MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL

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1 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 1 DE 50 MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL Fecha de Vigencia: CONTROL DE REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA REVISÓ CARGO FECHA FIRMA Responsable: APROBÓ CARGO FECHA FIRMA Planeación: Comité: Acta no: mbre del Secretario del Comité: Cargo del Secretario: Fecha: Firma: ORIGINAL CONTROL DE COPIAS COPIA CONTROLADA Código de archivo: COPIA NO CONTROLADA Este documento es propiedad de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. Prohibida su reproducción por cualquier medio, sin previa autorización.

2 MANUAL DE PROCEDIMIENTO PROCESO GESTIÓN DOCUMENTAL VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 2 DE 50 PROCEDIMIENTOS CONTENIDO CARACTERIZACIÓN DE PROCESO AGDPT-01 - ELABORACIÓN E IMPLEMENTACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL... 4 AGDPT-02 - EXTERNA RECIBIDA POR LA UNIVERSIDAD DISTRIBUIDA A LAS S AGDPT-03 - CLASIFICACIÓN, ENVIÓ DISTRIBUCIÓN DE LA INTERNA ENTRE ÁREAS DE LA UNIVERSIDAD AGDPT-04 - DISTRIBUCIÓN DE LA PARA BOGOTÁ OTRAS CIUDADES AGDPT-05 - ACTAS DE CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO AGDPT-06 - ACUERDOS DE CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO AGDPT-07 - ACTAS DEL CONSEJO ACADÉMICO AGDPT-08 - ACUERDOS DE CONSEJO ACADÉMICO AGDPT-09 - RESOLUCIONES AGDPT-10 - RECOPILACIÓN DE INFORMACIÓN, ELABORACIÓN DE ARTE (PLANILLAS) CALIGRAFÍA FIRMA DE DIPLOMAS AGDPT-11 - REGISTRO DE DIPLOMAS AGDPT-12 - ELABORACIÓN ACTAS DE GRADO GENERAL AGDPT-13 - ELABORACIÓN ACTAS DE GRADO INDIVIDUAL AGDPT-14 - DUPLICADOS DE DIPLOMAS AGDPT-15 - DUPLICADOS DE ACTAS DE GRADO AGDPT-16 - GRADOS DE HONOR AGDPT-17 - AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES NORMOGRAMA DE PROCESO

3 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 3 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

4 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 4 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración e Implementación de las Tablas de Retención Documental : PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE ARCHIVO CÓDIGO: AGDPT-01 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO: Controlar la producción y trámite documental de la entidad, mediante la elaboración e implementación de Tablas de Retención Documental, en los Archivos de Gestión de cada una de las dependencias de la Universidad Colegio Mayor de Cundinamarca. ALCANCE: Inicia con la identificación de las dependencias productoras de documentos a través de: recopilación de normas sobre la estructura orgánico funcional en la entidad, resoluciones reglamentarias, manuales de procedimientos, organigramas y finaliza con la elaboración e implementación de las Tablas de Retención Documental para cada una de las unidades productoras de documentos. DEFINICIÓN: ARCHIVO: Conjunto de documentos, sea cual fuere su fecha, su forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o institución pública o privada, en el transcurso de su gestión. ARCHIVO CENTRAL (semiactivo, intermedio): Unidad administrativa donde se agrupan documentos transferidos por los distintos Archivos de Gestión de la entidad respectiva, cuya consulta no es tan frecuente pero que siguen teniendo vigencia y son objeto de consulta por las propias oficinas y particulares en general. ARCHIVO HISTÓRICO (permanente, inactivo): Aquel al cual se transfiere la documentación del Archivo central o del Archivo de Gestión que debe conservarse permanentemente, dado el valor que adquiere para la investigación, la ciencia, la cultura y administración de la Memoria Institucional ARCHIVO TOTAL: Concepto que hace referencia al proceso integral de los documentos en su ciclo vital. ARCHIVO DE GESTIÓN (administrativo, activo, de oficina): Comprende toda la documentación que es sometida a continua utilización y consulta administrativa por las oficinas productoras u otras que la soliciten. Su circulación o trámite se realiza para dar respuesta o solución a los asuntos iniciados. CICLO VITAL DEL DOCUMENTO: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su producción o recepción en la oficina (Archivo de Gestión) y su conservación temporal (Archivo Central), hasta su eliminación o integración a un archivo permanente (Archivo Histórico). CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL: Labor intelectual mediante la cual se identifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y subsección), de acuerdo a la estructura orgánico funcional de la entidad. COMITÉ DE ARCHIVO: Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y técnicos de los archivos. DISPOSICIÓN FINAL DE DOCUMENTOS: Selección de los documentos en cualquiera de sus tres fases con miras a su conservación temporal, permanente o a su eliminación. RETENCIÓN DE DOCUMENTOS: Es el plazo en términos de tiempo en que los documentos deben permanecer en el archivo de gestión o en el archivo central, tal como se consigna en la tabla de retención documental. SERIE DOCUMENTAL: Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: Hojas de Vida o Historias Laborales, Contratos, Actas, Informes, entre otros. SUBSERIE: Aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere a un asunto específico. Ejemplo: Serie: CONTRATOS, Subserie: Contratos de Prestación de servicios. Contrato de obra, etc. TIPO DOCUMENTAL: Unidad documental simple. TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos. UNIDAD DOCUMENTAL: Unidad de análisis en los procesos de identificación y caracterización documental. La unidad documental puede ser simple cuando está constituida por un solo documento o compleja cuando lo constituyen varios formando un expediente. VALORACIÓN DOCUMENTAL: Proceso por el cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del archivo. VALORES PRIMARIOS (Administrativo, Legal, Contable, Fiscal y Técnico): Es el que tienen los documentos mientras sirven a la entidad productora y al iniciador, destinatario o beneficiario, es decir a los involucrados en el asunto.

5 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 5 DE 50 1 IDENTIFICA LAS S PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS A TRAVÉS DE: RECOPILACIÓN DE NORMAS SOBRE LA ESTRUCTURA ORGÁNICO - FUNCIONAL DE LA ENTIDAD, RESOLUCIONES REGLAMENTARIAS, MANUALES DE PROCEDIMIENTOS, ORGANIGRAMAS. INICIO IDENTIFICA LAS S PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS PROFESIONAL ESPECIALIZADA/ ARCHIVO NO IDENTIFICAR TODAS LAS S PRODUCTORAS DE DOCUMENTOS REVISIÓN N.A. 2 ANALIZA LA NORMATIVIDAD PARA CONFORMAR UN PROECTO DE SERIES DOCUMENTALES. ANALIZA LA NORMATIVIDAD PROFESIONAL ESPECIALIZADA/ ARCHIVO N.A. N.A. N.A. 3 DISEÑA PROECTO DE SERIES, SUBSERIES TIPOS DOCUMENTALES POR CADA FUNCIÓN, TENIENDO EN CUENTA LA ESTRUCTURA ORGÁNICA FUNCIONAL POR. DISEÑA PROECTO DE SERIES, SUBSERIES TIPOS DOCUMENTALES PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO / S UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA N.A. N.A. N.A. 4 SOLICITA VALIDACIÓN DEL PROECTO DE SERIES OBTENIDAS AL ARCHIVO GENERAL DEL DISTRITO O DE LA NACIÓN SI ES EL CASO. SOLICITA VALIDACIÓN DEL PROECTO DE SERIES PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO N.A. N.A. MEMORANDO 5 COMUNICA CRONOGRAMA DE VISITAS A CADA PARA APLICAR FORMULARIO ENCUESTA ESTUDIO DE UNIDAD DOCUMENTAL. COMUNICA CRONOGRAMA DE VISITAS PARA APLICAR FORMULARIO PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO N.A. N.A. MEMORANDO A

6 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 6 DE 50 6 APLICA ENCUESTAS A LOS JEFES, SECRETARIAS /O ADMINISTRADORES DE ARCHIVOS DE GESTIÓN FUNCIONARIOS PRODUCTORES DE DOCUMENTOS POR CADA. A APLICA ENCUESTAS PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO /DEP ENDENCIAS DE LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA NO APLICAR A CADA UNA DE LAS S LA ENCUESTA REVISIÓN MEMORANDO 7 ANALIZA VALIDA ENCUESTAS DE PRODUCCIÓN DOCUMENTAL. ANALIZA VALIDA ENCUESTAS PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO N.A. MEMORANDO 8 ASIGNA A CADA UN CÓDIGO DE SERIE SUBSERIE CREADA EN ORDEN NUMÉRICO. ASIGNA UN CÓDIGOS DE SERIES SUBSERIES PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO ERRORES EN LA ASIGNACIÓN DE SERIES SUBSERIES REVISIÓN MEMORANDO 9 ELABORA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL (TRD), TENIENDO EN CUENTA LO SIGUIENTE: DEFINE POR CADA SERIE DOCUMENTAL LOS TIEMPOS DE RETENCIÓN EN CADA FASE DEL ARCHIVO, SEGÚN LOS TÉRMINOS DE LE CRITERIOS ARCHIVÍSTICOS. DETERMINA LA DISPOSICIÓN FINAL DE LA DOCUMENTACIÓN A SEA PARA SU CONSERVACIÓN TOTAL, ELIMINACIÓN, MICROFILMACIÓN O SELECCIÓN. ELABORA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO / S UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA QUE AL PROECTAR LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL NO SE REALICE LAS RESPECTIVAS DIVISIONES SUBDIVISIONES REVISIÓN PROECTO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL 10 ENVÍA A LAS S PROECTO DE TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ENVÍA A LAS S PROECTO DE TRD B PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO N.A. N.A. PROECTO DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL

7 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 7 DE RECIBEN ANALIZAN TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL, SI CONSIDERAN PERTINENTE AJUSTES, DE LO CONTRARIO LOS S DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL FIRMAN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. REVISA INFORMACIÓN CONTENIDAS EN LAS TRD S UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA QUE NO SE HACE NINGÚN TIPO ANÁLISIS DE LA DOCUMENTACIÓN QUE PRODUCEN LAS DE LA UCMC N.A. N.A. 12 ENVÍAN A OFICINA DE ARCHIVO, TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FIRMADA POR EL DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL. ENVÍA TRD FIRMADA POR EL DE PATRIMONIO DOCUMENTAL S OFICINAS/ UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA N.A. N.A. N.A. 13 PRESENTA LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL FIRMADAS POR EL DE CADA, A LOS MIEMBROS DEL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA APROBACIÓN INSTITUCIONAL. PRESENTA LAS TRD ANTE EL COMITÉ DE ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS PARA LA APROBACIÓN PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO N.A. N.A. N.A. 14 REVISA, ANALIZA E IMPARTE APROBACIÓN INSTITUCIONAL ORDENA A LA SECRETARÍA DEL COMITÉ ADELANTAR LO PERTINENTE PARA REMITIR A LAS S DE LA UNIVERSIDAD LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL APROBADAS PARA SU APLICACIÓN. REVISAN, ANALIZAN APRUEBAN LAS TRD COMITÉ ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS N.A. N.A. N.A. 15 PROECTA ENVÍA OFICIO DIRIGIDO A LOS S DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL, EN EL QUE SE INFORMA SOBRE APROBACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DE LA UNIVERSIDAD, REMITIÉNDOLAS ANEXAS PARA SU APLICACIÓN. PROECTA OFICIO PARA INFORMACIÓN SOBRE LA APROBACIÓN DE LAS TRD C PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO / ADMINISTRATIVO QUE EN EL OFICIO REMISORIO NO SE TENGA EN CUENTA LA CLASE DE ARCHIVO QUE SE DEBE IMPLEMENTAR OFICIO

8 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 8 DE RECIBEN COMUNICACIÓN SOBRE APROBACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ACOMPAÑADA DE LAS INSTRUCCIONES CORRESPONDIENTES. C RECIBE COMUNICADO SOBRE LA APROBACIÓN DE LAS TRD S OFICINAS DE LA UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA N.A. N.A. N.A. 17 PROCEDEN A LA ORGANIZACIÓN TÉCNICA DEL PATRIMONIO DOCUMENTAL QUE CUSTODIAN. PROCEDEN A LA ORGANIZACIÓN TÉCNICAS DE LA DOCUMENTACIÓN S OFICINAS/ UNIVERSIDAD COLEGIO MAOR DE CUNDINAMARCA NO ORGANIZAR TÉCNICAMENTE LOS DOCUMENTOS REVISIÓN N.A. 18 REALIZA ASESORÍA PERMANENTEMENTE SOLICITA INFORMACIÓN SOBRE APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. ASESORA PERMANENTEMENTE SOBRE LA APLICACIÓN DE LAS TRDN PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO N.A. N.A. MEMORANDO 19 PRACTICA VISITAS DE SUPERVISIÓN PARA VERIFICAR CUMPLIMIENTO DE DIRECTRICES EN APLICACIÓN DE TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL. PERIÓDICAMENTE PROECTA LO NECESARIO EN MODIFICAR ACTUALIZAR LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL EMPIEZA NUEVAMENTE EL PROCEDIMIENTO. PRACTICA VISITAS DE SUPERVISIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE DIRECTRICES FIN. PROFESIONAL ESPECIALIZADA ARCHIVO QUE LAS TABLAS DE RETENCIÓN PLANTEADAS NO SE AJUSTEN A LA REALIDAD DE LA TABLAS DE RETENCIÓN

9 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 9 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

10 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 10 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Correspondencia Externa Recibida por la Universidad y Distribuida a las Dependencias : CÓDIGO: AGDPT-02 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO: ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE LA EXTERNA LLEGADA A LA UNIVERSIDAD. INICIO RECEPCIONA EXTERNA ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO 2 CLASIFICA LA POR S COLOCÁNDOLA EN LAS GAVETAS DESTINADAS PARA DICHA ACTIVIDAD. LOS DOCUMENTOS QUE LLEGUEN SIN DESTINATARIO O EN SOBRES CERRADOS DEBEN PONERSE A DISPOSICIÓN DEL PROFESIONAL ESPECIALIZADO COORDINADOR DE ARCHIVO. SELECCIONA LA POR S EN SUS RESPECTIVAS GAVETAS ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO QUE AL REALIZAR LA CLASIFICACIÓN DE LA NO LA INCLUA EN LA GAVETA CORRESPONDIENTE REVISIÓN CORRESPONDENCI A 3 DILIGENCIA PLANILLA POR S EN FORMATO ESPECIAL PREESTABLECIDO PARA LA RECIBIDA INCLUENDO AQUELLA QUE INICIALMENTE NO TENÍA DESTINATARIO QUE EL COORDINADOR AUTORIZA EL TRAMITE. RECEPCIONA EXTERNA A ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO QUE NO SE PLANILLA EN EL FORMATO PREESTABLECIDO REVISIÓN CORRESPONDENCI A

11 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 11 DE 50 4 ENTREGA DURANTE EL DÍA A LAS S LA RECIBIDA POR LA UNIVERSIDAD SOLICITANDO FIRMAR LA PLANILLA POR QUIEN RECIBE EN EL ÁREA. A ENTREGA A S FIRMA PLANILLA OPERARIO CALIFICADO (MENSAJERÍA INTERNA)/ ARCHIVO QUE LA NO SEA ENTREGADA DIARIAMENTE CORRESPONDEN CIA 5 DEVUELVE PLANILLAS LEGALIZADAS (FIRMADAS) DE ENTREGADA A LAS S DEVUELVE PLANILLAS DE (FIRMADAS) ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO QUE EN LAS PLANILLAS NO APAREZCA FIRMADA EL RECIBIDO DE LA REVISIÓN 6 DISPONE PARA CONTROL DEL PROFESIONAL ESPECIALIZADO DE ARCHIVO LAS PLANILLAS DE ENTREGADA A LAS S DISPONE PLANILLAS DE ENTREGADA PARA ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO QUE NO ENVIÉ PARA LA REVISIÓN DIARIAMENTE LAS PLANILLAS PLANILLAS 7 VERIFICA QUE LA RECIBIDA POR LA UNIVERSIDAD, HAA CUMPLIDO CON SU DESTINO DE ENTREGA TENIENDO EN CUENTA ESTE PROCEDIMIENTO COMO CONTROL LA PLANILLA DISEÑADA PARA TAL FIN. CONSTATA ENVIÓ DE RECIBIDA A SU DESTINO PROFESIONAL ESPECIALIZADO (COORDINADOR)/ ARCHIVO PLANILLAS 8 ARCHIVA PLANILLA DE ENTREGADA A LAS S DE LA UNIVERSIDAD DE ACUERDO A LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL QUE SE LLEVA EN ARCHIVO. ARCHIVA PLANILLA DE ACUERDO A TRD ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO QUE NO SE ARCHIVE EN LAS CARPETAS CORRESPONDIENTES REVISIÓN PLANILLAS FIN

12 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 12 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

13 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 13 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Clasificación, envió y distribución de la correspondencia interna entre Áreas de la Universidad : CÓDIGO: AGDPT-03 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 DISTRIBUE LA GENERADA INTERNAMENTE ENTRE LAS S DEJANDO CONSTANCIA DE LA ACTIVIDAD EN LOS LIBROS CONTROLES QUE CADA UNA DE LAS ÁREAS TIENE A CARGO. INICIO ORDENA DISTRIBUCIÓN DE GENERADA INTERNAMENTE TÉCNICO/ OFICINA DE ARCHIVO QUE NO SE DEJE CONSTANCIA EN LOS LIBROS CONTROLES DE LA ENTREGA DE LA REVISIÓN LIBRO CONTROL 2 DISTRIBUE ENTRE LAS DIFERENTES S DE LA UNIVERSIDAD LA GENERADA EN CADA UNA DE ELLAS DANDO PRELACIÓN A AQUELLA QUE SEA DE CARÁCTER URGENTE; DEJANDO CONSTANCIA (FIRMA) DE LA ACTIVIDAD EN EL LIBRO CONTROL QUE PARA TAL FIN SE LLEVA EN CADA UNA DE LAS ÁREAS. ESTA ACTIVIDAD SE DEBE REALIZAR DE MANERA CONTINUA DURANTE TODO EL DÍA. DISTRIBUE GENERADA DANDO IMPORTANCIA A AQUELLA QUE SEA URGENTE MENSAJERO INTERNO/ OFICINA DE ARCHIVO QUE NO SE DISTRIBUA ADECUADAMENTE ENTRE LAS S LA SEGUIMIENTO LIBRO CONTROL 3 DILIGENCIA FORMATO DISEÑADO PARA INFORMACIÓN DE LABORES REALIZADAS DURANTE EL DÍA REFERENTE AL COORDINADOR DE ARCHIVO, REGISTRA LAS DIFICULTADES QUE SE HAAN PRESENTADO EN LA DISTRIBUCIÓN DE LA. PRESENTA INFORME DE LABORES REALIZADAS A MENSAJERO INTERNO/ OFICINA DE ARCHIVO SEGUIMIENTO

14 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 14 DE 50 4 ROTA O ASIGNA AL PERSONAL QUE DISTRIBUE LA EN LA UNIVERSIDAD DE ACUERDO A LAS NECESIDADES DE LAS ÁREAS. A ASIGNA O ROTA AL PERSONAL QUE DISTRIBUE LA GENERADA INTERNAMENTE PROFESIONAL ESPECIALIZADO (COORDINADOR)/ ARCHIVO FIN

15 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 15 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

16 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 16 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Distribución de la correspondencia para Bogotá y otras Ciudades : CÓDIGO: AGDPT-04 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO verificar cumplimiento del proceso de admisiones y hacer las recomendaciones ante las instancias que fueren del caso ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECOGE EN LAS S TODA LA QUE SE GENERA EN LAS ÁREAS PARA SER ENTREGADA EN BOGOTÁ OTRAS CIUDADES. INICIO ORDENA RECEPCIÓN DE GENERADA PARA ENVÍO AL EXTERIOR FUNCIONARIO ASIGNADO/ OFICINA DE ARCHIVO QUE NO SE RECOJA LA PARA FUERA DE LA INSTITUCIÓN SEGUIMIENTO CORRESPONDENCI A 2 ENTREGA RECEPCIONADA A COORDINADOR DE ARCHIVO EN LAS S DE LA UNIVERSIDAD CON DESTINO A LA CIUDAD DE BOGOTÁ OTRAS CIUDADES. ENTREGA A COORDINADOR DE ARCHIVO FUNCIONARIO ASIGNADO/ OFICINA DE ARCHIVO QUE NO SE ENTREGUE TODA LA QUE SE ENVIARA DENTRO DE LA CIUDAD FUERA DE ESTA CORRESPONDENCI A 3 CLASIFICA LA LOCAL POR CIUDADES. CLASIFICA ADMINISTRATIVO (RECEPCIÓN) / ARCHIVO QUE SE REALICE UNA MALA CLASIFICACIÓN REVISIÓN CORRESPONDENCI A 4 SOLICITA AL ENCARGADO DE LA CAJA MENOR (FINANCIERA) EL DINERO PARA EL PAGO DEL ENVÍO DE LA. SOLICITA DINERO PARA PAGO DE ENVÍO DE A PROFESIONAL ESPECIALIZADO (COORDINADOR)/ ARCHIVO QUE NO SE REALICE LA SOLICITUD OPORTUNA DE LOS DINEROS POR CAJA MENOR PARA ENVIÓ DE SOLICITUD MEMORANDO

17 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 17 DE 50 5 ENTREGA EL DINERO AL FUNCIONARIO ASIGNADO DEL ENVÍO DE LA. A ENTREGA DINERO PARA PAGO DE ENVÍO DE PROFESIONAL ESPECIALIZADO (COORDINADOR)/ ARCHIVO QUE EL DINERO SOLICITADO NO SEA EL CORRECTO PARA EL ENVIÓ DE LA SEGUIMIENTO 6 ENTREGA LA A LA (S) EMPRESA(S) ENCARGADA(S) DEL ENVÍO DE LA MISMA. ENTREGA PARA ENVÍO A EMPRESA ENCARGADA FUNCIONARIO ASIGNADO/ OFICINA DE ARCHIVO QUE NO SE ENTREGUE LA TOTALIDAD DEL CORREO A ENVIAR A LA EMPRESA ENCARGADA SEGUIMIENTO CORRESPONDENCI A A ENVIAR 7 ENTREGA FACTURA DE ENVÍO DE LA AL COORDINADOR DE ARCHIVO. ENTREGA FACTURA DE ENVÍO DE FUNCIONARIO ASIGNADO/ OFICINA DE ARCHIVO QUE LA FACTURA NO CUMPLA CON LOS REQUISITOS DE LE REVISIÓN/ FACTURA 8 DEVUELVE AL ENCARGADO DE CAJA MENOR (FINANCIERA) LA FACTURA EXCEDENTE SI ES EL CASO DE LOS DINEROS POR EL ENVÍO DE LA, SI ES EL CASO. DEVUELVE FACTURA EXCEDENTE DE DINERO SI ES EL CASO DE POR ENVÍO DE PROFESIONAL ESPECIALIZADO (COORDINADOR)/ ARCHIVO QUE NO SE HAGA LA DEVOLUCIÓN DE LOS DINEROS SOBRANTES FIN

18 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 18 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

19 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 19 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actas de Consejo Superior Universitario : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-05 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 ELABORA PROECTO DE ACTA DE LA SESIÓN DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. INICIO ELABORA BORRADOR ACTA SECRETARIO GENERAL SECRETARIA EJECUTIVA QUE LO PLANTEADO EN LA SESIÓN DEL CONSEJO NO QUEDE EN ACTA SEGUIMIENTO PROECTO DE ACTA 2 ENVÍA PROECTO DE ACTA A LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO, PARA SU CONOCIMIENTO POSIBLES OBSERVACIONES. REMITE PROECTO DE ACTA A INTEGRANTES DE CSU SECRETARIO GENERAL SECRETARIA EJECUTIVA NO SE HAGAN LAS CORRECCIONES A TIEMPO VERIFICAR PROECTO DE ACTA 3 REALIZA LOS AJUSTES OBSERVACIONES PRESENTADOS POR LOS MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO A SECRETARIA EJECUTIVA NO SE HAGAN LAS CORRECCIONES A TIEMPO VERIFICAR PROECTO DE ACTA 4 APRUEBA EL CONTENIDO DEL ACTA A APRUEBA ACTA DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. MIEMBROS DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO/ U.C.M.C.

20 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 20 DE 50 5 FIRMAN LA RESPECTIVA ACTA FIRMA ACTA PRESIDENTE SECRETARIA DEL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO/ U.C.M.C. QUE NO SE FIRME EL ACTA ACTA 6 ARCHIVA EN FORMA CONSECUTIVA CON LOS RESPECTIVOS ANEXOS DE ACUERDO CON TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ARCHIVA QUE NO SE ARCHIVA CON LOS RESPECTIVOS ANEXOS ACTA FIN

21 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 21 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

22 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 22 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acuerdos de Consejo Superior Universitario : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-06 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE VERIFICA PROECTO DE ACUERDO INICIO DIGITA BORRADOR PROECTO DE ACUERDO PROECTO DE ACUERDO 2 PRESENTA PROECTO DE ACUERDO AL CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO. FIRMA PROECTO DE ACUERDO SECRETARIO GENERAL/ PROECTO DE ACUERDO 3 FIRMA PROECTO DE ACUERDO 4 REALIZA TRÁMITE DE PERFECCIONAMIENTO DEL ACUERDO (NUMERO FECHA) A RATIFICA FIRMA PROECTO DE ACUERDO ORDENA TRAMITE DE PERFECCIONAMIENTO PRESIDENTE SECRETARIO/ CONSEJO SUPERIOR UNIVERSITARIO SECRETARIO GENERAL/ QUE AL MOMENTO DE NUMERAR SE REALICE DOBLE NUMERACIÓN PARA TEMAS DIFERENTES CONTROL REVISIÓN 5 COMUNICA O NOTIFICA AL INTERESADO EL ACTO ADMINISTRATIVO COMUNICA AL INTERESADO. SECRETARIO GENERAL/ QUE NO SE INFORME AL INTERESADO PARA SU NOTIFICACIÓN SEGUIMIENTO RESOLUCIÓN

23 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 23 DE 50 6 COMUNICA ENVÍA FOTOCOPIAS DEL ACUERDO A LAS S INTERESADAS SEGÚN EL TEMA DEL ACUERDO ENVÍA FOTOCOPIAS DE ACUERDO A S QUE NO COMUNIQUE CORRECTAMENTE SEGUIMIENTO FORMATO DE ENTREGA DE ACUERDO 7 ARCHIVA ORIGINAL SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ARCHIVA QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE ACUERDO CONSEJO SUPERIOR FIN.

24 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 24 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

25 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 25 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Actas del Consejo Académico : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-07 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 ELABORA PROECTO DE ACTA DE LA SESIÓN DEL CONSEJO ACADÉMICO. INICIO ELABORA BORRADOR ACTA SECRETARIO GENERAL SECRETARIA EJECUTIVA QUE LO PLANTEADO EN LA SESIÓN DEL CONSEJO NO QUEDE EN ACTA SEGUIMIENTO PROECTO DE ACTA 2 ENVÍA PROECTO DE ACTA A LOS INTEGRANTES DEL CONSEJO ACADÉMICO, PARA SU CONOCIMIENTO POSIBLES OBSERVACIONES. 3 REALIZA LOS AJUSTES OBSERVACIONES PRESENTADOS POR LOS MIEMBROS DEL CONSEJO ACADÉMICO 4 APRUEBA EL CONTENIDO DEL ACTA TRANSCRIBE BORRADOR DE ACTA REMITE PARA CONSIDERACIÓN CONOCIMIENTO ENVÍA AJUSTES U OBSERVACIONES DEL ACTA SECRETARIO GENERAL SECRETARIA EJECUTIVA SECRETARIA EJECUTIVA MIEMBROS DEL CONSEJO ACADÉMICO/ U.C.M.C. NO SE HAGAN LAS CORRECCIONES A TIEMPO NO SE HAGAN LAS CORRECCIONES A TIEMPO VERIFICAR VERIFICAR PROECTO DE ACTA PROECTO DE ACTA

26 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 26 DE 50 5 FIRMAN LA RESPECTIVA ACTA ELABORA AJUSTES SOLICITADOS A PRESIDENTE SECRETARIA DEL CONSEJO ACADÉMICO/ U.C.M.C. QUE NO SE FIRME EL ACTA ACTA 6 ARCHIVA EN FORMA CONSECUTIVA CON LOS RESPECTIVOS ANEXOS DE ACUERDO CON TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL QUE NO SE ARCHIVA CON LOS RESPECTIVOS ANEXOS ACTA

27 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 27 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

28 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 28 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Acuerdos de Consejo Académico : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-08 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE VERIFICA PROECTO DE ACUERDO INICIO DIGITA BORRADOR PROECTO DE ACUERDO PROECTO DE ACUERDO 2 PRESENTA PROECTO DE ACUERDO AL CONSEJO ACADÉMICO. FIRMA PROECTO DE ACUERDO SECRETARIO GENERAL/ PROECTO DE ACUERDO 3 FIRMA PROECTO DE ACUERDO A PRESIDENTE SECRETARIO/ CONSEJO ACADÉMICO 4 REALIZA TRÁMITE DE PERFECCIONAMIENTO DEL ACUERDO (NUMERO FECHA) RATIFICA FIRMA PROECTO DE ACUERDO ORDENA TRAMITE DE PERFECCIONAMIENTO SECRETARIO GENERAL/ QUE POR ERROR SE DUPLIQUE EL NUMERO DE LA RESOLUCIÓN CONTROL REVISIÓN 5 COMUNICA O NOTIFICA AL INTERESADO EL ACTO ADMINISTRATIVO COMUNICA AL INTERESADO. SECRETARIO GENERAL QUE NO SE INFORME AL INTERESADO PARA SU NOTIFICACIÓN SEGUIMIENTO RESOLUCIÓN

29 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 29 DE 50 6 COMUNICA ENVÍA FOTOCOPIAS DEL ACUERDO A LAS S INTERESADAS SEGÚN EL TEMA DEL ACUERDO ENVÍA FOTOCOPIAS DE ACUERDO A S QUE NO COMUNIQUE CORRECTAMENTE SEGUIMIENTO FORMATO DE ENTREGA DE ACUERDO 7 ARCHIVA ORIGINAL SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ARCHIVA FIN. QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE ACUERDO CONSEJO SUPERIOR

30 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 30 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

31 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 31 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Resoluciones : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-09 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE RESOLUCIÓN DE RECTORÍA O VICERRECTORÍA ADMINISTRATIVA, INICIO RECIBE RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN 2 REALIZA TRÁMITE DE PERFECCIONAMIENTO DE LA RESOLUCIONES (NUMERO FECHA) 3 COMUNICA O NOTIFICA AL INTERESADO EL ACTO ADMINISTRATIVO ASIGNA NÚMERO DISTRIBUE COPIAS. COMUNICA AL INTERESADO. QUE POR ERROR SE DUPLIQUE EL NUMERO DE LA RESOLUCIÓN QUE NO SE INFORME AL INTERESADO PARA SU NOTIFICACIÓN SEGUIMIENTO SEGUIMIENTO RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN 4 COMUNICA ENVÍA FOTOCOPIAS DE LA RESOLUCIÓN A LAS S INTERESADAS SEGÚN EL TEMA DEL ACUERDO ENVÍA FOTOCOPIAS DE ACUERDO A S QUE NO COMUNIQUE CORRECTAMENTE SEGUIMIENTO FORMATO DE ENTREGA DE RESOLUCIONES 5 REGISTRA EN BASE DE DATOS ARCHIVA EN ORDEN DE NUMERACIÓN SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ARCHIVA QUE NO SE ARCHIVE EN EL ORDEN NUMÉRICO ESTABLECIDO REVISIÓN FORMATO DE ENTREGA DE RESOLUCIONES FIN.

32 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 32 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

33 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 33 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Recopilación de información, elaboración de arte (planillas) caligrafía y firma de diplomas : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-10 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 SOLICITA RECIBE DE LOS PROGRAMAS EL LISTADO DE ESTUDIANTES GRADUANDOS CON SU FOTOCOPIA DE LA CÉDULA LIBRETA MILITAR DE CADA UNO DE LOS GRADUANDOS. INICIO SOLICITA MEDIANTE MEMORANDO O CORREO ELECTRÓNICO ESTUDIANTES A GRADUAR SECRETARIO GENERAL SECRETARIA GENERAL 2 ESTABLECE NÚMERO DE POSIBLES GRADUANDOS, SEGÚN INFORMACIÓN 3 SOLICITA A LA DIVISIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS FÍSICOS, LOS SERVICIOS DE ELABORACIÓN CALIGRAFÍA DE LOS DIPLOMAS, ESTABLECE NÚMERO SOLICITA DIPLOMAS PARA LOS GRADOS A REALIZARSE SECRETARIO GENERAL SECRETARIA GENERAL QUE SE CALCULE MAL EL NÚMERO DE POSIBLES GRADUANDOS QUE NO SE REALICE LA CONTRATACIÓN A TIEMPO SEGUIMIENTO 4 INFORMA A, INFORMANDO EL PROVEEDOR(ES) SELECCIONADO PARA ELABORAR LOS DIPLOMAS LA CALIGRAFÍA. REMITE MEMORANDO, INFORMANDO EL PROVEEDOR(ES) SELECCIONADO. A JEFE DIVISIÓN/ DIVISIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS FÍSICOS NO SE CUMPLA CON EL CONTRATO ESTABLECIDO COMUNICAR LAS DECISIONES

34 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 34 DE 50 5 COORDINA CON EL PROVEEDOR(ES) LA ELABORACIÓN DE LOS DIPLOMAS. A COORDINA JUNTO CON EL PROVEEDOR LA ELABORACIÓN DEL TRABAJO - ADMINISTRATIVO / 6 RECIBE LOS DIPLOMAS RECEPCIONA PLANTILLAS TÉCNICO ADMINISTRATIVO (ALMACENISTA)/ DIVISIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS FÍSICOS QUE NO SE ENTREGUE EL NÚMERO DE DIPLOMAS SOLICITADO CONTROLAR EL NÚMERO DE ARTE (PLANTILLAS SOLICITADO) ARTE - PLANTILLAS 7 ENTREGA A LOS DIPLOMAS ENTREGA COMPROBANTE DE SALIDA DEL ALMACÉN EL ARTE B TÉCNICO ADMINISTRATIVO (ALMACENISTA)/ DIVISIÓN DE SERVICIOS ADMINISTRATIVOS RECURSOS FÍSICOS. ARTE - PLANTILLAS 8 REVISA LOS LISTADOS CONTRA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN ENTREGA AL PROVEEDOR LISTADO CON LOS NOMBRES DE LOS GRADUANDOS PARA LA RESPECTIVA CALIGRAFÍA B VERIFICA LISTADOS CONTRA DOCUMENTOS - ADMINISTRATIVO / QUE SE ENTREGUE EL LISTADO AL PROVEEDOR CON ERRORES CONTROL 9 RECIBE DEL PROVEEDOR LOS DIPLOMAS DE LOS GRADUANDOS DEBIDAMENTE CALIGRAFIADOS RECIBE DIPLOMAS CON LA RESPECTIVA CALIGRAFÍA - ADMINISTRATIVO / NO CUMPLA CON LO REQUERIDO POR LA U.C.M.C. DIPLOMAS

35 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 35 DE REVISA CONTRA DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN QUE LA CALIGRAFÍA SEA LA CORRECTA. VERIFICA CALIGRAFÍA JUNTO CON EL DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN ADMINISTRATIVO / QUE NO SE DETECTE ERROR EN LA CALIGRAFÍA DEL ALGÚN DATO DEL DIPLOMA DIPLOMA 11 FIRMAN EL RECTOR, SECRETARIO GENERAL DECANOS DE FACULTAD LOS RESPECTIVOS DIPLOMAS FIRMA DIPLOMAS RECTOR, SECRETARIO GENERAL DECANOS FIN. RECTOR, SECRETARIO GENERAL DECANOS/ UCMC

36 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 36 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

37 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 37 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Registro de Diplomas : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-11 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 INGRESA LOS NOMBRES DE LOS ESTUDIANTES QUE CUMPLIERON LOS REQUISITOS PARA GRADO A LA BASE DE DATOS PARA REGISTRO INICIO REGISTRA E INGRESA A BASE DE DATOS QUE LOS DATOS SUMINISTRADOS SEAN INCORRECTOS LISTADO DE FACULTADES 2 ASIGNA UN NÚMERO DE REGISTRO EN FORMA CONSECUTIVA A CADA UNO DE LOS GRADUANDOS. 3 REGISTRA EL NÚMERO CORRESPONDIENTE EN LOS DIPLOMAS VERIFICA CONSECUTIVO EN LOS REGISTROS REALIZA REGISTRO DE DIPLOMAS NO SE TENGA EN CUENTA EL CONSECUTIVO ANTERIOR 4 ENVÍA A LAS ENTIDADES EXTERNAS RELACIONADAS CON EL ASUNTO OFICIO COMUNICANDO EL NOMBRE DE LOS GRADUADOS REMITE OFICIO A MINISTERIO DE EDUCACIÓN NACIONAL, COMNIA, COOSIA, SPAE, REGISTRO NACIONAL DE ABOGADOS, NETS, SECRETARIA DE EDUCACIÓN - QUE NO SE ENVIÉ SEGUIMIENTO OFICIO 5 ARCHIVA DOCUMENTOS GENERADOS SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL A ARCHIVA FIN. QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE

38 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 38 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

39 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 39 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración Actas de Grado General : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-12 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 ELABORA PLANTILLA DE ACTA DE GRADO GENERAL QUE SE DUPLIQUE EL NUMERO DE ACTA O SE ELABORE CON ERRORES 2 REGISTRA EN LA PLANTILLA LOS DATOS DE LOS GRADUADOS SEGÚN EL REGISTRO CORRESPONDIENTE 3 FIRMAN LAS ACTAS DE GRADO GENERAL. 4 ENVÍA FOTOCOPIA DEL ACTA DE GRADO GENERAL, A LAS RESPECTIVAS FACULTADES. INICIO ELABORA EL ACTA GENERAL DE GRADUADOS ACTAS DE GRADO GENERAL RECTOR SECRETARIO GENERAL DECANOS DE FACULTAD SECRETARIO GENERAL / QUE SE OMITA EL NOMBRE DE ALGÚN GRADUANDO ACTA DE GRADO GENERAL ACTA DE GRADO GENERAL 5 ARCHIVA ORIGINAL SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL DEFINE ENVIÓ SOLICITUD ARCHIVA DE QUEJA O RECLAMO FIN. QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE ACTA DE GRADO GENERAL

40 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 40 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

41 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 41 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Elaboración Actas de Grado Individual : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-13 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 ELABORA PLANTILLA DE ACTA DE GRADO INDIVIDUAL 2 REGISTRA EN LA PLANTILLA DE ACTA DE GRADO INDIVIDUAL LOS DATOS DE CADA UNO DE LOS GRADUADOS 3 FIRMA LAS ACTAS DE GRADO INDIVIDUAL 4 ENTREGA A LAS COORDINADORAS DE GRADO, ACTAS INDIVIDUALES DE GRADO INICIO DECANOS RECTOR ELABORA FIRMAN ACTA EL ACTA DE GRADO GENERAL GENERAL DE GRADUADOS ACTAS DE GRADO GENERAL SECRETARIO GENERAL / QUE SE DUPLIQUE EL NUMERO DE ACTA O SE ELABORE CON ERRORES QUE SE OMITA EL NOMBRE DE ALGÚN GRADUANDO QUE SE FIRMEN ACTAS DE GRADO EQUIVOCADAMENTE QUE SE ENTREGUE A QUIEN NO CORRESPONDA REVISIÓN 5 ENTREGA A LOS GRADUADOS SU RESPECTIVA ACTA DE GRADO INDIVIDUAL DE LO CUAL FIRMAN CONSTANCIA DE RECIBIDO DEFINE ENVIÓ SOLICITUD FIN DE QUEJA O RECLAMO COORDINADORES DE GRADO QUE NO SE FIRME EL FORMATO DE CONSTANCIA DE RECIBIDO 6 ARCHIVA SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ARCHIVA FIN. QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE CERTIFICACIÓN DE RECIBIDO

42 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 42 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

43 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 43 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Duplicados de Diplomas : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-14 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE REVISA LA SOLICITUD DE DUPLICADO DE DIPLOMAS 2 ELABORA RESOLUCIÓN QUE AUTORIZA EL DUPLICADO DE DIPLOMA 3 ELABORA DUPLICADO DE DIPLOMA SEGÚN LOS DATOS SUMINISTRADOS POR LA UNIVERSIDAD 4 ASIGNA NÚMERO DE REGISTRO AL DIPLOMA 5 REALIZA LA ANOTACIÓN EN LA RESPECTIVA ACTA DE GRADO GENERAL INICIO REQUIERE DUPLICADO DE L DIPLOMA PROECTO DE RESOLUCIÓN ENTREGA DOCUMENTOS SOPORTES B REGISTRA DIPLOMA(S) REALIZA ANOTACIONES AL ACTA DE GRADO PROVEEDOR QUE NO SE ELABORE LA RESOLUCIÓN QUE SE REGISTRE ERRÓNEAMENTE ALGÚN DATO DEL GRADUADO QUE SE ASIGNÉ UN NÚMERO DUPLICADO QUE SE REGISTRE LA ANOTACIÓN A OTRA PERSONA SEGUIMIENTO REVISIÓN REVISIÓN SEGUIMIENTO REVISIÓN RESOLUCIÓN 6 ENTREGA DUPLICADO DE DIPLOMA ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL COMUNICA ENTREGA DIPLOMA QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE CERTIFICACIÓN DE RECIBIDO

44 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 44 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

45 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 45 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Duplicados de Actas de Grado : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-15 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE REVISA LA SOLICITUD DE DUPLICADO DE ACTA INICIO REQUIERE DUPLICADO DE L DIPLOMA 2 VERIFICA LOS ARCHIVOS DE LA ELABORA COPIA DEL ACTA DE GRADO ELABORA COPIA DE ACTA DE GRADO QUE SE OMITA ALGÚN DATO EN LA TRASCRIPCIÓN DEL ACTA DE GRADO ACTA DE GRADO A 3 ENTREGA AL INTERESADO EL DUPLICADO DE ACTA DE GRADO ARCHIVA LOS DOCUMENTOS GENERADOS SEGÚN LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL ENTREGA ACTA DE GRADO QUE NO SE ARCHIVE EN LA SERIE CORRESPONDIENTE CERTIFICACIÓN DE RECIBIDO

46 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 46 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

47 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 47 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Grados de honor : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-16 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE DE LAS FACULTADES NOMBRES DE LOS ESTUDIANTES GRADO DE HONOR INICIO RECIBE LISTADO DE MATRICULAS. QUE LA FACULTAD NO RECONOZCA EL DERECHO DE GRADO DE HONOR A ESTUDIANTE QUE CUMPLA LOS REQUISITOS PARA ESTE 2 ELABORA RESOLUCIÓN ELABORA PROECTO DE RESOLUCIÓN QUE SE OMITA EL NOMBRE DE LOS ESTUDIANTES ACREEDORES AL DERECHO REVISIÓN RESOLUCIÓN 3 ENVÍA COPIA DE LA RESOLUCIÓN A RECURSOS EDUCATIVOS PARA ELABORACIÓN DE LAS MENCIONES. ENVÍA COPIA DE LA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL QUE NO SE ENVÍE LA COPIA DE LA RESOLUCIÓN RESOLUCIÓN

48 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 48 DE 50 4 RECIBE DE RECURSOS EDUCATIVOS REVISA LAS MENCIONES DE GRADO DE HONOR RECIBE VERIFICA CONTRA RESOLUCIÓN ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL QUE SE PASE ALGÚN ERROR EN LAS MENCIONES REVISIÓN 5 REGISTRA EN EL DIPLOMA EN ACTA DE GRADO GENERAL LA ANOTACIÓN SOBRE GRADO DE HONOR DIRIGE ACTAS DE GRADO A CEREMONIA ENVÍA MENCIONES A FACULTADES ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL QUE NO SE HAGA EL REGISTRO EN EL ACTA DE GRADO O EN EL DIPLOMA REVISIÓN ACTA DE GRADO GENERAL

49 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 49 DE 50 REVISIONES ELABORÓ CARGO FECHA FIRMA ACTIVIDADES REVISÓ CARGO FECHA FIRMA APROBÓ CARGO FECHA FIRMA HISTORIAL DE CAMBIOS VERSIÓN ACTO ADMINISTRATIVO QUE LO ADOPTA NATURALEZA DEL CAMBIO

50 VERSIÓN: 1 CÓDIGO: AGDMA-01 FECHA ACTUALIZACIÓN: PAGINA 50 DE 50 NOMBRE DEL PROCESO: GESTIÓN DOCUMENTAL NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO: Autenticación de documentos institucionales : SECRETARIA GENERAL CÓDIGO: AGDPT-17 FECHA DE ACTUALIZACIÓN: VERSIÓN: 2 OBJETIVO ALCANCE: DEFINICIÓN: NO APLICA 1 RECIBE DE LA OFICINA SOLICITANTE FOTOCOPIAS ORIGINALES DE LOS DOCUMENTOS A AUTENTICAR INICIO REQUIERE FOTOCOPIA AUTENTICADA DE DOCUMENTOS QUE REPOSAN EN EL ARCHIVO ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL REVISIÓN 2 VERIFICA COTEJA QUE LAS COPIAS CORRESPONDAN AL ORIGINAL 3 COLOCA SELLO QUE MANIFIESTA QUE ES FIEL COPIA DEL ORIGINAL 4 5 VERIFICA FIRMA LAS COPIAS ENTREGA A LA OFICINA SOLICITANTE COMUNICA EL NUMERO DE COPIAS EL VALOR QUE DEBE PAGAR LEGALIZA LAS FOTOCOPIAS A ENTREGA FOTOCOPIAS ARCHIVA SOLICITUD EL RECIBO DE PAGO ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL SECRETARIO GENERAL ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL ADMINISTRATIVO- / SECRETARIA GENERAL QUE LAS COPIAS NO COINCIDAN CON EL ORIGINAL NO DEJAR CONSTANCIA DE LA ENTREGA DE LAS FOTOCOPIAS AUTENTICADAS QUE SE ARCHIVE EN LA TABLA DE RETENCIÓN DIFERENTE A LA INDICADA REVISIÓN FIN