, de acuerdo con la Ley General de s.

2 PROCEDIMIENTO: ELIMINACIONES DOCUMENTALES Página 2 de Elaborar el Plan anual de Eliminaciones y alertar a la oficina productora Solicitar la Revisar las TRD anualmente para determinar la documentación que se debe eliminar por haber cumplido su tiempo de retención en los s de Gestión o en el Central y elaborar el Plan anual de eliminaciones. Una vez elaborado el Plan, se debe informar a las Oficinas productoras incluidas en el Plan anual sobre el vencimiento de tiempos de retención de series de su TRD que deben ser eliminadas. Se informan los requisitos para. Solicitar mediante comunicación escrita la al Comité de competente. Unidad de de Sede. Oficina productora de la documentación.. Jefe o Coordinador de. Secretario de Jefe o coordinador de la Unidad de. Jefe de la oficina productora de la documentación. Plan anual de eliminaciones es. oficial sobre vencimiento de tiempo de retención de series a eliminar. oficial de solicitud de

3 PROCEDIMIENTO: ELIMINACIONES DOCUMENTALES Página 3 de Verificar el cumplimiento de requisitos para Presentar la solicitud de Decidir las solicitudes de Solicitar la ratificación de la Constatar que la documentación que se solicita eliminar se encuentre debidamente organizada e inventariada y que corresponda con lo solicitado. Reunir los soportes necesarios (inventarios es, TRD y solicitud) y los estudios complementarios cuando sea del caso e incluirlos en la agenda del Comité de competente. Aprobar o improbar las solicitudes de puestas a consideración analizando todos los soportes. Comunicar a la Secretaría General las decisiones de aprobación de adoptadas por el Comité de de Sede y solicitar la ratificación de las eliminaciones es aprobadas. Esta actividad no aplica para las Sedes Comité de competente Jefe Unidad de de Sede. Secretario del Comité de Jefe Unidad de de Sede Informe Soportes de la solicitada. Estudios complementarios. Acta de Comité de oficial 7 Ratificar o no la Analizar las solicitudes de Secretaría General Secretario

4 PROCEDIMIENTO: ELIMINACIONES DOCUMENTALES Página 4 de Registrar y ejecutar la Elaborar el Acta de, las actas del comité competente y los soportes y ratificar o no la. Destruir usando la técnica de picado de papel la documentación cuya fue aprobada y ratificada. Registrar la realización de la destrucción en el acta de... General las Secretarías de Nacional oficial sobre ratificación. Registro de eliminaciones es Acta de

5 PROCEDIMIENTO: ELIMINACIONES DOCUMENTALES Página 5 de 5 ELABORÓ Sara Lucía Amaya P. Ramón García Jefe Unidad Nacional de Jefe de División de y Correspondencia Sede Bogotá REVISÓ Ingrid Polanía, Yalvi Esperanza Marta, Nolva Roa, Ligia Rendón, Ana Milena González, María Cristina Millán, Ramón García y Lauren Gómez Secretarias de Caribe y Orinoquia, Delegada de la Sede Amazonia, Jefes y Coordinadores de de las Sedes Medellín, Palmira, Manizales, y Bogotá. Analista Simege Nodo APROBÓ Sara Lucía Amaya P. Jefe Unidad Nacional de Nivel Nacional FECHA Agosto 12 de 2008 FECHA Septiembre de 2008 FECHA 25 de septiembre de 2008